Материал: Разработка проекта внедрения ERP-системы

·              повышение оперативности и качества принимаемых управленческих решений посредством устранения разнородности информации на различных уровнях;

·              повышения уровня управляемости предприятием посредством повышения уровня контроля изменения информации.

Нормативно-технические документы. Приводятся регламенты и нормативно-методическая документация (далее НМД) компании, в которых описаны автоматизируемые бизнес-процессы с указанием владельцев этих бизнес-процессов.

Описание бизнес-процесса. В разделе присутствует словесное описание каждого из автоматизируемых бизнес процессов To Be, предполагается описание процесса As Is, ожидаемые результаты.

Диаграммы бизнес процессов отображены в приложениях 3,4,5,6,7,8,9,10. Диаграммы описывают процессы обработки заявки клиента, продажи в розницу, оптовой продажи, заказа и покупки ТМЦ, исполнение заказа клиента, поставка товара. Диаграммы созданы при помощи инструментов bizage, bpmn modeler.

Приведем пример описания бизнес-процесса в случае автоматизации оптовой торговли. Автоматизации подлежит бизнес процесс «Обработка заявки покупателя». Бизнес процесс включает в себя полный цикл работ от обработки заявки клиента до отгрузки продукции клиенту. Бизнес-процесс 1. «Обработка заявки от покупателя». Исполнители: Директор, Менеджер, Кладовщик, Бухгалтер, Клиент.

Потоки управления с логическими условиями в данной модели БП выходят из операций, а не логических операторов:

·      логический оператор "Есть достаточно ТМЗ?":

o   условный поток (ИСТИНА), передающий управление операции "Согласовать договор";

o   поток управления по умолчанию (ЛОЖЬ), передающий управление операции "Проанализировать необходимость заказа ТМЗ".

·      логический оператор "Клиент оплатил?":

o   условный поток (ИСТИНА), передающий управление операции "Отгрузить клиенту товар";

o   поток управления по умолчанию (ЛОЖЬ), предполагающий выход из условия.

Остальные потоки управления являются безусловными, т.е. показывают порядок, в котором выполняются операции процесса.

Перечислим все бизнес-условия, присутствующие в в схеме бизнес-процесса:

.        Заявка от клиента проанализирована («да» или «нет»).

.        ТМЗ проанализированы в «1С: Предприятие» («да» или «нет»).

.        Соответствие ТМЗ проверено кладовщиком на складе («да» или «нет»).

.        Необходимость заказа недостающих ТМЗ проанализирована («да» или «нет»).

.        Недостающие ТМЗ заказаны («да» или «нет»).

.        Договор согласован («да» или «нет»).

.        Договор с клиентом подписан директором («да» или «нет»).

.        Договор с предприятием подписан клиентом («да» или «нет»).

.        Счёт выставлен («да» или «нет»).

.        Товарная накладная оформлена («да» или «нет»).

.        Сообщение кладовщику о необходимости отгрузки ТМЗ отправлено («да» или «нет»).

.        ТМЗ отгружены («да» или «нет»).

.        Товарная накладная передана клиенту («да» или «нет»).

.        ТМЗ списаны («да» или «нет»).

Построенная модель БП представлена в приложениях 3,4,5. В приложении 3 и 4 обозначен основной бизнес-процесс «обработка заявки от клиента». Диаграмма бизнес-процесса разбита на две части для удобства восприятия. В приложении 5 обозначен подпроцесс «Заказ ТМЦ». Диаграммы бизнес-процесса построены с помощью инструмента Bizagi Modeler.

Горизонтально обозначены пять дорожек, соответствующие исполняемых ролям: клиент, бухгалтер, кладовщик, менеджер, директор. Подпроцесс «Заказ ТМЦ» реализуется в рамках роли менеджер.

В списке отображена последовательность выполнения бизнес-операций, выполняемых в процессе «Обработка заявки клиента клиента».

Операции Бизнес-процесса:

.        Проанализировать заявки от клиентов

.        Проанализировать в «1С: Предприятие» имеющиеся в наличии товарно-материальные запасы (ТМЗ), необходимые для выполнения заявки

.        Проверить соответствие ТМЗ, найденных менеджером в «1С: Предприятие» для выполнения заявки, и имеющихся запасов на складе

.        Проанализировать необходимость заказа ТМЗ, при условии их недостаточности на складе

.        Заказать недостающие ТМЗ, необходимые для выполнения заявки

.        Оформить заявку.

.        Проанализировать цены поставщиков.

.        Выбрать поставщика.

.        Оформить заказ

.        Подписать договор.

.        Оплатить счет.

.        Отправить поставщику копию платежного поручения.

.        Принять ТМЗ на склад.

.        Подписать товарные накладные.

.        Оприходовать товар в 1С: предприятие.

.        Согласовать условия договора с клиентом.

.        Подписать договор с клиентом.

.        Подписать договор.

.        Выставить счёт клиенту.

.        Оформить товарную накладную для дальнейшей передачи её кладовщику.

.        Отгрузить ТМЗ со склада клиенту при условии поступления от клиента оплаты.

.        Передать товарную накладную на подпись клиенту.

.        Списать ТМЗ в «1С: Предприятие», использованные для выполнения заявки, после получения подписанной товарной накладной от клиента.

Основные технические решения. Раздел предполагает описание возможностей функциональной системы, комплекс технических средств и программное обеспечение. Например, для хранения информации применяется СУБД Oracle в конфигурации единственного экземпляра (single-instance) и с использованием транзакционной модели обработки данных OLTP (online transaction processing). Обработка информации осуществляется на серверах приложений в определенной конфигурации. Состав необходимых программных модулей сервера приложения:

Таблица 2.8. Состав необходимых программных модулей.

Для работы с Java-кодом используется Java-сервер. На Java-сервере должен быть установлен и настроен web-сервис Adobe Document Services (ADS).

Для организации обмена информации между системой и АРМ пользователя применяется следующее программное обеспечение:

·        на стороне клиента:

o     web-браузер MS Internet Explorer версии 7 и выше с плагином Access Platform Presentation Server Client for Windows версии не ниже 12.0;

·        на стороне сервера:

o     терминальный сервер Citrix Metaframe Server;

o     тонкий клиент, опубликованный на терминальном сервере.

Отправка электронных сообщений на АРМ осуществляется через корпоративный почтовый сервер Microsoft Exchange. Обмен данными с внешними информационными системами осуществляется через FTP-сервер на платформе Microsoft FTP Server.

Аппаратное обеспечение. Приложения ERP и СУБД Oracle размещаются на серверах высокого уровня готовности (High-End) модельного ряда Sun Fire 25K под управлением ОС Solaris 10 с использованием технологии виртуализации Solaris Zones. В целях предотвращения дефицита вычислительных ресурсов в конфигурации Solaris Zones не используется дифференцированное распределение процессорной мощности и оперативной памяти: всем виртуальным серверам доступны все процессора и ОЗУ физического сервера. Продуктивные системы и системы ландшафта сопровождениясистемыинсталлированы на разных физических серверах.

Характеристики продуктивного сервера системы:

·      тип процессоров -Dual Core x 1,8 ГГц;

·              количество процессорных ядер - 32 шт.;

·              объем ОЗУ - 288 ГБ.

Доступ пользователей. Все пользователи подключаются к системе по следующей web-ссылке: https://*** - доступ к терминальным серверам Citrix, из которых запускается клиент SAPGUI для подключения к системам.

Резервирование системы. Используемые сервера Sun Fire 25K и система хранения данных Hitachi Data Systems USP-V обладают внутренней отказоустойчивостью за счет резервирования аппаратных компонент, что обеспечивает в случае отказа продублированных модулей (CPU/RAM/HDD) осуществить переключение на резерв без останова всей системы (т.н. «горячее» резервирование). Резервирование инфраструктурных серверов на платформе Intel обеспечивается за счет их избыточности, а также использованием системы хранения данных NetApp с внутренней отказоустойчивостью (дублированием модулей).

Ландшафт подключен к Корпоративной системе резервного копирования. Резервному копированию подлежат файловые системы и база данных Oracle. Копирование базы данных рабочей системы производится в режиме online 1 раз в сутки. Копирование архива оперативных журналов продуктивной ERP-системы производится 6 раз в сутки.

Структура функционального элемента, перечень подсистем. Указывается общая структура, состоящая из блоков, модулей и подсистем с кратким описанием каждой подсистемы, ее назначению и основным характеристикам

Способы и средства связи для информационного обмена между компонентами подсистем. Описываются форматы, условия и способы информационного обмена между подсистемами и модулями внутри системы.

Взаимосвязь функционального элемента со смежными системами. Описываются форматы, условия и способы информационного обмена между подсистемами и модулями создаваемой системы и смежными системами-источниками или получателями. Обычно этот раздел берется из ТЗ, пункт " Требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами ".

Концепция авторизации. Роли, полномочия, в случае SAP с точностью до транзакции. Описание форматов и способов передачи данных между блоками, которые должны быть описаны в предыдущем разделе.

Отчеты. Список, форматы, алгоритмы.

Интерфейсы с другими системами. Список систем, форматы данных, способ передачи и т.д.

Миграция данных. Указываются мероприятия по приведению информации к виду, пригодному для обработки в системе. В том числе указываются какие именно исторические данные необходимо загрузить в систему

Пользовательские интерфейсы. Пример: разработана форма такая-то для ввода такой-то информации. Далее картинка - как форма выглядит

Потоки данных внутри функционального элемента. Пример: Инвойс сканируется и заводится в таблицу (какую) системы VIM, далее проходит процесс авторизации и попадает в таблицу (какую) ERP.

Мероприятия по подготовке персонала. Раздел включает перечень руководств и инструкций пользователя, которые подготавливаются в процессе реализации проекта.

Технические требования к инфраструктуре. Система функционирует на инфраструктуре Заказчика. Для организации новых рабочих мест проводятся строительно-монтажные и пуско-наладочные работы, включая размещение оборудования, установка серверных приложений, установка клиентских приложений. По завершению перечисленных работ составляется акт приемки в опытную эксплуатацию. Дополнительные мероприятия. Все мероприятия, которые не вошли предыдущие пункты.

В главе разработано типовое проектное решение, включающее рекомендации к содержанию, примеры содержания, относительно нескольких инвариантов бизнес-процессов предприятий малого бизнеса. В главе описаны мероприятия, проводимые в ходе реализации проекта внедрения ERP-системы для малого бизнеса, составлен план-график проекта. Разработан и изложен метод, позволяющий сделать оптимальный выбор конфигурации ERP-системы. В главе рассмотрен типовой план-график проекта внедрения, отражающий внедрение проекта по «классической» методике. Предполагается, что при следовании методике «быстрого старта» из типового плана-графика необходимо убрать излишние этапы.

Разработанное типовое проектное решение может быть использовано предприятиями малого бизнеса для снижения временных, финансовых затрат, возникающих в процессе внедрения ERP-системы. Использование приведенного типового проектного решения возможно с условием его дополнения данными заказчика и подрядчика, информацией о специфичных чертах, характеристиках проекта.

Глава 3. Оценка эффекта от внедрения ERP-системы

.1 Эффекты от внедрения ERP-систем

Эффект от внедрения ERP-системы на предприятии можно оценивать в долгосрочной и краткосрочной перспективе.

Возможные и наиболее частые эффекты от внедрения:

1.         Сокращение трудозатрат персонала на определенные операции. В этом случае предлагается производить сокращения численности персонала или перераспределять обязанности таким образом, чтобы оптимально и эффективно занять высвободившееся время.

2.         Эффект снижения зависимости от опытных специалистов, которые хорошо ориентируются в самописных системах предприятия. Переход на ERP-систему сопровождается повышением привлекательности предприятия как работодателя для специалистов, работающих в аналогичных ERP-системах. Работодатель становится менее зависимым от специалистов, которые ранее обладали уникальными знаниями по работе «самописных» в АРМ.

3.         Положительный экономический эффект от внедрения ERP-системы в виде повышения скорости обработки сделок предприятия, обслуживания клиентов, проведения транзакций операционной деятельности. Таким образом, может увеличиться скорость оборачиваемости активов, увеличиться количество клиентов предприятия.

4.         Процессный - внеэкономический эффект от внедрения системы, выраженный в повышении соответствия бизнес процессов предприятия целям и задачам деятельности предприятия. Этот эффект достигается за счет исчезновения побочных операций, существовавших ранее для удовлетворения второстепенных административных и производственных потребностей, например, сбор и анализ различной информации по персоналу, активам предприятия, различные сервисные функции. ERP-система сконцентрирована на операционной деятельности, но позволяет производить все необходимые второстепенные операции в короткие сроки с наименьшими трудозатратами.

5.         Эффект повышения управляемости, гибкости и мобильности бизнеса в результате делегирования полномочий, распределения ответственности между работниками, повышения тесноты связей и взаимодействий между работниками.

6.         Повышение прозрачности учета на предприятии. В результате чего повышается скорость и качество проводимого аудита.

7.         Повышение инвестиционной привлекательности предприятия, т.к. открытие и прозрачность данных способствуют принятию положительных инвестиционных решений.

8.         Улучшение имиджа предприятия за счет перехода предприятия на более высокую степень управляемости, организации. Улучшение имиджа в том числе повышает инвестиционную привлекательность, таким образом здесь можно говорить об увеличении нематериальных активах предприятия виде имиджа.

9.         Социально-экономический эффект, выраженный в увеличении или сокращении рабочих мест, за счет увеличении выпуска предприятия и/или сокращении административно-сервисной нагрузки для обслуживания нужд предприятия.

В предлагаемой методике оценке эффекта от внедрения ERP-системы необходимо сопоставить потребность в системе для предприятия с возможным эффектом от внедрения.