Материал: Системы менеджмента качества (Киселёва Э.В.)

4.2.5Управление документацией и записями о качестве

Согласно требованиям стандарта ИСО 9001 предприятие должно разработать и поддерживать в рабочем состоянии процедуру управления всеми документами и регистрационными данными о качестве. Известно, что при любом управлении выполняются с дующие общие функции: планирование, организация, контроль регулирование и учет. Детализация этих функций применительно к управлению документацией и записями о качестве позволяет установить став и последовательность необходимых в этом случае работ (Таблица 4 .2).

Планирование разработки документов осуществляется службой качества на основе общего плана внедрения или совершенствования системы менеджмента качества. Ежегодно составляемые планы-графики разработки и пересмотра доку­ментации согласовываются со всеми заинтересованными руко­водителями подразделений. При планировании определяются подразделения (должностные лица), ответственные за выполне­ние всех работ по каждому отдельному до­кументу.

Таблица 4.2 – Состав работ по управлению документацией и данными о качестве

Организация разработки и введение в действие доку­ментов. Обычно разработка каждого документа ведется в три последовательно выполняемые стадии: первая стадия – разра­ботка проекта (первой редакции) документа и направление его на отзыв в соответствующие подразделения; вторая стадия – обработка отзывов, разработка окончательной редакции доку­мента, согласование его с заинтересованными подразделениями и утверждение полномочным должностным лицом; третья ста­дия – регистрация. Разработанному документу присваивается определенный код (шифр), устанавливающий его структурную принадлежность к документации системы качества. В наиболее распространенном ва­рианте кодирования код документа включает: условное обозна­чение (индекс) документа, цифровой код вида документа, цифро­вой код типа системы менеджмента качества, цифровой код элемента системы менеджмента качества, порядковый номер документа и год его утверждения. Введение в действие утвержденного документа осуществля­ется подразделением-разработчиком. В случае необходимости введению в действие документа предшествуют разработка и ре­ализация организационных мероприятий. Каждый вводимый в действие документ сопровождается специальным листом, в ко­тором указываются все те, на кого этим документом возлагают­ся определенные обязанности.

Контроль документов предусматривает: 1) контроль правильности изложения и оформления документов; 2) проверку выполнения требований доку­мента. Контроль правильности изложения и оформления документов осуществляет служба стандартизации. Текущую проверку выполнения требований доку­мента ведут подразделения, в которых документ используется; периодическую проверку осуществляет служба внутреннего ау­дита системы качества.

Регулирование документов имеет целью предотвращение использования утративших силу или устаревших документов, в связи с этим особое внимание уде­ляется своевременному обновлению документов, т.е. внесению в них изменений и дополнений. Лист регистрации изменений и дополнений включается в со­став каждого документа. Изменения и дополнения в документ вносит подразделение-разработчик документа. Целесообразно документ, в который внесено изме­нение или дополнение, как-либо выделять, например, с помо­щью определенных цветовых, графических или буквенных зна­ков. Например, на документ наклеивается красный ярлык, на­личие которого свидетельствует о том, что это измененный документ и, следовательно, каждый его пользователь обязан с ним ознакомиться. После ознакомления с документом всех его пользователей ярлык снимается и с подписью снявшего его ис­полнителя отсылается в службу, которая контролирует посту­пление этого ярлыка.

Для определения актуальности содержания документов си­стемы качества и необходимости внесения в них соответствую­щих изменений проводится ежегодная ревизия, что подтвержда­ется отметкой на титульном листе документа каждого учтенного экземпляра. Ответственность за ревизию несет подразделение, отвечающее за разработку и актуализацию документа.

При необходимости внесения в документ существенных, име­ющих принципиальный характер, изменений производится его пересмотр, результатом которого является новое издание доку­мента. Основанием для пересмотра может служить заключение по результатам ревизии, предложения и замечания по резуль­татам внутреннего аудита, предложения подразделений пред­приятия. При пересмотре отменяется действующий документ, а в новом указывается, какой документ он заменяет. Новому документу присваивается старый код с заменой двух последних цифр года утверждения. Ответственность за пересмотр доку­мента несет подразделение, отвечающее за его разработку и обновление.

Для поддержания документов в рабочем состоянии проводит­ся специальная проверка, по результатам которой оценивает­ся состояние документа и составляется заявка на его замену с указанием причин негодности и отсутствия необходимого ко­личества экземпляров. Вся действующая документация имеет гриф «Учтенный экземпляр». В случае, если документ имеет ограничение по сроку действия, на его титульном листе или на первой странице указывается срок. Использование просрочен­ных документов не допускается. Документы, пришедшие в не­годность, изымаются из обращения и уничтожаются. Негодны­ми признаются документы, которыми невозможно пользоваться: загрязненные, порванные, неполные из-за утери отдельных ли­стов. Ответственность за поддержание документов в рабочем состоянии несут его пользователи.

Отмена документов производится при выявлении необходимости соединения нескольких дей­ствующих документов в один или разделения одного документа на несколько, при существенных изменениях организационной структуры, технологии производства, номенклатуры выпускаемой продук­ции, при изменении вида документа. Отмененный документ изымается из обращения и на учтенные экземпляры ставится штамп или пометка «Отменен» за подпи­сью лица, ответственного за контроль выполнения положений документа. Решение об аннулировании документа или об изменении срока его действия принимает лицо, утвердившее доку­мент.

Учет документов. На каждый документ системы качества после его утверждения заводится карточка учета, в которой приводятся номер экземпляра копии, подразделение, фамилия и подпись лица, получившего копию. Регистрация выдавае­мых или рассылаемых пользователям документов производит­ся в специальном журнале, в котором фиксируются: код и на­именование документа, форма предоставления его пользовате­лю, подпись пользователя, а также делаются отметки об отмене документа. В ряде случаев по письменной заявке пользовате­ля ему предоставляется несколько учтенных экземпляров доку­мента, на один из которых ставится гриф «Контрольный», а на остальные – «Рабочий».

При предоставлении документов системы качества сторон­ним организациям им присваивается гриф «Для информации». Решение о предоставле­нии документов сторонним организациям принимает руководи­тель службы качества или другое, уполномоченное руководите­лем предприятия, лицо. Каждый такой случай регистрируется в специальном журнале с указанием наименования сторонней организации, ее почтовых реквизитов, даты отправки, номера сопроводительного письма, кода и наименования документа.

Зарегистрированные данные о качестве хранятся в течение заданного периода времени (эти сроки устанавливаются в до­кументах, определяющих необходимость хранения данных о ка­честве) таким образом, чтобы можно было их своевременно по­лучить, когда проводится анализ, выявляющий тенденции изме­нения показателей качества и уточняющий необходимость и эф­фективность разработки и реализации корректирующих (преду­преждающих) действий Стандарты ИСО точно не регламенти­руют минимальный срок хранения зарегистрированных данных о качестве. Если более длительные сроки не определены зако­нодательством (как, например, в атомной промышленности) или не оговорены в контракте, данные о качестве хранятся от пяти до семи лет.

Следует отметить, что даже устаревшие документы и данные о качестве могут представлять собой большую ценность, напри­мер, для юридических целей и для сохранения накопленных на предприятии знаний.

5Ответственность руководства в системе менеджмента качества

В области качества все вопро­сы, связанные с ответственностью руководства предприятия, должны решаться в неотложном порядке. Это отнюдь не слу­чайно. Руководители, и прежде всего — руководители высшего звена предприятия, являются распорядителями материальных, трудовых и финансовых ресурсов. По данным зарубежных ис­следователей, успешное решение проблемы качества на 85% за­висит именно от высшего звена руководства.

Согласно концепции стандартов ИСО, руководители высше­го звена предприятия персонально участвуют в решении про­блемы качества и берут на себя ответственность за проведе­ние политики в данной области.

Высшее руководство – это лицо или группа работников, осуществляющих направление деятельности и управление организацией на высшем уровне

Основная задача руководителей предприятия сводится к це­ленаправленной деятельности по объединению и координации всех функциональных и производственных подразделений, по обеспечению качества выпускаемой продукции, удовлетворяю­щей требования и ожидания потребителей больше, чем продук­ция конкурентов.

Ответственность высшего руководства в области качества включает:

• разработку политики и целей, а также руководство организа­цией;

• обеспечение организационной структурой и ресурсами;

• поддержание в рабочем состоянии текущей деятельности;

• достижение постоянного улучшения.

5.1Политика в области качества

В условиях рыночной экономики каждое предприятие само­стоятельно вырабатывает и реализует свою политику. Она провозглашает намерения руко­водства предприятия по защите его интересов и призвана ориен­тировать процесс принятия решений на достижение поставлен­ных целей в течение длительного периода времени. Политика предприятия свидетельствует о том, что его руководство при­держивается четко обозначенных подходов и принципов, бази­рующихся, как правило, на определенной философии. В рамках общей политики предприятия принято выделять его экономиче­скую, коммерческую, социальную и техническую политику, а также политику в области качества.

Политика в области качества – это общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством

Политика в области качества согласуется с общей политикой предприятия и обеспечивает основу для постановки целей в области качества. На основе общей политики каждое структурное подразделе­ние предприятия устанавливает свои цели и задачи в области качества.

Сформулированная в документе, подписанном высшим руко­водителем, т. е. закрепленная документально, политика пред­приятия в области качества дает возможность всем работни­кам, а также потребителям и поставщикам получить отчетливо представление об официальном отношении руководства пред­приятия к качеству. По политике в области качества можно судить о месте, которое занимает или стремится занять пред­приятие среди производителей аналогичной продукции. По ней можно также судить об отношении предприятия к потребителям. Отсутствие ясной политики делает деятельность предприятия в области качества неопределенной и непредсказуемой. Поэтому в концепции стандартов ИСО политика в области качества вы­ступает как первооснова системы качества.

Главная цель политики предприятия в обла­сти качества может быть определена как стабильное обеспе­чение качества продукции и услуг, удовлетворяющих требо­ваниям и ожиданиям потребителей. На основе главной цели конкретизируются цели, относящиеся к таким ключевым свой­ствам качества, как функциональная пригодность, эксплуата­ционные характеристики, безопасность и надежность.

Концентрированным выражением политики выступает девиз предприятия в области качества. Для обеспечения надлежащего эффекта восприятия девиз дол­жен отвечать следующим требованиям: быть четким (доступ­ным для понимания), лаконичным (одна — две фразы), вырази­тельным (афористичным).

Политика предприятия в области качества оформляется в ви­де письменного заявления (декларации) и подписывается руко­водителем предприятия; следует иметь в виду, что подписание заявления о политике заместителем руководителя предприятия или любым другим должностным лицом умаляет его значение. Политика в области качества излагается кратко и доступным для понимания языком.

Политика предприятия в области качества, как и обязатель­ства руководства, доводятся до каждого работника предприя­тия. Это достигается путем обсуждения положений политики на совещаниях коллекти­вов функциональных и производственных подразделений пред­приятия, разъяснения сущности политики в ходе учебы по качеству, ознакомления с политикой при приеме на работу, наглядной агитации в местной печати и на радио, телевиде­нии, а также посредством плакатов и транспарантов, размещен­ных в производственных и служебных помещениях и в местах, обеспечивающих восприятие информации максимально возмож­ным числом работников и посетителей (проходная, приемная, актовый зал, столовая и др.).

Контроль и анализ политики в области качества осуществля­ет руководство предприятия. По результатам анализа прово­дится, если в этом возникает необходимость, корректировка от­дельных ее положений или устанавливаются новые.