Для торговых организаций в состав комплекса может быть включена программа ПАРУС Реализация, позволяющая автоматизировать работу с товарными документами, регистрировать отгрузки и оплаты, возвраты поставщикам и от покупателей, списание недостач и оприходование излишков. В программе ПАРУС Зарплата на основе ведения лицевых счетов сотрудников рассчитываются начисления заработной платы и удержание налогов. Все выходные документы реализованы в генераторе отчетов в виде, полностью соответствующим законодательным формам. Поскольку все программы комплекса работают совместно, обеспечивается сквозной учет документов.
Особенностью комплекса ПАРУС Предприятие является то, что в него не входит подсистема печати и сохранения отчетов. Большинство отчетов формируются для их просмотра и печати в программе ЕХСЕL. Небольшая часть отчетов может быть сформирована с помощью специального генератора отчетов. Если программа ЕХСЕL не установлена на компьютере, то работать с программой будет практически невозможно.
После установки программы в главном меню будет создана группа ПАРУС Предприятие, в которой появятся команды для запуска различных программ комплекса. Прежде чем работать с программой бухгалтерского учета следует создать и настроить базу данных, где будет храниться информация по учету, описать пользователей, работающих с этой базой, а также ввести реквизиты предприятия. Для выполнения этих задач необходимо запустить программу ПАРУС Администратор. На экране появится диалог выбора дальнейших действий . Информация о деятельности предприятия, которая учитывается в комплексе ПАРУС Предприятие, хранится в базе данных. Для работы программы ПАРУС Администратор необходимо или выбрать уже существующую базу данных, или создать новую базу. Программа позволяет вести учет нескольких предприятий, для чего следует создать несколько баз данных, по одной для каждого предприятия.
Чтобы создать новую базу данных нажмите кнопку Создать базу данных в диалоге. В дальнейшем, также можно создать новую базу данных. Для этого в окне программы ПАРУС Администратор следует выбрать команд меню Файл => Новая база. В любом случае будет открыт диалог создания базы данных . В поле ввода Путь следует указать папку, где будет расположена создаваемая база данных. В поставке комплекса ПАРУС Предприятие есть несколько типовых конфигураций базы данных, соответствующих особенностям ведения учета на предприятиях различных профилей деятельности. В открывающемся списке Шаблон вы можно выбрать типовую конфигурацию базы данных. Можно оставить поле Шаблон пустым, и тогда будет создана пустая база данных. Затем нажать кнопку ОК в диалоге, чтобы закрыть его.
Будет открыт диалог для задания пароля администратора. Чтобы определить, кто имеет права доступа к базе данных, следует указать пароль. Введите пароль в диалоге еще раз для подтверждения. Нажмите кнопку ОК , диалог будет закрыт и новая база будет создана. После создания базы данных вам будет предложено ввести общие параметры предприятия в появившемся диалоге. Мы можем сделать это сейчас, а можно ввести данные позднее. Щелкните мышью на ярлычке Валюта, чтобы открыть соответствующую вкладку.
В программе ведется учет и формируются отчетные документы в базовой валюте. При этом можно использовать и другие валюты, но они пересчитываются в базовую валюту по указанным курсам. В поставке программы уже содержится ряд валют. Выберите нужную вам валюту в открывающемся списке. Далее щелкните мышью на ярлычке Организация, чтобы открыть следующую вкладку. На этой вкладке следует выбрать вашу организацию. В программе данные обо всех организациях хранятся в списке контрагентов, в том числе и о вашей организации. Чтобы открыть список контрагентов нажмите кнопку правее поля ввода.
В начальный момент времени этот список, скорее всего, пуст и вам следует добавить вашу организацию в список контрагентов. Нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы добавить нового контрагента. Будет открыт диалог для выбора типа контрагента. Установите переключатель в положение Юридическое лицо и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Появится диалог ввода параметров контрагента.
Мы должны ввести реквизиты нашего предприятия. Обязательные для заполнения поля диалога выделяются желтым цветом. Чтобы выбрать поле ввода, щелкните на нем мышью и водите информацию. При этом если вы нажмете кнопку ? на панели инструментов, будет открыто окно с подсказкой о назначении выбранного поля. После ввода информации о предприятии нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Новый контрагент появится в списке.
Мы ввели только основную информацию о вашей организации, однако для работы требуется и дополнительная информация. Выберите контрагента в списке и щелкните правой кнопкой мши, чтобы открыть вспомогательное меню. В этом меню выберите команду Реквизиты, чтобы открыть диалог с реквизитами контрагента. Для каждого контрагента реквизиты разнесены по трем вкладкам. На вкладке Банковские реквизиты содержится список счетов контрагента. Чтобы добавить счет, следует нажать кнопку на панели инструментов и заполнить появившуюся форму с параметрами счета. На вкладке Адреса представлен список адресов. Введите юридический и фактический адреса вашего предприятия. На вкладке Контрагенты вы можете добавить для контрагента список лиц, через которых можно контактировать с контрагентом. После ввода дополнительной информации закройте диалог, нажав кнопку ОК.
В дальнейшем в процессе работы вы должны будете ввести в список контрагентов все организации, с которыми вы будете работать. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог со списком контрагентов. Третья вкладка диалога настройки параметров предназначена для закрытия учетного периода при работе с комплексом ПАРУС Предприятие. Сейчас ничего не нужно менять на этой вкладке, поэтому оставьте поле незаполненным и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог.
Теперь можно завершить работу программы ПАРУС Администратор, выбрав команду меню Файл => Закрыть. При этом появится диалог подтверждения выхода. Нажмите кнопку Да, чтобы завершить сеанс работы.
Запустите программу ПАРУС Бухгалтерия. Работа начинается с появления диалога для выбора базы и ввода имени пользователя и пароля. По умолчанию в качестве базы предлагается база данных, с которой вы работали в прошлом сеансе работы. Чтобы выбрать другую базу, нажмите кнопку правее поля ввода. Будет открыт диалог выбора, в котором следует выбрать папку и базу данных для работы. После выбора базы данных введите имя пользователя и пароль, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог и начать работу.
Рабочее окно программы похоже на другие окна программ в системе Windows. В верхней части окна расположено меню, выбирая команды которого вы выполняете различные действия в программе. Ниже меню расположена панель инструментов. Нажимая кнопки на этой панели, мы можем выполнять часто используемые действия. Внутри рабочего окна программы могут открываться вспомогательные окна, содержащие справочники, отчеты и другие документы.
В самом начале работы с программой рекомендуется проверить используемые план счетов. При необходимости можно модифицировать план счетов в соответствии с принятой на вашем предприятии учетной политикой. Чтобы открыть план счетов выберите команду меню Словари => План счетов. Будет открыто окно с текущим планом счетов. Каждый счет представлен в виде строки списка. Синтетический счет может иметь произвольный набор аналитических счетов. При этом существует характеристика синтетического счета Типовая форма аналитического учета, определяющая порядок обработки аналитических данных. Она относится к необязательным признакам и для многих счетов не задается. Дополнительно программой поддерживается одновременное ведение аналитических счетов по пяти уровням.
Чтобы изменить описание счета, следует выбрать его в списке и нажать кнопку Изменить на панели инструментов. Будет открыт диалог исправления счета. В этом диалоге можно исправить информацию, в полях ввода установить переключатели в нужное положение. В полях, имеющих в правой части кнопку ?, информация вводится путем выбора из списка, открывающегося при нажатии на эту кнопку. После просмотра и модификации счета закройте диалог, нажав кнопку ОК. окно со списком счетов, как и другие окна, можно закрыть, нажав кнопку Х в правом верхнем углу окна.
При работе со списком счетов и другими словарями становятся доступными и другие кнопки на панели инструментов. Так, нажав кнопку , мы добавим элемент в список. Нажав кнопку Удалить , мы удалим выбранный элемент из списка, а создать копию выделенного элемента можно с помощью кнопки
Важной задачей перед началом работы с программой является ввод новых остатков по счетам. Выберите команду меню Учет => Остатки средств по счетам. В появившемся диалоге нажмите кнопку ОК, ничего в нем не меняя. Будет открыто окно с остатками по счетам. Мы можем отображать не все счета, а только нужные, задав условия отбора. Для этого нажмите кнопку на панели инструментов и укажите условия в появившемся диалоге. Чтобы добавить счет и остаток по этому счету в список остатков, нажмите кнопку на панели инструментов. Будет открыт диалог ввода остатков по счету. В этом диалоге следует выбрать дату ввода остатка. Номер счета выбирается из списка счетов, который открывается при нажатии кнопки правее поля ввода Счет. Также следует ввести сумму по дебету или кредиту, в зависимости от вида остатка. После ввода информации нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Остаток по счету появится в списке. Аналогично добавьте остатки по остальным счетам.
После вода остатков рекомендуется проверить правильность их вода. Для проверки в программу включено несколько функций. Функция сверки остатков представляет собой проверку равенства синтетического остатка и всех аналитических остатков выбранного счета. Функция увязки проводит сравнивание остатков средств по счетам, остатки материальных ценностей и остатки по задолженностям. Баланс остатков представляет собой проверку равенства суммарных синтетических остатков по дебету и кредиту выбранных счетов. Данные команды выбираются из вспомогательного меню, открываемого при щелчке правой кнопкой мыши в списке счетов. В заключение закройте окно остатков по счетам, нажав кнопку Х, расположенную в правом верхнем углу этого окна. Теперь вы можете начать основную работу с программой.
Ввод информации в программу осуществляется на основе первичных документов. Работа с различными документами происходит аналогичным образом. Например, ввод в программу банковских документов. Выберите команду меню Документы => Банковские документы, чтобы открыть список документов.
В левой части окна расположен иерархический список типов документов, а в правой части окна список документов выбранного типа. Чтобы добавить новый документ, щелкните мышью в правой части окна и нажмите кнопку на панели инструментов. Будет открыт диалог для создания нового документа. Следует заполнить поля ввода в данном диалоге информацией, которую должен содержать документ. При этом, нажав кнопку в правой части поля ввода, вы откроете справочник для выбора в нем информации. Для выбора даты удобно воспользоваться встроенным календарем. Нажмите кнопку в левой части поля ввода, где требуется указать дату, чтобы открыть окно календаря. В окне отображается текущий месяц, а текущая дата выделена. Чтобы перейти к предыдущему или последующему месяцу, нажимайте кнопки или . Для выбора даты следует щелкнуть на нужном мышью. После заполнения формы нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Новый документ появится в списке.
Мы можем создать новый документ на основе ранее введенного документа, уже имеющегося в списке. Для этого выберите оригинал и нажмите кнопку. Будет открыт диалог для ввод информации с уже заполненными полями. Вам остается только модифицировать информацию, например, изменить сумму, и закрыть диалог. Такой способ удобен для ввода нескольких документов по одинаковым реквизитам.
Также можно создать документ по образцу. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на списке документов, чтобы открыть вспомогательное меню. В этом меню выберите команду Образцы, чтобы открыть список образцов. В качестве образцов могут выступать частично заполненные документы, которые вы в процессе работы сохраняете, как образцы. Выбрав образец в списке, дважды щелкните на нем мышью, чтобы закрыть список образцов. Будет открыт диалог с шаблоном для заполнения информации по образцу.
Чтобы создать образец для документа, выберите команду Словари => Образцы . будет открыто вспомогательное меню, содержащее типы документов. Выберите нужный тип, например, банковские документы, и будет открыт список образцов. Нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы открыть диалог с бланком для образца документа. Исключение составляют поля, которые должны быть уникальными для каждого документа, например, его номер. В образце вы можете заполнять лишь часть полей, оставляя другие поля незаполненными. После ввода информации в образец, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог, и образец появится в списке.
Чтобы введенные документы были отражены в бухгалтерском учете, их необходимо провести или обработать в журнале хозяйственных операций. При этом на основании документа формируется хозяйственная операция с одной или несколькими проводками. Автоматически проводки на основании ввода документа не проводятся. Вы должны сделать это вручную. Однако для облегчения этой работы в программе предусмотрено большое количество типовых хозяйственных операций. Более того, система предлагает вам автоматически подобрать типовую операцию.
Дважды щелкнув мышью на заголовке операции, вы откроете диалог ее корректировки. Отредактируйте параметры операции в этом диалоге и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Чтобы добавить новую операцию в журнал, щелкните мышью на списке заголовков операций и нажмите кнопку на панели инструментов. Появится диалог ввода операции.
При вводе операции следует задать дату ввода операции, введя е в поле Дата учета. Обязательно следует ввести описание операции в поле Содержание. Обратите внимание, ввод суммы операции невозможен. Сумма вводится при задании проводок. Также следует указать вид документа, являющегося основанием для операции, его номер и дату. Контрагенты выбираются из справочника контрагентов.