Материал: Облік і аудит розрахунків за виплатами працівникам

Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб»;

П(С)БО 1,2,3,4,11,16,26 затверджені відповідними наказами Мінфіну України;

нормативно-довідкова інформація з обліку праці та її оплати;

колективна угода підприємства;

первинні документи з обліку праці та її оплати (накази, трудові угоди, контракти, особові картки, наряди, рапорти та інші);

регістри синтетичного та аналітичного обліку розрахунків за виплатами працівникам;

фінансова звітність (ф. №1,2,3).

Також до інформаційного забезпечення відносяться первинні бухгалтерські документи та облікові регістри аналітичного і синтетичного обліку праці та її оплати, в тому числі: Табель обліку використання робочого часу, розрахунково-платіжна відомість, відомість виплат, особовий рахунок, рапорт про виробіток продукції і приймання робіт, маршрутний лист, наряд на відрядну роботу, листок на доплату, список осіб, які працювали в понадурочний час, псисько обліку простоїв, акт про брак продукції, нормативно-довідкова інформація по обліку праці та її оплати; первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, акти перевірок, накази, картки, особисті справи працівників, трудові договори і контракти, відомості обліку, нормативні документи для нарахування заробітної плати, відпускних та інші документи стосовно об’єкта дослідження, баланс, головна книга.

РОЗДІЛ 4. СТАН ОБЛІКУ ТА АУДИТУ РОЗРАХУНКІВ ЗА ВИПЛАТАМИ ПРАЦІВНИКАМ

4.1 Первинний облік праці та її оплати

У сільському господарстві, як і в інших галузях народного господарства, облік ведуть на підставі первинних документів, які забезпечують суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями.

Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозвіл адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи повинні бути складені у момент проведення господарської операції або, якщо це неможливо безпосередньо, після її завершення.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерством аграрної політики України та іншими відомствами.

Із застосуванням в обліку електронно-обчислювальної техніки для збирання і опрацювання інформації про господарські операції поряд з паперовими носіями облікової інформації - документами, дедалі більшого поширення набувають електронні носії облікової інформації.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва підприємства; назва документа; дата і місце складання; зміст господарської операції та її вимірники; посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

До складу первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, номер документа, підстава для здійснення операції, дані по документ, що засвідчує особу одержувача.

Для обліку праці та її оплати в Агрофірмі «Лебежанська» використовують наступні первинні документи.

Для обліку виходу на роботу і відпрацьованого часу використовують Табель обліку робочого часу (ф.№64) (додаток З1, З2). Він складається в одному примірнику протягом місяця окремо по виробничих підрозділах і категоріях працюючих, умовними літерами зазначають причини невиходу на роботу. У табелі також зазначають посаду працівника, його оклад, вид оплати, суму заробітної плати, табельний номер, код синтетичного і аналітичного обліку. В кінці місяця табель передають у бухгалтерію для нарахування оплати праці.

Для обліку робіт трактористів-машиністів застосовують Обліковий лист тракториста - машиніста (ф.№67). У ньому відображують виконані роботи під ту чи іншу культуру, склад агрегату і агротехнічні умови їх використання.

Виконані транспортні роботи тракторами оформляють Подорожнім листом трактора (ф.№ 68) (додаток П). Дорожній лист трактора виписує механік або бригадир кожного дня перед виїздом із гаражу і видають на руки трактористу. На лицьовому боці його записують завдання трактористу, відкіля і куди доставляти вантаж, клас і кількість вантажу, який необхідно перевезти. При заправленні трактора пальним заправник відмічає в дорожньому листі залишок пального при виїзді, кількість виданого пального і затверджує це своїм підписом. Механік (бригадир) перевіряє справність трактора, дає дозвіл на виїзді відмічає час початку роботи, затверджує це своїм підписом, а тракторист розписується про прийняття трактора (в справному стані). На зворотному боці листа відображається виконання завдання, що засвідчується підписом відправника і одержувача вантажу.

Для обліку ручних та кінно-ручних робіт повинен застосовуватись Обліковий лист праці та виконаних робіт. В ньому обліковують роботи, виконані вручну або з допомогою живої тяглової сили. В облікових листах відображується назва робіт за відповідне число, відпрацьований час, обсяг виконаної роботи та нарахована сума. По кожному виду робіт записують одиницю виміру, норму виробітку і розцінку. Кількість вироблених коне-днів наводиться в останньому рядку по кожному виду робіт, які здійснюються за допомогою коней. В Агрофірмі «Лебежанська» ТОВ замість цього документу застосовують «Наряд на відрядну роботу» (додаток К).

Працівникам тваринництва заробітна плата повинна нараховуватись в первинному документі Розрахунок нарахування оплати праці працівникам тваринництва (ф.№ 69). На лицьовому боці розрахунку по кожному працівнику ферми вказують його посаду, професію, категорію, табельний номер, відпрацьований час, обсяг одержаної продукції, розцінку і суму нарахованої заробітної плати, на зворотному - кількість відпрацьованих на фермі днів. В Агрофірмі «Лебежанська» ТОВ цей документ не застосовують, а заробітну плату тваринникам нараховують у бланку довільної форми, який не пристосований для цього (додаток Р).

Для обліку праці та нарахування заробітної плати водіїв застосовується Подорожній лист вантажного автомобіля (ф.№2) (додаток М). На лицьовому його боці записують завдання водію і характеристику автомобіля та реєструють видачу палива, на зворотному боці - виконання завдання, що засвідчується підписом відправника і одержувача вантажу, визначають обсяг виконаних робіт та нараховують оплату праці.

Подорожній лист легкового автомобіля (ф.№ 3) є підставою для нарахування оплати праці водіям легкових автомобілів, для обліку транспортної роботи та списання витраченого пального на загальний пробіг службових легкових автомобілів, а також для взаєморозрахунків між перевізником і замовником за надання транспортних послуг. (додаток Н).

Якщо у відпустку йде група працівників, складається «Список про надання відпустки» на всю групу.

Усі працівники мають право на одержання допомоги за період тимчасової непрацездатності. Підставою для нарахування допомоги є листок непрацездатності (лікарняний листок). Допомогу надають за рахунок відрахувань на соціальне страхування.

Заробітну плату в господарстві видають через касу. Для виплати заробітної плати працівникам з каси використовують Платіжну відомість, видатковий касовий ордер (додаток С).

В Агрофірмі «Лебежанська» ТОВ облік первинних документів ведеться без дотримання встановленого плану графіку документообігу. Це негативно впливає на своєчасне надходження первинних документів в бухгалтерію. Бухгалтерія перевіряє повноту і правильність заповнення реквізитів, а також арифметичних розрахунків. Перевірені первинні документи, підписані особами, які проводили перевірку передають керівникові для затвердження.

В Агрофірмі «Лебежанська» ТОВ існують деякі недоліки по заповненню первинних документів. А саме:

не повністю заповнюються в первинних документах реквізити;

замість Облікового листа праці та виконаних робіт і Розрахунку оплати праці працівникам тваринництва застосовуються «Наряд на відрядну роботу», «Наряд на відрядну роботу (індивідуальний)» або бланки інших документів, які не підходять для даного виду роботи;

Наказом Госкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації по статистиці праці» від 05.12.2008 р. затверджені нові типові форми по обліку розрахунків за виплатами працівникам, особового складу та використання робочого часу, які вступили в дію з 1 січня 2009 р. Серед них і нова форма табелю обліку використання робочого часу(типова форма П-5). Бухгалтерія Агрофірми повинна була з 1.01.2009 р. застосовувати нові бланки обліку, але цього не виконується до сих пір.

Таким чином, для покращення ведення первинного обліку оплати праці та її розрахунків Агрофірмі «Лебежанська» ТОВ необхідно: - посилити контроль за детальним і повним заповнення реквізитів всіх документів з первинного обліку праці та її оплати; - виконуючи Наказ Госкомстату № 489 застосовувати нову форму табелю обліку використання робочого часу; - відповідно до вимог Постанови Правління НБУ від 29.04.2009 р. №252, замість Платіжної відомість використовувати Відомість на виплату грошей; - враховуючи те, що в агрофірмі вже впроваджено автоматизовану форму обліку первинний облік праці та її оплати вести автоматизовано, що дозволить значно скоротити час обробки інформації, необхідної керівництву для прийняття управлінських рішень.

4.2 Зведений облік праці та її оплати

Усі первинні документи по обліку робочого часу і заробітку працівників, підписані керівниками структурних підрозділів, у строки, встановлені планом документообігу, здають у бухгалтерію підприємства. Тут їх перевіряють із погляду правильності показників щодо кількості та якості продукції чи обсягу виконаних робіт і затверджених розцінок. Таку перевірку здійснюють порівнянням документів з обліку праці із зустрічними документами, що відображують виробничі показники працівників. Крім того, бухгалтерія перевіряє повноту і правильність заповнення реквізитів документів, а також проведених арифметичних розрахунків. Перевірені первинні документи з обліку робочого часу і виробітку працівників, підписані особами, які проводили перевірку, передають керівникові підприємства або його заступникові для затвердження.

Перевірені й затверджені первинні документи з обліку робочого часу і заробітку підлягають групуванню за двома напрямками: 1) об'єктами обліку - для віднесення сум оплати праці по конкретних об'єктах; 2) окремими працівниками. Для цього використовують Журнал обліку витрат у ремонтній майстерні (ф.№36), Журнал обліку робіт і витрат (ф.№37), Нагромаджувальну відомість обліку використання машинно-тракторного парку (ф.№37а), Нагромаджувальну відомість обліку роботи вантажного автотранспорту (ф.№38), а також Виробничі звіти.

В Агрофірмі «Лебежанська» ТОВ такі документи не ведуть, а замість них використовують: «Відомості на нарахування зарплати працівникам рослинництва, тваринництва, автопарку, тракторного парку, сторожам, адмінперсоналу та інші, в яких розраховують заробітну плату за кожним працівником та «Реєстр на зарплату по автопарку (тракторному парку), в якому перелічують роботи виконані за місяць, кількість відпрацьованого часу та нараховану зарплату за виконання цих робіт.

В Агрофірмі «Лебежанська» ТОВ зведеним документом, який відображає розрахунки з робітниками та службовцями, є зведена відомість по нарахуванню зарплати по підрозділам (додаток У1, У2). Дані відомості складають в автоматичному режимі щомісяця по структурному підрозділу, допоміжній службі або відділу з групуванням прізвищ робітників і службовців у розрізі категорій працюючих. Відомість складається із чотирьох частин. У першій частині вказується прізвище, ім'я, по батькові кожного працівника і його посада, у другій - суми всіх видів нарахованої зарплати за її видами, в третій - утримання за їх видами, а четвертій - суми, які належать до виплати.

4.3 Синтетичний і аналітичний облік розрахунків за виплатами працівникам

Узагальнення інформації про розрахунки з персоналом, який відноситься як до облікового так і до необлікового складу підприємства, - з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомог тощо), а також розрахунки за не одержану персоналом у встановлений термін суму з оплати праці (розрахунки з депонентами) в Агрофірмі «Лебежанська» ТОВведеться на рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам». Це рахунок пасивний (активно-пасивний), балансовий, основний, розрахунковий.

За кредитом рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» відображаються нарахована працівникам підприємства основна та додаткова заробітна плата, премії, допомога по тимчасовій непрацездатності, інші належні до нарахування працівникам виплати, за дебетом - виплата основної та додаткової заробітної плати, премій, допомоги по тимчасовій непрацездатності тощо; вартість одержаних матеріалів, продукції та товарів у рахунок заробітної плати (погашення заборгованості перед працівниками за іншими виплатами); утримання податку з доходів фізичних осіб, збору на обов’язкове державне соціальне страхування, платежів за виконавчими документами та інші утримання з виплат працівникам.

Рахунок 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» має такі субрахунки:

«Розрахунки за заробітною платою»;

«Розрахунки з депонентами»;

«Розрахунки за іншими виплатами «.

Заборгованість підприємства з виплат працівникам у разі одержання підприємством готівки для виплати через касу підприємства та неотримання її працівниками в установлений строк відображається за дебетом субрахунків 661 «Розрахунки за заробітною платою» і 663 «Розрахунки за іншими виплатами» та кредитом субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами».

На субрахунку 663 «Розрахунки за іншими виплатами» ведеться облік розрахунків за виплатами, що не належать до фонду оплати праці, зокрема допомога по частковому безробіттю, допомога по тимчасовій непрацездатності.

Аналітичний облік розрахунків з персоналом ведеться в автоматичному режимі після введення даних з первинних документів за кожним працівником, видами виплат та утримань в Відомості по нарахуванню заробітної плати і виходить у вигляді машинограми (додатки Т1, Т2). Відомість відомості складають по окремих структурних підрозділах. У них фіксують усіх працівників підрозділів із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові, табельного номера, професії, посади і розряду, сальдо по розрахунках на початок місяця за підприємством або за працівником. Ці дані переносять із відомості за минулий місяць.

В окремих графах розділу «Нараховано» зазначають суми нарахованої основної та додаткової заробітної плати за її видами. Підставою для запису є табель обліку робочого часу, накопичувальні відомості обліку роботи вантажного автотранспорту, накопичувальні відомості використання машинно-тракторного парку, розрахунки заробітної плати працівникам тваринництва тощо. Дані про нараховані суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності й пологах, премій та інші нарахування у відомість записують із розрахунків по заробітній платі, листків непрацездатності тощо. Після розрахунку нарахованої за місяць оплати визначають суму по графі «Всього належить». Для цього до суми, нарахованої за звітний місяць, додають (або віднімають) суму заборгованості на початок місяця.

У розділі «Утримано і виплачено» в окремих графах записують видану із каси заробітну плату за другу половину минулого місяця та аванс у рахунок заробітку за першу половину поточного місяця. Підставою для цих записів є платіжні відомості та звіти касира. Аванси нараховують у розмірі 40-50% заробітку.