Прием кассовым работником вечерней кассы сумок с денежной наличностью и другими ценностями от инкассаторов производится в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов.
Инкассатор предъявляет операционному работнику вечерней кассы вторые экземпляры препроводительных ведомостей - накладные к сумкам, явочные карточки и служебные удостоверения. Операционный работник проверяет соответствие записей в накладных и явочных карточках, регистрирует подлежащие приему от инкассаторов сумки в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок. Журнал оформляется в двух экземплярах.
В журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок указываются обнаруженные при приеме исправления в явочных карточках без соответствующих оговорок, расхождения записей в явочных карточках с накладными [35].
После этого операционный работник проверяет соответствие количества сдаваемых сумок в кассу данным справки о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках и возвращает явочные карточки инкассаторам.
При предъявлении инкассаторами в вечернюю кассу дефектных сумок с денежной наличностью или другими ценностями - отрыв пломбы от шпагата, повреждение сумки или замка - при несоответствии в накладной сумм, проставленных цифрами и прописью, а также в случае расхождения сумм, указанных в накладной и в явочной карточке, кассовый работник в присутствии операционного работника и инкассаторов, предъявивших такие сумки, вскрывает их и пересчитывает находящиеся в них деньги и ценности.
Во всех случаях приема дефектной сумки о результатах пересчета находящихся в ней денег и ценностей составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме и пересчете денег и ценностей. Первый экземпляр акта остается в кассовых документах, второй - направляется организации, сдавшей деньги инкассаторам, третий - подразделению инкассации.
Об общем количестве принятых вечерней кассой сумок с денежной наличностью составляется справка.
Кассовый и операционный работники производят подсчет количества принятых от инкассаторов сумок, сверяют их с количеством, указанным в справке о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью и порожних сумках, и вкладывают в сейф. Документы, на основании которых производился прием сумок, хранятся вместе с денежной наличностью и другими ценностями. Сейф закрывается кассовым и операционным работниками и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану. Утром следующего дня кассовый и операционный работники сдают сумки с денежной наличностью и накладные к ним в кассу пересчета. По усмотрению руководителя передача ценностей из вечерней кассы в операционную кассу может быть организована без явки работников вечерней кассы [35].
Один комплект ключей от сейфа закрепляется за кассовым и операционным работниками вечерней кассы, второй - за руководителем и заведующим кассой. Запасной ключ от шкафа, где кассовый работник вечерней кассы хранит контрольный журнал приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей, закрепляется за заведующим кассой. Сейф сдается под охрану. Сумки с денежной наличностью, сопроводительные документы к ним сдаются кассовым и операционным работниками вечерней кассы контролирующему работнику кассы пересчета либо заведующему кассой под расписку в справке о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью.
Сумки с денежной наличностью, доставленные после закрытия вечерней кассы, хранятся в специально выделенных сейфах под ответственностью инкассаторов, доставивших сумки [35].
Порядок сдачи денежной наличности и подкрепления кассы.
Кредитные организации и их филиалы на основании заключенных договоров производят сдачу излишней денежной наличности и при необходимости получают денежные средства для подкрепления операционных касс в расчетно-кассовых подразделениях Банка России, в которых открыты их корреспондентские счета (корреспондентские субсчета).
Доставка денежной наличности в расчетно-кассовое подразделение Банка России отражается через балансовый счет 20209 «Денежные средства в пути», на котором числится до получения выписки с корреспондентского счета (корреспондентского субчета) кредитной организации в Банке России.
При необходимости подкрепления кассы кредитной организации наличными денежными средствами кредитная организация производит депонирование необходимой суммы денежных средств со своего корреспондентского счета (корреспондентского субсчета) в расчетно-кассовом подразделении Банка России [36].
Кредитные организации могут сдавать денежную наличность в кассу других кредитных организаций для зачисления на свои корреспондентские счета, открытые в этих кредитных организациях, а также получать с указанных счетов денежную наличность для подкрепления операционной кассы на основании договоров, заключенных с этими кредитными организациями. Прием денежной наличности кредитными организациями в этом случае производится по объявлению на взнос наличными, а выдача - по денежному чеку в порядке, установленном для клиентов - юридических лиц.
Для подкрепления денежной наличностью филиалов, не имеющих корреспондентских субсчетов в расчетно - кассовом подразделении Банка России, и отдаленных дополнительных офисов кредитные организации могут открыть счета в расчетно-кассовых подразделениях Банка России, на территории которых находятся филиалы и дополнительные офисы.
В расчетно - кассовое подразделение Банка России представляется карточка с образцами подписей должностных лиц филиала или дополнительного офиса, которым предоставлено право подписывать расчетно-денежные документы от имени кредитной организации, и оттиском печати.
Для учета средств, перечисляемых в расчетно - кассовое подразделение Банка России, в кредитной организации открывается счет 30210 «Счета кредитных организаций по кассовому обслуживанию филиалов».
Излишки денежной наличности в дополнительном офисе кредитная организации в соответствии с порядком, предусмотренном в договоре с расчетно - кассовым подразделением Банка России, может инкассировать в это расчетно-кассовое подразделение Банка России.
После поступления средств на корреспондентский счет кредитной организации (90% перечисляются расчетно - кассовым подразделением Банка России в день приема денежной наличности от дополнительного офиса кредитной организации, 10% - после окончания пересчета, но не позднее следующего операционного дня после приема денежной наличности в расчетно-кассовое подразделение.
Перечисление средств для подкрепления операционной кассы филиала кредитной организации может производиться кредитной организацией со своего корреспондентского счета с предварительным списанием средств филиала со счета межфилиальных расчетов филиала или за счет собственных средств с корреспондентского счета с последующим (после получения филиалом наличных денежных средств) списанием средств со счета межфилиальных расчетов [36].
Порядок упаковки банкнот и монет.
Банкноты и монеты Банка России:
1) раскладываются по номиналам, по ориентации (в одном направлении);
2) сортируются на годные и ветхие.
Сортировка на ветхость должна производиться на счетно-сортировальных машинах (п. 2.11. Положения 318-П). При проверках ЦБ этому уделяется большое внимание. Ветхие банкноты Банка России клиентам не выдаются, а сдаются в учреждения Банка России.
Затем денежная наличность формируется, упаковывается и закладывается в хранилище ценностей Банка.
Для упаковки денежной наличности кассир снабжается личными:
1) пломбиром - для опломбирования мешков с монетой, инкассаторских сумок (баулов), кассет, а также дверей хранилища ценностей;
2) клише - для упаковки бумажных денег и ценностей в полиэтиленовый рукав;
3) самонаборным штампом (Trodat) - для проставления необходимых реквизитов на бандеролях и накладках с наличными деньгами - штампов.
Формирование и упаковка банкнот Банка России.
Сначала рассортированные банкноты Банка России формируются в КОРЕШКИ. (п. 14.2. Положения 318-П):
1) полный корешок - это 100 листов одного номинала;
2) неполный корешок - это менее 100 листов одного номинала.
Полные и неполные корешки в зависимости от способа упаковки денежной наличности обандероливаются:
1) кольцевой поперечной бандеролью - при упаковке в дальнейшем в полиэтиленовый рукав;
2) крестообразно - при обвязке в дальнейшем шпагатом на четыре глухих узла (сейчас этот способ практически не используется, т.к. все кредитные организации обеспечивают кассы вакуумными или безвакуумными упаковщиками для упаковки в полиэтиленовый рукав) [37].
Затем из полных и неполных корешков формируются ПАЧКИ: полные, неполные, неполно-сборные, сборные. (п. 14.3. Положения 318-П).
1) полная пачка банкнот - 10 полных корешков одного номинала (1000 листов).
2) неполная пачка банкнот - менее 10 полных корешков одного номинала (менее 1000 листов)
3) каждая полная и неполная пачка банкнот снабжается верхней и нижней накладками из картона. На верхней накладке полной, неполной пачки проставляются реквизиты.
4) неполно-сборная пачка банкнот полные и неполные корешки банкнот одного номинала/один неполный корешок одного номинала (не более 1000 листов) (п. 14.4 Положения 318-П) - в работе практически не используются.
5) сборные пачки банкнот снабжаются верхней и нижней накладками из картона.сборная пачка банкнот - полные и неполные корешки разных номиналов (не более 1000 листов).
Все виды пачек банкнот упаковываются в полиэтиленовый рукав с проставлением оттиска клише кассира или обвязываются шпагатом на четыре глухих узла и опломбируются пломбиром.
При перевозке больших объемов денежной наличности полные пачки и корешки банкнот Банка России могут упаковываться в специальные кассеты.
Упаковка монет Банка России.
Монеты Банка России так же, как и банкноты, рассортировываются по номиналам и формируются в полные и неполные мешки без наружных швов.
На ярлыках полных и неполных мешков с монетой проставляются реквизиты. Монеты Банка России разных номиналов упаковываются в сборные мешки весом не более 7 кг. На ярлыках сборных мешков проставляются реквизиты. Мешок с монетой обвязывается шпагатом с прошивкой через середину мешка, к нему прикрепляется ярлык, затем мешок снабжается пломбой. Монета Банка России может формироваться предварительно в пакеты или тюбики [37].
Максимальная сумма вложения монеты Банка России в пакет, тюбик определяется заведующим кассой. На пакетах или тюбиках проставляются количество и номинал монеты Банка России, сумма цифрами: 50 монет по 10 рублей / 500 рублей.
На бандеролях корешков и верхних накладках пачек банкнот с ветхими банкнотами Банка России проставляется надпись «Ветхие», на ярлыках к мешкам с дефектной монетой Банка России - надпись «Дефектные». Формирование и упаковка наличной иностранной валюты.
Наличная иностранная валюта формируется и упаковывается так же, как и банкноты Банка России: по корешкам и пачкам.
На верхних накладках пачек банкнот проставляются следующие реквизиты: полное фирменное (сокращенное фирменное) наименование уполномоченного банка или полное (сокращенное) наименование филиала или наименование и (или) номер ВСП (при наличии); наименование наличной иностранной валюты; номинал и количество банкнот; сумма цифрами и прописью; дата упаковки; фамилия, инициалы и подпись кассового работника; иные реквизиты, необходимые уполномоченному банку [37].
При проверке правильности оформления кассовых операций по поступлениям наличных денег нужно иметь в виду: основанием для приема наличных денег в приходную кассу служат только два вида приходных кассовых документов: объявление и приходный кассовый ордер.
Проверку следует проводить путем анализа первичных кассовых документов (объявления на взнос наличными, кассовых ордеров), которые должны храниться в специальных папках подшитыми по каждому операционному дню. Осуществляя проверку кассовых документов, следует обращать внимание на соблюдение установленных правил заполнения кассовых документов, наличие всех необходимых реквизитов и подписей, соответствие указанных в документах сумм цифрами и прописью, на случаи подчисток.
Проверяющий должен выборочно выписать суммы и номера счетов получателей наличных денег по нескольким объявлениям и затем в бухгалтерии сверить их с выписками по лицевым счетам. Таким образом проверяется своевременность зачисления денежной наличности на счета клиентов. Следует проверить, имеются ли подписи ответственных исполнителей на справках кассиров приходных касс об общей сумме принятых денег, составляемых по окончании операционного дня. Суммы, отраженные в справках, сопоставляются с записями в приходных кассовых журналах [38].
При проверке правильности организации и оформления кассовых операций по выдаче наличных денег следует обратить внимание на следующее: кассиры расходных касс получают необходимую для их операций сумму наличных денег из денежного хранилища под отчет. Поэтому следует проверить, ведется ли в банке книга регистрации сумм, выданных под отчет, правильно ли отражаются в ней выдаваемые суммы, соответствуют ли суммы прописью суммам в цифровом выражении, имеются ли в книге подписи кассиров и заведующего кассой. В организации кассовых операций по выдаче наличных денег кроме кассира и ответственного исполнителя принимает участие третье лицо - контролер. Следует проверить, имеется ли такой контролер в банке, не совмещает ли он обязанности контролера с другими обязанностями (заведующего кассой, кассира, ответственного исполнителя). Устанавливается, где расположено рабочее место контролера (оно должно находиться по возможности в непосредственной близости от кассы). Проверяется правильность ведения контролером расходного кассового журнала. Следует обратить внимание на то, имеются ли у контролера и у ответственного исполнителя образцы подписей и оттисков печатей клиентов. Главным расходным кассовым документом является денежный чек. Экземпляры денежных чеков и других расходных документов, подшитые за каждый день, должны храниться в помещении расходной кассы банка. В банке должен осуществляться строгий контроль и учет за выдачей денежных чеков. Выдача книжек денежных чеков производится только по письменным заявлениям владельцев счетов. Проверяется наличие таких заявлений и правильность их оформления. Заявления клиентов на выдачу чековых книжек хранятся в помещении кассы при расходных кассовых ордерах, составляемых на общее количество выданных за день книжек. Кроме того, проверяется, отмечены ли номера выданных чековых книжек в карточках с образцами подписей и оттисками печатей клиентов, находящихся у ответственных исполнителей и у контролера, а также вычеркиваются ли в этих карточках номера погашенных денежных чеков. В процессе дальнейшей проверки проводится анализ банковских документов. Рассматриваются денежные чеки и расходные кассовые ордера. Для проверки соблюдения предельного остатка наличных денег в операционной кассе следует сопоставить его с фактическими остатками за каждый день (взятыми из кассовой книги), исключая дни массовой выдачи заработной платы [38].