Лицевые счета в кредитной организации ведутся в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных программным путем с использованием средств вычислительной техники.
Открытые счета клиентам регистрируются в «Книге регистрации открытых счетов». В «Книге регистрации открытых счетов» для каждого номера и наименования счета второго порядка открываются отдельные страницы, которые пронумеровываются, прошнуровываются и опечатываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя и хранится у главного бухгалтера в месте, обеспечивающем ее сохранность от несанкционированного доступа третьих лиц.
Счета физических лиц по вкладам (депозитам) открываются с соблюдением положений Гражданского кодекса Российской Федерации (гл. 44). Открытые физическим лицам счета по вкладам (депозитам) отражаются в «Книге регистрации открытых счетов» на общих основаниях.
Если законодательством Российской Федерации не предусмотрено сообщать налоговым органам об открытии счета, то в «Книге регистрации счетов» в графе «Дата сообщения налоговым органам об открытии счета» делается надпись «не требуется» [18].
Лицевые счета, открываемые для учета имущества, расчетов, участия, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п., в обязательном порядке регистрируются в «Книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям». Кредитная организация может вести «Книгу регистрации лицевых счетов» в электронном виде с обязательным подписанием ее аналогами собственноручной подписи главного бухгалтера или его заместителя и обеспечением мер защиты информации от несанкционированного доступа. В этом случае обязательным является ежедневная распечатка отдельных ведомостей вновь открытых и закрытых счетов, которые подшиваются в отдельное дело и хранятся у главного бухгалтера или его заместителя.
На каждое первое число года, следующего за отчетным, а при необходимости - в другие сроки в течение года ведущаяся в электронном виде «Книга регистрации счетов» распечатывается (с учетом открытых и закрытых счетов за отчетный период). Отдельные листы «Книги регистрации счетов» сшиваются, пронумеровываются, скрепляются печатью и подписываются главным бухгалтером. Сформированная «Книга регистрации счетов» сверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов, прошнуровывается, опечатывается, подписывается главным бухгалтером или его заместителем и сдается в архив. «Книги регистрации счетов» имеют постоянный срок хранения.
При необходимости кредитная организация может вести несколько «Книг регистрации счетов» с обязательной сквозной нумерацией страниц по всем Книгам.
Внесение изменений в «Книгу регистрации счетов» может осуществляться только с разрешения главного бухгалтера кредитной организации или его заместителя.
При временной замене документов по действующим счетам клиентов документы принимаются главным бухгалтером или по его поручению заместителем главного бухгалтера, которые проверяют документы и заверяют их своей подписью .
В случае закрытия счета вместе с заявлением на закрытие счета клиент, получивший в кредитной организации чековые книжки, обязан возвратить в кредитную организацию чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками. В заявлении на закрытие счета должны быть указаны номера возвращаемых неиспользованных чеков. В заявлении на закрытие счета должны содержаться подтверждение остатка средств на счете на день закрытия и указание, куда перечислить остаток средств [18].
Формы безналичных расчетов и требований к заполнению и оформлению расчетно - денежных документов.
Платежное поручение - это распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. К лицам, не имеющим счета, по п. 2 ст. 863 ГК РФ применяются те же правила, что и к владельцам счета. Платежные поручения могут быть в бумажном и электронном виде (например, в системе клиент-банк). Обычно платежное поручение составляется в четырех экземплярах. Платежными поручениями может производиться перечисление денежных средств. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.
Аккредитив - условное денежное обязательство, принимаемое банком (банком-эмитентом) по поручению приказодателя (плательщика по аккредитиву). Аккредитивы используются как форма расчетов в торговой сделке, наряду с авансом, инкассо и открытым счетом (или оплатой по факту).
Чек - ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выписывания чеков, чекодержателем лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.
Чекодатель не вправе отозвать чек до истечения установленного срока для предъявления его к оплате.
Инкассопосредническая банковская операция по передаче денежных средств от плательщика к получателю через банк с зачислением этих средств на счет получателя. За выполнение инкассо банки взимают комиссионные.
Инкассо - банковская расчетная операция, посредством которой банк-экспортер по инкассовому поручению своего клиента получает на основании расчетных документов причитающиеся клиенту денежные средства от плательщика за отгруженные в адрес плательщика товарно-материальные ценности и оказанные услуги и зачисляет эти средства на счет клиента в банке .
Платежное требование - расчетный документ, содержащий требование получателя средств плательщику об уплате денежной суммы через банк. Платежное требование обычно применяется при расчетах за поставленные товары, оказанные услуги. Платежное требование выписывается получателем и направляется им напрямую в банк плательщика (минуя свой банк). Банк плательщика передает платежное требование плательщику для акцепта (выражения согласия оплатить платежное требование).
В течение установленного срока плательщик принимает решение об оплате, денежные средства перечисляются получателю. В случае отказа от акцепта платежное требование возвращается получателю без исполнения [19].
Расчетные документы на бумажном носителе заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета? за исключением чеков, которые заполняются ручками с пастой, чернилами черного или синего цвета (допускается заполнение чеков на пишущей машинке шрифтом черного цвета). Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного или синего цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть черного, синего или фиолетового цветов.
При заполнении расчетных документов не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их проставления. Значения реквизитов должны читаться без затруднения.
Подписи, печати и штампы должны проставляться в предназначенных для них полях бланков расчетных документов.
Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):
1) наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;
2) номер расчетного документа? число, месяц и год ??п выписки;
3) вид платежа;
4) наименование плательщика, номер ??п счета? идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
5) наименование и местонахождение банка плательщика, ??п банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
6) наименование получателя средств, номер ??п счета? идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
7) наименование и местонахождение банка получателя, ??п банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
8) назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается). Особенности указания назначения платежа применительно к отдельным видам расчетных документов регулируются соответствующими главами и пунктами Положения;
9) сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;
10) очередность платежа;
11) вид операции в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России и кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации;
12) подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях).
Поля «Плательщик», «Получатель», «Назначение платежа» в расчетных документах на перечисление платежей на счета по учету доходов и средств бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, взыскание недоимок по налогам и пеней, а также сумм налоговых санкций за нарушение налогового законодательства на основании решений судебных органов заполняются с учетом требований, установленных Министерством финансов РФ и Министерством РФ по налогам и сборам по согласованию с Банком России [20].
Проверка правильности и полноты оформления расчетно - денежных документов.
Операции по зачислению и списанию денежных средств со счетов в банке оформляют первичными документами, формы и порядок заполнения которых установлены инструктивными указаниями Центрального банка РФ. К таким документам относятся:
1) выписки банка с приложенными утвержденными банком формами расчетно-платежных документов;
2) первичные документы, прилагаемые к расчетным банковским документам и обосновывающие правомерность совершаемых операций.
Проверка осуществляется:
1) по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
2) по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
1) использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
2) отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
3) отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
4) не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
5) исправления в кассовых документах;
6) записи простым карандашом;
7) отсутствие прочерков в свободных строках;
8) арифметические ошибки при таксировке документов [21].
Заполнение мемориального ордера на постановку платежных документов в картотеку, платежного ордера на частичную оплату.
Мемориальный ордер являет собой учетный документ, в котором указана вся корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Он составляется на основе информации исходных документов, которые были предоставлены в бухгалтерию. Каждый составленный бланк имеет свой постоянный номер.
Также особенностями мемориальных ордеров являются обязательные указания дат составления и личных номеров этих документов.
По окончании учетного месяца подводятся итоги по суммам, которые уже прошли регистрацию. В процессе проверки, главным является совпадение итогов в журнале с итогами реальных записей в ордерах.
Чаще всего, данный документ используется в целях списания денежных средств за расчетно-кассовое обслуживание. Все мемориальные бланки подписываются непосредственным исполнителем и главным бухгалтером. Все подписанные и утвержденные бумаги фиксируются в журнале .
После получения бухгалтером всей необходимой первичной документации, которая является основой для оформления мемориального ордера, прежде всего необходимо заполнить строго определенные графы документа. К таковым относятся:
1) графа «Мемориальный ордер №». Здесь цифрами указывается порядковый номер этого документа, зарегистрированный за предыдущим ордером.
2) графа «Дата». Ставится число, месяц и год заполнения документа.
3) графа «ИНН». Указывается индивидуальный номер налогоплательщика. Данная графа заполняется только в том случае, если получателем является юридическое лицо.
4) дальнейший порядок заполнения мемориальных ордеров зависит от вида выполняемой операции. К примеру, заполнение ордера на списание денежных средств из вклада, осуществляется следующим образом: