Дипломная работа: Развитие системы адаптации молодых специалистов в государственном учреждении

Рисунок 2 - Категории лиц, находящиеся на учете в УПФР Кировского и Промышленного районов г. Самара

Эффективность работы УПФР в сфере пенсионного обеспечения представлена следующими показателями:

Средний размер пенсии по УПФР в Кировском и Промышленном районах г. Самара на 01.01.2017 - 12 725 руб.

Средний размер страховой пенсии по старости - 13 172 руб.

Назначено пенсий в 2017 году:

- всего - 2240;

- в срок до 10 дней - 2240 (100%).

Назначено с использованием индивидуальных лицевых счетов застрахованных лиц - 1825.

Заблаговременная работа - 1474.

Процент ошибок, допускаемых специалистами - 0,4%.

Обращения в Клиентскую службу в 2017 году - 7262.

Далее представим причины обращения в Клиентскую службу (рис. 3).

Рисунок 3 - Причины обращения в Клиентскую службу УПФР Кировского и Промышленного районов г. Самара

Контрольные показатели по расходам на выплату пенсий, единовременных денежных выплат (далее ЕДВ) и дополнительного ежемесячного материального обеспечения (далее ДЕМО) на 2017 год - 5041,37 млн. руб.

Сумма выплаты пенсий и ЕДВ через кредитные учреждения - 248,97 млн. руб. (49%). Ежемесячная потребность на выплату пенсий, ЕДВ и ДЕМО в 2017 году - 420,11 млн. руб.

Ниже представлена таблица показателей эффективности работы отдела оценки пенсионных прав УПФР Кировского и Промышленного районов г. Самара с застрахованными лицами за 2016-2017 года (табл. 6).

Таблица 6 - Показатели эффективности работы отдела оценки пенсионных прав УПФР Кировского и Промышленного районов г. Самара с застрахованными лицами за 2016-2017 года

Показатели эффективности отдела социальных выплат по состоянию на 31.12.2017 [48]:

- принято заявлений об отказе от набора социальных услуг (далее НСУ) на 2017 год - 7262;

- принято 121 заявление на возобновление НСУ с 2017 года;

- прожиточный минимум для назначения федеральной социальной доплаты (далее ФСД) к пенсии - 8411 руб.;

- средний размер ФСД - 1492,58 руб.;

- количество получателей ЕДВ - 9885 чел.;

- принято заявлений о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал - 754.

Таким образом, мы видим, что УПФР Кировского и Промышленного районов г. Самара ведет учет системы ключевых показателей своей деятельности, формируя отчеты по показателям как ежемесячно, так и по годам. Данная система ключевых показателей состоит из привычных для организации показателей пенсионного обеспечения, показателей работы Клиентской службы, показателей эффективности социальных выплат.

2.2 Характеристика управления кадрами в организации

Сотрудники осуществляют профессиональную деятельность в соответствии с должностными инструкциями, штатным расписанием и внутренними документами, регламентирующими рабочий процесс. Тем не менее, для данного структурного подразделения поддержание имиджа реализуется в большей степени не через управление кадрами, а через рекламу. Важную роль играет территориальная разобщенность структурных подразделений, высокая численность персонала, высокая иерархичность сотрудников в рамках одного подразделения.

На предприятии имеется единая кадровая служба, представленная отделом кадров, в котором задействовано 4 сотрудника с высшим профильным образованием. Основные направления работы кадровой службы [16, с. 286-287]:

Подбор персонала, направленный на обеспечение предприятия кадровыми ресурсами требуемых специальностей и соответствующей квалификации. Используется каскадное интервью с определением уровня компетенций сотрудника. Это позволяет выявить знания новичка для установления дальнейшего плана работы над адаптацией.

Интервью проходит в два этапа:

первая встреча потенциального сотрудника с HR-менеджером, знакомство, беседа об опыте, ожиданиях сотрудника;

тестирование новичка для определения его фактического опыта, навыков и умений.

После опроса нового сотрудника, специалистом определяется уровень компетенций респондента (табл. 7).

Таблица 7 - Определение уровня развития по компетенциям

И затем, выносится «вердикт» новичку: он базовый работник, продвинутый работник или же эксперт (табл. 8).

Таблица 8 - Уровни компетенций работника

В зависимости от уровня компетенций специалиста, который определяется некоторым количеством тестов за первый год работы в компании, работнику выплачивается ежегодная премия в том или ином размере.

Для сотрудников, только начинающих работать данной сфере, есть еще один, дополнительный уровень - предбазовый. На этом уровне ему дается дополнительный материал для самостоятельного обучения, и далее, сотрудник проходит те же процедуры, что и его более опытные коллеги [27, с. 45-49].

Кадровое администрирование, т.е. процесс управления движением и учетом персонала в соответствии с нормами действующего законодательства. В документах компании еще некоторое время хранится информация об уволившихся/уволенных сотрудниках. Были случаи, когда работники, уходившие к конкурентам, возвращались ввиду более комфортной и благоприятной атмосфере и правилам предприятия по сравнению с конкурентами. Так же ведется постоянный поквартальный учет текучести кадров. Отдел кадров следит, чтобы текучесть не превышала норму - 3%/квартал.

Корпоративная культура. Для исследуемого предприятия она представлена следующими признаками:

календарь праздничных и знаменательных дат компании;

совместное проведение корпоративных мероприятий;

фирменный стиль (атрибутика).

Обучение и аттестация персонала. Практикуется новаторство в системе адаптации персонала, разработка совместно с руководством лекций, компьютерных программ; организация массовых мероприятий, кейсов, сценок, игр, что помогают наиболее быстро и эффективно влиться новичку в коллектив, не теряя при этом время и не уменьшая производительность труда предприятия.

Мотивация персонала. Заключается в мероприятиях, целью которых является простимулировать и заинтересовать сотрудников в социальных, материальных или управленческих благах, следующих за качественным и своевременным выполнением должностных обязанностей и достижением или перевыполнением плановых показателей.

Социальная забота. Разрабатывается система поощрений и социальной поддержки сотрудников, независимая от установленной законодательно. Обеспечение сотрудников положительными эмоциями путем [42]:

назначения поощрительных бонусов, премий и прочих мотиваторов;

предоставления возможности полного использования отпуска без запретов на определенные периоды;

содействия расширению круга интересов работников;

организации отдыха на природе;

организации увлекательных поездок, способствующих сплочению коллектива;

развлекательные мероприятия (театры, концерты, выставки, боулинг и пр.).

В рамках кадрового планирования составляется штатное расписание и график отпусков, в том числе учебных, декретных. В зависимости от сетки штатного расписания планируется набор, сокращение (перевод), обучение и аттестация сотрудников. Также при планировании численности персонала (среднесписочной) используются средние показатели по набору и увольнению сотрудников прошлых лет [44].

Первичное обучение персонала осуществляется в форме производственного инструктажа, который проводится как разъяснение и демонстрация на рабочем месте приемов работы, наставничества.

В целях эффективного использования квалификационных возможностей персонала целесообразно проводить следующие мероприятия по формированию трудового потенциала организации [18]:

Проведение аттестации и рационализации рабочих мест в соответствии с графиком;

Проверка и совершенствование технического состояния рабочих мест, механизмов и приборов;

Разработка графиков проведения работ, аттестаций;

Внедрение передовых приемов и методов труда;

Оптимизация кадрового состава и реорганизация структуры.

Изучив и проанализировав работу кадрового отдела данного предприятия можно подвести некие итоги. Кадровый отдел УПФР Кировского и Промышленного районов г. Самара очень хорошо справляется со следующими задачами:

Глубинное интервью с определением уровня компетенций сотрудника. Это позволяет выявить знания новичка для установления дальнейшего плана работы над адаптацией;

Новаторство в системе адаптации персонала. Разработанные кадровым отделом совместно с руководством лекций, компьютерных программ; кейсы, сценки, игры, и прочие массовые мероприятия помогают наиболее быстро и эффективно влиться новичку в коллектив, не теряя при этом время и не уменьшая производительность труда предприятия;

Профилактика выгораний на предприятии. Управление трудовыми факторами риска посредством:

гибкости графика работ;

регулирование нагрузки;

создания комфортных условий труда;

количество персонала и открытых касс;

полное использование отпуска.

Устранение внутри фирмы факторов, которые демотивируют сотрудника, путем:

четкости поставленных целей и требований;

периодичности вводимых инноваций;

возможности участия в разработках инноваций;

систематичности разъяснительных бесед;

информативности персонала;

обозначения перспектив штрафов и увольнений.

Обеспечение сотрудников положительными эмоциями путем:

назначения сотрудников поощрительных бонусов, премий и прочих мотиваторов;

содействия расширению круга интересов работников;

организации отдыха на природе;

развлекательные мероприятия (театры, концерты, выставки, боулинг и пр.).

Отдел кадров постоянно совершенствует существующую систему «контроля над кадрами», однако, присутствуют недочеты и пробелы в работе отдела кадров. Рассмотрим основные ошибки и ситуации, наиболее значимые в системе адаптации, а так же предположим возможные выходы из данных проблемных ситуаций:

«Умалчивание об испытаниях». Отдел кадров приглашает на собеседования и скрывает предстоящие тесты от потенциальных работников. На собеседованиях будущие сотрудники теряются и находятся в стрессовом состоянии, из-за чего картина реальных знаний кандидата может быть сильно искажена.

Возможное решение: предупреждать кандидата о предстоящем интервью/тестировании, чтобы хотя бы морально подготовить, дать возможность освежить в памяти чуть подзабытый материал.

Недостаток внимания к психологической адаптации. В первые две недели адаптации новый сотрудник предстает в роли «только что вылупившегося птенца». На предприятии даже существует такой термин - «птенец» или «птенчик». Отдел кадров имеет представление о проблемах психологической адаптации новых сотрудников, однако пускает этот процесс на самотёк. Возможное решение: Первые недели отправлять новичков в другие точки сети для парной работы с опытным сотрудником. Требуется практика принципов наставничества, дружеского сотрудничества и формирования рабочих пар.

На начальных этапах работы новый сотрудник может столкнуться со следующей проблемой - это негласные правила, складывающиеся в отношении работы с клиентами, с коллегами, с руководством. Новый сотрудник может слишком долго (но тщательно) обслуживать одного клиента, в то время как у его коллеги на соседней кассе выстроилась очередь из недовольных клиентов. Вследствие чего накапливается негатив к новичку.