Материал: Организация учета и анализ денежных средств на предприятии

·        быть изолирована от других служебных и подсобных помещений;

·        располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом;

·        иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

·        закрываться на две двери:

·        внешнюю открывающуюся наружу;

·        внутреннюю открывающуюся вовнутрь.

·        укрепляться металлическими решетками на окнах проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны;

·        иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены строительными ершами;

·        располагать исправным огнетушителем и иметь охранно-пожарную сигнализацию.

На предприятие ОАО «Тейковская МТС» касса не имеет специально оборудованного помещения и располагается совместно с бухгалтерией. Наличные денежные средства предприятия хранятся в сейфе.

После окончания рабочего дня кассир пересчитывает денежную наличность в кассе, сверяет ее с книжным остатком и опечатывает сейф в помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. - у руководителя организации.

Хранение денежных средств на счетах в банках имеет большое значение, так как:

надежно обеспечивается их сохранность от хищения;

контролируется использование по назначению;

облегчаются и ускоряются расчеты между юридическими лицами путем применения безналичных форм расчетов.

Денежные средства, хранящиеся на расчетном счете, предназначены для основной деятельности. В силу этого на расчетный счет зачисляют денежные средства, получаемые в результате основной деятельности организации : выручка от готовой продукции, от предоставления услуг, от выполнения на сторону работ. Расходуются денежные средства с расчетного счета как на основную деятельность, так и путем вложения во внеоборотные активы (на приобретение основных средств, оплату труда работникам, приобретение нематериальных активов).

3.2 Учет кассовых операций

В условиях рыночной экономики наиболее ликвидная часть имущества предприятия- денежные средства- представляет ее рабочий капитал. Общая схема движения денежного потока:

Рис.3.1 Движение денежных потоков на предприятии

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществление расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели указанные в чеке.

Учреждениями банков устанавливается лимит кассы т.е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации (на предприятие ОАО «Тейковская МТС» он составляет 10000р). Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение 3 дней, включая день выдачи денег в банке. Утром на 4-ый день не выданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк.

Главный бухгалтер должен строго следить за соблюдением лимита кассы. Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. При выявление нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышения лимита денежных средств в кассе.

За накопление наличных денег в кассе сверх лимита на руководителя организации налагается штраф в трехмерном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью и в случае выявления нарушений применяют штрафные санкции.

За неоприходованные (неполное оприходование) в кассе денежной наличности - штраф в трехмерном размере неоприходованной суммы.

Кроме того, проверяется соблюдение организацией предельных сумм наличных денежных расчетов. В соответствие с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 №1050-У «Об установление предельного расчетов наличными деньгами между юридическими лицами» предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке предусмотрен в сумме 100000 рублей.

На руководителя организации за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а так же накопление в кассах наличности сверх установленного лимита налагается административный штраф в 50-кратном размере месячной оплаты труда.

Для учета движения денежных средств в кассе установлены первичная документация и отчетность, регламентированные Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Единственным документом для оприходования денежных средств в кассе является Приходный кассовый ордер (ф. № КО- 1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «Получено» и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Приходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в приложение.

Денежные средства могут поступать в кассу:

·        со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно- платежной ведомости по графе «К выдаче», после того как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы, единые социальные выплаты и др.;

·        в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и др.;

·        в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товаро-материальных ценностей через собственные ларьки, магазины, буфеты, столовые, выручка от предоставления услуг обслуживающими производствами и хозяйствами;

·        в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары купленные в кредит, при возврате использованных подотчетных сумм и переполученных авансов.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности кассир выдает по платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской о получение денег в ведомости кассир указывает «По доверенности» и прикрепляет ее к ведомости.

Единственным документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом «Оплачено» Расходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в приложение.

Расходный кассовый ордер выписывается в следующих случаях:

. На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий. По истечении срока установленного для расчетов с работниками по оплате труда, в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, следует поставить штамп «Депонировано» или сделать соответствующую надпись от руки.

В конце платежной ведомости следует сделать запись о сумме выплаченной заработной платы, пенсий, пособий и т.д. и поставить штамп «Расходный кассовый ордер ».

. При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а так же при выдаче депонированной суммы заработной платы.

. При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку.

. При выдаче денег под отчет для приобретения материально- производственных ценностей (непродовольственные товары) в розничной торговли за наличный расчет без зачета в лимит мелкого опта и в других случаях.

На основание решения совета директоров Банка России от 6.11.2001.(протокол № 25) в Российской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме до 100000 рублей (Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 №1050-У)

. При взносе на счета в банке кассир выписывает объявления на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявление на взнос наличными, составляемые клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемые к выписке банку, выдаваемой клиенту.

Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) повсеместно введен в практику бухгалтерского учета в 1973г. и предназначен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу. В нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала года. Рекомендовано иметь два журнала: один- для регистрации приходных кассовых ордеров, второй- для расходных кассовых ордеров.

По мере составления приходных и расходных кассовых ордеров и регистрации их в журнале кассира должен производить записи в кассовой книге (ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Форма кассовой книги приведена в приложение.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами или химическим карандашом. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.

Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книге подтвердить приемку оправдательных документов.

На основании отчета кассира при журнально-ордерной форме учета объединены в один учетный регистр : журнал-ордер №1.

Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, производят итогами за день (при незначительном количестве операций за день по кассе производят за 3-5 дней) на основании отчета кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день по корреспондирующим счетам определяется путем подсчета сумм однородных операций.

На лицевой стороне журнала-ордера №1 производят записи по кредиту счета 50 «Касса» при выдаче денег из кассы в корреспонденции с дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебиту счета 50 «Касса» при поступлении денег в кассу, записываются в ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера №1 в корреспонденции с кредитом других счетов.

В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный период по всем синтетическим счетам, производят взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журнал-ордер № 2,3,4,7,8,11,12).

Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят с лицевой стороны журнала-ордера №1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам - в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Остаток средств в кассе отражают в ведомости на оборотной стороне журнала-ордера №1 только на начало и на конец отчетного месяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением денежных средств в кассе используют данные отчетов кассира.

При осуществлении записей в кассовой книге за 3-5 дней журнал-ордер №1 можно использовать в течение нескольких месяцев с ведением итогов по всем графам и остатков денежных средств в кассе за каждый месяц.

Бухгалтерский учет денежных средств в кассе осуществляется на главном счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета:

·        50-1 «Касса организаций»

·        50-2 «Операционная касса»

·        50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организаций» учитываются денежные средства в отечественной валюте (руб. коп.), но при совершение кассовых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открывать аналитические счета по видам валюты («Касса организаций в долларах США», «Касса организаций в евро» и т.д.).

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организаций, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов, и т.д.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др.

Счет 50-2 «Операционная касса» и 50-3 «Денежные документы» на предприятие ОАО «Тейковская МТС» не применяется.

Счет 50 «Касса» по отношению к балансу является активным и размещается во втором разделе актива баланса по статье «Касса». По дебету счета 50 «Касса» учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - их расходование и списание.

Журнал-ордер №1 и ведомость к нему открываются по субсчетам, записи производятся в течение месяца.

Например, в ведомости по аналитическому счету 50-1 «Касса организаций» записывается сольдо на 1-е число месяца и производятся записи на поступление денег в кассу.

Дебет счета 50-1 «Касса организации»

Кредит счетов:

«Расчетный счет» - при поступление наличных денег в кассу для расчетов с работниками, как по основной деятельности, так и по капитальным вложениям, по оплате труда, выдаче денег под отчет.

«Расчеты с покупателями и заказчиками» - при поступлении выручки наличными деньгами от покупателей и заказчиков от проданной продукции, выполненные работы и оказанные услуги.

«Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - при получении краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами.

«Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - при получении долгосрочных кредитов и займов наличными деньгами.

«Расчеты с подотчетными лицами» - при поступлении в кассу наличных денег в порядке возврата неизрасходованного аванса, выручка столовых, буфетов, ларьков.

«Расчет с персоналом по прочим операциям» - при получении денег наличными по возмещению материального ущерба.