Материал: Система автоматизованого управління кадрами

Крім функцій власне управління персоналом (ведення даних працівників, планування робочого часу й створення штатного розпису, кваліфікаційні вимоги до працівників, добір кандидатів тощо, в HRM-систему часто включають ще один модуль - розрахункових завдань (він здійснює розрахунок зарплати, встановлення ставок, тарифних сіток тощо). На думку Андрія Фомічова, начальника департаменту продажу корпорації «Галактика», потреба вітчизняних компаній у розрахункових завданнях значною мірою зумовила зростання попиту на автоматизованій системі управління кадрами (далі - АСУК) (він збільшився в середньому вдвічі за останні 1,5-2 роки).

Автоматизована система управління кадрами найкраще в складі комплексної інформаційної системи, яка також здійснює управління матеріальними, фінансовими та іншими ресурсами. Це не тільки забезпечить ефективніше її використання, а й заощадить час й гроші, оскільки додатково купувати й встановлювати HRM-модуль в уже працюючу систему почасти і складніше, і дорожче, ніж встановити його із самого початку.

Основні функції системи автоматизованого управління персоналом (далі - АСУК):

опис робочого часу і складання штатного розпису;

ведення документації з кадрових питань;

планування використання персоналу;

кваліфікації та кваліфікаційні вимоги;

управління підвищенням кваліфікації;

планування кар’єри і заміщення посад наступниками;

управління даними кандидатів для прийому на роботу;

розрахунок заробітної плати та окладів;

розрахунок витрат на відрядження;

формування статистичних звітів для зовнішніх і внутрішніх потреб.

Докладніше можна розглянути автоматизовану систему управління персоналом та кадрами. Корпорація «Атлас» пропонує рішення по управлінню персоналом і кадрами на основі систем «Атлас КАДРИ <#"785391.files/image002.gif">

Рис. 2.1. Організаційна структура

2.2 Характеристика кадрового відділу підприємства

Робота з кадрами - одна із складових частин управлінської роботи по керівництву даним підприємством. Вона, як і вся робота керівника, вимагає передусім планомірності та обдуманості дій, уміння протиставити калейдоскопу справ, які щоденно оточують нас, твердий, попередньо підготовлений план. Планування роботи з кадрами відбиває основні аспекти управління кадрами: виробничо-економічний, політичний, соціальний, психологічний. Розробка планів роботи з кадрами починається з визначення цілей та задач управління кадрами по кожному з основних аспектів на даний період часу. Відділ кадрів, директори по напрямках приймають безпосередню участь в розробці планів економічного і соціального розвитку, приділяючи особливу увагу таким питанням, як формування стабільного трудового колективу, сумісництво професій робітників, розширення бригадних форм організації та оплати праці, питанням соціального розвитку колективу ВАТ “ЛуАЗ”. Плани роботи з кадрами складаються в комплексі із загальними планами розвитку і удосконалення виробництва і сприяють підвищенню економічної ефективності і якості виробництва. Вони науково обґрунтовуються, в них широко використовуються рекомендації теорії управління, соціології, психології.

Введення нових технологічних процесів, механізація та автоматизація виробництва, зміни в номенклатурі продукції, розширення об’єму виробництва, удосконалення організації і управління викликають неперервну зміну структури кадрів підприємства. При цьому зміни проходять не лише в співвідношенні категорій промислово-виробничого персоналу, але і в професіональному, кваліфікаційному, освітньому складі всіх категорій персоналу підприємства. Для забезпечення безперебійного виробничого процесу на відкритому акціонерному товаристві “Луцький автомобільний завод” відділ організації праці та заробітної плати визначає чисельність промислово-виробничого персоналу на плановий період, засновуючись на даних технічного нормування, яке дозволяє науково обґрунтовувати потреби підприємства в затратах робочого часу для виконання встановленого виробничого завдання. Планування потреби в кадрах включає в себе не лише план забезпечення підприємства робочими кадрами, але і план забезпечення управлінськими кадрами.

Планування потреби в кадрах є короткостроковим (1-2 роки), середньостроковим (2-5 років) та довгостроковим (понад 5 років). Важливе значення на підприємстві приділяється плануванню резерву кадрів на висунення та роботі з ними. План роботи відділу кадрів включає комплекс заходів по підбору, розстановці, навчанню і підвищенню кваліфікації управлінських та виконавчих кадрів. Такий план складається на місяць або квартально. Він передбачає вирішення поточних задач по роботі з кадрами на підприємстві. Цей план роботи тісно пов’язаний із загальним планом роботи Філії «УАК-1» АТ Українська автомобільна корпорація. Відділом кадрів розробляються перспективні плани підвищення кваліфікації керуючих працівників, спеціалістів, а також робочих кадрів. План підвищення кваліфікації кадрів є складовою частиною плану розвитку підприємства, тому він тісно взаємозв’язаний з основними напрямками розвитку підприємства на запланований період і, передусім, із заходами по технічному переозброєнню, реконструкції підприємства, а також зв’язаними з удосконаленням господарського механізму. В цьому плані знаходять відображення як зміни структури кадрів, що відбуваються, так і категорії робітників, котрі прагнуть підвищення кваліфікації чи спеціальної підготовки.

Працівники по кадрам мають право: - проводити перевірку стану роботи з кадрами в підрозділах підприємства; - вимагати від підвідомчих підприємств, підрозділів виконання встановленого порядку роботи з кадрами, представлення необхідних матеріалів з питань

роботи з кадрами; - представляти у всіх організаціях своє підприємство з питань роботи з кадрами; - виносити на розгляд керівництва питання про роботу з кадрами. Чисельність кадрових служб на Філії «УАК-1» АТ Української автомобільної корпорації визначається директором підприємства. Значне місце в кадровій роботі займають функції, зв'язані із соціальним розвитком колективу, а також з використанням людського фактора в процесі виробництва.

Середньооблікова чисельність штатних працiвникiв облiкового складу складає 49 осiб.

Працівники які працюють 8 робочих годин складає 12 осіб.

Чисельнiсть працiвникiв, якi працюють на умовах неповного робочого часу (дня) - 3 особи.

Посуточна робота працівників складає 12 осіб.

Чисельність працівників 11 робочих годин в день (неділя через неділю) складає 4 осіб.

Середня чисельність працівників які працюють два через два (8 до 20.00 або 11 до 23.00) складає 6 осіб.

Кадрова програма організації спрямована на забезпечення рiвня квалiфiкацiї працівників.

У 2008 роцi була продовжена робота по пiдвищенню квалiфiкацiї персоналу. В копративних навчальних центрах пройшли навчання 30 працiвникiв, що на 10,3% більше, нiж у 2007 роцi. В 2009 роцi була впроваджена програма по стажуванню на одній з провiдних фiлiй Корпорацiї кандидатiв на такi посади як: заступник директора по сервiсу, майстер виробництва та майстер столу замовлень. В той же час була проведена атестацiя працiвникiв сервiсу регiональних пiдприємств, що дозволило не лише визначити рiвень знань працiвникiв, якiсть програм навчання, але i здiйснити ротацiю кадрiв та сформувати кадровий резерв.

Основним завданням 2009 року в питаннi кадрової роботи Правлiння Корпорацiї вбачає покращення роботи навчальних центрiв (як на пiдприємствах так i корпоративних центрах), впровадження програми навчання керiвникiв пiдприємств та кадрового резерву Корпорацiї по програмi бiзнес-адмiнiстрування та покращення практичних навичок керiвного складу. Все це дозволить створити команду менеджерiв, котрi не тiльки розумiють цiлi компанiї, але i чiтко знають методи їх досягнення.

.3 Аналіз документного забезпечення роботи з кадрами

.3.1 Вимоги до кадрового діловодства в організації

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення.

Основні функції і обов’язки кадрової служби регламентуються Положенням про кадрову службу, яка розробляється відповідно до «Типових положень про кадрову службу органу виконавчої влади», затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 р. № 912 і затверджується керівником підприємства. Положення передбачає різною мірою деталізацію нормативного акта залежно від рівня органу управління.

Перелік функцій та обов’язків кадрової служби на Філії «УАК-1» входять наступні:

організація ведення кадрового діловодства;

виконання вимог Кодексу законів про працю України з питань прийому на роботу, переведення та звільнення працівників, забезпечення умов праці та соціального захисту працюючих;

підвищення кваліфікації кадрів, їх перепідготовку;

формування кадрового резерву та робота з ним;

підготовка документів для призначення працівникам усіх видів пенсій, нагородження їх нагородами та присвоєння почесних звань, проведення атестації, надання відпусток.

Для цього розробляються та впроваджуються нормативні документи, посадові інструкції.

Робоче місце працівника кадрової служби організоване так, щоб його розумові та фізичні зусилля повною мірою спрямовувалися на виконання безпосередньо функціональних обов’язків.

Робочі приміщення працівників кадрової служби з огляду на характер робіт умовно поділяють на такі зони:

управління (робочі приміщення заступника керівника установи по роботі з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

роботи з відвідувачами (об’єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання і видачі документів та матеріалів);

приймальня (відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, а в разі потреби заповнити формуляри кадрових документів);

контактів, або зона конфіденційного спілкування з відвідувачами (ізольоване приміщення з інтер’єром, що сприяє довірчій розмові);

кодування та зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).

У всіх робочих приміщеннях повинні бути забезпечені відповідні умови праці.

Відповідно до кваліфікаційної характеристики затвержденої Міністерством праці та соціальної політики від 29.10.02 р. основними завданнями та обов’язками менеджера (управителя) з персоналу є:

організація роботи із забезпечення персоналом відповідно до загальних цілей розвитку підприємства, установи, організації та конкретних напрямів кадрової політики;

забезпечення роботи з укомплектування підприємства, установи, організації працівниками потрібних професій, спеціальностей згідно з кваліфікаційними рівнями і профілем отриманої ними підготовки та діловими якостями, з урахуванням можливостей максимальної реалізації трудового потенціалу кожного працівника;

безпосередня участь у розробленні бізнес-планів у галузі забезпечення трудовими ресурсами з урахуванням перспектив розвитку підприємства, установи, організації, змін у складі працівників через впровадження нової техніки і технології;

організація роботи з проведення досліджень, прогнозування та визначення потреби в кадрах на підставі планів економічного і соціального розвитку підприємства;

розроблення та реалізація комплексу програм щодо роботи з персоналом із питань найму, звільнення, переводу робітників, залучення та закріплення працівників з урахуванням перспектив їх професійного захисту;

інформування та надання консультацій керівникам різних рівнів з питань управління персоналом;

організація роботи з навчання персоналу, перепідготовки та підвищення їх кваліфікації, проведення оцінки результатів трудової діяльності працюючих, атестацій, конкурсів на заміщення вакантних посад;

забезпечення створення нормативно-методичної бази управління персоналом та практичне впровадження методичних і нормативних розробок;

організація розробки та прийняття заходів щодо удосконалення управління персоналом, контроль виконання керівниками підрозділів постанов, наказів та розпоряджень з питань роботи з кадрами;

участь у плануванні соціального розвитку колективу, вирішенні трудових спорів та конфліктів;

контроль додержання трудового законодавства у роботі з персоналом;

забезпечення постійного вдосконалення процесів управління персоналом на основі впровадження соціально-економічних та соціально-психологічних методів управління, передових технологій кадрової роботи, створення та ведення банку даних персоналу, стандартизації та уніфікації кадрової документації, застосування засобів обчислювальної та оргтехніки, комунікацій та зв'язку;

організація проведення табельного обліку, складання і виконання графіків відпусток, контроль стану трудової дисципліни і дотримання працівниками правил внутріш нього трудового розпорядку;

забезпечення складання встановленої звітності з обліку особистого складу та роботи з персоналом.

Для правильного і своєчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник установи має володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться в установі на належному рівні. Обліку підлягають працівники всіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Організація обліку кадрів покладається безпосередньо на співробітника, який призначається наказом керівника організації.

Облік кадрів забезпечує вірогідні відомості:

про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

про зміну кількості і складу працівників в установі загалом та її підрозділах, а також про причини цих змін;

про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників, нагородження;

про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву тощо.

Щоб одержати згадані та інші дані про особовий склад, кадрова служба й веде відповідну кадрову документацію.

Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує ця документація правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою.

У документації з особового складу відображується діяльність підприємства з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів.

Службові документи з особового складу є підставою для:

. Надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду та фах.

. Одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.

Документація з особового складу використовується також у довідкових цілях.

Особливо зростає значущість документації з особового складу, коли працівник досягає пенсійного віку.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.