PgDn - для перемещения указателя на один экран вниз
PgUp - для перемещения указателя на один экран вверх.
Работа с данными осуществляется с помощью «кнопок-функций»: «Вставка», «Замена», «Записать», «Поиск», «Выбор», «Печать», «Удаление», «Закрыть», «Отмена», «Сохранить».
С помощью кнопки «Выборка» осуществляется отбор проводок в журнале хозяйственных операций для удобного представления списка проводок по следующим признакам:
- по дебету или кредиту проводки, либо по дебету и кредиту проводки
- по любому объекту аналитического учета
- по номеру документа
- по заданной сумме проводки
- по заданному интервалу дат, либо за текущий период
- упорядочить список проводок можно по дате, дебету или кредиту счетов.
В том случае, когда система ждет ввода данных, на экране появляется мигающий курсор, находящийся в начале поля, в которое должна быть введена информация. Переходы от поля к полю осуществляются клавишей «Tab» или «Enter». Если же информация подлежит изменению, то завершить ввод нужно выбором функции. Существует еще одна возможность ввода данных - выбор по справочнику. Вызов справочника осуществляется либо автоматически, либо по клавише «PgUp». В предъявленном списке нужно найти требуемый элемент справочника и завершить процесс функцией «Выбор». В большинстве случаев допускается дополнять или изменять содержимое справочника пред выбором.
Комплексная задача предлагает разнообразный набор не только выходных форм, но и других документов справочного характера. Получение этих документов на бумаге реализуется через предварительное создание образа документа и отображение его на экране. Таким образом, любая операция печати начинается с таблицы «Операции». С помощью функции «Выход в Microsoft Excel» документы можно экспортировать в Excel, если требуется дальнейшая индивидуальная обработка.
Программный комплекс «АЛТЫН» пережил изменение плана счетов многократно, менять счета в справочнике и заводить новые счета умеет самостоятельно любой пользователь, используя специальную карточку счета. В карточке хранятся установки по аналитическому учету, которые могут быть индивидуальны у каждого предприятия и зависят от степени детализации учета. Справочник «Балансовые счета» можно создать совершенно новый, с чистого листа, и разработать уникальный именно для данного предприятия рабочий план счетов. Хотя обычно, чтобы ускорить процесс внедрения и помочь бухгалтеру, план счетов и типовые установки аналитического учета передаются пользователям с программой.
Главными моментами перехода на МСФО, которые требуют подготовки функций программного обеспечения, являются изменение плана счетов, перевод остатков, изменение стоимости активов. Эту работу можно выполнить с помощью трансформационной таблицы, которая имеется в программе «АЛТЫН» и открывается по меню «Баланс => Проводки => Трансформация». Таблица состоит из двух частей: «документы по трансформации» и «проводки по трансформации». В таблицу вводятся данные, с помощью которых остатки по счетам переводятся с ранее действовавшего плана счетов на новый план счетов, например:
Дт 1310 «Сырье и материалы»
Кт 201 «Сырье и материалы»
или
Дт 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кт 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».
Возможно, сумму остатка во втором примере следует ввести двумя и более проводками, если с прошлых периодов переходит задолженность по заработной плате (депонированная заработная плата).
При заполнении трансформационной таблицы учитывается вся аналитика по счетам: остатки, с большим списком аналитических данных, переводятся на новые счета автоматически, одной записью.
Итоговыми документами переходного процесса являются журнал трансформационных проводок и сальдовый баланс. Он отражает начальные остатки по старым счетам, которые затем обнуляются, обороты по дебету и кредиту и входящее сальдо новых счетов, с которых начнется учет по МСФО. Процедура трансформации продумана разработчиками программного комплекса «АЛТЫН» заранее. Также трансформационной таблицей удобно пользоваться не только в процессе реформирования, но и когда закрывается финансовый год, или если расширяется степень аналитического учета. Например, если по счету велся учет без субсчетов, но в какой-то момент требуется открыть субсчета. Тогда по всем, ранее включенным в журнал, проводкам автоматически пропишется субсчет.
Одной из важных задач в процессе перехода на МСФО является переоценка долгосрочных активов, прежде всего основных средств. В этот момент бухгалтеров «выручит» карточка «История объекта». Программа «АЛТЫН» хранит истории появления долгосрочных активов на балансе и дальнейших изменений, которые происходили в процессе эксплуатации, включая передачу с одного участка на другой, сведения о ремонте, а также данные о переоценках. Поэтому, при изменении учетной стоимости объекта достаточно сделать соответствующую запись в карточку, путем заполнения полей «дата изменения состояния», «номер документа», «текущая стоимость (новая)», и записать соответствующую бухгалтерскую проводку в журнал. Проводка может быть общей, на группу объектов. В расчете амортизации следующего месяца будут учтены внесенные изменения.
Для перехода на бухгалтерский учет по МСФО пользователям программного комплекса «АЛТЫН» следует иметь на компьютере версию № 10.5. Имеющим старую версию, рекомендуется обратиться к разработчику - в компанию «ИнтерКомпьютерСервис».
С появлением компьютерных программ бухгалтеры уже забыли, что такое «не идет баланс», а ведь сколько времени порой уходило на поиск незначительной ошибки. И ручные записи в бланках, и многократные повторения одной и той же информации в разных документах и бесконечные пересчеты одних и тех же цифр. Неправильно дали проводку, и снова следует исправление записей в определенных документах … Все это в прошлом. Сейчас есть компьютер, который формирует десятки красивых документов, не ошибается в подсчета и многое другое! Но с внедрением компьютерной техники появились ошибки другого характера. Зачастую они случайны, но могут быть настолько катастрофическими, что бухгалтер может потерять все данные бухгалтерского учета даже за несколько лет! Поэтому надежность компьютерной программы, ее готовность не только повиноваться, но и предупреждать, не только сразу выдавать любую коммерческую информацию, но и хранить ее от нежелательного вмешательства, - все это специалисты учитывают в процессе выбора программы для своего предприятия. Контрольные функции программного комплекса «АЛТЫН» способны «отлавливать» ошибки при вводе информации, осуществлять контроль достоверности базы данных и автоматически исправлять многие допущенные пользователем ошибки.
Заключение
В данной работе была раскрыта тема по автоматизации бухгалтерского учета в современных условиях. Описаны программы, применяемые практически на каждом предприятии, также программы разработанные в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. Согласно Посланию Президента Республики Казахстан от 18 февраля 2006 года начиная с 2007 года все предприятия должны вести бухгалтерский учет в соответствии с МСФО и применять программные продукты, адаптированные ведению учета в РК. Автоматизированная форма учета позволяет осуществлять комплексную обработку учётной информации на основе пакетов прикладных программ.
Использование ЭВМ приводит к резкому ускорению учетных работ за счет замены многочисленных рутинных операций, связанных с накоплением и группировкой данных, их переносом из регистров в регистр, расчетами, мгновенно выполняемыми машиной. ЭВМ позволяет обрабатывать разнообразные учетные данные по любым направлениям и обобщать их по любым признакам. Каждый руководитель предприятия получает именно ту информацию и в том объеме, которые необходимы ему для практической работы.
Для управления предприятием требуется перерабатывать большие объемы разнообразной информации - экономической, коммерческой, учетной и т. п. Вся эта информация тесно увязана между собой. Руководитель должен владеть ситуацией, складывающейся на рынке вокруг его товара. Если продукция не имеет сбыта - крах неизбежен. Уметь покупать и продавать так же важно, как и уметь производить. Своевременная и объективная информация о рыночной ситуации позволяет избежать негативных последствий в деятельности предприятия.
Можно сказать, что управление предприятием превращается в громадную индустрию по переработке информации с целью принятия решения. Этому способствует применение ЭВМ.
Благодаря применению персональных компьютеров появилась возможность не только создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтеров, кладовщиков и других работников, принимающих участие в ведении учета, а также получать наглядную оперативную информацию о работе предприятия в целом.
Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухгалтерского учета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухгалтерского учета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.
В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.
В настоящей работе были рассмотрены основные правила и особенности автоматизации бухгалтерского учета. Безусловно, не все утверждения, приведенные в настоящей работе, можно признать бесспорными, что естественно при очевидной неоднозначности многих положений бухгалтерских и налоговых нормативных документов. Ввиду постоянного изменения действующих нормативных актов срок актуальности основной части настоящей работы, вероятно, не превысит полугода, а отдельные моменты потребуют уточнения. Однако изложенные точки зрения и подходы к их обоснованию, вероятно, в любом случае могут оказаться полезными при решении возникающих на практике вопросов.
При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.
Материалы, изложенные в работе, позволяют сделать следующие выводы.
В АО СБ ЛАРИБА БАНК вся поступающая информация обрабатывается автоматизировано используя программу RS-BANK
Из анализа программных средств для автоматизации бухгалтерского учета с учетом критерий отбора, выбрана эта программа, которая оптимально подходит к подготовке документов банка.
На практике при внедрении автоматизированной обработки рекомендуется учесть следующие моменты.
Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.
Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала. Взять в штат или по совместительству технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения. Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.
В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.
В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.
При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Необходимо, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
Эффективность результата автоматизированной обработки связана с сокращением времени на обработку информации, исключением субъективных ошибок, улучшением качества документов.
Список литературы
1. Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» июнь, 1996г (с изменениями и дополнениями)
2. Закон «О банковской деятельности» от 23 октября 2003г