5) прежде всего, заполняется поле «Получатель». Если средства списываются на счет физического лица, то необходимо указать все его инициалы, номер счета по вкладу (на который будут списаны денежные средства).
Следующим заполняется поле «Назначение платежа». В нем указывается четкое изложение содержание выполняемой операции (списание с одного счета для зачисления на другой счет, списание со счета с его последующим закрытием и др.). Если операция по вкладу совершается в иностранной валюте, то в данном поле еще нужно указать цифрами сумму в иностранном номинале и буквенный код валюты.
Следующим идет поле, которое может иметь несколько названий: «подпись получателя ценностей» или «подпись клиента». Сюда заносятся паспортные данные вкладчика, и ставится его подпись. В поле «Подписи» свою подпись ставит контролер.
Главное отличие банковского и мемориального ордера заключается в том, что банковский ордер является выпиской на взносы и выдачу наличных средств со счета карты, а мемориальный ордер представляет собой документ о проведении безналичных операций [22].
Платежный ордер - документ, который используется для проведения банком частичного платежа по платежному поручению клиента.
Заполняется платежный ордер уполномоченным сотрудником банка так же, как и платежное поручение, только в назначении платежа обязательно отмечается, что платеж частичный.
Во всех копиях платeжного ордера в графе «Отметки банка» проставляется штамп банка, подпись ответственного лица и дата. В платeжном поручении, по которому производится частичная оплата, на лицевой стороне в правом верхнем углу делается пометка «Частичная оплата», далее ставится подпись лица, составившего платeжный ордер и контролирующего оплату, а на обороте записываются порядковый номер платежа, номер платежного ордера, его дата, сумма проведeнного платежа, остаток, и также ставится подпись ответственного лица. После проведения частичной оплаты первый экземпляр платежного ордера относится к документам дня банка, а последний - прилагается к выписке из лицевого счета плательщика. Когда оплата проведена полностью, первая копия платежного ордера, по которому был произведен последний частичный платeж, вместе с первым экземпляром платeжного поручения относится к документам дня банка. Остальные копии платежного поручения, вместе с последним экземпляром платeжного ордера, который прилагается к выписке из лицевого счета, выдаются клиенту [23].
Порядок введения картотек.
Банками ведутся картотека по внебалансовому счету № 90901 «Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты» и картотека по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок», то есть картотека № 1 и картотека № 2 соответственно.
Картотеки представляют собой совокупность расчетных документов, которые хранятся в банке по месту открытия счета плательщика и находятся на контроле:
1) в связи с отсутствием средств на счете клиента;
2) ожидающие акцепта плательщика;
3) ожидающие проведения операций в установленных законодательством случаях.
Картотеки ведутся только к счетам юридических лиц. Согласно пункту 1.1.3 Положения Банка России от 01.04.2003 № 222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации» картотеки к текущим счетам физических лиц не ведутся.
При помещении платежных поручений в картотеку № 2 операционный работник банка на лицевой стороне в правом верхнем углу всех экземпляров платежного поручения проставляет отметку в произвольной форме о помещении документа в картотеку с указанием даты. Оплата платежных поручений производится по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством. Следует иметь в виду, что главным при оплате документов из картотеки № 2 является очередность, а не дата помещения документа в картотеку. Оплата платежных поручений из картотеки № 2 производится не позднее дня, следующего за днем поступления денежных средств на расчетный счет клиента.
Картотека № 1 - это картотека расчетных документов, ожидающих акцепта либо разрешения на проведение операций в установленном законодательством РФ случаях (т.е. картотека по внебалансовому счету № 90901). При получении платежного требования, оплачиваемого с акцептом плательщика, где в поле «Условие оплаты» получатель средств проставляет «с акцептом», операционный работник банка проверяет правильность оформления платежного требования, регистрирует его в журнале регистрации (образец см. выше), оформляет платежное требование в соответствии с правилами и помещает их в картотеку № 1. Операционный работник должен проверить правильность указания срока для акцепта платежных требований.
Картотека № 1 ведется также в случаях, когда расчетные документы ожидают разрешения на проведение операций в установленных законодательством случаях. При получении решения (постановления) соответствующих уполномоченных государственных органов РФ о приостановлении проведения операций по банковским счетам клиента или наложения ареста на денежные средства плательщика банк обязан выполнить эти распоряжения [24].
Порядок выдачи денежных чековых книжек и их учет.
Кредитная организация утверждает правила документооборота по выдаче (продаже) денежных чековых книжек клиентам.
Выдача денежной чековой книжки осуществляется на основании заявления клиента. Заявление представляется в одном экземпляре бухгалтерскому работнику.
Выдаваемые денежные чековые книжки, оформленные бухгалтерским работником кредитной организации, должны содержать штамп кредитной организации, выдающей денежные чековые книжки, с указанием на каждом денежном чеке номера банковского счета клиента, с которого будут выдаваться наличные денежные средства по денежному чеку.
Заготовленные к выдаче денежные чековые книжки, не полученные клиентом в течение 30 календарных дней, погашаются с отметкой на заявлении клиента за подписями руководителя, главного бухгалтера и зав.кассой учреждения банка путем клинообразной вырезки части бланка, предназначенной для подписей. Номера погашенных чековых книжек вычеркиваются из карточки с образцами подписей и печати [25].
Чековые книжки с неиспользованными денежными чеками по закрываемым счетам, а также по счетам, передаваемым в другие банки, принимать от клиентов имеет право только главный бухгалтер (его заместитель) или начальник отдела бухгалтерской службы, который должен погасить каждый принятый неиспользованный денежный чек путем вырезания из него части, предназначенной для подписи. После этого неиспользованные денежные чеки передаются соответствующему бухгалтерскому работнику, который помещает их в бухгалтерские документы дня на дату закрытия банковского счета [25].
Выписка с лицевого счета клиента.
Выписка с лицевого счета клиента- это вид документа, который выдается банковским учреждением. В этом документе содержится информация о тех финансовых операциях, которые совершались по конкретному счету [26].
Рисунок 2. Порядок выдачи денежной чековой книжки
кредитный расчетный денежный банк
Реквизиты содержащиеся в выписке с лицевого счета:
1) номер счета, состоящий из двадцати цифр;
2) дата, когда была произведена прошлая выписка, кроме этого в документ должен содержать информацию о текущем состоянии счета;
3) реквизиты тех актов, на основании которых были произведены финансовые операции;
4) назначение осуществленных платежей;
5) счета контрагентов, от которых финансы поступали, или которым они передавались;
6) остаток средств, а также размер кредита и дебита.
Получить выписку с лицевого счета в банковском учреждении может только определенное лицо или круг лиц, которые были утверждены руководством организации.
Для того чтобы получать выписки из лицевых счетов клиентов банка необходимо действовать следующим образом. Необходимо обратиться в банк, в котором у клиента открыт какой-либо лицевой счет. При себе нужно иметь кроме удостоверения личности и документ, который подтвердит наличие лицевого счета. Таким документом может быть и пластиковая карта. Сотрудник финансового учреждения распечатает квитанцию, которая содержит информацию о состоянии счета.
Лицевые счета печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр должен быть передан в бухгалтерию, а второй экземпляр будет предназначен для передачи клиенту в качестве выписки [26].
Порядок приема наличных средств.
В кредитной организации, ВСП (за исключением обменного пункта) прием наличных денег кассовым работником от организаций для зачисления (перечисления) на их банковские счета, открытые в соответствии с инструкцией Банка России от 14 сентября 2006 года N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 18 октября 2006 года N 8388 («Вестник Банка России» от 25 октября 2006 года N 57) (далее - Инструкция Банка России N 28-И), в этой или иной кредитной организации осуществляется по объявлениям на взнос наличными 0402001.
При приеме наличных денег кассовым работником от коммерческой организации, не являющейся кредитной организацией, наряду с объявлением на взнос наличными 0402001 указанной организацией представляется реестр проведенных операций, предусмотренный нормативным актом Банка России, регламентирующим порядок ведения кассовых операций на территории Российской Федерации. При этом сумма, указанная в объявлении на взнос наличными 0402001, должна соответствовать отраженной в реестре проведенных операций общей сумме наличных денег, принятых коммерческой организацией, не являющейся кредитной организацией.
Прием наличных денег кассовым работником от физических лиц для зачисления на банковские счета, счета по вкладам (депозитам), для осуществления операции по переводу на территории Российской Федерации денежных средств по поручению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП, в том числе для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей, осуществляется по приходным кассовым ордерам 0402008.
Прием наличных денег для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей кассовым работником может осуществляться с оформлением реестра платежей, в котором указываются полное фирменное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации (далее - фирменное наименование кредитной организации) (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала; фирменное наименование кредитной организации и наименование ВСП; фирменное наименование кредитной организации, наименования филиала и ВСП), дата составления реестра, вид операции, сумма принятых наличных денег, фамилия, инициалы кассового работника, а также проставляется подпись кассового работника. В этом случае приходные кассовые ордера 0402008 оформляются на итоговые суммы принятых наличных денег по видам платежей [27].
Приходный кассовый документ составляется клиентом или бухгалтерским работником кредитной организации, ВСП.
После соответствующей проверки и оформления бухгалтерским работником приходный кассовый документ передается кассовому работнику.
Кассовый работник проверяет в приходном кассовом документе наличие подписи бухгалтерского работника и ее соответствие имеющемуся образцу, наличие подписи клиента, сверяет соответствие сумм наличных денег цифрами и прописью и принимает наличные деньги.
Наличные деньги от клиентов принимаются полистным, поштучным пересчетом.
Наличные деньги принимаются кассовым работником таким образом, чтобы клиент мог наблюдать за действиями указанного работника.
После приема наличных денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в приходном кассовом документе, с суммой наличных денег, оказавшихся при приеме, и при их соответствии подписывает все экземпляры приходного кассового документа.
При приеме наличных денег от организации квитанция 0402001 с проставленным оттиском штампа кассы выдается организации для подтверждения приема наличных денег, ордер 0402001 передается бухгалтерскому работнику [27].
Прием наличных денег от клиентов производится по объявлению о взносе наличными и только с зачислением сумм на его расчетный (текущий) счет, состоящего из трех частей, то есть объявления, квитанции и ордера.
Процедура взноса наличных денег. Оформленное объявление о взносе наличными подлежит обязательной проверке операционным работником. Сумма денег, указанная в документе регистрируется в кассовом журнале по приходу, затем объявление передается в кассу. Кассир приходной кассы в свою очередь проверяет подлинность подписи операциониста, соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает носителя денег и принимает от него банкноты.