Рисунок 2.14 - Памятка для письменного обращения в архивный отдел администрации МОГО «Ухта»
Если же организация или архивное учреждение, в которую нужно обратиться гражданину для подтверждения данных о своем стаже, находится в другом городе, или же сам заявитель обращается из другого города, то ему нужно будет написать письмо на имя директора нужного ему учреждения. Для этого архивом выдается гражданину специальная памятка, в которой прописан порядок обращения, какие документы нужно приложить к заявлению и контактная информация учреждения (рис. 2.14). В произвольной форме гражданин прописывает те годы, в какие он работал в этой организации и должность, которую он там занимал. Также заявитель должен будет приложить копию своего паспорта и копию своей трудовой книжки. Отправка такого письма осуществляется обычным способом.
2.4 Порядок исполнения архивным отделом администрации МОГО «Ухта» запросов социально-правового характера граждан
К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и тому подобное [20]. Выдача информации, подтверждающей трудовой стаж и размеры заработной платы осуществляется только собственнику информации или другому лицу с согласия собственника по доверенности, оформленной в установленном порядке [20]. Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке отсутствуют необходимые записи или содержатся неточные или недостоверные данные о периодах работы, заявитель обращается в архив, куда его направляют из Пенсионного Фонда, чтобы в случае возникших неточностей или утери, например, трудовой книжки, уточнить данные. В случае утери трудовой книжки гражданин при написании заявления на получение архивной справки обязан вспомнить, в каких организациях он работал и периоды своей работы в этих организациях. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится название должности, которую занимал гражданин структурного подразделения и период его работы [11]. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются следующие документы:
- Приказы по основной деятельности;
- Лицевые счета;
- Платежные или расчетные ведомости, расчетные книжки;
- Письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов;
- Акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору;
- Личные карточки формы Т-2;
- Табели учета рабочего времени;
- Табели расчета оплаты труда;
- Членские билеты профсоюзов;
- Отчетные карточки о выплате членских взносов.
Рисунок 2.15 - Форма справки для назначения или пересчета пенсии
В справку для назначения или пересчета пенсии (рис.2.15) включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период [28]. В справку о награждении (приложение В), полученной в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации [28].
При отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения в справке об образовании (приложение И) указываются данные о том, на каком курсе или в каком классе учился гражданин на момент получения им образования [28].
В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве или о нахождении на излечении (приложение Н) включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий или катастроф, а также делах по расследованию причин аварий или катастроф.
Рисунок 2.16 - Ответ на повторный запрос гражданина
При исполнении повторных запросов или составлении справки по просьбе гражданина архивный отдел администрации МОГО «Ухта» проверяет соответствующие сведения, включенные в эту справку (рис. 2.16), тем, которые имеются в документах и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
Рисунок 2.17 - Письмо-уведомление о продлении срока исполнения запроса заявителя
Срок исполнения запросов социально-правового характера, требующего обращения к документам архива, не должен превышать 30 рабочих дней. При необходимости заведующий архивным отделом может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней, при этом отправив заявителю письмо с уведомлением о продлении срока исполнения его запроса (рис. 2.17). Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата составляет 15 дней со дня регистрации.
2.5 Порядок исполнения генеалогических запросов
Архивный отдел исполняет генеалогические запросы от граждан, генеалогических обществ и других организаций на договорной основе. Такого рода запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке [7]. Данный вид запросов исполняется рассматриваемым отделом крайне редко.
2.6 Подготовка архивом г. Ухты информационных документов
Информационное письмо - это официальное письмо архивного отдела за подписью заведующего, содержащее сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии составляются на бланке Архивного отдела с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка», «Архивная копия» [28]. Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допустимо цитирование документов [7]. Если отдельные данные документов архивного отдела не совпадают со сведениями, изложенными в запросе, то данный факт не является препятствием для включения их в справку. При условии, если совпадение всех остальных данных не вызывает сомнений в идентичности фактов, изложенных в документе, то в этом случае эти данные оговариваются в тексте понятием «Так в документе». Следует особо обратить внимание, что данной фразой оговариваются только расхождения, несовпадения и неточные названия, сокращение слов, аббревиатуры, отсутствие имен, отчеств, инициалов и так далее, причем данное понятие пишется непосредственно за тем словом, которое поясняется. В архивной справке не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя документа [20]. При подготовке ответа на запрос о подтверждении работы в особых, вредных или опасных условиях (приложение П) следует просматривать не только приказы и карточки формы Т-2, но и лицевые счета и расчетно-платежные ведомости. В случае отсутствия каких-либо документов, подтверждающих факт вредных условий труда, информация дается в конце архивной справки. При выдаче копий архивных документов предусматривается составление сопроводительного письма за подписью заведующего Архивным отделом [20]. Копии документов, выдаваемых архивным отделом, должны быть оформлены в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 31.03.2015 г. № 526 (Зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 № 38830). Согласно этому нормативному акту, на обороте каждого листа должны проставляться поисковые данные документа, на обороте последнего листа - заверительные надписи, все листы копии документов должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архивного учреждения и подписями исполнителей [16]. При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архивного отдела составляется отрицательный ответ с изложением причин отсутствия документов (приложение Г), содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. Готовый ответ подписывается руководством архива. На информационном (сопроводительном) письме печать не ставится. Копия ответа остается в деле и заверяется исполнителем. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную печать «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. На документе проставляется только дата подписания документа руководителем архива, а не его создания и печати [20].
2.7 Справки о начислении заработной платы
В архивной справке о заработной плате для предоставления в Пенсионный Фонд РФ, сведения даются только за пять лет. Если необходимы сведения за больший период, то сведения предоставляются в хронологическом порядке, но не более пяти лет на каждом бланке. Сведения о заработной плате включаются в архивную справку (приложение Л), так как они приложены в архивных документах. Суммирование начислений не допускается. В случае отсутствия лицевых счетов, составленных отдельно на каждый месяц, в примечании пишется «Лицевые счета по заработной плате за месяц(ы) отсутствуют» [20].
Контрольный срок исполнения запросов социально-правового характера не должен превышать 30 рабочих дней. При необходимости заведующий архивным отделом может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней, о чем гражданин должен быть уведомлен в обязательном порядке. Предоставление услуг по исполнению запросов граждан осуществляется архивным отделом г. Ухты на бесплатной основе [7]. Таким образом, в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» наиболее важной формой использования архивных документов является исполнение запросов, в том числе социально-правовых, которые, согласно статистике на начало 2017 г., чаще всего поступают в рассматриваемый отдел. В процессе этой деятельности архивом выдаются различные виды информационных документов, такие как архивная справка, архивная копия, архивная выписка, при этом используется обширная нормативно-правовая база.
Также выяснено, что контрольный срок исполнения запросов граждан в архиве г. Ухты составляет 30 дней, а регистрируются они в день их поступления с помощью системы управления базами данных Microsoft Access и программы Microsoft Excel, в базах данных «Архивный фонд 4.3» и «Реестр предприятий», программы по делопроизводству и документообороту «Обращения граждан в архивный отдел» и системы электронного документооборота «Directum».
По окончании каждого месяца экспертами архивного отдела по работе с запросами граждан оформляются отчеты об исполнении запросов и об их поступлении и направлении ответов заявителям.
Заявления граждан хранятся в архивном отдела администрации МОГО «Ухта» 5 лет, после чего выделяются к уничтожению.
3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНСТРАЦИИ МОГО «УХТА»
Важнейшим направлением деятельности архивного отдела администрации МОГО «Ухта» является не только обеспечение сохранности документального фонда архива, но и предоставление обществу достоверной информации. Полномочия по организации данной работы в рассматриваемом отделе регламентируется Положением об архивном отделе администрации МОГО «Ухта» от 2013 г. [4] и Регламентом работы администрации МОГО «Ухта» (утвержден постановлением руководителя от 24.05.2007 г. № 1481) [3]. Как и в любой сфере деятельности, в работе по исполнению запросов социально-правового характера тоже есть свои недостатки. Одной из таких проблем является то, что многие работодатели не сдают документы сотрудников в архивный отдел г. Ухты вовремя. Для решения этой проблемы можно предложить ряд мероприятий, направленных на усовершенствование предоставления услуги по исполнению запросов граждан, в том числе и социально-правовых. В первую очередь, мы считаем, что необходимо информировать работодателей о необходимости вовремя сдавать в архивный отдел администрации МОГО «Ухта» документы своих сотрудников, что значительно улучшило бы качество муниципальных услуг архива, а также о сдаче документов в архив при реорганизации или ликвидации предприятия. Если при этом руководителем организации осуществляется переезд в другой город, то он должен сообщить в ухтинский архивный отдел об этом, и указать при этом, в каком архивном учреждении при этом будут храниться документы организации. Данная мера, осуществляемая путем проведения семинаров с руководителями как государственных, так и негосударственных организаций и учреждений города на базе архивного отела администрации МОГО «Ухта», необходима для более качественного сбора и хранения документов реорганизованных и ликвидированных предприятий г. Ухты, что облегчит для экспертов рассматриваемого нами отдела нахождение информации для исполнения ими запросов граждан. И во-вторых, необходима информатизация архивного отдела. Прием на государственное хранение документов по личному составу на электронных носителях не только значительно снизит загруженность архивохранилищ, находящуюся на критическом уровне, но и позволит более рационально использовать площади архива, а также позволит ускорить сроки по исполнению запросов граждан в соответствии с их интересами. Для этого мы предлагаем организовать в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» хранилище для электронных документов, работа которого будет производиться в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 г. № 19) [24] и с Рекомендациями по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (М., 2013) [21]. В свою очередь мы предлагаем архиву г. Ухты информировать организации, которые являются источниками комплектования рассматриваемого отдела, переводить свои документы по личному составу в электронную форму и сдавать их в архив в форме электронных документов. В целом, существенных недостатков в работе архивного отдела администрации МОГО «Ухта» не выявлено, так как все правила, прописанные нормативно-правовыми актами в области архивного дела, соблюдены, а работники рассматриваемого отдела ответственно относятся к своей работе.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе исследования нами выяснено, что к социально-правовым запросам, которые исполняет архивный отдел администрации МОГО «Ухта», относятся:
- Запросы о трудовом стаже и зарплате за определенный период времени;
- Запросы, касающиеся социального и пенсионного обеспечения;
- Запросы о работе в особых условиях труда;
- Запросы имущественного характера;
- Запросы об участии в ВОВ;
- Запросы о службе в армии;
- Запросы о получении образования;
- Запросы о награждении граждан.
Запросы социально-правового характера исполняются ухтинским архивом на бесплатной основе. Контрольный срок исполнения запросов - 30 дней. С разрешения заведующего архивным отделом срок может быть продлен, но при обязательном условии, что заявитель будет уведомлен об этом. Делопроизводство по исполнению запросов в рассматриваемом отделе ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на экспертов отдела, в компетенцию которых это входит. Запросы граждан являются одной из форм участия граждан в управлении государством, способствующей усилению контроля граждан за деятельностью различных органов управления. и выступают как форма защиты свобод и интересов граждан и реализации их конституционного права на пользование государственными услугами.
В работе архивного отдела г. Ухты нами были выявлены следующие проблемы:
1) Многие работодатели не сдают документы сотрудников в архивный отдел г. Ухты вовремя. Для решения этой проблемы нами предложен ряд мероприятий, направленных на усовершенствование предоставления услуги по исполнению запросов граждан, в том числе и социально-правовых. Необходимо информировать работодателей вовремя сдавать в рассматриваемый отдел документы своих сотрудников. Также было бы целесообразно тем же образом информировать руководителей организаций и учреждений г. Ухты сдавать свои документы в городской архив при реорганизации или ликвидации предприятия и предупреждать архив г. Ухты о возможности переезда в другой город и местонахождение документов организации в этом случае. Данные меры необходимы для более качественного сбора и хранения документов реорганизованных и ликвидированных предприятий г. Ухты, что облегчит для экспертов рассматриваемого отдела нахождение информации для исполнения ими запросов граждан.
2) И во-вторых, необходима информатизация архивного отдела. Прием на государственное хранение документов по личному составу на электронных носителях не только значительно снизит загруженность архивохранилищ, находящуюся на критическом уровне, но и позволит более рационально использовать площади архива, а также позволит ускорить сроки по исполнению запросов граждан в соответствии с их интересами.