Зразки формулювань наказів власника або уповноваженого ним органу і записів у трудових книжках відповідно до статей Кодексу законів про працю України.
Прийняття на роботу, переведення, звільнення чи надання відпусток працівникам проводиться наказами з особового складу, які оформляє відділ кадрів. Ці накази реєструють у книзі наказів за формою.
Заповнюючи графи цієї книги, необхідно керуватися таким. Номер за порядком реєстрації наказу одночасно є його номером; дата реєстрації наказу є датою його випуску. У графі 3 вказувати, наприклад: «Про звільнення гр. Коновалова», у графі 4 - назву цеху, відділу, прізвище працівника, за чиєю пропозицією готується наказ або того, хто його писав, у графі 5 - кому (куди) направлений наказ чи кому він оголошений під розписку. Це робиться для контролю за виконанням наказу чи ознайомлення з ним зацікавлених осіб.
Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована та опечатана. Вилучення аркушів з книги не допускається.
У разі відміни чи зміни окремих пунктів раніше виданих наказів видається новий наказ, котрий реєструється у встановленому порядку. Записи у книзі мусять відповідати наявності наказів. Книга реєстрації наказів є документом постійного зберігання.
Оригінали наказів з особового складу, підписані ке-рівником (його заступником), завізовані зацікавленими посадовими особами, заносять (за порядком їх номерів та дат) до спеціально заведеної з цією метою справи.
Накопичення наказів ведеться протягом календарного року, після чого справа закривається та зберігається у відділі кадрів (у працівника з кадрів) до передачі в архів. Передаючи до архіву справу з наказами, наявність останніх звіряють з книгою їх реєстрації. Справа з наказами зберігається постійно.
На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу, за сумісництвом, а також на роботу за контрактом, заповнюють особову картку. Робить це фахівець з кадрів на підставі опитування особи, яку приймають на роботу, та відповідних документів.
Особова картка заповнюється за формою чорнилом чи кульковою ручкою (паспортні дані, домашня адреса, телефон, що можуть змінюватись, заповнюють олівцем). Порядок заповнення особової картки такий:
У розділ I «Загальні відомості» з паспорта заносять прізвище, ім’я та по батькові, рік, місяць, число та місце народження, номер та серію паспорта, домашню адресу.
У рядку «Освіта»: 1) у пункті «а» зазначають освіту - «вища», «неповна вища», «середня спеціальна», «середня», «неповна середня», «початкова». Якщо працівник закінчив неповну школу вказують скільки класів закінчено; 2) пункт «б» заповнюють лише на спеціалістів, які закінчили вищий або прирівнений до нього навчальний заклад; 3) пункт «в» заповнюють тільки на молодих робітників, які закінчили професійно-технічні навчальні заклади; 4) у пункті «г» підкреслюють форму навчання (денна, вечірня, заочна).
Робітників, котрі закінчили 5-й чи 6-й клас середньої школи, відносять до осіб з початковою, а тих, хто не закінчив повний курс навчання у школі - до осіб з неповною середньою освітою. Працівників, котрі навчалися чи навчаються у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах, але не закінчили їх, відносять до осіб з освітою, яку вони мали до вступу в ці навчальні заклади. Незакінчена вища освіта записується у разі, коли працівник залишив навчання після закінчення не менше як трьох курсів вузу або продовжує навчання в ньому.
Рядок «Спеціальність за дипломом (свідоцтвом)» заповнюють на магістрів, бакалаврів і спеціалістів з вищою та середньою спеціальною освітою. Назва спеціальності вказується на підставі запису в дипломі, посвідченні чи свідоцтві про закінчення вищого або середнього спеціального навчального закладу.
У рядку «Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом)» пишуть повну назву кваліфікації вищого навчального закладу, який закінчив спеціаліст, ставлять номер та дату видачі диплома (свідоцтва) про закінчення вищого навчального закладу.
У рядку «Загальний стаж роботи» проставляють стаж роботи з початку трудової діяльності.
У рядку «Безперервний стаж роботи» вказують стаж роботи, згідно з яким починаються виплати з спеціального страхування та допомоги.
У рядках «Останнє місце роботи, посада» і «Дата і причина звільнення» пишуть повну назву останнього місця роботи та причини звільнення відповідно до записів у трудовій книжці.
У рядку «Сімейний стан» вказують склад сім’ї із зазначенням дати народження кожного її члена.
Після заповнення працівником відділу кадрів усіх пунктів першого розділу особову картку підписує особа, яка оформлюється на роботу; ставиться дата заповнення особової картки.
Розділ II «Відомості про військовий облік» заповнюється відповідно до інструкції з обліку військовозобов’язаних, яку начальник відділу кадрів одержує у районному військовому комісаріаті за місцем розташування підприємства. Вказані дані інспектор відділу кадрів щорічно звіряє у районних військових комісаріатах за місцем проживання співробітників.
У розділі III «Призначення та переведення» відповідний запис здійснюється під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення, зміни кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносять до трудової книжки. Вносячи на підставі наказів записи у трудову книжку про прийняття, переведення чи звільнення, працівник відділу кадрів ознайомлює власника книжки під розписку.
У розділі IV «Відпустки» ведеться облік щорічних і додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.
У рядку «Дата і причина звільнення» вказують число, місяць і рік звільнення, його причину, підстави припинення трудового договору, дату і номер наказу про звільнення.
У рядку «Трудову книжку отримав»вказуються число, місяць і рік отримання, ставиться підпис власника трудової книжки. Зразок заповнення особової картки (додаток 13)
Особові картки комплектуються по структурних підрозділах підприємства, за прізвищами працівників у алфавітному порядку. Для полегшення пошуку особових карток працівників у процесі складання аналітичних довідок, групи карток перекладаються кольоровими перекладками із зазначенням назв різних облікових відомостей.
У картотеках з обліку кадрів слід виділити облік особових карток молодих працівників, які закінчили училища менш як у дворічний строк. Після закінчення дворічного строку праці на певному об’єкті у рядку «Додаткові відомості» особової картки працівника роблять необхідний запис і картку перекладають у загальний відділ картотеки. Аналогічно можна заповнювати особові картки тих працівників, які навчаються у вечірніх та заочних навчальних закладах.
Особові картки на працівників апарату управління повинні мати номери, що відповідають їхнім номерам за порядком у штатно-посадовій книзі.
У разі повторного прийняття особи на роботу на те саме підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.
Штатно-посадова книга є основним робочим документом відділу кадрів і відображає стан комплектації апарату підприємства та його підрозділів керівниками, спеціалістами, службовцями. Штатно-посадову книгу складають працівники відділу кадрів на основі штатного розпису. Запис працівників у штатно-посадовій книзі ведеться по цехах, відділах та інших підрозділах за формою. Усі відомості в книзі (окрім назв відділів, підрозділів, посад) записують олівцем.
У разі зміни штатного розпису після записів працівників по цехах, відділах чи інших підрозділах необхідно залишити місце для внесення змін чи продовження записів. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їхнім особовим справам та особовим карткам.
У разі звільнення чи переведення працівника на іншу посаду (роботу) відомості про нього у штатно-посадовій книзі витирають і на цьому самому місці записують відомості про нового працівника зі збереженням на особовій справі облікового номера (наведено додатку 2).
Охайне ведення штатно-посадової книги забезпечує:
облік кадрів відповідно до штатного розпису підприємства;
наочність якісного складу кадрів та їхнє розміщення по підрозділах (поєднання досвідчених кадрів з молодими тощо);
постійний контроль за комплектацією апарату та облік вакантних посад;
оперативність складання різних довідок;
єдину систему обліку особових справ та особових карток.
Усі записи в штатно-посадовій книзі повинні бути своєчасними (одночасно з оформленням наказів про призначення на посаду, переведення тощо), інакше книга втратить своє практичне значення.
Трудовий контракт - укладають тільки на певний термін. Термін його дії, права, обовязки й відповідальність сторін (у тому числі матеріального), умови матеріального забезпечення й організації роботи працівника, умови розірвання контракту, в тому числі й сторін. Сторонами в трудовому контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівника (контракт).
Порядок укладання контракту. Ініціатором укладання контракту є підпиємець в особі керівника, так і особа, котра наймається на роботу.
Усі умови контракту обовязкого мають погоджуватись сторонами.
Контракт може передбачатися (за згодою сторін) випробовування працівника для перевірки відповідності його посаді.
Контракт складається е менше ніж на двох примірниках які зберігаються в кожної зі сторін. Він наберає чинності з моменту його підписання сторонами. До моменту його підписання контракту сторни мають визначити термін його дії - початок і кінець. Працівник має стати до роботи в той день, який записано в контракті.
Контракт слугу підставою для видання наказу про прийняття на роботу. З посиланням на даний наказ роблять запис у трудовій книжці.
За погодження сторін умови контракту можна змінювати в будь-який час. Ініціатором змін може бути одна зі сторін.
Дію контракту може бути припинено на підставах і в порядку, передбачених законодавством про працю, наприклад: у звязку із закінченням терміну його дії (п. 2 ст. 36 КЗпП України), про що в трудовій книжці роблять відповідний запис.
Трудовий контракт можуть уноситься до особових справ працівиків. Термін їх зберігання відповідає терміну зберігання особових справ.
Трудові контракти мають зберігатись 75 років, якщо немає наказів по особовому складу з будь-яких причин (5 років після звільнення працівника, якщо є відповідний наказ по особовому складу).
Працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів власноручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді.
Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, в разі наявності, документи Вищої атестаційної комісії щодо присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про винаходи тощо.
Начальник відділу кадрів (інспектор чи секретар) обов’язково звіряє правильність записів в особовому листку з наявними документами. При цьому особливу увагу звертає на правильність запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посади, кваліфікації).
Крім заяви працівника та наказів керівника в особову справу підшиваються й інші документи, зокрема такі, як: автобіографія, резюме та характеристика, а також копії документів про освіту.
Автобiографiя - документ, у якому особа, яка його складає, подає опис свого життя та діяльності власноручно в хронологічній послідовності (додаток 12).
Основна вимога до цього документа - досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.
Кожне нове повідомлення починається з абзацу. Всі відомості про себе автор викладає в розповідній формі таким чином, щоб можна було скласти уявлення про його життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність. Пишеться автобіографія вiд руки на стандартному листку формату А4.
В автобiографiї зазвичай вказують: назву документа; iм’я, прiзвище, по батьковi (теперішні та колишні, якщо були зміни) у називному відмінку; число, мiсяць і рiк народження, мiсце народження; данi про батькiв (приізвище, ім’я по батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дата народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначити причину; відомості про освiту та спецiальнiсть, види трудової дiяльностi; відомості про останнє мiсце роботи, нагороди i заохочення, участь у громадськiй роботi (виконані доручення), сiмейний стан та склад сiм’ї; сумісність, перебування під слідством близьких та рідних, паспортні дані; домашню адресу i номер телефону, дату заповнення; ставлять особистий пiдпис.
Відображаючи трудову дiяльнiсть, не слiд обмежуватись лише перерахуванням посад. Необхiдно пояснити причини зміни роботи на іншу. У разі перерви у трудовій діяльності потрiбно вказати її причину.
Усi данi подаються у хронологiчному порядку, що допомагає скласти уявлення про життєвий шлях, дiлову квалiфiкацiю та громадську дiяльність конкретної особи; подібним чином складається резюме.
Резюме в перекладі з французької мови означає - короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, наукової праці тощо.
Як документ резюме - це коротке узагальнення найважливіших відомостей про особу. Зокрема в ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні біографічні дані. На відміну від автобіографії чи анкети, резюме характеризується граничним лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вважає за найнеобхідніше, аби справити на роботодавця приємне враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме - запорука успіху.
Обсяг резюме не повинен перевищувати однієї сторінки. Інформацію слід розміщувати так, щоб легко сприймалася візуально, передусім акцентувала особистісні позитиви.
На сторінці зліва розміщують графу питань у вигляді коротких називних речень, справа - лаконічні відповіді.
До складання резюме існують такі вимоги:
вичерпність інформації з наголосом на основних елементах;
грамотність, бездоганний друк;
чітке оформлення;
персоніфікація резюме (при бажанні можна перелічити назви структур, фірм, де людина працювала раніше).
Розрізняють три форми резюме:
звичайне або стандартне (довільне),
хронологічне, що висвітлює досвід за роками.
Хронологічне резюме містить таку інформацію:
прізвище, ім'я, по батькові, адреса та номер телефону;
мета пошуку роботи;
освіта та наукові ступені (зазначаються, починаючи з найвищого), назви закінчених навчальних закладів, кваліфікація;
нагороди та премії;
список публікацій;
плани на майбутнє щодо освіти, кар'єри;
дані про досвід роботи;
сімейний статус, стан здоров'я, хоббі, членство у товариствах тощо;
наявність рекомендаційних листів;
функціональне, яке демонструє освіту та потенціал автора, вияскравлює професійні здібності, підтверджені попередніми роками діяльності.
У функціональному резюме початкові пункти збігаються з пунктами хронологічного, а подальші - замість переліку попередніх посад висвітлюють уміння та навички, професіоналізм.
Характеристика - документ з особового складу, що відображає думку адмiнiстрацiї та громадських органiзацiй про певного працiвника пiдприємства, органiзацiї чи установи. В характеристицi подаються данi про його службову, громадську дiяльнiсть, оцiнюються дiлові якості та моральні риси.
Характеристика оформляється на бланку формату А4. Оформлена належним чином характеристика вважається офіційним документом. Пишуть чи друкують характеристику у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. В управлінському документуванні використовуються такі види характеристик: службова характеристика, характеристика-відгук, характеристика-рекомендація, атестаційна характеристика, подання (як вид характеристики). Реквiзити характеристики такi: назва документа; посада особи, якiй видається характеристика; назва органiзацiї, що видає характеристику; iм’я, по батьковi, прiзвище працiвника; текст; пiдпис; печатка; дата.