Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: «Видано дублікат», а книжка повертається працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.
Усі питання, пов’язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням, виготовленням та обліком, регулюються постановою уряду та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок та вкладишів до них, затвердженою наказом Мінпраці, Мінюстиції, Мінсоціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. №58.
Трудовi книжки є цінними документами. Тому на пiдприємстві ведеться їх суворий облiк у відповідній документації: книзі облiку бланкiв трудових книжок i вкладишів до них та книзі облiку руху трудових книжок i вкладишів до них.
Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів. У цій книзі реєструють усі трудові книжки та вкладиші до них, прийняті від працівників, а також видані трудові книжки та вкладиші до них із записом серії та номера, підписані особою, котра прийняла зазначені документи чи заповнила їх.
Одержуючи трудову книжку в зв’язку зі звільненням, працівник розписується в цьому в особовій картці і в книзі обліку. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом керівника підприємства та круглою печаткою.
До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять всі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них. Обов’язково зазначають серію та номер кожного бланку. Веде цю книгу, як правило, бухгалтерія підприємства.
Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них теж пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.
Зберігають бланки трудових книжок і вкладиші до них у бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видають за заявкою під звіт особі, відповідальній за їх ведення. Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них та про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, додаючи прибутковий ордер каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладиші до них складають акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 р. №180.
Трудові книжки (дублікати), не
одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі
кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на
роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (дублікати) зберігають
в архіві підприємства протягом 50 років. Після закінчення зазначеного строку їх
можна знищити у встановленому порядку.
.3.4 Аналіз документування кадрової роботи
Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.
Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.
Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.
Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.
Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.
Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення.
Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.
Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.
В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі. Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.
ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній
послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до
уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено
максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему, і кожному
реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною
інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору
знаків при його написанні.
.4 Аналіз стану програмно-технічного
забезпечення процесів кадрової роботи
В Філії «УАК-1» користуються Internet для пошуку інформації про клієнта, електронною поштою відправки листа чи інший документ швидко і зручно. Internet використовують як засіб поштового зв’язку.
Internet - це всесвітня комп’ютерна мережа, що об’єднує різні мережі та окремі комп’ютери. Вона забезпечує обмін інформації між комп’ютерами, що входять до неї, незалежно від їх типу і використовуваної операції системи.
Доступ до Internet може отримати будь-який користувач комп’ютера, на якому встановлені модем і необхідне ПЗ.надає багато послуг. Основними й найпопулярнішими з них є: електрона пошта.
Електрона пошта або e-mail - пошта - одна з перших служб, розроблених для Internet, і одна з найбільш широко використовуваних. Можна відправити один і той самий лист одразу кільком адресатам.
Для здійснення обміну інформацією між людиною та комп’ютером до загальної схеми комп’ютера були додані так звані периферійні пристрої. Частина цих пристроїв використовується для введення інформації в комп’ютер. Ці пристрої називаються пристроями введення інформації. Друга частина - для виведення обробленої комп’ютером інформації. Ці пристрої називаються пристроями виведення інформації. Пристроїв введення, призначений для введення в комп’ютер даних і програм.
Не тільки клавіатура використовується для введення інформації в комп’ютер, є й інші пристрої.
Сканер периферійний прилад потрібен в роботі за допомогою його можна з паперу швидко перенести інформацію на комп’ютер за допомогою кількох натискань мишкою на потрібні комірки. Сканер - маніпулятор типу миші, трекбол є найпоширенішими пристроями введення графічної інформації до комп’ютера.
Дуже поширеним пристроєм, що полегшує роботу користувача за комп’ютером, особливо при використанні графічного режиму роботи дисплея, є миша. Миша - це пристрій, за допомогою якого можна керувати місцезнаходженням курсора на екрані дисплея і вибирати об’єкти для подальшої роботи.
Пристрої виведення інформації на папір є принтери.
Принтери - призначені для друкування на папері інформації у вигляді символів - літер, цифр. Принтер - це пристрій, призначений для друкування на папері інформації, що виводиться з комп’ютера. На підприємстві користуються лазерним принтером. Лазерні принтери забезпечують високу якість друку, однак пристрої для кольорового друку коштують порівняно дорого. Принцип дії: лазерний промінь різної інтенсивності, що відповідає закодованому зображенню, змінює електричний заряд на світлочутливому барабані; барабан відповідно до ступеня електризації покривається фарбою-тонером і притискається до паперу тощо; зображення наноситься на папір і закріпляється нагріванням.
Програми для персональних комп'ютерів можна розділити на три категорії:
прикладні програми, які забезпечують виконання необхідних користувачеві дій: редагування текстів, створення малюнків;
системні програми - виконують допоміжні функції, наприклад, копіювання інформації, видача довідкових даних про комп'ютер;
інструментальні системи (системи програмування) - забезпечують створення нових програм для комп'ютера.
Операційна система - це програма, яка завантажується при вмиканні комп'ютера. Вона здійснює діалог з користувачем, управляє комп'ютером, його ресурсами, запускає інші (прикладні) програми на виконання. ОС надає користувачеві зручний засіб (інтерфейс) спілкування з пристроями комп'ютера.
Важливим класом системних програм є програми - драйвери. Вони розширюють можливості операційної системи з керування пристроями введення-виведення. За допомогою драйверів можна здійснювати підключення до комп'ютера нових пристроїв або нестандартне використання вже відомих пристроїв.
Програми - оболонки - забезпечують більш зручний спосіб спілкування користувача з комп'ютером, ніж за допомогою командного рядка DOS. Популярними програмами-оболонками є Norton Commander, XTree Pro Gold, PC Shell з комплекту PC Tools. Операційні оболонки спрощують створення графічних програм, пропонуючи для цього велику кількість зручних засобів і розширюючи можливості персонального комп'ютера. Популярною програмою є Microsoft Windows.
До системних програм можна віднести також допоміжні програми (утиліти). Різновиди утиліт: програми - пакувальники, програми для створення резервних копій інформації на дисках, антивірусні програми, комунікаційні програми, програми для діагностики комп'ютера, програми для оптимізації дисків, для динамічного стискання дисків та інші.
З прикладних програм найбільш широко використовують:
програми підготовки текстів (документів) на комп'ютері - текстові редактори;
програми підготовки документів типографської якості - видавничі системи;
програми обробки табличних даних - електронні таблиці або табличні процесори;
програми обробки масивів інформації - системи управління базами даних (СУБД), які дозволяють керувати великими інформаційними програмами - базами даних. Вони забезпечують введення, пошук, сортування даних;
графічні редактори - дозволяють створювати і редагувати малюнки на екрані комп'ютера;
системи ділової та наукової графіки - для наочного зображення на екрані різних даних і залежностей за допомогою графіків, діаграм;
системи автоматичного проектування
(САП) - для креслення та конструювання різних механізмів за допомогою
комп'ютера.
Розділ 3. Оптимізація
документаційного забезпечення управління роботи з кадрами
.1 Обґрунтування вибору
автоматизованої системи управління кадрами в системі "Юнітех+"
Управління слід розглядати як цілеспрямований вплив, необхідний для узгодження спільної діяльності людей. Управління виникло й розвивалось спочатку як потреба в узгодженні дій для отримання запланованого результату діяльності людини.
Проте всю значимість управління можна зрозуміти найкраще не стільки аналізуючи управління індивідуальною діяльністю індивіда, скільки управління спільною діяльністю людей.
З часом людина зрозуміла, що спільною діяльністю можна досягти значно кращих результатів, ніж працюючи індивідуально.
До функції управління відносяться: прогнозування і планування, організація й контроль, координація й регулювання, активізація й мотивування, дослідження. Названі функції дають відповідь на запитання: що треба робити, щоб управляти. Склад їх отримання на підставі аналізу практичної діяльності менеджера. Ці функції реалізуються як в індивідуальних діяльності менеджера, так і в колективній роботі його команди або керуючої системи. Функції управління поєднують персонал управління із загальним змістом його діяльності.
Під управлінням персоналом слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників і працівників підрозділів систем управління персоналом підприємства, що включає розробку стратегії кадрової політики, концепцію, принципи й методи керування персоналом на підприємстві.
Автоматизованій системі управління кадрами ми пропонуємо розглянути програму "Юнітех+" на підприємстві Філії «УАК-1» АТ Українська автомобільна корпорація.
Програмне забезпечення для автоматизації кадрової роботи підприємства у всіх його аспектах. Системність і комплексний підхід при розробці Uniteh Human Resource Management дозволили створити програмний продукт, який забезпечує гнучкі налаштування під потреби кожного підприємства.
Кадрова служба, яке відповідає діючому законодавству України та містить підсистеми в програмі "Юнітех+":
ведення карток персоніфікованого обліку, ведення історії змін по карточці;
автоматичне формування наказів;
архів кадрових документів;
інформаційно-пошукова система для роботи з документами;
формування статистичної звітності;
система ведення штатного розкладу структури підприємства;
система обліку використання робочого часу табельний облік;
система планування відпусток на підприємстві;
система закритих для редагування та
відкритих довідників (святкових днів, категорій персоналу, професій,
кваліфікації, посад).
.2 Характеристика автоматизованих
систем управління кадрами
ТОВ "Юнітех+" - розробник та системний інтегратор великих корпоративних інформаційних систем, на українському ринку працює з 1992 року. Довготривалі терміни експлуатації розроблених та впроваджених інформаційних систем показують, що Компанія створює високотехнологічні програмні продукти та рішення, які забезпечують нашим клієнтам ефективну роботу інформаційних систем і дають можливість максимально використовувати переваги цифрового світу.
В рамках своєї діяльності " Юнітех+ " забезпечує повний цикл робіт: від послуг з аналізу бізнес-процесів, інформаційних потоків і консалтингу по їх оптимізації до впровадження та супроводження корпоративних інформаційних систем. Задачі, які приходиться вирішувати спеціалістам у ході виконання цих робіт, як правило характеризуються високою ступінню складності та стиснутими строками.
"Юнітех+" виявила себе як Компанія, що динамічно розвивається, яка використовує ефективні методи організації виробничого процесу, новітні перевірені технології та сучасні підходи до управління проектами, що послужило основою для міцного затвердження позицій Компанії на українському ринку виробників корпоративних інформаційних систем.
Замовниками " Юнитех+ " є цілий ряд державних, фінансових, торгівельних компаній та установ. Серед них Пенсійний Фонд України, АСК Укррічфлот, ЗАТ Утел, мережа магазинів Декор-Сервіс, Управління паспортної роботи МВС України, Укрпоша, ТОВ Акціонер - Річфлот - регістратор.
Ряд програмних продуктів розроблені у вигляді функціональних блоків ERP системи, що відповідає сучасній практиці управління великих західних кампаній :