Материал: Разработка проекта внедрения ERP-системы

Применение МАИ для выбора ERP-системы для предприятия является универсальным, так как исследователь вправе изменять оценки систем, менять перечень критериев для сравнения, а также менять список сравниваемых систем. К преимуществам использования МАИ для выбора ERP-системы относится способность метода решить многокритериальную задачу выбора, прозрачность логики решения на всех этапах алгоритма, легкость осуществления контроля за выставлением оценок.

К недостаткам предлагаемого метода относится его способность привести к неверному решению, когда исследователь ошибается в выставляемых оценках, а аддитивность оценок в итоговом рейтинге может быть представлена как аддитивность ошибок. Еще один недостаток - необходимость выставления точечных оценок, что увеличивает и усложняет трудозатратность метода. Устранение недостатков возможно при использовании модифицированных МАИ, невправленных на устранение того или иного недостатка. МАИ может быть использован менеджерами, акционерами, аналитиками для принятия управленческого решения о выборе ERP-системы предприятия.

Глава 2. Разработка проекта внедрения ERP-системы для малого бизнеса

В главе приведен проект внедрения ERP-системы, разработанный для предприятий малого бизнеса, рассмотрены бизнес-процессы ограниченного количества отраслей. Проект внедрения заключается в проведении мероприятий, направленных на принятие управленческих решений и внедрения системы. Проект внедрения сопровождается основным документом - проектным решением.

Типовое проектное решение - это некая основа, образец, «best practice», включающее стандартные этапы и элементы проекта. Типовое проектное решение подразумевает некоторое количество инвариантов бизнес-процессов на малых предприятиях. Все возможные варианты не предоставляется возможным рассмотреть в силу высокой гибкости и адаптивности бизнес процессов малых предприятий. ERP-система для предприятий малого бизнеса должна учитывать присущие МБ особенности, в проекте должны быть учтены способы и варианты адаптации. Разработка проекта внедрения ERP-системы требует комплексного системного подхода. На сегодняшний день существуют типовые методики внедрения для крупных корпораций и среднего бизнеса, вендорами разработаны типовые отраслевые решения, предусматривающие обобщенные инварианты проектов.

2.1 Стадии проекта, план-график проекта

Проект внедрения ERP-системы это комплекс последовательных мероприятий, формализованных и согласованных между заказчиком и подрядчиком, целью которых является внедрение ERP-системы на предприятии.

Проект внедрения ERP-системы происходит по этапам. Выделение стадий или фаз обусловлено необходимостью осуществления контроля выполнения этапов проекта и необходимостью выполнения взаиморасчетов с подрядной организацией.

Стадийность проекта формализуется и отображается в плане-графике проекта, придерживаться которому - одна из главных задач руководителя проекта. Одним из показателей успешности проекта является соответствие внедрения заявленным в плане-графике срокам. Иногда план-график проекта корректируется ввиду выявления ранее непредвиденных условий, необходимостей, например, выявление необходимости дополнительной разработки функциональности для предприятия.

Отметим, что для предприятий МБ выполнение дополнительной разработки, в основном, не требуется, т.к. вендоры предусмотрели в коробочных erp-продуктах отраслевые специфики деятельности предприятий МБ. Также, согласно методике внедрения быстрого старта, позволяется опустить этапы вывления требований. Формировании концепции. Если предприятие выбирает для внедрения коробочный продукт ERP-системы, то дизайн системы не предполагается изменять. Заказчик может сконфигурировать модульность системы по своему усмотрению, но не имеет возможности проводить дополнительные разработки.

Таким образом, следуя методике быстрого старта проекта, фактически, проект внедрения заключается в выявлении необходимости внедрения системы класса ERP, написании проектного решения, подготовке документации по проекту, развертывании системы, ввода в эксплуатацию. Методика выбора модулей системы для предприятий малого бизнеса будет рассмотрена в разделе 3.2. Методика выбора конфигурации ERP-системы.

Наличие стандартизированного проекта внедрения, предусматривающего инварианты отраслевых внедрений, способно облегчить, ускорить процесс внедрения, сэкономив подрядчику ресурсы на этапах формирования технического задания и формирования проектного решения.

Ниже в таблице 2.1. отображен стандартизированный перечень фаз и этапов проектов внедрения ERP-систем. Модифицируем перечень фаз и этапов проекта, адаптировав последовательность для предприятий МБ и для методики быстрого старта проекта. Перечень фаз и этапов отображен в таблице 2.2. Как видно из таблицы, количество фаз и этапов проекта существенно сократилось. Учитывая, что ПР и ТЗ могут быть использованы стандартные, то проект внедрения сводится к выбору системы, ее развертыванию и настройке.

К практике Best Practice относится формирование новых планов-графиков с сохранением старых вариантов. Новые графики отображают актуальные данные и управленческие решения, но в старых планах-графиках сохраняется информация о предыдущих решениях.

Таблица 2.1. Фазы и этапы проекта внедрения ERP-системы

План-график проекта формируется в целях осуществления эффективной реализации проекта. В результате планирования проекта создается календарный план-график, который позволяет учесть продолжительность проекта в целом, продолжительность каждой фазы и этапа, отобразить исполнителей работ, получить календарное расписание проекта.

К основным этапам создания плана-графика проекта относятся: выделение фаз проекта; выделение этапов проекта; выделение взаимосвязей между фазами и этапами (определение взаимного влияния); выделение сроков каждого из фаз и этапов.

Матрица ответственности - это табличное представление последовательности фаз и этапов проекта с назначенными ответственными исполнителями. Матрица ответственности служит наглядным представлением последовательности мероприятий и степени ответственности каждого из членов проектной команды.

Таблица 2.2. Этапы проекта внедрения ERP-системы по методике быстрого старта

В таблице 2.3. приведен пример матрица ответственности внедрения ERP-проекта для предприятий МБ.

Из приведенной матрицы ответственности видно, что на некоторых этапах выделено одно ответственное лицо, в то время как на других этапах ответственных лиц несколько. Реализация всех фаз, всех этапов - это завершение проекта.

Таблица 2.3. Матрица ответственности

К основам Best Ptactise разработки проекта внедрения относится принцип декомпозиции - то есть разбиения родительских мероприятий проекта внедрения на дочерние до тех пор, пока на каждую операцию нельзя будет назначить конечного исполнителя, определить время выполнения операции с высокой степенью определенности.

Работы, которые были подвержены декомпозиции, будут обладать иерархичной структурой, на верхнем уровне которой находятся родительские работы высокого уровня, самый низкий уровень иерархии - элементарные элементы, мероприятия. У каждой родительской работы может быть несколько дочерних работ, но у каждой дочерней работы - только одна родительская работа. На каждую элементарную работу назначается только один исполнитель. Уровень декомпозиции работ зависит от специфики проекта, но не рекомендуется делать слишком большое число уровней, чтобы избежать дублирования элементов, неоднозначности. План график должен быть ясным, прозрачным, легко интерпретируемым.

Типовой план-график проекта не варьируется в зависимости от отраслевой специфики деятельности фирмы, фазы проекта едины для всех, наличие или отсутствие фаз может завесить от методики запуска проекта.

Дата старта проекта совпадает с датой первой работы по проекту, дата окончания проекта совпадает с датой окончания последней проектной работы. Работы могут выполняться параллельно или последовательно, что отображается в плане-графике.

Рис. 2.1. Пример календарного планирования в MS Project

Для календарного планирования существует несколько программных продуктов, один из которых - Microsoft (далее MS) Project . На рисунке 2.1 приведен пример календарного планирования, реализованного с помощью MS Project.

2.2 Методика выбора конфигурации ERP-системы

Конфигурация ERP-системы - это набор взаимосвязанных компонент системы, объединенных в модули. Под модулем ERP-системы понимается комплекс программных интегрированных средств, объединенных по принципу общности автоматизируемого бизнес-процесса. Например, выделяют такие модули, как логистика, производство, финансы, HR и другие. Типовая конфигурация - это коробочный продукт, стандартное решение, предлагаемое вендором.

Рассмотрим некоторые типовые конфигурации ERP-систем, созданных и нацеленных для предприятий МБ.

Типовая конфигурация коробочной ERP-системы AVASystems, ERP-решение AVA ERP box. В систему входят модули кадры, документооборот, зарплаты, сборочное производство, поставки, договорная деятельность, финансы, продажи, управление проектами.система, коробочный продукт от разработчика SAP представлен SAP Business One, в систему входят модули: Закупки, Возможности продаж, Продажи, Сервис, Сборка, Расчеты, Финансы, Бизнес-партнеры, Запасы, MRP, Персонал и Администрирование [35].система от комапнии Micrisoft, NS Dynamics NAV, в нее входят модули: финансы и бухгалтерия, логистика, производство и операционная деятельность, управление продажами, управление проектами, бизнес аналитика и отчетность [36].

Внедрение нетипового продукта, конфигурируемого, обладает рядом преимуществ: гибкость настройки под желания заказчика, возможность сэкономить бюджет проекта за счет отказа от невостребованных на предприятии модулей. Задача конфигурации системы, выбора нужных модулей в таком случае становится актуальной.

Предложим методику выбора конфигурации ERP-системы для предприятий МБ. Особенностью выбора конфигурации является ограниченность бюджета проекта, потребность в быстром запуске проекта, отсутствие потребности в большом количестве модулей системы.

Методика выбора конфигурации состоит из трех этапов:

·              выявление потребности организации, формализация ограничений;

·              сопоставление существующих модулей системы потребностям;

·              наложение на модель ограничений, выделения приоритетных модулей.

Приведем пример, следуя методике, выделим предполагаемый перечень требований к системе и перечень ограничений.

Требования к системе:

·   наличие модуля «бухгалтерия» (расчеты с дебиторами/кредиторами, банкинг, зарплаты, бухгалтерская отчетность);

·        наличие модуля «управление продажами» (построение ценообразования, закупки, управление складом, контроль задолженности);

·        наличие модуля «финансы» (финансовая отчетность);

·        интегрируемость модулей между собой;

·        наличие модуля аналитики;

·        быстрота развертывания первых двух модулей;

Ограничения проекта: Бюджет 150 тыс. руб; Продолжительность проекта (до ввода в промышленную эксплуатацию) до 2 недель. Составим матрицу соответствия функциональные требования к системе - возможности системы, исходя из предпосылки, что система выбрана (см. раздел 1.5. данной работы).

Таблица 2.4. Соответствие функциональных требований к системе возможностям системы