Дипломная работа: Документирование работы с социально-правовыми запросами граждан в архивном отделе администрации

В третьей главе на основании анализа результатов исследования даны предложения по совершенствованию процессов документирования исполнения социально-правовых запросов в изучаемом отделе, и, таким образом, устраняются обнаруженные проблемы в данной сфере деятельности. Исследование проводится на базе архивного отдела администрации МОГО «Ухта» на основании документов (социально-правовых запросов граждан) исполненных данным отделом, а также нормативно-методической и локально-нормативной документации отдела.

1. СТРУКТУРА АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА» И АРХИВНОГО ОТДЕЛА КАК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

1.1 Структура администрации МОГО «Ухта»

Началом существования архивной службы на территории муниципального образования городского округа «Ухта» принято считать 1939 год, когда в штате Ухтинского райисполкома впервые появилась должность архивариуса [29]. В наше время ухтинский архив является муниципальным учреждением в составе администрации МОГО «Ухта» (рис. 1.1), здание которого находится по адресу: г. Ухта, ул. Бушуева, дом 5. Штат данного учреждения включает в себя следующие должности: заведующий архивным отделом, заместитель заведующего, главные специалисты, ведущие эксперты, старшие эксперты, эксперты. Всего в штате архива числится 11 сотрудников.

Рисунок 1.1 - Структура администрации МОГО «Ухта».

На данном рисунке мы видим, что структура рассматриваемого учреждения включает в себя должность руководителя администрации муниципального образования городского округа «Ухта», должностных лиц в его непосредственном подчинении, таких как, например:

1) Руководитель администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

2) Заместитель руководителя администрации муниципального образования городского округа «Ухта» - начальник Финансового управления администрации МОГО «Ухта»;

3) Главный архитектор администрации муниципального образования городского округа «Ухта».

Отраслевые органы и структурные подразделения без прав юридического лица, к которым относятся следующие управления:

1) Управление экономического развития администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

2) Управление архитектуры и строительства администрации МОГО «Ухта»;

3) Отдел кадров администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

4) Секретариат администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

5) Отдел контроля администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

6) Общий отдел администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

7) Сектор обращения граждан администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

8) Отдел муниципальных информационных систем и технической информации администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

9) Отдел муниципальных услуг администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

10) Архивный отдел администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

11) Административно-хозяйственная служба администрации муниципального образования городского округа «Ухта».

А также отраслевые органы и структурные подразделения администрации муниципального образования городского округа «Ухта» с правами юридического лица:

1) Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

2) Финансовое управление администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

3) Муниципальное учреждение «Управление культуры администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

4) Муниципальное учреждение «Управление образования» администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

5) Муниципальное учреждение «Управление физической культуры и спорта» администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

6) Муниципальное учреждение «Управление жилищно-коммунального хозяйства» администрации муниципального образования городского округа «Ухта» [32].

1.2 Задачи архивного отдела

Основными задачами архивного отдела являются:

- Проведение единой политики в области архивного дела в границах муниципального образования городского округа «Ухта»;

- Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших на хранение в архивный отдел;

- Решение в соответствии с установленным порядком вопросов о передаче архивных документов, являющихся собственностью МОГО «Ухта»;

- Соблюдение законодательства в области архивного дела, а также единых правил организации архивного дела в ходе решения вопросов формирования, обеспечения сохранности, учета и использования архивных фондов и архивных документов [33].

1.3 Функции архивного отдела

Основными функциями архивного отдела являются:

- Осуществление архивным отделом своей деятельности на основе Плана основных направлений развития архивного дела, Годового плана работы архивного отдела администрации МОГО «Ухта» (приложение У) и месячных планов работы администрации и самого отдела; - Обеспечение соблюдения правил приема, комплектования, учета, использования и хранения архивных фондов и архивных документов источников комплектования, а также создание экспертно-проверочной комиссии и организация её работы;

- Определение состава документов, подлежащих включению в состав архивного фонда администрации МОГО «Ухта», а также создание и совершенствование научно-справочного аппарата (НСА) к документам, находящимся в составе архивного фонда; - Разработка и ведение списков источников комплектования и согласование их с Министерством культуры, туризма и архивного дела Республики Коми; - Осуществление организационно-методического руководства предприятиями, учреждениями и организациями, являющимися источниками комплектования; - Изучение общественной потребности в документальной информации и эффективности использования архивных документов; - Ведение статистического учёта состояния деятельности архивов предприятий, учреждений и организаций, которые для архивного отдела являются источниками комплектования; - Организация приёма граждан и представителей предприятий, учреждений и организаций по вопросам, относящимся к деятельности архивного отдела. - Исполнение социально-правовых и иных запросов юридических и физических лиц, а также рассмотрение заявлений, предложений и жалоб и принятие мер к устранению недостатков в работе архивного отдела; - Обеспечение в установленном законом порядке защиты сведений, составляющих личную и государственную тайну; - Предоставление информации вышестоящим органам о составе и содержании документов, о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях и других нарушениях архивного законодательства [33].

1.4 Характеристика организационной структуры администрации МОГО «Ухта» и архивного отдела администрации МОГО «Ухта»

По своей организационной структуре администрация МОГО «Ухта» относится к линейно-функциональному виду организационной структуры (рис.1.2).

Основой этой структуры являются линейные подразделения, которые осуществляют в организации основную работу, и обслуживающие их специализированные функциональные подразделения, создаваемые на ресурсной основе [29].

В нашем случае это такие подразделения, как отдел кадров, отдел по финансово-экономической работе, управление образованием и т.д.

Рисунок 1.2 - Линейно-функциональная организационная структура

Архивный отдел администрации, в свою очередь, можно отнести к линейной организационной структуре (рис. 1.3), так как суть линейного управления состоит в том, что каждым подразделением управляет руководитель, наделенный определенными полномочиями и осуществляющий руководство подчиненными ему работниками [31]. В нашем случае заведующему архивным отделом подчинен штат из 10 специалистов (экспертов), выполняющих поставленные перед ними задачи по обеспечению сохранности документов в архиве и работе с ними.

Рисунок 1.3 - Линейная организационная функция

Линейная структура управления обеспечивает прямое воздействие на объект управления и предполагает реализацию в полном объеме принципа единоначалия. Сам же руководитель подчинен вышестоящему начальнику, то есть заведующий архивом подчиняется непосредственно главе администрации. Данная структура управления используется в небольших организациях на низшем уровне управления [31].

1.5 Нормативно-правовые документы в работе архивного отдела

Деятельность архивного отдела по работе с запросами граждан и с источниками комплектования строится на основе нормативных правовых документов Российской Федерации и Республики Коми, в том числе:

1) Конституции Российской Федерации от 12.12.1993 г. [10].

2) Гражданского кодекса Российской Федерации от 30.11.1994 г. [11].

3) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. [12].

4) Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [13].

5) Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» № 131 от 06 октября 2003 г. [14].

6) Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» № 59 от 02.05.2006 (в ред. № 126 - ФЗ от 29 июня 2010 г.) [16].

7) Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. [15].

8) Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук от 18 января 2007 № 19 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. № 9059) [15].

9) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 08.09.2010 г. № 18380 [26].

10) Методических рекомендаций «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (Подготовлено Росархив, ВНИИДАД от 2012 г.) [19].

11) Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера (Подготовлено СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.) [20].

12) Закона республики Коми «О реализации права граждан на обращение в республике Коми» от 29 апреля 2010 года [8].

13) Закона республики Коми «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории республики Коми» (Принят Государственным Советом республики Коми 24 ноября 2005 года) [17].

14) Административного регламента предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 24 октября 2011 г. № 2229 в ред. Постановления администрации МОГО «Ухта от 14.05.2012 г. № 944) [8].

15) Административного регламента предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 18 января 2011 г. № 12) [7];

16) Постановлений и распоряжений руководителя администрации по вопросам, относящимся к компетентности архивного отдела [1];

17) Положения об архивном отделе управления делами администрации МОГО «Ухта» 2013 г. [4].

18) Положения об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела администрации МОГО «Ухта» от 02.10.2015 № 2154 [6].

19) Инструкции по делопроизводству общего отдела администрации МОГО «Ухта» от 05.01.1998 г. [5].

В соответствии с п. 3 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2014 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» к полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений [14].

1.6 Документальный фонд и источники комплектования архивного отдела администрации МОГО «Ухта»

С начала существования архивной службы по настоящее время одной из основных задач архивного отдела является организация работы и взаимодействие с источниками комплектования, которыми являются организации, предприятия и учреждения города Ухты [29].

В архиве города Ухты хранятся документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу. В список организаций-источников комплектования архивного отдела администрации МОГО «Ухта» включено 42 организации, относящихся к муниципальной собственности. Эти документы систематически пополняют документальный фонд рассматриваемого нами отдела, отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение [33].

Таблица 1.1 - Статистика архивного отдела на 01.01.2017 г.