Далее следует определить проводки, связанные с вводимой операцией. Щелкните мышью на ярлычке Проводки, чтобы открыть новую вкладку диалога вода операции. Будет открыт список проводок для данной операции. Вначале он пуст. Чтобы добавить проводку, нажмите кнопку на панели инструментов. Будет открыт соответствующий диалог. В группе элементов Дебет и Кредит следует выбрать счета из плана счетов. Если счет аналитический, следует выбрать из списка аналитические признаки. Укажите валюту, а также сумму проводки. Если счет дебета или кредита требует введения номенклатуры, становится доступной вторая вкладка диалога. В заключение нажмите кнопку ОК, чтобы завершить ввод проводки. Проводка появится в списке проводок операции. Аналогично вы можете добавить для одной операции несколько проводок. В заключение нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог ввода хозяйственной операции и добавить ее в журнал. Обратите внимание, что если не все необходимые данные введены, кнопка ОК будет недоступна.
Также необходимо отметить, что на основании журнала хозяйственных операций программа позволяет формировать множество вторичных бухгалтерских документов. С помощью команд вложенного меню Учет можно вести книгу покупок и книгу продаж, учитывать расчеты с кредиторами и дебиторами. С помощью вложенного меню Функции , можно формировать оборотные ведомости по счетам и материальным ценностям, перенос остатков по счетам и другие действия.
В процессе ведения учета приходится выполнять операцию закрытия учетного периода. Для закрытия периода вы должны запустить программу ПАРУС Администратор и выбрать команду меню Файл => Параметры, чтобы снова открыть диалог настройки. Щелкните мышью на ярлычке Закрытие периода, чтобы открыть нужную вкладку. Укажите в поле дату закрытия учетного периода и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Ввод даты закрытия периода делает невозможным любое изменение документов и операций, датированных любым числом, предшествующим дате закрытия. Если вы закрыли период, при необходимости вы можете в программе ПАРУС Администратор разрешить изменение данных в закрытом периоде, изменяя права доступа к действиям в базе данных.
Теперь можете завершить работу программы ПАРУС Администратор и снова запустить программу ПАРУС Бухгалтерия. При закрытии учетного периода следует перенести остатки по счетам на следующий период. Выберите команду меню Функции => Перенос остатков. Будет открыт диалог настройки.
В данном диалоге следует указать начальный и конечный периоды формирования остатков, выбирая в открывающихся необходимые месяц и год. Если установлен флажок Удалять повисшие остатки, нулевые исходящие остатки переноситься не будут. Также установите параметры переноса остатка по материальным ценностям и по задолженностям. В заключение нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Начнется процесс переноса остатков, по окончании которого появится соответствующий диалог. Закройте этот диалог, чтобы завершить перенос остатков.
Во время работы с программой вы можете воспользоваться справочной правовой системой ГРАНТ, если она установлена на вашем компьютере. Если эта система установлена, становится доступной специальная кнопка на панели инструментов. При нажатии этой кнопки происходит автоматический подбор документов, соответствующих по тематике действиям, выполняемым в данный момент в программе ПАРУС Бухгалтерия. Если подходящих статей в системе ГРАНТ не обнаружено, будет открыто окно для ввода условия отбора статей.
Отчеты в программе представляют собой документы, которые формируются на основании анализа деятельности предприятия. Оборотные ведомости используются как средство оперативного контроля финансового состояния организации, а также как инструмент для поиска и исправления ошибок в организации учета. Оборотные ведомости формируются при выборе команды меню Функции => Оборотные ведомости. Возможно формирование оборотных ведомостей по счетам, по материальным ценностям, а также по денежным средствам. После выбора вида ведомости, на экране появится диалог настройки ее параметров.
В данном диалоге следует ввести дату начала и окончания периода, за который формируется ведомость. Оборотная ведомость формируется за любой период времени между двумя произвольными датами. Период формирования оборотной ведомости может совпадать с учетным периодом, включать часть учетного периода ил несколько учетных периодов. Если нужно сформировать ведомость по отдельному счету, следует указать счет в соответствующем поле или выбрать его в плане счетов, нажав кнопку. После того, как параметры настроены, нажмите кнопку Создание, чтобы сформировать ведомость и отобразить ее в отдельном окне.
При формировании каждой строки ведомости происходит расчет остатков средств на начало периода, оборотов по дебету и кредиту, а также остатков на конец периода. Работая с оборотной ведомостью, вы можете посмотреть, из каких хозяйственных операций составлен оборот по тому или иному счету, а также исправить ошибку в любой из этих хозяйственных операций, добавить или удалить хозяйственную операцию. При этом если вы внесли изменения в хозяйственные операции, ведомость утрачивает актуальность и ее следует сформировать заново.
Печать большинства документов и отчетов осуществляется с помощью программы работы с электронными таблицами Excel. Эта программа должна быть установлена на компьютере, и ее вызов будет происходить автоматически по мере необходимости. Документы при передаче в Excel, форматируются в соответствии с шаблоном, зарегистрированным в словаре Шаблоны для данного типа документов.
Если отчет сформирован и предан в программу Excel, то печать производится средствами этой программы. Если вы работаете со списком документов, выберите документ или группу документов и нажмите кнопку Печать на панели инструментов. Если для документа есть несколько шаблонов, будет предложено выбрать шаблон, и будет запущена программа Excel. После загрузки, документ будет отображен в ее рабочем окне. Используя средства Excel, можно при необходимости, отредактировать отчет, а затем распечатать его, нажав кнопку Печать на панели инструментов, или сохранить его для последующего использования, нажав кнопку Сохранить.
Можно формировать отчеты из журналов документов, используя так называемые дополнительные отчеты. Щелкните правой кнопкой мыши в списке документов, чтобы открыть вспомогательное меню. Выберите в этом меню команду Отчеты, и будет открыт список отчетов.
Список дополнительных отчетов зависит от типа просматриваемых документов. Выберите требуемый отчет в списке и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Отчет будет сформирован и появится окно генератора отчетов. В этом окне можно просмотреть получившийся отчет и при необходимости сохранить его на диске, нажав кнопку на панели инструментов генератора отчетов. При этом можно выбрать различные форматы сохраняемого отчета в появившемся диалоге. Также вы можете распечатать отчет, нажав кнопку Печать. Будет открыт диалог печати, в котором вы должны указать количество печатаемых копий, а также какие страницы следует печатать. После настройки печати, нажмите кнопку ОК, чтобы распечатать отчет.
Чтобы сформировать шахматную ведомость, откройте журнал хозяйственных операций и щелкните правой кнопкой мыши на списке заголовков операций. Во вспомогательном меню выберите команду Отчеты, а затем в появившемся списке отчетов выберите элемент Шахматная ведомость. Появится диалог для ввода начальной и конечной даты отчета. Выберите с помощью календаря требуемые даты и закройте диалог. Будет запущен генератор отчетов, и ведомость появится в окне генератора отчетов.
Для формирования отчетности в государственные органы следует выбрать команду меню Отчеты => Табличные приложения. Будет открыто окно со списком табличных приложений, установленных в системе. Выберите в правой части окна необходимый отчет, дважды щелкнув на нем мышью.
После выбора одного из табличных отчетов будет запущена программа Excel, и сформированный отчет будет предан в программу. Однако поля отчета не будут заполнены. Вы должны нажать кнопку Рассчитать табличное приложение, расположенную справа в верхней части отчета, чтобы выполнить необходимые расчеты и заполнить поля.
После заполнения полей вы можете просмотреть созданный отчет и при необходимости исправить его. По окончании редактирования распечатайте готовый отчет, нажав кнопку Печать на панели инструментов.
3.2 С:Бухгалтерия
Популярная программа 1 С: Бухгалтерия входит в состав системы 1 С: Предприятие, предназначенной для автоматизации различных направлений экономической деятельности. Необходимо отметить, что ранняя версия программы 1 С: Бухгалтерия являлась самостоятельным продуктом, но в данной работе будет описаны версии 7.7 и последняя на сегодняшний день версия 8.0. программы 1 С: Предприятие строятся по модульному принципу, позволяющему выбрать наиболее подходящий комплект. Различные компоненты, выполняемые с использованием единой программы-оболочки и специальным образом настроенные, составляют конфигурацию системы. Программа 1 С: Предприятие с конфигурацией Бухгалтерский учет и называется программой 1 С: Бухгалтерия. Комплексная конфигурация программы 1 С: Предприятие, кроме компоненты бухгалтерского учета, использует при работе компоненты оперативного учета и расчетов, но в области бухгалтерского учета принципы работы в ней остаются теми же, что и в программе 1 С: Бухгалтерия. В программе 1 С: Бухгалтерия можно выполнять расчеты по зарплате, а программа 1 С: Зарплата и кадры предназначена для ведения сложного учета кадров на средних и крупных предприятиях со сложной структурой штатного расписания и большой численностью работников.
Фирма 1 С предлагает три варианта программы 1 С: Бухгалтерия. Базовая версия программы запрещает изменение конфигурации и позволяет работать исключительно с типовой конфигурацией системы. В стандартной версии ограничены возможности аналитического учета, запрещены проводки, имеющие один счет дебета и несколько счетов кредита или наоборот. Кроме того, нельзя вести параллельный учет нескольких предприятий в одной информационной базе. Для ведения учета по нескольким предприятиям в стандартной версии следует создать несколько информационных баз. Версия ПРОФ предоставляет больше возможностей для аналитического учета, использования нескольких планов счетов и учета по нескольким предприятиям с возможностью как раздельного, так и совместного учета. Также в версии ПРОФ и в стандартной версии можно произвольно настраивать систему на специфические потребности любого предприятия, хотя для этого потребуется специалист. Для одновременной работы нескольких бухгалтеров с одной информационной базой следует приобрести сетевую версию системы. Последний более дорог, но удобен для работы на больших предприятиях, с повышенными требованиями к надежности и производительноси системы.
При запуске программы 1 С: Бухгалтерия на экране появится диалог (рис 22), позволяющий выбрать вариант работы с программой и рабочую информационную базу.
Рисунок 22 Диалог выбора варианта запуска.
В комплект поставки входит демонстрационная база, на которой можно опробовать приемы работы. Также имеется одна пустая база, предназначенная для ведения учета вашего предприятия. Для выбора нужной базы щелкните мышью на ее названии в списке баз.
В верхнем списке диалога следует выбрать вариант 1 С: Предприятие, чтобы начать работу с программой. Выбрав вариант Конфигуратор, мы войдем в режим настройки параметров, но в большинстве случаев это не понадобится. Необходимо отметить, что для ведения учета по нескольким предприятиям в нескольких информационных базах следует создать копию папки с рабочей базой данных, после чего нажать в диалоге кнопку Добавить, и в появившемся диалоге указать название новой базы и адрес копии информационной базы. В дальнейшем вы можете выбирать для работы нужную базу, в которой ведется учет конкретной фирмы.
Выбрав вариант 1 С: Предприятие и требуемую информационную базу, нажмите кнопку ОК, чтобы начать работу. Загрузка системы может занять несколько минут, в зависимости от выбранной конфигурации и мощности вашего компьютера. Если на компьютере не установлен ключ защиты программы, то на экране появится соответствующее сообщение и программа не будет загружена. Если же вы работаете с лицензионной копией программы и ключ программы установлен, на экране появится рабочее окно программы.
Оно похоже на окна других программ, работающих под управлением Windows. В верхней части расположен заголовок, меню и панели инструментов, а в нижней части окна находится строка состояния. Рабочая область в центре окна предназначена для отображения окон множества документов, с которыми вы будете работать.
Перед началом работы следует немного остановиться на основных понятиях, используемых в программе 1 С: Бухгалтерия, а также просмотреть и настроить исходные данные. Структура бухгалтерского учета в организации определяется планом счетов. Вместе с типовой конфигурацией предлагается стандартный план счетов. Чтобы познакомиться с ним, выберите команду Операции => План счетов. Будет открыто окно с используемым планом счетов). Просмотрите его, пролистывая с помощью полосы прокрутки, расположенной в правой части окна.
В связи с принятой учетной политикой вашего предприятия вы можете самостоятельно выбрать необходимые счета. Если вы хотите изменить что-либо в плане счетов, выделите строку с нужным счетом, щелкнув на ней мышью, после чего нажмите кнопку на панели инструментов окна с планом счетов. Откроется диалог редактирования счета. Если же вы нажмете кнопку , то появится похожий диалог для добавления нового счета. Чтобы убрать план счетов с экрана, нажмите кнопку , расположенную в его заголовке или кнопку Закрыть, расположенную в нижней части окна.