За функціями управління кадрами виділяють такі основні групи документів:
особисті та особові документи працівників;
організаційно-розпорядча документація;
первинна облікова кадрова документація.
До групи особистих документів працівників відносяться: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які юридично підтверджують відомості, що їх працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність.
Особистими також є документи, видані установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення, довідка, що підтверджує місце роботи, посаду, заробітну плату. До особових документів за юридичним призначенням можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду, документи про нагородження, присвоєння почесних звань, рангу, заповіт тощо.
Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установою. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві.
Первинна облікова кадрова документація забезпечує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація, та наступне оновлення необхідних відомостей про склад і переміщення кадрів.
Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов’язані підгрупи:
вихідні (початкові) облікові документи;
похідні (повторні) облікові документи.
Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.
Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, вірогідну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи. До цієї підгрупи облікових документів належать: спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації облікових відомостей (вказівні списки, книги обліку). Вказана підгрупа документів є найбільшою за обсягом і поділяється на документи:
. З обліку прийняття, переведення та звільнення працівників;
. Що фіксують заробітну плату;
. Щодо службової атестації та присвоєння звань, категорій тощо;
. Які відображують рівень освіти працівників;
. Щодо зарахування до резерву кадрів;
. Документи з пенсійного забезпечення;
. По нагородження, присудження державних премій тощо.
Типова технологічна схема обробки кадрової документації передбачає такі стадії:
документування трудових правовідносин працівників з підприємствами, організаціями;
ведення особових справ і трудових книжок працівників;
ведення довідково-облікової та звітної роботи, документування роботи з резервом;
документування атестації кадрів;
документування призначень, допомог і пенсій;
документування нагороджень.
.3.2 Облік руху кадрів
Документацiйне забезпечення руху особового складу у організації вiдiграє чи не найголовнiшу роль. Це позначається як на якості роботи керiвника, так i пiдлеглих. Знання Кодексу законiв про працю України (КЗпП) - найголовнiший елемент кадрової роботи, бездоганне ведення документацiї з особового складу допомагає запобігти появі конфлiктів.
Своєрiдним «вiтанням» та «прощанням» у дiлових вiдносинах керiвника та пiдлеглого є приймання та звiльнення працiвника. Приймання громадян на роботу здійснюється шляхом укладання трудового договору або трудової угоди.
Відповідно до статті 21 КЗпП України трудовий договiр є угодою мiж працiвником та власником пiдприємства, установи, органiзацiї або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, згідно з якою працiвник зобов’язується виконувати роботу за певною спецiальнiстю, квалiфiкацiєю або посадою, пiдпорядковуючись внутрiшньому трудовому розпорядку, а власник пiдприємства або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язується виплачувати працiвникові заробiтну плату та забезпечувати необхiднi для виконання роботи умови працi, передбаченi законодавством про працю, колективним договором i угодою сторiн.
Сформульоване у трудовому законодавствi визначення трудового договору дає змогу вiдрiзнити його вiд iнших цивiльно-правових договорiв.
Трудовi контракт укладаються: на невизначений строк; на визначений строк, що встановлюється за угодою сторiн; на час виконання певної роботи.
Строковий контракт на визначений строк вiдрiзняється вiд договору, укладеного на невизначений строк тим, що, по-перше, адмiнiстрацiя може припинити трудовi вiдносини з робiтником пiсля закiнчення строку договору без зазначення причин; по-друге, працiвник може вiдмовитися вiд права звiльнення за власним бажанням протягом усього строку договору. Трудовий контракт на час виконання певної роботи укладається в тому разі, коли час завершення роботи може бути визначений лише приблизно.
Особливою формою трудового договору є контракт, за яким строк дiї, права, обов’язки та вiдповiдальнiсть сторiн, умови матерiального забезпечення i органiзацiї працi працiвника, умови розiрвання, в тому числi дострокового, можуть встановлюватись угодою сторiн. Контракт укладається обов’язково у письмовiй формi в двох примiрниках. За два мiсяцi до закiнчення строку чинностi контракту за угодою сторiн його може бути продовжено або укладено на новий термін..
Відповідно до ст.21 КЗпП України власник або уповноважений ним орган може вимагати від працівника, який працює по безстроковому трудовому договору, укладення контракту лише в тому випадку, якщо він відноситься до категорії працівників, які відповідно до законів України працюють за контрактом.
Укладання контракту у випадках не передбачених законами України не допускається, оскільки це знижує рівень соціального захисту працівників і вступає в протиріччя з вимогами конвенції МОП №158 (1982 р.), яка ратифікована Верховною Радою 04.02.94 р.
Особи, якi вперше влаштовуються на роботу i не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або iнший документ про освiту чи професійну підготовку.
У разі прийняття на роботу забороняється вимагати вiд громадян вiдомості про їхню партiйну та нацiональну приналежнiсть, вiросповiдання, походження, а також документи, що не передбачені законодавством.
Працiвник вважається прийнятим, якщо на нього оформлений наказ (розпорядження), що оголошується йому пiд розписку. В наказi чи розпорядженнi повинно бути вказано, на яку роботу (посаду) приймається особа. На пiдставi наказу чи розпорядження вноситься відповідний запис до трудової книжки працiвника.
Крiм перелічених вище дiй під час прийому на роботу потрiбно ознайомити працiвника з колективним договором, правилами внутрiшнього розпорядку; дорученою роботою, умовами оплати працi, правами та обов’язками; проiнструктувати про правила санiтарiї та гiгiєни працi, iнші правила охорони працi та безпеки життєдіяльності.
Стабiльнi трудовi вiдносини, які вiдповiдають iнтересам обох сторiн трудового договору дають змогу керiвникові пiдприємства створювати високопрофесiйнi трудовi колективи, здатні ефективно вирiшувати поточні та перспективнi виробничi завдання. Разом з тим у сторiн трудового контракт може виникнути необхiднiсть припинення дiї трудової угоди.
У кадровому дiловодствi послiдовнiсть розiрвання трудового договору майже така сама, як i його укладання. Оформляється наказ чи розпорядження про звiльнення працiвника з займаної посади. В ньому вказуються причини та пiдстави звiльнення. На основі наказу чи розпорядження робиться запис у трудовiй книжцi, яка видається працівникові пiд розписку в день звільнення. Особова справа передається до архiву.
Міністерство праці та соціальної політики України 8 червня 2001 р. наказом № 259 внесло зміни до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників. В результаті, фізичні особи отримали повноваження щодо ведення та внесення відповідних записів до трудових книжок працівників.
Згiдно із законодавством про працю громадяни при оформленнi на роботу подають письмову заяву, де викладають прохання про зарахування на певну посаду, до певного структурного пiдроздiлу органiзацiї.
Хоч заява складається за довiльною формою, багаторiчною практикою вироблена певна схема розташування реквiзитiв i написання тексту цього документа (додаток 4).
Заява складається з таких реквiзитiв:
адресат (назва органiзацiї або службової особи);
вiдомості про заявника (прiзвище, iм’я, по батьковi, зазначені повністю в родовому відмінку, домашня адреса, телефон в окремих випадках - займана посада);
назва виду документа (заява);
текст;
перелiк додаткiв (копій документів) iз зазначенням кiлькостi сторiнок;
пiдпис автора;
дата написання заяви.
Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої праці в правому верхньому куті аркуша (від середини); кожна частина заяви пишеться з окремого рядка.
У заяві не прийнято застосовувати прийменник від.
Заяву про прийняття на роботу рекомендується писати на папері формату А4. Це забезпечує одноформатність документів в особовій справі, до якої вона заноситься.
Посадова особа, яка має право приймати на роботу, зі свого боку також робить документальні дії - на заяві громадянина накладає резолюцію про згоду (або незгоду) прийняти на роботу, після чого видається наказ про приймання (призначення) на посаду.
За аналогiчною схемою складають й iншi заяви з кадрових питань, але ці документи мають певнi особливостi щодо написання деяких реквiзитiв:
при адресуваннi заяви органiзацiї, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, достатньо назвати посаду i мiсце роботи (структурний пiдроздiл);
у текстi заяви формулюється прохання (висновок) i дається його обгрунтування (докази).
За допомогою стандартного бланка заяви про звільнення (форма 1к) і картки звільненого (форма 2к) можна зробити аналіз складу працівників за віком, статтю, стажем роботи, причин звільнення.
У разі звільнення працівника з ініціативи адміністрації (власника або уповноваженого ним органу) необхідно попередньо заручитися згодою профспілкового комітету, для чого останньому подається письмове звернення.
До групи кадрових документiв належать накази з особового складу, якi регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звiльнення, надання рiзного виду вiдпусток, стягнення, заохочення i вiдрядження.
Наказ з особового складу - це розпорядчий документ, що створюється керівником установи і регламентує прийняття громадян на роботу, звільнення, переміщення працівників на інші посади, відрядження, відпустки. Складають накази на підставі заяв громадян, службових записок та заяв працівників, протоколів колегіальних органів тощо (дадоток 9, 11).
Порiвняно з наказами з основної дiяльностi, складання i оформлення наказiв з особового складу має певнi особливостi. У їх заголовках пишуть: «З особового складу». Констатуюча частина може бути відсутня. В розпорядчій частинi пункти розмiщують у такiй послiдовностi: призначення на посаду, переведення, звiльнення з займаної посади, змiна прiзвища тощо.
Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази з особового складу. В індивідуальних - міститься інформація тільки про одного співробітника, в зведених - про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають (приймання на роботу, звільнення, зміна прізвища тощо). Складаючи зведені накази, необхідно враховувати, що в одному документі не повинна міститися інформація з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпустки, відрядження і т. ін., які мають короткий (3 роки) термін зберігання, на відміну від наказів щодо кадрових переміщень, які зберігаються 75 років. Накладення дисциплiнарних стягнень i оголошення заохочень оформлюють, як правило, окремими наказами.
За формою накази повиннi бути однаковими. Це полегшує їх використання для отримання довiдок. Кожний пункт наказу розпочинають з нового рядка дiєсловом, що позначає дiю (призначити, перевести, звiльнити) i пишуть великими лiтерами. Також великими лiтерами з нового рядка проставляють прiзвище особи. Потiм подають текст пункту. Наприкiнцi кожного пункту зазначають пiдставу для його складання.
Наказ вступає в силу з моменту його пiдписання. Однак окремi параграфи можуть мати свої термiни вступу в силу. Наприклад, призначення працiвника на посаду може бути виконане з 1 вересня, тодi як наказ пiдписано 28 серпня. Якщо термiни чомусь не зазначенi, - вони обчислюються з моменту пiдписання наказу.
Певнi вимоги висуваються до викладу тексту наказу, оскiльки правильні, чiткі формулювання гарантують трудовi права працiвникiв.
У наказах про прийняття на роботу зазначають: на яку посаду, до якого структурного пiдроздiлу i з якого числа особа оформляється на роботу; вид роботи (постiйна - з випробувальним строком, зi стажуванням тощо, тимчасова - на певний перiод, за сумiсництвом i т.iн.); особливi умови роботи (з прийняттям матерiальної вiдповiдальностi, зi скороченим робочим днем тощо) (додаток 9).
У наказах про переведення працівника на iншу роботу у текстi зазначають вид i мотиви переведення. В усiх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалiсть.
У розпорядженнях про надання вiдпустки слiд зазначити її вид (основна; додаткова, скажімо за тривалий стаж роботи на одному пiдприємствi); навчальна; у зв’язку з тимчасовою непрацездатнiстю; без збереження заробiтної плати; за сiмейними обставинами тощо), загальну кiлькiсть календарних днiв, дату виходу у вiдпустку i повернення з неї, перiод роботи, за який надано вiдпустку (додаток 1, 3, 10).
У наказах про звiльнення працiвникiв обов’язково зазначають дату i мотив звiльнення. Останні мають бути викладені стисло i чiтко вiдповiдно до чинного законодавства (додаток 11).
У наказах про заохочення зазначається одне із заохочень, що містяться в затверджених трудовим колективом правилах внутрішнього трудового розпорядку (ст. 143 КЗпП України).
У наказах про стягнення записуються стягнення, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення. Законодавством, статутами та положеннями про дисципліну можуть бути передбачені і записані для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП України). Перед тим як готувати наказ необхідно зажадати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення, а в разі відмови скласти відповідний акт в установленому порядку.
Накази з особового складу оформляються відповідно до вимог діючого державного стандарту. При цьому особлива увага придiляється вiзуванню, оскiльки пункти наказу стосуються рiзних структурних пiдроздiлiв i осiб. Начальник вiддiлу кадрiв зобов’язаний ознайомити зi змiстом наказу зазначених осiб, у чому вони розписуються в оригiналi.
Типові форми наказів про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу та припинення трудового договору разом з розрахунком, затверджені наказом Мінстату України від 09.10.95 №253, (наведені в додатках 9, 2).