.4. Требования заказчика по интеграции с существующими автоматизированными системами;
.5. Входящие и исходящие документы для КИС.
5. Формулировка требований заказчика к будущей системе:
5.1. Объединение всех перечисленных требований и их описаний;
.2. Уточнение требований с помощью прототипов;
.3. Проверка требований на непротиворечивость друг другу, согласование и утверждение компромиссного варианта.
6. Предложения и рекомендации по результатам
проведённого обследования.
Приложение Б. Интервью
ООО «УралТехПром» предпроектного обследования, проведенного в ходе разработки
проекта внедрения для малого бизнеса
. Вводная часть:
1.1. Название организации. ООО «УралТехПром»
.2. Миссия. Миссия компании - это предложение клиентам высококачественных товаров и услуг по доступным ценам, а партнерам - долгосрочных и взаимовыгодных отношений.
.4. Юридический статус. Общество с ограниченной ответственностью.
.5. Положение на рынке в описываемой отрасли. Сфера - оптовая торговля техническими изделиями. Конкуренты - три крупных торгово-производственных фирмы в Перми, соответственно, рынок делят четыре фирмы в разных долях. Количество клиентов измеряется в тысячах, постоянных клиентов - в сотнях. Поставщиков - несколько десятков организаций. Персонал: четыре менеджера по продажам, два директора, два бухгалтера, два кладовщика.
.6. Траектория развития организации и отрасли, swat-анализ деятельности организации. Развитие организации можно охарактеризовать словом стабильность, рынок сформирован, организация заняла определенную устойчивую нишу. В целом отрасль переживает спад в связи с финансово-экономическим кризисом в России (на момент 2016 г.). К сильным сторонам организации отнесем гибкость, мобильность в принятии управленческих решений и исполнении их. Директора являются собственниками, поэтому цели собственника и директора не идут в разрез. К слабым сторонам относится сравнительно (относительно конкурентов) небольшой размер оборотного капитала. Оборотный капитал подразумевает денежные средства и ТМЗ на складе.
.7. Основные проблемы в операционной и административной деятельности. Пристраивание бизнес-процессов предприятие на электронные торговые площадки. Проблема ведения управленческой отчетности: директор ведет разные таблицы с помощью средства MS Excel.
.8. Цели автоматизации, способы достижения целей. Цели проекта определены следующим образом:
· повысить управляемость, эффективность и прибыльность бизнеса;
· обеспечить всех оперативной, полной и достоверной информацией;
· обеспечить технологическую основу для развития бизнеса.
1.9. Границы обследования предприятия, границы планируемой автоматизации. Планируется автоматизировать максимальное количество бизнес процессов, внедрив следующие модули: бизнес-партнеры, возможности продаж, продажи, расчеты.
2. Окружение предприятия:
2.1. Основные контрагенты (в том числе банки, поставщики и покупатели и др.). Основные поставщики - заводы РФ, предприятия, торгующие оптом техническими изделиями. Государственные контрагенты - ФНС, ПФ. Головные и дочерние организации отсутствуют. Партнеры отсутствуют. Банк - «ОАО Сбербанк России».
.2. Недостатки и достоинства существующего положения дел, требования к новой системе. Существующая на предприятии система автоматизации бизнес-процессов 1С склад и 1С бухгалтерия не охватывает управленческий учет. Кроме того, система медленная, долго реагирует на команды.
4. Отделы и их функции внутри фирмы.
4.1. Организационная структура фирмы. Предприятие состоит из следующих отделов (отметим, что отделы разделены логически, не формально):
· отдел продаж;
· бухгалтерия;
· склад;
· дирекция;
4.2. Основные функции каждого отдела:
функции отдела продаж:
. поиск новых клиентов
. продажа товара;
. заказ товара у поставщиков;
. формирование цен на продукцию;
. ведение сопутствующей документации.
· функции бухгалтерии:
o ведение первичной документации;
o контроль за движением денежных средств;
o оформление платежных поручений;
o ведение финансовой отчетности;
o ведение отчетности для Федеральной налоговой службы;
o проведение платежей в пенсионный фонд;
o ведение платежей по текущим обязательствам;
o архивация бухгалтерских документов;
· функции отдела склада:
o Хранение ТМЗ;
o Принятие ТМЗ на склад от поставщика;
o Отгрузка ТМЗ покупателю;
o Проведение инвентаризации;
o Списание ТМЗ со склада.
· функции дирекции:
o согласовывает и контролирует ценообразование;
o осуществляет кадровую политику;
o осуществляет контроль за финансовой деятельностью фирмы;
o Осуществляет управленческий учет;
o контроль за трудовой и производственной дисциплиной.
. Описание существующей корпоративной информационной системмы. На предприятии реализована и функционирует система 1С Торговля, 1С Склад, 1С Бухгалтерия. Реализованные модули интегрированы друг с другом, но могут работать и отдельно. На предприятии реализована типовая конфигурация системы 1С без дополнительных разработок. Перечисленные модули автоматизируют складской учет, бухгалтерию и торговлю.
5.1. Техническое обеспечение, которое используется. На предприятии используется 10 рабочих станций, сервер Микросервер / Intel Xeon E3-1220V3, принтеры, факс, реализована локальная сеть.
.2. Причины неиспользования технической базы. Все обеспечение используется, существует недостаток в функциональности используемого ПО. Зафиксирован недостаток мощности сервера.
.3. Недостатки и достоинства существующих корпоративных систем:
· отсутствие полноценной модульности;
· наличие ошибок в каждом обновлении программного обеспечения;
· отсутствие подробной документации к обновлениям;
· непредсказуемый результат установки обновлений.
.4. Требования заказчика к корпоративной информационной системе. Взаимодействие и интеграция с системами планируется. Необходимая функциональность должна быть реализована в SAP B1, бухгалтерская отчетность и управление кадрами останется в 1С;
.5. Входящие и исходящие документы для настоящей корпоративной системы. Входящих документов нет. Исходящие документы: входящие и исходящие счет-фактуры, налоговые отчеты, отчеты в пенсионный фонд, платежное поручение и т.д.
. Формулировка требований заказчика к будущей системе. Выбираемая ERP-система должна соответствовать следующим общим техническим требованиям (либо большинству из них):
· возможность интеграции с большим числом программных продуктов сторонних вендоров;
· обеспечение безопасности передаваемой и хранимой информации с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к ресурсам. Требование поддержки электронной цифровой подписи;
· необходима возможность масштабируемости для работы с маленьким и большим числом клиентских мест для обеспечения возможности развития системы;
· реализация модульного принципа построения системы из необходимых блоков;
· желательно применение двухзвенной или трехзвенной архитектуры информационной системы;
· в набор СУБД, поддерживаемых выбираемой ERP-системой, обязательно должно входить распространенное в России ПО (например, MS SQL Server, Informix и др);
· поддержка технологий распределенной обработки информации, технологий Internet/Intranet с возможностью работы через "тонкого клиента";
· поддержка методов многоуровневого цифрового архивирования информации на различных носителях;
· наличие аналитических возможностей для отчетности и встроенного инструментария, позволяющих самостоятельно наращивать функциональность установленной ERP-системы;
· приемлемые эксплуатационные характеристики (дружелюбность интерфейса, интуитивная понятность системы, располагающий дизайн, легкость в обучении пользователей, легкость в администрировании).
6.1. Объединение всех критериев. Критерии и сопоставлении возможности ERP-системы критериям представлены в таблице сопоставлений. Было выделено четырнадцать основополагающих и первостепенных критериев к внедряемой корпоративной информационной системе. Требования выдвинуты к функциональности системы, к обеспечению безопасности, к вендору-поставщику системы, к техническим характеристикам ситсемы.
.2. Уточнение требований с помощью прототипов. Например, прототип ИС SAP B1 представлен триал-версией продукта на официальном сайте вендора. Триал-версия предоставляется по требованию потенциального заказчика вендором САП СНГ. Триал-версия позволяет реализовать полную функциональность системы, совпадающую с полной версией продукта, на срок 3 месяца, на бесплатной основе. На период пробного использования заказчику не доступна техническая поддержка, таким образом, возникающие технические вопросы возможно решить с помощью форума SAP B1 и своими силами.
.3. Проверка требований на непротиворечивость друг другу. Требования к программному продукту, выдвинутые руководством фирмы, не протеворечат друг другу, структурированы и последовательны, полностью совпадают с возможностями SAP B1.
7. Предложения и рекомендации по результатам проведённого обследования. Рекомендовано внедрять информационную систему SAP B1 на предприятии ООО «Пермтехпром», осуществить интеграцию с 1С «Склад» и 1С «Бухгалтерия».