Кассовый журнал по приходу 0401704 и кассовый журнал по расходу 0401705 (далее - кассовые журналы) ведутся на бумажном носителе или в электронном виде на основании приходных кассовых документов или расходных кассовых документов, оформленных на бумажном носителе или сформированных в электронном виде, при осуществлении кредитной организацией кассовых операций в соответствии с Положением Банка России от 24 апреля 2008 года N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации». Внесение записей в кассовые журналы осуществляется только после проверки и подписания бухгалтерскими работниками кассовых документов [39].
В кассовых журналах указываются номера счетов, по которым совершаются кассовые операции, номера кассовых документов, их суммы, шифры документов в соответствии с Положением Банка России от 16 июля 2012 года N 385-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации». Кассовые журналы по приходу 0401704 ведутся бухгалтерскими работниками, на которых возложены обязанности по приему кассовых документов при совершении кассовых приходных операций. Кассовый журнал по расходу 0401705 ведется бухгалтерским работником, на которого возложены обязанности контролера при совершении кассовых расходных операций.
Кассовые журналы ведутся с соблюдением порядка оформления, установленного настоящим Указанием, а также процедур сверки их данных и данных бухгалтерского учета, предусмотренных Положением Банка России N 318-П. Исправление ошибочных записей в кассовых журналах осуществляется путем зачеркивания неправильной записи и внесением правильной. Запись, подлежащая исправлению как ошибочная, вычеркивается. При ведении кассового журнала в электронном виде ошибочная запись, подлежащая исправлению, может быть выделена любым способом, позволяющим однозначно идентифицировать ее как недействительную. Кассовые журналы должны быть оформлены на бумажном носителе и при этом не должны превышать формата A4. В случаях, когда информация о кассовых документах не может быть размещена на одном листе формата A4, применяется многостраничная форма кассовых журналов. При осуществлении кассовых операций с наличной иностранной валютой кассовые журналы ведутся по формам приложений 1 и 4 к настоящему Указанию, отдельно по каждому наименованию наличной иностранной валюты. При этом в поле «Сумма» указывается сумма наличной иностранной валюты. При ведении кассовых журналов в электронном виде сверка их итоговых данных с данными, указанными в справках, осуществляется с использованием автоматизированных систем контроля кассовых операций с выдачей на бумажном носителе информационного сообщения о результатах проведенной сверки, которое затем помещается в сшив бухгалтерских документов за день. Кассовые журналы, сформированные в электронном виде, после сверки со справками подписываются бухгалтерскими и кассовыми работниками с использованием аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей и иных средств, подтверждающих их полномочия. Кассовые журналы, оформленные на бумажном носителе, по завершении операционного дня помещаются в сшив бухгалтерских документов [39].
Банком России установлены определенные требования к тому, какая именно кассовая техника и банковское оборудование должны применяться банками и каким образом должно быть оборудовано рабочее место кассира. Для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с п. 2.8. Положения № 318-П кассовые работники должны быть снабжены нижеследующим банковским оборудованием: металлическими шкафами и сейфами; тележками закрытого типа; столами, имеющими индивидуальные секреты замков; другими устройствами, предназначенными для хранения наличных денег в течение рабочего дня; именными и другими штампами, печатями; пломбами, устройствами для опломбирования, клише. На эффективное выполнение банками функции по выявлению поддельных (неплатежных) денежных знаков направлены нижеследующие требования, предъявляемые Банком России: [40].
1) рабочее место кассира оборудуется техническими средствами контроля подлинности денежных знаков (п.15.1. Положения № 318-П): увеличительное стекло (с увеличением не менее 10 крат); прибор контроля подлинности банкнот в отраженном и проходящем свете; источник ультрафиолетового света; линейка измерительная; прибор для визуального контроля меток, обнаруживаемых в инфракрасных лучах.
2) выдаваемые банком своим клиентам банкноты Банка России должны быть обязательно обработаны с использованием счетно-сортировальных машин с функцией распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России. Указанные машиночитаемые защитные признаки банкнот, определены Указанием ЦБ от 06.10.2008 № 2087-У. Это: соответствие видимого изображения банкноты официальному описанию, представленному на сайте Центрального банка, проверяемое на обеих сторонах банкноты; соответствие изображения банкноты, видимого в инфракрасном диапазоне спектра (800 - 1000 нм), официальному описанию, представленному на сайте Центрального банка, проверяемое на лицевой стороне по всей площади банкноты либо по двум и более полосам вдоль длинной или короткой сторон банкноты (допускается проверка этого изображения на просвет); наличие магнитотвердых свойств у серии и номера, напечатанных зеленой краской; соответствие люминесценции элементов изображения банкноты под воздействием ультрафиолетового излучения с длиной волны 360 - 380 нм официальному описанию, представленному на сайте Центрального банка; отсутствие фонового свечения бумаги банкноты под воздействием ультрафиолетового излучения с длиной волны 360 - 380 нм; наличие зеленой люминесценции элемента изображения серого цвета под воздействием инфракрасного облучения [40].
3) применяемые банком при осуществлении кассовых операций с
наличными деньгами кассовая техника и банковское оборудование, конструкция которых предусматривает полистное вложение наличных денег клиентом (банкоматы, платежные терминалы, автоматические сейфы и т.д.), должны быть оснащены детекторами для проверки подлинности банкнот Банка России.
4) кассовая техника, удовлетворяющая вышеперечисленным требованиям, проходит тестирование в Банке России и рекомендуется им к применению банками. Информация о таких технических средствах размещается на официальном сайте Центрального банка.
Основное банковское оборудование и кассовая техника, используемая банками.
Банкомат - это программно-аппаратный комплекс для выдачи наличных денег с использованием банковской карты. Варианты - банкоматы с функцией «cash in», т.е. с функцией приема денежных средств в оплату услуг или пополнения карточных счетов.
Платежный терминал - это автоматическое устройство, с функцией приема наличных денег для оплаты товаров/услуг от физических лиц в режиме самообслуживания.
POS - терминал - это автоматическое устройство, предназначанное для проведения операций с банковскими картами (магнитными, миктропроцессорными).
Устанавливается, как правило, в торгово -сервисных организациях для целей эквайринга, а также в пунктах выдачи наличных по катрам [39].
Импринтер - прибор, позволяющий скопировать на специальном бланке (слипе) информацию о карте, по которой проводят оплату (товара/услуги) через данный импринтер, а также о торговой точке, где он установлен. Через импринтер возможна оплата только эмбоссированной банковской картой, т.е. картой, на которой информация «выбита» рельефом.
Электронный кассир - это автоматическое оборудование для выдачи наличных денег. Устанавливается на рабочих местах кассиров, операционистов, значительно упрощая и ускоряя процесс обслуживания клиентов. Для выдачи наличных кассиру/операционисту достаточно ввести нужное значение суммы в компьютер. Вариант - Электронный кассир с функцией рециркуляции, т.е., с функцией автоматизированного приема, сортировки, проверки на подлинность, хранения и выдачи наличных денег.
Сортировщик банкнот (Счетно-сортировальная машина) - многофункциональное устройство для обработки денежной наличности (банкнот). Счетно-сортировальные машины в зависимости от модификации и типа могут выполнять одну или несколько функций:
1) пересчет банкнот;
2) проверка машиночитаемых признаков подлинности банкнот;
3) сортировка банкнот по номиналу;
4) сортировка подозрительных и ветхих банкнот и др.
Счетчик/сортировщик монет - многофункциональное устройство для обработки (пересчет, сортировка) денежной наличности (монет).
Детектор валют - аппарат для определения подлинности денежных купюр. Детекторы валют различаются количеством детекций на подлинность.
Упаковщик банкнот - оборудование для упаковки денежной наличности. Бывают следующих видов:
1) ваккуумные - упаковка банкнот в полиэтиленовые пакеты с откачкой воздуха;
2) безвакуумные - упаковка банкнот в полиэтиленовые пакеты без откачки воздуха;
3) ленточные - обандероливание бумажной термолентой или пластиковой лентой.
Дозиметр - прибор для радиационного контроля денежных знаков в соответствии с Инструкцией № 131-И. [40].
Отчетность кассовых работников банка.
По окончании операций с наличными деньгами и другими ценностями кассовые работники сдают заведующему кассой имеющуюся у них денежную наличность вместе с кассовыми документами и справками.
Заведующий кассой, приняв деньги, справки и документы от кассовых работников, проверяет:
1) заверены ли операционными работниками суммы кассовых оборотов, указанные в справках о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и справках о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет;
2) правильно ли выведены в справках остатки денег с учетом записей в своей книге учета принятых и выданных денег;
3) соответствуют ли количество и сумма сданных кассовыми работниками документов данным справок.
Сверяет соответствие суммы денег, принятой от кассовых работников, данным справок, распечаток банкоматов, контрольных ведомостей по пересчету денежной наличности, журнала учета .принятых сумок с ценностями. Справки о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью и журнал учета принятых сумок с ценностями, контрольные ведомости по пересчету денежной наличности передаются главному бухгалтеру, который проверяет полноту поступлений денег в операционную кассу и подписывает справку о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью. Заведующий кассой по данным справок о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов, о принятых вечерней кассой сумках с ценностями, о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет, приходных и расходных кассовых ордеров составляет сводную справку о кассовых оборотах. Сверка ее итогов с данными бухгалтерского учета оформляется подписью главного бухгалтера на сводной справке о кассовых оборотах, которая вместе с отчетными справками кассовых работников, журналом учета принятых сумок с ценностями, распечатками банкомата, приходными и расходными кассовыми ордерами и документами клиентов помещается в кассовые документы.
В случае расхождения между остатком денег в операционной кассе и данными бухгалтерского учета заведующий кассой немедленно ставит об этом в известность руководителя и главного бухгалтера. После выявления причин расхождения и подтверждения излишка или недостачи денег в кассе об этом составляется акт. По окончании операционного дня заведующий кассой передает кассовые документы вместе с приложениями для формирования и брошюровки одному из кассовых работников.
При формировании кассовые документы подбираются по балансовым счетам (в порядке возрастающей нумерации) отдельно по приходу и расходу операционной кассы. Мемориальные документы подбираются по номерам внебалансовых счетов - сначала приходные, затем расходные.
Кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки за каждый день. На лицевой стороне папки документов ставится штамп или наклеивается ярлык. После сверки суммы кассовых документов с книгой учета денежной наличности и других ценностей надпись на лицевой стороне папки заверяется кассовым работником, формировавшим ее, и заведующим кассой. Для составления отчета о кассовых оборотах работниками бухгалтерии ежедневно заполняется «Ведомость учета кассовых оборотов» по данным кассовых журналов по приходу и расходу в разрезе символов отчета. В конце последнего дня месяца для составления отчета 202 в ведомости выводятся итоги кассовых оборотов за месяц по каждому символу прихода и расхода. При этом ежедневные остатки кассы не суммируются. Отчет о кассовых оборотах по форме № 202, составленный по данным ведомости, отсылается в ЦБ России по телеграфу. Кассовые документы, срок хранения которых превышает пять лет, брошюруются в отдельные папки, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делается отметка. Не позднее следующего дня итоги документов должны быть сверены главным бухгалтером банка с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью. Кассовые документы за последние двенадцать месяцев хранятся под ответственностью заведующего кассой в хранилище ценностей [41].
Порядок заключения операций кассы, формирование документов.
По окончании операций с наличными деньгами и другими ценностями кассовый работник сдает заведующему кассой имеющуюся у них денежную наличность вместе с кассовыми документами, актами и справками. Заведующий кассой, приняв деньги, акты, справки и документы от кассовых работников, проверяет: заверены ли бухгалтерскими работниками суммы кассовых оборотов, указанные в справках о суммах принятой и выданной денежной наличности; правильно ли выделены в справках остатки денег с учетом записей в своей книге учета принятых и выданных денег (ценностей); соответствует ли количество и сумма сданных кассовыми работниками документов данным справок. Сверяет соответствие суммы денег, принятой от кассовых работников, данным справкам, распечаток банкоматов, реестров, актов, контрольных ведомостей по пересчету денежной наличности, журнал учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок и расписывает на справках, в журнале и контрольных ведомостях. Бухгалтерскому работнику передают акты приходных (расходных) кассовых ордеров на выявление излишки (недостачи) денежной наличности. Заведующий кассой с учетом данных сводной справки о кассовых оборотах выводит в книге (книгах) учета денежной наличности и других ценностей остатки денежной наличности и других ценностей в хранилище ценностей на начало следующего дня.