Материал: Системы менеджмента качества (Киселёва Э.В.)

Порядок выполнения процесса может быть представлено в виде блок-схемы или алгоритма (Рисунок 4 .22).

Рисунок 4.22 – Пример описания схемы выполнения процесса

4.2Документация системы менеджмента качества

4.2.1Место документации в системе менеджмента качества

Важное внимание в системе обеспечения качества предприятия уделяется вопросам разработки и внедрения документации, необходимой для организации работы системы и достижения ею эффективности и результативности.

Состав, объем и характер документирования системы качества, осуществляемых процессов и регистри­руемых записей зависят от специфики предприятия, выпускаемой продукции и предоставляемых услуг и определяются исходя, исходя из потребностей самого предприятия.

Согласно положениям стандартов ИСО, система качества должна быть тщательно документирована. Именно документация дела­ет систему «видимой» не только для ее разработчиков, но и для пользователей и проверяющих.

Соответствующая документация системы качества необходи­ма для решения следующих важнейших задач:

• достижение требуемого качества,

• оценка системы качества,

• улучшение качества,

• поддержание улучшений.

Под документированием системы качества понимается дея­тельность по установлению структуры и состава документации и управлению ею. Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для по­строения и функционирования системы качества, соответствую­щей рекомендациями требованиям стандартов семейства ИСО 9000. Основными задачами документирования являются:

• установление и нормирование требований к выполнению ра­бот в системе качества,

• обеспечение воспроизводимости процессов административ­ного управления качеством,

• регулярная регистрация фактических данных о качестве продукции и состоянии системы качества в ходе ее функцио­нирования и совершенствования,

• обеспечение идентификации и прослеживаемости продук­ции и измерительного оборудования,

• закрепление лучших традиций и накопленного опыта по ор­ганизации и проведению работ в системе качества,

• разрешение и предупреждение спорных вопросов в процессе деятельности в системе качества,

• обеспечение проверяемости и оценки качества продукции и системы качества.

Документация системы качества – комплект документов, не­обходимых для надлежащего функционирования системы каче­ства и обеспечения качества продукции.

Документом системы качества считается любой материальный носитель информации с реквизитами, позволяющими идентифицировать данную ин­формацию.

4.2.2Требования к документации системы менеджмента качества

• Исходя из цели и задач документирования, создаваемая на предприятии документация системы качества должна отвечать целому ряду строгих требования. К числу основных из них от­носятся следующие.

1. Документация должна быть системной, т.е. определенным образом структурированной, с четкими внутренними связями между её отдельными элементами. Она должна давать ясное представление как о системе качества в целом, так и о каждом отдельном ее процессе. Системность документации выражается также в том, что она выступает неотъемлемой частью документации общей системы управления предприятием.

2. Документация должна быть комплексной, т. е. охваты­вать все аспекты деятельности в системе качества, в том чи­сле организационные, экономические, технические, правовые, социально-психологические, методические.

3. Документация должна быть полной, т.е. содержать исчер­пывающую информацию обо всех процессах и процедурах, вы­полняемых в системе качества, а также о способах регистрации данных о качестве. При этом объем документации должен быть минимальным, но достаточным для практических целей.

4. Документация должна быть адекватной рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000. Это означа­ет, что каждый документ системы качества должен содержать положения, соответствующие конкретным рекомендациям или требованиям определенного стандарта ИСО.

5. Документация должна содержать только практически вы­полнимые требования.

6. Документация должна быть легко идентифицируемой. Это предполагает, что каждый документ системы качества должен иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий установить его принадлежность к определен­ной части системы.

7. Документация должна быть адресной, т. е. каждый доку­мент системы качества должен быть предназначен для опреде­ленной области применения и адресован конкретным исполни­телям.

8. Документация должна быть актуализированной. Это озна­чает, что документация в целом и каждый отдельный ее доку­мент должны своевременно отражать изменения, происходящие в стандартах семейства ИСО 9000 (по мере их пересмотра), и изменения условий обеспечения качества на предприятии.

9. Документация должна быть понятной всем ее пользовате­лям—руководителям, специалистам, исполнителям и аудито­рам. С этой целью каждый документ должен быть изложен простым, ясным языком. Текст документа должен быть крат­ким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным, включающим самое необходимое и доста­точное для его использования.

10. Документация должна иметь санкционированный статус, т. е. каждый документ системы качества и вся документация в целом должны быть утверждены или подписаны полномочными должностными лицами.

Несоблюдение какого-либо из рассмотренных требований де­лает документацию системы качества неполноценной, уменьша­ет ее эффективность.

4.2.3Типовая структура документации системы менеджмента качества

По сфере действия вся документация системы менеджмента качества подраз­деляется на основную (уровень А), общую (уровень В), специ­альную (уровень С) и записи о качестве (уровень D) (Рисунок 4 .23).

Рисунок 4.23 – Типовая структура документов системы менеджмента качества

К уровню А относятся Руководство по качеству, Политика предприятия в области качества, Цели предприятия в области качества и другие общие для всего предприятия документы.

К уровню В относятся общеорганизационные и общеметоди­ческие документы (стандарты предприятия, программы каче­ства, методики), регламентирующие деятельность по отдельным направлениям системы менеджмента качества.

К уровню С относятся детальные процедуры и инструкции, подробно описывающие порядок и методы выполнения отдель­ных работ в системе менеджмента качества.

К уровню D относятся записи о качестве, свидетельствующие о выполнения работ в системе менеджмента качества.

В соответствии со сферой действия документа определяется и уровень его утверждения (подписания). Каждый документ, не­зависимо от его уровня, согласовывается со службой качества, за исключением случаев, когда он утверждается руководителем этой службы.

4.2.4Основные виды документов системы менеджмента качества

Всю документацию системы менеджмента качества по ее назначению целе­сообразно подразделять на две основные группы.

• документация, предназначенная для построения и функцио­нирования, обеспечивающая понимание протекающих в системе процессов,

• документация, предназначенная для подтверждения соот­ветствия установленным требованиям по качеству, а также про­верки эффективности самой системы.

Документы первой группы регламентируют требования, ус­тановленные для административного управления качеством и обеспечения качества Они носят «конструктивный» характер, являются интеллектуальным продуктом, содержащим, как пра­вило, элементы «ноу-хау».

Основными видами документов первой группы являются: Ру­ководство по качеству, стандарт предприятия, процедура каче­ства, методика качества, инструкция по качеству и программа качества.

Руководство по качеству – это документ, определяющий систему менеджмента качества организации

Руководство по качеству из­лагает политику в области качества и описывает систе­му менеджмента качества предприятия. Руководство по качеству выступает в роли основополагающего документа системы менеджмента каче­ства и служит справочным источником при ее поддержании в рабочем состоянии.

Руководства по качеству могут приме­няться для таких целей, как:

• эффективное внедрение системы менеджмента качества,

• изложение политики предприятия в области качества,

• эффективное управление процессами в системе менеджмента качества,

• обеспечение нормативной основы для аудита системы менеджмента каче­ства,

• обеспечение стабильности функционирования системы менеджмента ка­чества в условиях перемен,

• подготовка персонала предприятия в области качества,

• демонстрация предприятием соответствия своих систем менеджмента ка­чества стандартам семейства ИСО 9000 в контрактных ситуа­циях,

• презентация системы менеджмента качества.

Стандарт предприятия (СТП) – документ, устанавливаю­щий правила, порядок, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности в системе качества. Разработка СТП целесообразна в тех случаях, когда деятель­ность носит повторяющийся (регулярный) и устоявшийся ха­рактер и когда регламентации подлежит деятельность в области качества, выполняемая несколькими подразделениями предпри­ятия.

Процедура качества – документ, устанавливающий поря­док (последовательность) осуществления деятельности в систе­ме качества. Процедура — это та последовательность шагов, которая должна быть осуществлена при выполнении определенной деятельности в системе качества.

Процедура – это установленный способ осуществления деятельности или процесса

Различают управленческие и рабочие процедуры. Управлен­ческая процедура устанавливает порядок управления работой (комплексом работ) в системе качества и отвечает на вопросы: кто дает указание по выполнению работы, кто планирует вы­полнение работы, кто принимает решение о корректирующих и улучшающих мероприятиях, кто контролирует их выполнение и кто оценивает результативность работы? Примерами упра­вленческих процедур качества могут служить: «Анализ кон­тракта», «Построение, изложение и оформление документов си­стемы качества» и др.

Рабочая процедура устанавливает порядок выполнения ра­бот (комплекса работ) в системе качества и отвечает на во­просы: что делать, где делать, кому делать, в какой последо­вательности делать? Рабочие процедуры устанавливают обя­занности младшего управленческого персонала и квалифициро­ванных рабочих. Примерами рабочих процедур качества явля­ются: «Входной контроль покупных материалов», «Сдача не­соответствующей продукции на контрольный пост», «Порядок заполнения контрольных карт» и др.

Методика качества – документ, устанавливающий один или несколько способов достижения соответствия в системе каче­ства. В отличие от процедуры, определяющей, главным обра­зом, последовательность выполнения работы во времени, мето­дика определяет один или несколько способов выполнения этой работы. Методика отвечает на вопрос: как (каким образом) де­лать? Примерами методик по качеству могут служить: «Мето­дика оценивания качества проекта», «Методика обследования объекта аудита», «Методика анализа дефектов и отказов про­дукции» и др.

Инструкция по качеству – документ, характеризующий действия в системе качества, которые следует выполнить. Рабочие инструкции (по закупкам, контролю качества, проведению тех­нологических операций и др.) носят, как правило, более дета­лизированный, чем процедуры, характер. Примером рабочих инструкций по качеству могут служить: «Составление отче­та по результатам внутреннего аудита», «Подготовка к работе контрольно-измерительного средства», «Нанесение на изделие защитного покрытия» и др. Чаще всего рабочие инструкции содержат подробное описание способов выполнения индивиду­альных заданий. Такие инструкции необходимы в том случае, если их отсутствие может оказать прямое воздействие на каче­ство продукции. В отличие от Руководства по качеству и об­щеорганизационных (общеметодических) процедур рабочие инструкции и процедуры являются оперативными документами.

План качества – документ, регламентирующий кон­кретные меры в области качества, ресурсы и последователь­ность деятельности, относящейся к специфической продукции, проекту или контракту.

План качества – это документ, определяющий, какие процедуры и соответствующие ресурсы, кем и когда должны применяться к конкретному проекту, продукции, процессу или контракту.

Планы качества раз­рабатываются применительно к определенной продукции, про­цессу или подразделению предпри­ятия.

Каждый план качества направлена на выполнение кон­кретных требований по качеству в установленные сроки. Осо­бенно необходимы планы качества при создании нового ви­да продукции или процесса, а также при внесении существен­ных изменений в уже выпускаемую продукцию или действую­щий процесс.

В состав документов системы менеджмента качества входят данные о качестве в форме записей, содержащихся в протоколах, актах, журналах, бланках, статистических картах, диаграммах, сертификатах и др.

Записи – это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности

Регистрируемые данные о качестве весьма разнообразны и содержат сведения: о качестве покупных материалов и комплектующих, полу­ченные от поставщиков и при входном контроле, о техническом обслуживании и ремонте оборудования, о точности технологического оборудования, о поверке (калибровке), аттестации и ремонте контрольно-измерительного и испытательного оборудования, о контроле и испытаниях продукции, о затратах на качество, о претензиях потребителей продукции, о подготовке и обучении персонала в области качества, о внутренних и внешних аудитах системы качества, о корректирующих и предупреждающих действиях, данные анализа и оценки системы качества со стороны ру­ководства предприятия и др.

Состав, характер и объем этих данных устанавливаются при разработке документации, обеспечивающей построение и функ­ционирование системы качества. По сути дела, при создании любого такого документа его разработчики должны предусмо­треть возможность ответа на вопрос: какими видами данных мо­жет быть подтверждено соблюдение требований этого докумен­та.