Чтобы ознакомиться с видами документов, поддерживаемых в программе, последовательно выберите все команды вложенных меню Документы, Журналы. Можно будет увидеть, что все документы, используемые в различных областях бухгалтерского учета, можно ввести или создать с помощью программы 1 С: Бухгалтерия. Необходимо обратить внимание на то, что, выбрав команду меню Журналы => Общий журнал, вы откроете журнал, в котором находится список всех введенных ранее документов. Также полезно просмотреть все справочники, вызываемые с помощью команд вспомогательного меню Справочники. Принципы работы с документами, журналами документов и справочниками не отличаются, поэтому можно без труда освоить ввод, печать, сохранение и редактирование первичных документов и разнообразной справочной информации.
Главными документами, которые отражают всю хозяйственную деятельность предприятия, являются журнал операций и создаваемый на его основе журнал проводок. В большинстве случаев операции в журнал заносятся автоматически при вводе соответствующих документов. Однако иногда возникает необходимость ручного ввода или исправления операций.
Для более подробного изучения программы необходимо рассмотреть особенности работы с журналами. Выберите команду меню Операции => Журнал операций, чтобы открыть данный журнал . В верхней части журнала операций расположен список операций, а в нижней части выводятся проводки, соответствующие данной операции. Операции, по которым были сделаны проводки, отмечены специальным значком, расположенным слева от строки с операцией. Данный значок без галочки указывает на отсутствие проводки для данной операции.
Как при работе с любым списком, нажатием кнопки первой кнопки на открытом окне вы откроете диалог добавления операции. Также этот диалог вызывается при нажатии кнопки Ввести операцию вручную. Нажатие кнопки Ввести документ откроет список возможных типов документов. Выбрав нужный тип, вы откроете форму для ввода документа. Кроме ручного ввода операций и использования документов, вы можете ввести типовую операцию, разработанную ранее. Для этого следует нажать кнопку Ввести типовую операцию. На экране появится список типовых операций, выбрав в котором нужную операцию, вы откроете форму для заполнения параметров данной операции. Чтобы изменить или создать новую типовую операцию, следует в списке типовых операций добавить или изменить запись, как это делается в любом другом списке программы 1С: Бухгалтерия.
Для создания новой операции, по примеру существующей, следует выбрать исходную операцию и нажать кнопку . Появится форма для ввода документа, поля которой будут заполнены информацией из исходного документа. Для копирования информации с использованием типовых операций нажмите кнопку . (рис.31)
Рисунок 31 Ввод новой операции
Если на основании ранее введенных документов можно сформировать новые документы, то следует нажать кнопку . Например, на основе документа о приобретении основных средств можно сформировать документ о вводе основных средств в эксплуатацию.
Для просмотра исходного документа нажмите кнопку . Нажатием кнопки вы откроете документ для редактирования, а если вы нажмете кнопку , вы пометите операцию для удаления. Путем нажатия кнопки вы откроете описание операции в отдельном окне. Нажатием кнопки вы выведете связанные с операцией проводки в отдельном окне, а кнопка Открыть откроет журнал проводок. Однако в большинстве случаев удобнее работать не с журналом проводок, а с журналом операций, просматривая в нижней части окна.
Нажав кнопку , вы сможете прочитать справочную информацию, а нажав, и щелкнув мышью на интересующем вас поле, вы узнаете его назначение. С помощью всех этих приемов можно выполнять любые действия с журналом операций. Также можно выполнить поиск нужной операции, отсортировать список и отобразить только нужные операции, а не все имеющиеся.
Технология работы с программой 1 С: Бухгалтерия подразумевает, кроме ввода документов ведения журнала операций, проведение некоторых периодических регламентных работ, например, начисление амортизации, начисление заработной платы, определения незавершенного производства, переоценки валюты и некоторые другие действия. Все эти операции объединяются в журнале, который можно открыть, выбрав команду меню Журналы => Регламентные документы. Также любой из регламентных документов можно создать, выбрав соответствующую команду во вложенном меню, появляющегося при выборе команды Документы =>Регламентные
или Документы => Зарплата.
Для начисления заработной платы следует выбрать команду меню Документы => Зарплата => Начисление зарплаты. Появится форма для создания расчетной ведомости. Выбрав нужное подразделение, нажмите кнопку Заполнить, чтобы заполнить строки нужной информацией. Как и при работе с другими документами, вы можете распечатать расчетную ведомость и провести этот документ. Выбрав команду меню Документы => Зарплата => Выплата зарплаты из кассы, вы откроете форму для создания платежной ведомости. Также выберите подразделение и нажмите кнопку Заполнить, после чего распечатайте и проведите данный документ. Необходимо отметить, что в комплексной конфигурации программы 1 С: Предприятие или конфигурации, предназначенной для расчета зарплаты и учета кадров, вы можете автоматически выполнять более сложные операции, например, начисление за счет фондов социального страхования или удержание алиментов, но в конфигурации бухгалтерского учета такие действия придется выполнять вручную.
Чтобы автоматически рассчитывать полную фактическую себестоимость реализованных товаров, а также для определения финансового результата месяца следует выполнить закрытие месяца. Выберите команду меню Документы => Регламентные => Закрытие периода, на экране появится диалог настройки данной операции (рис 13)
С помощью установки и снятия флажков в данном диалоге, можно выбрать счета, для которых необходимо выполнить операцию закрытия. Нажав кнопку ОК, вы запустите операцию. Следует отметить, что после закрытия месяца вы не сможете редактировать некоторые документы.
В различных журналах и справочниках документы не удаляются, а только помечаются к удалению. Чтобы удалить все помеченные документы, следует закрыть все открытые окна справочников, документов и журналов, после чего выбрать команду меню Операции =>Удаление помеченных объектов. Нажмите в появившемся диалоге кнопку Да, и программа начнет искать объекты, помеченные для удаления. В результате будет предложен список таких объектов. (рис. 32)
Рисунок 32 Закрытие периода.
Рисунок 33 Удаление помеченных объектов
Флажками отмечаются объекты, которые помечены для удаления. Нажав кнопку Контроль, можно проверить можно ли удалить данные объекты. Нажав кнопку Удалить, вы удалите их. Возможно, некоторые объекты не удастся удалить, так как их удаление нарушит позднее выполненные действия.
Чтобы не потерять важную информацию при возможном сбое компьютера, рекомендуется периодически сохранять информационные базы в архиве. Для сохранения и восстановления информации следует в первом диалоге, появляющемся при запуске программы, выбрать режим работы Конфигуратор. В режиме конфигуратора в меню будут расположены иные команды, чем при работе в обычном режиме. Выберите команду меню Администрирование => Сохранить данные, и на экране появится диалог выбора файлов для сохранения (рис. 34)
По умолчанию предлагаются для архивирования все нужные файлы, но можно изменить список, нажимая соответствующие кнопки в диалоге. Также можно изменить название и расположение файла архива. Нажав кнопку Сохранить, вы запустите процесс архивирования данных, отображающийся в появившемся диалоге. По его окончании на экране появится диалог с информацией об успешном завершении операции. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть его. Для восстановления информации из архива следует выбрать команду меню Администрирование => Восстановить данные.
В появившемся диалоге следует указать файл архива и нажать кнопку Восстановить. На экране появится диалог, в котором вам будет предложено подтвердить восстановление. Нажмите кнопку Да для подтверждения, а после восстановления кнопку Завершить. Необходимо помнить, что при восстановлении информации из старого архива, все документы и операции, выполненные после создания этого архива, будет безвозвратно утеряны.
Наиболее важная операция, выполняемая любой бухгалтерской программой, это формирование необходимых отчетов за требуемый период. Чаще всего используемым рабочим отчетом является оборотно-сальдовая ведомость. Выберите команду меню Отчеты => Оборотно-сальдовая ведомость, чтобы открыть диалог настройки этой ведомости. В нем необходимо выбрать период, за который нужна информация
Рисунок 34 Восстановление данных в режиме конфигуратора
Также с помощью установки и снятия флажков можно выбрать степень детализации отчета. Нажав кнопку ОК, можно открыть окно с нужной ведомостью (рис. 35).
Рисунок 35 Оборотно-сальдовая ведомость
Чтобы распечатать ведомость, нужно нажать кнопку на панели инструментов программы 1 С: Бухгалтерия и нажать кнопку ОК в появившемся диалоге печати. Отчеты в программе создаются на основе таблиц. Выделив нужные ячейки, можно скопировать их в буфер обмена Windows, нажав кнопку на панели инструментов. Далее можно вставить фрагмент из буфера обмена в документ Word или электронную таблицу Excel. Нажав кнопку , вы откроете диалог настойки сохранения отчета, в котором следует выбрать папку для сохранения и ввести имя файла. Необходимо отметить, что можно выбрать в качестве типа файла Таблица Excel, и созданный отчет можно будет в дальнейшем исправить с помощью
Excel. Чтобы закрыть окно с отчетом, нажмите кнопку
Закрыть, расположенную в правой части заголовка данного окна.
Аналогично можно построить шахматку, Главную книгу и другие отчеты, необходимые для работы бухгалтера. Все эти отчеты в программе считаются стандартными. Практически так же строятся специализированные отчеты, ориентированные на конкретный участок бухгалтерского учета. Выбрав команду меню Отчеты => Специализированные, будет открыто вложенное меню, в котором перечислены возможные отчеты. Выбрав нужную команду, вы откроете диалог настройки отчета. Заполнив поля и нажав кнопку ОК, откроете окно с отчетом, работа с которым не отличается от работы со стандартными отчетами.
Кроме стандартных и специализированных отчетов, обязательно потребуется создавать регламентированные отчеты, предназначенные для передачи в различные государственные организации. Для создания любого регламентированного отчета выберите команду меню Отчеты => Регламентированные, и на экране появится диалог со списком доступных отчетов. Выбрав нужный отчет и нажав кнопку Открыть, откроете окно с заготовкой отчета (рис. 36)
Нажимая кнопки в верхней части окна, можно сохранить или восстановить ранее сохраненный отчет в нижней части расположены поля, которые необходимо заполнить. Пи этом поля желтого цвета следует заполнить вручную, а поля зеленого цвета будут рассчитаны автоматически, после ввода значений в остальные поля отчета. После заполнения отчета его можно распечатать, как и любой другой отчет. Некоторые отчеты поддерживают автоматическое заполнение, на основе информации бухгалтерского учета. Нажмите кнопку Заполнить, расположенную в верхней части окна, и в полях отчета появится нужная информация. Если хотите узнать, по каким правилам заполняется то или иное поле, щелкните на нем мышью и нажмите кнопку Раскрыть. В отдельном окне появится описание правил заполнения поля и конкретные рассчитанные суммы. Кнопка Раскрыть становится доступной после автоматического заполнения отчета. Если кнопка Заполнить отсутствует в отчете, то в данной форме нельзя заполнить поля автоматически, и придется сделать это вручную.
Рисунок 36 Бланк сформированного отчета
После того, как все поля заполнены, можно просмотреть готовую форму. Нажмите кнопку Печать и в открывшемся вспомогательном меню выберите команду Показать бланк. Будет открыто окно, в котором вы увидите документ в окончательном виде, готовом для печати. Нажмите кнопку
на панели инструментов программы 1С: Бухгалтерия, чтобы открыть диалог печати и распечатать документ. Нажав кнопку , вы можете сохранить отчет, в том числе и в формате Excel для последующего редактирования. Если после нажатия кнопки Печать вы выберете во вспомогательном меню команду Печатать сразу, нужный документ будет отправлен на печать без появления каких-либо окон и диалогов.
В программе 1 С: Бухгалтерия имеется множество дополнительных возможностей, которые облегчают работу бухгалтера с программой.
В связи с переходом на международные стандарты финансовой отчетности фирма «1 С» выпустила новую версию программы 1 С: Предприятие 8.0.