. товарный номер передается в информационную базу предприятия.
Предприятие ООО «ТОП-КНИГА» в основном имеет дело с печатной продукцией, штрих коды на которую наносятся предприятием-изготовителем. По мере поступления новой продукции на склад в информационную базу вносится штрих код, нанесенный на изделие. По нему происходит узнавание товара, участвующего в логистических операциях. По мере поступления на склад дополнительной партии товара, происходит сравнение штрих кода.
При формировании заказа клиента, среди дополнительных услуг, возможна оклейка товара штрих этикетками, на которых зашифрована информация о товаре, указана цена и нанесена магнитная полоса.
Для отправки заказа клиенту также используется штрих код, которым оклеивается упаковка.
Использование на предприятии технологии автоматической идентификации штриховых кодов позволило автоматизировать учет и контроль материальных потоков, автоматизировать процесс инвентаризации, увеличить скорость приемки товара.
9.3 Адресный склад
Адресный склад - наиболее оптимальный тип организации хранения товара. Внедрение адресной системы на складе позволило: сделать складскую систему « прозрачной» для всех сотрудников; быстро и качественно выполнять расстановку поступившего товара; упростить процесс проведения общих и выборочных инвентаризаций; улучшить контроль над хранением товаров, требующих особых условий хранения (более дорогостоящий товар, подвергающийся хищениям), повысить качество обслуживания клиентов из-за немотивированных отказов (когда товар просто не нашли на складе); увеличить скорость комплектации заказов; снизить количество ошибок при сборке и контроле заказов.
Адресная система хранения, применяемая на предприятии, позволяет оптимизировать процесс размещения товара на складе с учетом характеристик склада. Каждому стеллажу присвоен собственный цифровой и буквенный код, обозначающий порядковый номер стеллажа, порядковый номер полки, а также дополнительный контрольный адрес для разноса. Например - адрес л 034 в и EF01, где л - означает сторону, 034 - номер стеллажа, в - полку, а EF01 - контрольный адрес. Это позволяет упростить приемку и сбор заказа. Адреса хранения указаны на каждой полке стеллажа, а напольный адрес указан на прилегающей стене по номеру ближайшего стеллажа (к 456 пол). Адреса хранения занесены в базу данных и выдаются при распечатке сборных фактур, учетной документации, на штрих этикетке при электронной приемке товара при поступлении. Благодаря адресной системе сборщик может быстро найти товар по указанным адресам, а приемщик (разносчик), доставить товар к предписанному ему месту хранения.
9.4 Работа персонала склада
На складе насчитывается около 500 рабочих из них приблизительно 50 человек - кладовщики, 400 сборщики и приемщики, и около 50 - диспетчерская служба.
Кладовщики относятся к группе хранения и занимаются не только хранением товара, но и учетом всех ценностей, уборкой стеллажей, проверкой приемки закупа (Приложение №3), а также расписыванием закупа (Приложение №2). Процедура расписывания закупа заключается в присвоении адресов вновь поступающему товару. От менеджеров по закупке, информация об ожидающемся поступление, поступает в электронную базу предприятия. После этого кладовщикам выдается фактура с указанием наименования товара, стандартом (количеством) в упаковке, ожидаемое количество (штуки, пачки). Кладовщик находит, либо подготавливает место под позицию и указывает в фактуре адрес, который затем вносится в электронную базу. Так же кладовщиками выполняется постеллажная проверка (Приложение №4). Она выявляет позиции, находящиеся не на предназначенных для них адресах хранения, позиции, не числящиеся на остатке.
Для рационального размещения на складе применяется метод Парето. Более дорогостоящая продукция (со складской ценной более 1000 р.) и продукция узкой специализации и направленности (научная, музыкальная) не пользующиеся постоянным спросом, но представляющие интерес для определенных категорий населения хранятся вдали от «горячих линий».
Поступивший транспорт с товарами должен быть в кратчайшие сроки разгружен и принят. Для быстроты выполнения разгрузочных операций применяется необходимое подъемно-транспортное оборудование (авто- и электропогрузчики, грузовые тележки) и четкая организация работ по разгрузке транспорта. Выгруженные товары доставляются в зону приемки, где производят их проверку. Вместе с товарами склад получает и сопроводительные документы: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры. Эти документы регистрируются в электронном журнале учета поступающих грузов и транспортных средств. Идентификация товара производится путем считывания текстово-числовой информации или штрих-кода, расположенных на поступившем товаре. После завершения приемки производится ввод информации в базу данных предприятия. В обязанности операторов приемки входит сканирование поступившего товара, наклеивание складской штрих этикетки с адресом хранения, отслеживание новинок и сверка количества и качества поступившей продукции, укладку на поддоны по этажам и секциям хранения. Поступившие новинки отправляются в отдел библиографии на дополнительное описание либо сверку. Отсканированный и отсортированный товар, на паллетах, с помощью кар доставляется сначала в лифт, а после на этаж к нужной секции хранения. Этажи для удобства разносчиков разделены на секции, например 4.1 - означает 4 этаж, 1 секция. Благодаря этому разносчик устанавливает поддон возле 1-й секции, а не провозит его вглубь этажа. Номер секции также указывается на адресной штрих этикетке.
Для контроля разноса предусмотрены листы разноса, куда разносчик наклеивает одну штрих этикетку с упаковки и рядом указывает контрольный адрес (Приложение №5).
После разноса по адресам, разнесенные позиции «заливаются», т.е. встают на остаток и могут быть включены в заказ клиента. Отборка товара по заказу клиента осуществляется через информационную систему. На складе применяется индивидуальная отборка товара, используется «челночная» система сборки заказа. При индивидуальной отборке, товар сразу укладывается в соответствующую тару и по окончанию операции должен быть готов к проверке и отправке. На складе существует три вида упаковки: полиэтилен и гофрированные картонные коробки двух размеров (150*250 и 350*450), и разной толщины. Картонная трехслойная упаковка применяется при отправке грузов автомобильным и железнодорожным транспортом, при отправке грузов авиа, либо железнодорожным транспортом дальнего следования, используется упаковка из пятислойного гофрированного картона.
Начальник смены сборщиков осуществляет распечатку сборных фактур. На сборной фактуре указаны наименование товара, адрес его хранения и количество штук нужных клиенту (Приложение №6). Так же сборщику выдается: клиентская фактура, на которую вносятся изменения при сборе (позиция не найдена или найдено недостаточное количество); комплектовочная фактура, где указывается количество получившихся мест (для отдела комплектации); адресные наклейки (на них указан номер фактуры, клиент и место доставки). Сборщик, обходя зону хранения, изымает с адресов хранения товар, согласно сборочному листу. На сборочном листе указан адрес хранения, наименование продукции, автор, издательство, издание, иногда год выпуска и тип обложки. Если идет сбор периодических изданий, обязательно указывается год и номер выпуска, при сборе игр, игрушек, канцелярских принадлежностей обращают внимание на артикулы, также, указанные в сборном листе. Если происходит сбор заказа для магазина, то после сборки товар обклеивается шрих-этикетками с ценной. Так как на складе очень высокая оборачиваемость и большой ассортимент, заказ может собираться несколькими сборщиками на разных участках зоны хранения. Для осуществления контроля каждая сборочная фактура подписывается сборщиком. Для удобства сбора и перемещения товара используется тележка.
После сборки и укладки в картонную гофрированную упаковку, на заказ наклеивается «адресная» этикетка, где указан номер сборной фактуры, наименование пункта доставки и клиент. Заказы на лифте отправляются в зону комплектации, где происходит укомплектовывание на поддоны заказов для отправки клиенту. Заказы комплектуются по маршруту и по времени отправки. В зоне комплектации так же происходит переупаковка заказа по мере надобности. Например: товар дальнего следования или отправка авиа, должен быть упакован в пятислойный гофрированный картон, тогда как остальной товар отправляется в трехслойном картоне. После полной укомплектации товара происходит погрузка на автомобиль, опломбирование и отправка груза.
На складе раз в неделю проводится перепись остатков. На основании которой составляется специальный отчет по всей товарной номенклатуре склада. В нем ключевыми параметрами для менеджеров группы являются продажи за неделю и уровень запаса. Оценка достаточности текущего уровня запаса производится с помощью значений минимального, оптимального и максимального уровней запаса. Если уровень запаса ниже минимального значения, то в обязательном порядке производится дозаказ. В некоторых случаях вывод о необходимости дозаказа можно сделать, опираясь на данные об объеме продаж за предыдущую неделю и остатках на складе определенных видов продукции.
Проанализировав, таким образом, остатки по всей номенклатуре, менеджеры материальной группы формируют заказы и расписание приходов на неделю вперед. Затем, получив заказы от магазинов, составляют расписание отправок.
10. Проблемы, возникающие на складах
Одной из главных проблем склада является рациональное складирование товара, обеспечивающее максимальное использование складских объемов и площадей, увеличение оперативной эффективности (уменьшение числа операций с товаром), создание условий для эффективной работы, улучшение логистического обслуживания, снижение издержек, а так же сохранность товаров и других материальных ценностей.
10.1 Меры безопасности, применяемые на предприятии ООО «ТОП-КНИГА»
На складах предприятия «ТОП-КНИГА», установлена электронная пропускная система, введены в действие пропуска со штрих кодом, присвоенном каждой штатной единице. При входе на территорию склада или на выходе из него сотрудник, проходя через электронную вертушку, подносит пропуск к сканеру и происходит считывание информации. Эта система позволяет не только не допускать на территорию чужаков, но и фиксировать время прихода на работу и ухода с работы всех сотрудников. Благодаря этой системе облегчен контроль над проставлением часов в табели почасовой оплаты.
Также на складах существует служба безопасности и охрана. Сотрудники охраны имеют право на личный досмотр сотрудников, благодаря чему уменьшается вероятность краж.
Так как на складах хранится не только книжная продукция, но и канцелярские принадлежности, мелкие игрушки, брелки, аудио и видео кассеты, DVD и CD диски, то охране бывает довольно сложно обнаружить их даже при личном досмотре.
Для того чтобы предупредить хищение дорогостоящей продукции, ценной выше 1000 руб. по складской цене, было выделено отдельное помещение, оборудованное решеткой. Помещение закрывается на ключ, продукция выдается в соответствии с фактурными данными ответственным кладовщиком. Этот же кладовщик ведет контроль над приемкой закупа в закрытой зоне. Данная зона находится в отдалении от массивов хранения ходовой продукции. В ночное время сборы не прекращаются, поэтому всегда остается дежурный кладовщик, который занимается выдачей продукции из закрытой зоны. Также он занимается подтоваркой продукции с верхних полок хранения на нижние для удобства сбора, контролирует порядок и помогает сборщикам найти нужную позицию.
Весь второй этаж склада №1 занимает нестандартная продукция. К ней относятся: игрушки, наглядные пособия, демонстрационные материалы, географические карты, различные пасьянсы, карты Таро, игровые карты, складны карта и атласы, диск-таблицы, библиотечные формуляры и др.
Здесь тоже выделена закрытая зона для дорогостоящей продукции и продукции пользующейся спросом у «несунов». К последней относятся: брелки, модели машин, небольшие мягкие игрушки, новогодние украшения, подвески для мобильных телефонов. Данные товары также находятся в закрытом помещении и выдаются дежурными кладовщиками.
Инвентаризации в закрытых зонах проводятся раз в неделю, что позволяет выявить недостачу, в случае таковой, гораздо быстрее.
Все канцелярские принадлежности находятся в отдельном здании, куда открыт допуск только людям там работающим. На канцелярском складе также выделена закрытая зона, где находятся ручки и стержни «Паркер», стикеры и др. дорогостоящие, небольшие предметы канцелярии.
Благодаря принятию таких мер безопасности, предотвращен ряд хищений.
Сотрудники, пойманные на воровстве, уволены, на некоторых заведено уголовное дело.
10.2 Рациональное использование складских площадей
Применение метода Парето позволяет минимизировать количество передвижений на складе посредством разделения всего ассортимента на группы, требующие большого количества перемещений, и группы, к которым обращаются достаточно редко. На нашем складе в начале каждого этажа предусмотрены стеллажи с большими полками под большие объемы продукции. Как правило, эти стеллажи используются для новинок. Менеджеры делают заказы на новинки издательствам, не только учитывая интересы частных клиентов, но и для обеспечения ими магазинов и периферийных складов. Новинки, как правило, составляют ту небольшую часть часто отпускаемых товаров. Но существуют и другие позиции, которые пользуются постоянным спросом. Эти позиции, кладовщики располагают на нижних ярусах стеллажей и вдоль центрального прохода, если продукция хранится с большим запасом.
На нашем складе именно кладовщики облегчают отборку заказов. Работники зала занимаются переносами остатков, освобождая места для последующих поступлений. Так как существует разделение по секторам (детская литература, детективы, учебная литература, научно-популярная, периодика, нестандартная продукция, классическая литература, медицинская, историческая, филосовско-гуманитарная и бытовая), то несколько человек работающих в определенном секторе, являются специалистами в данной области продукции. При расписывании закупа, кладовщик может уже исходя из краткого описания, может определить сектор размещения и зону хранения (горячая, холодная). Если какая то позиция «залежалась», то кладовщик меняет ей адрес хранения, например, с крайнего стеллажа или с нижней полки он переносит позиции на верхнюю полку по «холодной» линии.