Различная информация, используемая программой во время работы, хранится в справочниках. Некоторая информация, например ставки налога, уже введена в и не требует исправления. Информацию во многих справочниках следует ввести при начале работы с программой. Справочники вызываются командой меню Справочники. Выбрав одну из команд вложенного меню, вы откроете соответствующий справочник.
Вся информация о совершаемых на предприятии хозяйственных операциях вводится в программу с помощью документов. При этом некоторые документы создаются в программе, после чего распечатываются на принтере, а некоторые вводятся на основе имеющихся оригинальных документов. Для ввода и создания документов используется команда меню Документы, а для редактирования и просмотра существующих документов удобно воспользоваться командой Журналы. Для удобства работы однотипные документы объединяются в журналы.
Основным понятием для ведения бухгалтерского учета является операция, содержащая одну или несколько проводок. Операции создаются автоматически на основе документов или вводятся вручную. Также имеется возможность описать некоторые типовые операции, например, ввод начальных остатков. Все введенные операции хранятся в журнале операций, на основе которого строится также журнал поводок.
На основе журнала проводок генерируются разнообразные отчеты, которые собственно и являются результатом работы программы. Множество отчетов объединяются в три группы. Регламентированные отчеты предназначены для передачи документов в налоговую инспекцию и различные фонды. Стандартные отчеты позволяют получить информацию об остатках и оборотах по счетам. К стандартным относятся оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, карточки счета и другие аналогичные отчеты. Также имеется ряд специализированных отчетов, ориентированных на конкретный участок бухгалтерского учета. Примерами таких отчетов может служить кассовая книга, данные расчета зарплаты и тому подобные.
Первое, что следует сделать при начале работы, - это ввести сведения о вашей организации. Выберите команду меню Справочники => Организации => Наша организация, и на экране появится диалог ввода необходимой информации, открытой на первой вкладке (рис.23)
Рисунок 23 Ввод сведений об организации
Введите нужную информацию в соответствующие поля ввода на всех вкладках диалога. Существуют некоторые особенности ввода информации в программе 1 С: Бухгалтерия. Необходимо обратить внимание, что справа от поля Дата регистрации расположена кнопка. Если вы хотите вручную вводить дату, то можете нажать эту кнопку. На экране появится небольшой календарь на текущий месяц (рис.24).
Рисунок 24 Выбор необходимой даты.
С помощью кнопок, расположенных в верхней части календаря можно менять месяц и год, а двойным щелчком на нужной дате вы закроете календарь и введете в поле соответствующее значение. При вводе даты в любой документ, вы можете ввести как вручную, так и выбрать нужную дату в календаре.
На третьей и пятой вкладке диалога имеются поля, в которые вы не можете ввести информацию из соответствующих справочников. Перейдите на вкладку Банк и нажмите кнопку, расположенную рядом с полем Основной счет. Будет открыто окно со списком банковских счетов (рис.25).
В начале работы этот список пуст, и вам следует добавить в него хотя бы одну запись. В верхней части окна, как и в окне плана счетов, расположены несколько кнопок. прирхней части окна, как и в окне плана счетов, расположены несколько кнопок.из соответствующих справочников. на основе имеющихсянципы работы с любым списком в программе 1 С: Бухгалтерия одинаковы, нажав кнопку , вы добавите новую запись в список, а нажав кнопку, вы сможете изменить текущую запись. Чтобы сделать запись текущей, на ней следует щелкнуть мышью. Для просмотра текущей записи требуется нажать кнопку. Нажав кнопку, мы можем создать еще одну запись, скопировав в нее информацию из текущей, а нажатием кнопки, вы пометите запись для удаления.
Рисунок 25 справочник денежных средств предприятия
Чтобы вставить в заполняемое поле информацию из текущей записи справочника, следует нажать кнопку Вставить . Нажав кнопку Справка , вы сможете прочитать небольшую справку о редактируемом списке. Все эти кнопки следует использовать при работе с любым справочником. Нажав кнопку Новый в окне справочника банковских счетов, вы откроете диалог, в котором следует внести информацию о счете, заполнив поля на двух вкладках. В этом диалоге также есть поля для ввода дат, рядом с которыми есть кнопки с календарем, и поля для ввода информации из справочников. Например, рядом с полем, в которое следует ввести название банка, имеется кнопка выбора. Нажав ее, откроется справочник банков. Он также вначале пуст, и для добавления описания банка следует нажать кнопку Новый. В появившемся диалоге введите нужную информацию о банке, после чего нажмите кнопку ОК. Диалог закроется, и в списке банков появится новая запись. Нажмите кнопку Вставить , чтобы вставить название банка в поле диалога описания расчетного счета. Заполнив остальные поля диалога, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог и добавить запись в справочник счетов. Нажмите кнопку Вставить в окне этого справочника, и вы вернетесь в диалог ввода сведений об организации, причем поле Основной счет будет заполнено. Далее перейдите на вкладку Ответственные лица, на которой следует указать руководителя, бухгалтера и кассира предприятия. Их также следует выбирать из появившегося справочника. В списке сотрудников, как и в списке счетов, вы также должны добавить записи. Если во время работы вы допустите ошибки, которые программа сможет обнаружить, в нижней части окна программы появится панель с сообщениями о них. Кроме ошибок в этой панели выдается информация о выполнении важных операций.
Заполнив все поля в диалоге ввода сведений об организации, нажмите кнопку ОК. диалог закроется, и сведения будут записаны в информационную базу. Во время заполнения этих сведений вы также начнете заполнение справочников - введете первые записи в справочники банков, счетов и сотрудников. Если вы хотите исправить или добавить какие-то сведения в этих или других справочниках, выберите команду меню Справочники и во вложенном меню выберите нужный справочник. Добавив, посмотрев или изменив записи в справочнике, закройте его, нажав кнопку Закрыть.
После ввода сведений об организации, следует проверить ставки налогов и откорректировать их, если в этом есть необходимость. Выберите команду меню Справочники => Налоги => Налоги и отчисления, чтобы открыть нужный справочник (рис. 26)
Добавление и редактирование записей в этом справочнике не отличается от аналогичных действий, однако есть и некоторые особенности.
Некоторые налоги имеют различные ставки в зависимости от налогооблагаемых сумм, поэтому для этих налогов ставка в справочнике не указана. Выбрав один из налогов, например взносы в ПФ из ФОТ, и нажав кнопку Открыть, вы откроете подчиненный справочник. В нем указаны пределы и суммы налогов. Нажав кнопку Закрыть, вы вернетесь к справочнику налогов. Так как налоги периодически меняются, можно просмотреть историю для каждого налога, нажав одноименную кнопку.
Рисунок 26 Справочник налогов и ставок
После того, как вы проверили и исправили ставки налогов, можно ввести информацию и в другие справочники, хотя это можно сделать и позже, по ходу работы с программой. Некоторые полезные данные можно ввести, выбрав команду меню Операции => Константы. В открывшемся окне появится список значений, используемых при заполнении документов и при расчетах. Просмотрите этот список и измените в случае необходимости некоторые константы.
Далее следует ввести начальные остатки по счетам. Остатки вводятся на начало учетного периода, при этом следует установить для ввода остатков предыдущий день, перед началом учетного периода. Например, если начинаете учет с начала года, следует ввести дату 31 декабря предыдущего года. Для ввода даты следует выбрать команду меню Сервис => Параметры и на вкладке Общие появившегося диалога заполнить поле Рабочая дата, после чего нажать кнопку ОК . также можно самостоятельно познакомиться с возможностями настройки программы с помощью диалога задания параметров. Для ввода начальных остатков используются проводки в корреспонденции с вспомогательным счетом 00. для ввода остатков следует воспользоваться журналом операций. Выберите команду меню Журналы =>Журнал операций, и на экране появится окно с журналом операций. Так как этот журнал является основным бухгалтерским документом, работа с ним требует особого внимания. А пока просто нажмите кнопку Ввести операцию вручную, и на экране появится диалог ввода операции. Введите сумму и содержание операции, выберите нужные счета, причем один из счетов должен быть 00. нажмите кнопку ОК, и операция будет добавлена в журнал. Аналогично введите остатки по всем счетам.
Если остатки по счетам введены правильно, дебетовый и кредитовый оборот по счету 00 будут равны. Для проверки оборота по счету следует построить оборотно-сальдовую ведомость за период, включающий дату ввода остатков. Выберите команду меню Отчеты => Оборотно-сальдовая ведомость. Будет открыт диалог, в котором вы должны указать период расчета. Введя нужные даты, нажмите кнопку ОК, и на экране появится готовая ведомость. Просмотрев ее, можете убрать окно с ведомостью с экрана, нажав кнопку Закрыть в заголовке этого окна. Далее можно восстановить текущую дату и начать работу с программой.
Практически вся информация в программу 1 С: Бухгалтерия поступает из первичных бухгалтерских документов. Когда вы вводите или создаете документы, программа автоматически заносит соответствующие записи в книгу операций. К примеру, вы должны выдать из кассы денежную сумму подотчетному лицу. Выберите команду меню Документы => Расходный кассовый ордер, и на экране появляется форма для создания этого документа (рис.27).
Рисунок 27 Ввод расходного кассового ордера
Заполните нужные поля, воспользовавшись при этом справочниками, где это необходимо. Обратите внимание, что суммы в поля документов можно ввести вручную, а можно нажать расположенную рядом кнопку, и рядом появится калькулятор (рис). Щелкая мышью на его кнопках или нажимая соответствующие клавиши на клавиатуре, вы можете вычислить нужное значение. Нажав кнопку ОК, вы уберете калькулятор и подставите нужное значение в поле ввода. (рис.28)
Нажмите кнопку Печать, и будет открыто окно с подготовленным для печати документом. Чтобы распечатать его на принтере, следует нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. На экране появится диалог выбора принтера и настройки печати, нажав кнопку ОК, вы запустите процедуру печати. Чтобы закрыть окно с подготовленным для печати документом, Рисунок 28 Калькулятор.
нажмите кнопку Закрыть, расположенную в правой части заголовка данного окна. После этого можно продолжить работу с формой для создания расходного кассового ордера.
Нажмите кнопку ОК, и на экране появится диалог с вопросом, нужно ли провести данный документ. Нажмите кнопку Да, и информация о выданных из к ассы деньгах будет добавлена в журнал операций. Можете открыть этот журнал и найти соответствующую запись. Если вы хотите изменить введенный документ, следует найти его в соответствующем журнале документов. Выберите команду меню Журналы => Касса, и откроется журнал со списком приходных и расходных кассовых ордеров. Щелкните мышью на только что введенном расходном ордере и нажмите кнопку Изменить, чтобы открыть диалог редактирования ордера. Если измените параметры, используемые в проводке, например сумму, то после нажатия кнопки ОК ордер в журнале будет изменен, и одновременно изменится запись в журнале операций. Если же ордер ранее не был проведен, после нажатия клавиши ОК будет предложено провести его.
Расходный кассовый ордер создается в программе, после чего распечатывается. Некоторые другие документы приходят в бухгалтерию в бумажном виде, и информацию из них требуется ввести в программу. Действия при вводе таких документов аналогичны. Например, если вы хотите поставить на учет вновь приобретенные основные средства. Для этого вам следует ввести информацию из накладной поставщика. Выберите команду меню Документы => Учет ОС => Поступление ОС, и на экране появится необходимая форма ввода (рис. 29).
Как и при заполнении других форм, некоторые поля следует ввести вручную, а некоторые заполнить с помощью справочников. Например, нажав кнопку в правой части поля Поставщик, вы откроете список контрагентов, из которого следует выбрать поставщика. Если ранее вы не работали с данным поставщиком, введите информацию о нем в список. Список контрагентов, как и некоторые другие справочники, позволяет группировать информацию. Работа с такими справочниками похожа на работу с проводником Windows. В левой части окна справочника выводится список папок, который можно развернуть или свернуть. Двойной щелчок на названии папки в списке отобразит ее содержимое в правой части окна (рис 30)
Рисунок 29 Оформление поступления фиксированных активов
Рисунок 30 Справочник контрагентов
Как и при работе с любым справочником, для добавления записи следует нажать первую кнопку на открытом окне, либо кнопку Insert, либо правая кнопка мыши => новый. Если вы хотите создать новую группу, следует нажать вторую кнопку на открытом окне либо правая кнопка мыши и новая группа. Выбрав нужного контрагента, вы вернетесь в диалог ввода информации о приобретенных основных средствах. Аналогично, с помощью справочников или вручную, заполняются остальные поля, после чего следует нажать кнопку ОК. вам будет предложено провести документ. Нажав на кнопку ДА, вы не только сохраните созданный документ, но и инициируете генерацию сопутствующих ему проводок.
Для ввода и хранения документов используются различные справочники, документы и журналы документов. Например, для ведения кадрового учета следует использовать справочник с информацией о сотрудниках предприятия, вызываемый командой меню Справочники => Сотрудники. Вы можете вручную ввести или изменить информацию в этом справочнике. Для каждого сотрудника следует подготовить приказ о приеме на работу. Нажав в окне справочника кнопку Новый приказ, вы откроете вспомогательное меню с перечнем приказов. Можно выбрать приказ о приеме на работу, кадровых изменениях, изменениях оклада или приказ об увольнении. Выбрав нужный приказ, вы откроете соответствующую форму ввода. Чтобы просмотреть введенные ранее приказы, следует выбрать команду меню Журналы => Кадры. Будет открыто окно с журналом приказов по кадрам. При использовании комплексной конфигурации программы 1 С: Предприятие или конфигурации Зарплата и кадры возможностей по автоматизации кадрового учета значительно больше.