Материал: Разработка проекта внедрения ERP-системы

Из приведенной выше таблицы видно, что, согласно требованиям предприятия, есть необходимость во внедрении модулей бухгалтерия, логистика и финансы, при этом наименьшая потребность наблюдается в модуле финансы - нужна только функциональность финансовая отчетность.

Следуя методике, наложим ограничения на проект, добавив в таблицу столбцы со временем и стоимостью внедрения каждого из модулей.

Сопоставление стоимости всех рекомендуемых к внедрению модулей с бюджетом проекта показало недостаточность бюджета, необходимость отказаться от одного из модулей. По временным ограничениям рекомендуемые модули полностью укладываются в ограничения проекта.

Таблица 2.5. Ограничения для модулей ERP-системы

*при последовательном внедрении модулей, при параллельном внедрении срок сокращается.

Для того, чтобы выявить модули, которые рекомендуется внедрить в рамках финансовых ограничений проекта, расставим приоритеты у рассматриваемых функциональности ERP-системы. Чем выше приоритет, тем важнее функциональная возможность для заказчика. Например, в рассматриваемом примере функциональность «расчеты с дебиторами/кредиторами» с приоритетом «1» важнее для заказчика, чем функциональность «банкинг» с приоритетом «2».

Таблица 2.6. Приоритеты функциональных возможностей системы

Из таблицы видно, что наименьшим приоритетом в рассматриваемом примере для заказчика обладает функциональность «финансовая отчетность» с приоритетом «10». Запишем в четвертой колонке в таблице выше нарастающий итог стоимостей модулей внедрения, при суммировании в порядке приоритетов модулей. При отказе внедрять модуль «финансы» бюджета проекта будет достаточно для модулей с наивысшими приоритетами. Таким образом, согласно предложенной методике, предприятию рекомендуется внедрить модули «бухгалтерия» и «логистика».

Автоматизируемые бизнес-процессы. Согласно данным Росстата за 2016 год, в России среди сектора малый бизнес преобладают организации с направлениями деятельности «Оптовая и розничная торговля», «операции с недвижимым имуществом», «строительство», «обрабатывающее производство». В предлагаемом стандартизированном проектном решении описаны бизнес-процессы организаций, осуществляющих деятельность в отраслях «оптовая торговля», «розничная торговля», «операции с недвижимым имуществом», «строительство». Таким образом, проектное решение охватывает бизнес-процессы 71% организаций сектора малый бизнес. Проектное решение может быть использовано большей частью организаций малого бизнеса в процессе внедрения ERP-системы. На диаграмме (рисунок 2.2) отображены доли каждой отрасли малого бизнеса.

Рис.2.2. Статистика МБ по видам деятельности за 2016 г.

Рассмотрим бизнес-процессы, которые могут быть автоматизированы ERP-системой в рамках отраслевых инвариантов. Следующие бизнес-процессы, могут быть автоматизированы в рамках проекта внедрения:

·      обработка заявки клиента;

·              управление персоналом;

·              заказ ТМЗ;

·              финансовая отчетность;

·              управленческая отчетность.

Взаимосвязь с другими функциональные информационными элементами предприятия: интеграция с другим программным обеспечением может быть реализована посредством использования стандартных средств, предусмотренных в ERP-системе.

Методология: автоматизация бизнес-процессов Компании с помощью ERP-систем, основывается на мировой практике «Best Practice» в сфере автоматизации управленческой, финансовой и производственной деятельности. Автоматизация основывается так же и на нормативно-методических документах руководства Компании. Кроме того, концепция отражает принципы реализации бизнес-процессов в различных отраслях. Нормативная документация предприятия это главный инструмент, обеспечивающий целостный подход к автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизация бизнес-процессов на предприятии производится с целью сокращения многократно повторяющихся трудоемких операций, таким образом, повышается производительность труда, уменьшается трудоемкость выполняемых операций. Кроме того, автоматизация бизнес процессов на аналитическом уровне способствует быстрому принятию управленческих решений, обеспечивает качественный глубокий анализ данных, путем предоставления соответствующей отчетности.

Проект внедрения предполагается разделить на две составные части, разделенные по принципу реализации функциональности предприятия в системе. Первая часть проекта - фаза 1 «быстрый пуск», вторая часть проекта - фаза 2 «Полная реализация». Приведем развернутое описание фаз.

Фаза 1. «Быстрый запуск». Фаза «Быстрый запуск» предполагает стандартную реализацию возможностей, эти системные опции, разработанный с учетом международного опыта и лучших практик. Мировые стандарты в области управленческого, складского, финансового учета являются основой системы. «Быстрый запуск» внедрения, основанный на стандартной функциональности, позволяет реализовывать быстро и эффективно основные операции бизнес-процессов. «Быстрый запуск» позволяет снизить риски дублирования ручных и системных операций, а также позволяет получать необходимые отчеты из автоматизированных бизнес процессов.

Фаза 2. Полная реализация. Второй этап проекта включает в себя все процессы предприятия и функциональные требования внедрения, что позволяет обеспечить соответствие стандартам Общества. В ходе данной фазы предполагается передача системы в промышленную эксплуатацию, проведение обучения пользователей в соответствии с корпоративными стандартами.

В таблице 2.7. приведен типовой перечень реализуемых в системе ролей. Каждая роль содержит в себе ряд полномочий на выполнение транзакций и ограничений на ввод, изменение, проводку данных в системе.

Таблица 2.7. Перечень реализуемых ролей

Детальное описание функциональности системы. ERP-система это объединенное решение для интеграции на предприятиях, обеспечивающее управленческий контроль над всеми аспектами деятельности предприятия, увеличивающее степень прозрачности. Система охватывает ниже описанные аспекты деятельности [37]:

Финансовое управление. Данные раздел включает в себя инструментарий для оптимизации бизнес-процессов финансово-экономических и бухгалтерских служб (в том числе банкинг, управление денежными потоками, бухгалтерию, контроллинг).и управление продажами. Этот модуль создан для поддержки полного цикла продаж от поступления заявки от клиента до постпродажного сервисного обслуживания. CRM имеет множество востребованных функций, например, хранение обширной базы данных по клиентам, создание и аналитику по продажам, резервирование товара.

Сервисное обслуживание. Это постпродажные гарантийные обязательства предприятия. В модуль включен инструментарий для обработки, хранения информации, проведения аналитики в разных срезах.

Управление закупками. Модуль обеспечивает своевременную обработку информации по состоянию складов, предоставляет возможность прогнозирования потребности в ТМЦ, предоставлен инструментарий по отгрузке со склада и отгрузки на склад.

Управление запасами. Данные модуль более детально предоставляет информацию по расходованию ТМЦ, также предоставляется возможность прогнозирования потребности в ТМЦ, ведется учет по местам хранения ТМЦ, учет по комплектованиям и упаковкой ТМЦ.

Сборка. Это модуль для управления на производстве, включает инструментальный набор для учета материалов, трудозатрат на производстве, созданий спецификаций на производство, создание и реализацию заказов в производство.

Администрирование. Модуль обеспечивает административную работу предприятия, управленческую деятельность, предусмотрена возможность интеграции с приложения MS, Crystal Reports, отчеты поддаются персонализации, также предоставлены возможности конфигураций различных финансовых показателей, например, курсов валют, норм рентабельности, процентных ставок.

Для предприятий, функционирующих в России предусмотрена возможность интеграции с системами отечественных вендоров, например, 1С и Босс Кадровик, с различными терминалами, кассовыми аппаратами.

Перед разработкой проектного решения проводится предпроектное исследование. Предпроектное исследование проводится для формулирования целей предстоящего внедрения, выявления этапов, требующих повышенного внимания, для выработки соответствующей стратегии. Целесообразно провести обследование пользователей, изучить их информационные потребности, для этого необходимо:

·      до старта проекта внедрения и после завершения внедрения извлечь данные о типе информации, о манипуляциях с информацией в информационной системе;

·              выявить направления сопровождения пользователей;

·              выделить группы пользователей, описать специфику групп, описать информационные потребности групп пользователей;

·              описать необходимые проектные документы, включив в описание вид, тематику и глубину проработки;

·              описать потребности пользователей, требования к предоставлению информации;

·              описать основные характеристики будущей ИС (программно-техническое обеспечение, форматы представления информации, лингвистические средства и другие данные, необходимые для автоматизированной поставки информации пользователям ИС);

·              разработать план обучения пользователей, план перехода пользователей на новую ИС.

Подготовка опросников. Для выявления требований к программному обеспечению, ожиданий менеджмента предприятия от внедрения требуется провести опрос сотрудников и собственников предприятия. Гайд интервью для предпроектного обследования предоставлен в Приложении 1. Пример интервью, проведенного в рамках предпроектного исследования «Проекта внедрения SAP B1 на предприятии «УралТехПром» представлен в приложении 2.

2.3 Типовое проектное решение

Проектное решение - это основной документ проекта, описывающий ход выполняемых работ проекта внедрения, характеризующий функциональность внедряемых компонентов. Проектное решение содержит детализированное описание ролей проекта, бизнес-процессов заказчика, подлежащих автоматизации.

Типовое проектное решение - это макет документа, описывающий реализацию функциональных задач.

Настоящее Проектное решение содержит описание бизнес-процессов «TO BE» с учетом отраслевых инвариантов и подход к их реализации в информационной системе управления предприятием класса ERP, адаптивно к предприятиям МБ. Этот документ разъясняет необходимые бизнес-процессы и является основой для реализации системных настроек в ИС.

Цель документа. Настоящее проектное решение описывает реализацию функциональных задач, автоматизируемых в процессе внедрения ERP-системы.

Документы, на основании которых ведется проектирование. Здесь рекомендуется приводить список документов, в которых определены требования на разработку: техническое задание, приказы на запуск проекта с указанием функциональных рамок, Протоколы совещаний с уточнением функциональных рамок и т.п.

Организации, участвующие в разработке. Перечисляются организации, участвующие в разработке, включая субподрядчиков с указанием ответственных сотрудников и их контактов.

Стадии и ожидаемая длительность исполнения. Укрупненные стадии (вехи) и ожидаемая длительность исполнения, изложены в разделе 2.1. «План-график проекта».

Цели, назначение и области использования. Внедрение описываемого в настоящем Проектном решении программно-аппаратного комплекса обеспечит реализацию следующих целей:

·      выполнение автоматического сбора, формализации, накопления исходных данных для формирования производственной и финансовой отчётности;

·              обеспечение наглядности и информативности отображения показателей деятельности компании через структурирование данных в форме, требуемой пользователем;