В данной ситуации руководству УПФР Кировского и Промышленного районов г. Самара следует не допустить увольнения нового сотрудника, поэтому рекомендуется провести какое-нибудь мероприятие по сближению коллектива, например, маленький корпоративный обеденный перерыв.
На основании выявленных ошибок адаптантов и их последствий для УПФР Кировского и Промышленного районов г. Самара, были определены для дальнейшей работы слабые места и их признаки системы адаптации новых сотрудников. Пути решения этих проблем сформулированы в табл. 9.
С целью избегания негативных ситуаций и потери клиентов из-за субъективных причин (грубость продавцов, неаккуратность и другие, выявленные в ходе анализа) необходимо тщательно отрабатывать такие ситуации (например, в ходе тренингов и ролевых игр).
Для исследуемой организации в качестве инновационного подхода предлагается дополнить систему адаптации мероприятиями, в основе которых лежит укрепление корпоративной культуры, трудового духа и мотивации сотрудников. Это позволит воздействовать не только на новых сотрудников, но и на опытных.
Таблица 9 - Проблемы в системе адаптации УПФР Кировского и Промышленного районов г. Самара, их признаки и пути решения
|
Проблема управления |
Признаки |
Методы решения |
|
|
1 |
2 |
3 |
|
|
Низкая мотивация к работе |
Редки случаи перевыполнения плановых показателей |
1. Повышение корпоративной культуры посредством дополнительных мероприятий. 2. Разработка системы дополнительных поощрений в период адаптации (награждение лучших сотрудников по итогам периода, ценные памятные подарки). 3. Обозначение перспектив роста и развития (анкетирование новичков, выявление для каждого целей и возможностей и составление программы карьерного развития). |
|
|
Недостаточный контроль |
Опоздания сотрудников на работу, своевольное сокращение рабочего времени, грубость в общении с клиентами |
1. Усиление контроля (ввод табелей учета рабочего времени, электронного проходного затвора и магнитных пропусков). 2. Проведение ролевых игр с рассмотрением распространенных ситуаций взаимодействия с клиентами. |
|
|
Нарушение взаимодействия между подразделениями, новичками и опытными коллегами |
Проблемы коммуникация между отделами с разными видами деятельности, непонимание задач, отчетных форм из других отделов |
1. Дополнительное доступное информационное оповещение для новых сотрудников («памятка новичка», размещение в доступном месте информационного стенда с описанием структуры компании, основных отчетных форм, мероприятий). 2. Проведение командообразующих тренингов, тимбилдинг. |
|
|
Текучесть кадров |
Высокий процент увольняющихся в период адаптации |
1. Изменение процедуры отбора кадров (ввод дополнительных анкет для кандидатов и методик их анализа). 2. Использование методик адаптации (вторичного обучения, наставничества, дружеского сотрудничества). |
Эффективность работы УПФР напрямую зависит от уровня профессиональной подготовки служащих.Отсутствие необходимых знаний и профессиональных навыков у служащих приводит к низкому качеству управленческих решений и, как следствие, к потере авторитета УПФР в глазах населения.
Поэтому организованный и целенаправленный процесс овладения и постоянного совершенствования профессиональных знаний, умений и навыков необходим для успешного выполнения задач, возложенных на данную организацию.
Итак, новый работник, по большому счёту, адаптируется на новом рабочем месте сам, из-за чего этот процесс может затянуться, особенно в случае, когда это молодой специалист, без какого-либо опыта, поэтому руководству необходимо задуматься о применение программ введения в должность и адаптации персонала, которые могли бы облегчить и ускорить процесс.
3.2 Проект мероприятий по улучшению существующей системы адаптации
На основании проведенного анализа можно сформулировать следующие рекомендации по кадровому управлению в УПФР Кировского и Промышленного районов г. Самара.
Для быстрой адаптации и введения в должность персонала необходимо разработать соответствующую программу, которая включала бы в себя несколько этапов (табл. 10).
Цель этой программы дать сотруднику возможность составить первоначальное мнение об администрации, для этого его нужно ознакомить с её деятельностью, индивидуальными особенностями, принятыми в данной организации и взаимоотношениями в коллективе.
Новый сотрудник должен узнать о правилах приема и увольнения, заработной плате и условиях труда.
Таблица 10 - Программа адаптации персонала
|
Наименование этапа |
Описание этапа |
Длительность этапа |
|
|
1 |
2 |
3 |
|
|
Первый этап |
с новым сотрудником проводится ознакомительная беседа, в которой нужно затрагиваются такие темы, как: принципы и методы работы; распределении основных полномочий и внутренних связей организации; проводится знакомство с порядками и традициями организации |
||
|
Второй этап |
после оформления документов сотрудника нужно представить коллективу |
1-3 дня |
|
|
Третий этап |
работника знакомят с его новым рабочим местом, а также местом хранения нормативных документов и других актов и материалов, которые могут понадобиться в процессе работы; проводится ориентационное собеседование с руководителем, сотруднику предоставляют необходимую информацию и отвечают на его вопросы |
||
|
Четвёртый этап |
ознакомление с должностными обязанностями и требованиями к работе, требованиями к охране труда и технике безопасности; включение в рабочий процесс, в конце недели наставник должен дать оценку соответствия заявленных знаний и навыков реальным; личностно-профессиональных качеств сотрудника с целью определения его сильных сторон и областей для дальнейшего развития, дать необходимые рекомендации сотруднику, проходящему процедуру введения в должность |
1-2 недели |
Примерное содержание информационной брошюры для новых работников администрации:
Общая информация:
1. Миссия администрации;
2. Организационная структура;
3. Распорядок рабочего дня, дресс-код;
4. Деловая этика.
Информация для определённой должности:
1. Должностные обязанности;
2. Функции отдела, в который направлен новый работник;
3. Взаимосвязь с другими отделами;
4. Критерии оценки деятельности сотрудника и существующий контроль;
5. Организация процесса труда;
6. Нормативная информация по работе в подразделении.
С данной программой должны ознакомиться и использовать в своей работе: руководитель организации, руководители структурных подразделений, работники отдела кадров.
На период адаптации необходимо назначить сотрудника, который будет исполнять роль наставника.
Для этого нелишним будет создание системы активного вовлечения ушедших на пенсию профессионалов, которых можно было бы использовать в качестве наставников, они могли бы советовать и консультировать новых сотрудников основываясь на своём опыте.
Руководство Управления отдает предпочтение нематериальному стимулированию, однако такому значимому мотиватору, как карьерный рост не уделяется должного внимания.
Но любые работники нуждаются в перспективе карьерного продвижения, так как в сознании людей чётко закреплено убеждение, что каждая следующая ступень карьерной лестницы приносит достигшему ее человеку новые материальные и нематериальные блага, которые необходимы для удовлетворения основных социальных потребностей.
Именно осознание перспективы роста и получения новых благ мотивирует сотрудника вкладывать свои усилия в развитие организации. Для того, чтобы создать систему карьерного роста необходимо обозначить срок, за который сотрудник сможет освоить опыт своей должности, обозначить регулярность повышения сотрудников в должности.
Ведь в случае необоснованного и несистемного повышения должностей смысл и значимость карьеры, как мотиватора, теряется.
Далее необходимо разработать критерии перехода, а также систему стимулов.
Для каждой должности существуют свои количественные и качественные критерии перехода (табл. 11).
Таблица 11 - Критерии оценки деятельности персонала
|
Количественные |
Качественные |
Специализированные |
|
|
Оценка достигнутых профессиональных результатов и своевременность выполнения установленных планов |
Оценка индивидуальных характеристик работника: личные (коммуникабельность, личностная зрелость, эмоциональная устойчивость) и деловые качества (самостоятельность, ответственность, инициативность, надежность, настойчивость), особенности рабочего поведения при взаимодействии с руководителем, коллегами по работе и клиентами |
Разрабатываются для каждой отдельной должности |
После разработки критериев потребуется оценить насколько данным критериям соответствуют сотрудники, претендующие на повышение в должности.
Более того, на основании проведенного анализа можно сформулировать следующие рекомендации по кадровому управлению УПФР:
Предупреждение сотрудников о предстоящих тестированиях и проверках подразумевает под собой заблаговременное напоминание работникам о том, что в ближайшем будущем им необходимо пройти тестирование, таким образом, предоставляя им время и возможность для повторений и подготовки. Это сводит нервозное состояние работников к минимуму.
Использование таких методик адаптации, как внедрение наставника или френд-менеджера для облегчения прохождения процесса адаптации новичком, поможет избежать повышенной текучести кадров на этапе непосредственной адаптации. Наставничество помогает не только быстрее адаптироваться, но и повышать свои знания и навыки.
Создание электронного почтового ящика для анонимных жалоб обеспечит минимальное количество возможных конфликтов на рабочем месте между сотрудниками, как старыми, так и новенькими.
Введение системы электронных пропусков поможет решить проблему недостаточного контроля новичков, когда они опаздывают на работу и своевольно сокращают свое рабочее время. Данное нововведение сможет отслеживать время прибытия и убытия сотрудников на рабочее место и, таким образом, даст возможность применять штрафные санкции к тем, кто не соблюдает устав. Это также поможет скорее адаптироваться к рабочему процессу.
В теории данные нововведения будут весьма эффективными и помогут свести процент текучести и период адаптации нового сотрудника к минимуму.
3.3 Экономическая эффективность проекта
Разработку программы адаптации необходимо поручить отделу кадров. Расчёт затрат на разработку и внедрение данной программы представлен в табл. 12.
Таблица 12 - Затраты на подготовку и внедрение программы адаптации
|
Название этапа |
Затраченное время |
Сотрудники, задействованные в процессе, условная стоимость их работы |
|
|
1 |
2 |
3 |
|
|
Подготовка стандартной брошюры, содержащей основную информацию об организации. Составление и утверждение плана адаптации |
3 часа |
Сотрудник отдела кадров - 300 руб. |
|
|
Ознакомление руководителя администрации, руководителей структурных подразделений с программой адаптации |
2 часа |
Сотрудник отдела кадров - 200 руб. |
|
|
Итого за подготовительный этап: 500 рублей |
Введение программы поможет новому сотруднику освоиться, ведь пока этого не произошло - рабочий процесс протекает менее продуктивно и требует дополнительных затрат.
Эффективная адаптация экономит время руководителя и сотрудников, развивает позитивное отношения к работе и удовлетворенность ей.
Также благодаря программе адаптации у нового работника снизится степень неопределенности, сократится текучесть рабочей силы, так как если новички чувствуют себя неуютно на новом рабочем месте, то они могут отреагировать на это увольнением, по статистике 90% сотрудников, уволившихся в течение первого года работы, приняли это решение уже в первый рабочий день.
Для наглядности рассчитаем издержки текучести (табл. 13).
Таким образом, применяя программу адаптации, УПФР в Кировском и Промышленном районах г. Самара экономит только на издержках текучести порядка 800 рублей на одного сотрудника. Предложенная система поможет повысить уровень лояльности и вовлеченности персонала.
Таблица 13 - Расчёт издержек текучести
|
Процесс/сотрудник, исполняющий обязанности |
Время |
Условная почасовая оплата |
|
|
Оформление увольнение и найма/Сотрудник кадрового отдела |
2 часа |
200 руб. |
|
|
Проведение конкурса на замещение должности 1 этап/Управляющий делами администрации, руководитель и сотрудник отдела кадров, сотрудник юридического отдела, руководитель отдела в котором замещают должность |
2 часа |
1600 руб. |
|
|
Проведение конкурса на замещение должности 2 этап/Сотрудник отдела кадров, управляющий делами администрации |
2 часа |
600 руб. |
|
|
Замещение отсутствующего сотрудника |
неопределённый срок, условно от одного дня |
в зависимости от должности, от 800 руб. |
|
|
Итого на одного сотрудника: от 3200 рублей |
Заключение
Определим степень решения задач дипломного проектирования. В ходе проведенного исследования были рассмотрены теоретические аспекты системы адаптации персонала, такие как основные подходы к системе адаптации персонала. В работе определено, что в современных условиях наблюдается постоянная потребность высококвалифицированных кадров на предприятиях, обеспечивающая решение проблемы адаптации молодых специалистов к производственным условиям организации, развития их профессионального потенциала и закрепления на рабочем месте данного предприятия.