Дипломная работа: Документирование работы с социально-правовыми запросами граждан в архивном отделе администрации

Для этого нами предложено организовать в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» хранилище для электронных документов, а самому архиву г. Ухты информировать организации, которые являются его источниками комплектования, переводить свои документы по личному составу в электронную форму и сдавать их в архив в форме электронных документов. Следовательно, можно сделать вывод: чем качественнее будет организована работа с обращениями граждан по запросам социально-правового характера, налажена система рассмотрения исполнителями и оптимизирована работа самого архивного отдела, тем быстрее будут решаться вопросы, с которыми обращаются граждане.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Неопубликованные источники

1. Постановления руководителя администрации МОГО «Ухта».

2. Постановления и распоряжения руководителя администрации по вопросам, относящимся к компетентности архивного отдела.

3. Регламент работы администрации МОГО «Ухта» (утвержден постановлением руководителя от 24.05.2007 г. № 1481).

4. Положение об архивном отделе Управления делами Администрации МОГО «Ухта» 2013 г.

5. Инструкция по делопроизводству общего отдела администрации МОГО «Ухта» от 05.01.1998 г.

6. Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела администрации МОГО «Ухта» от 2.10.2015 № 2154.

7. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 18 января 2011 г. № 12 в ред. Постановлений администрации МОГО «Ухта от 14.05.2012 г. № 938, от 24.12.2012 г. № 2974).

8. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 24 октября 2011 г. № 2229 в ред. Постановления администрации МОГО «Ухта» от 14.05.2012 г. № 944).

9. Положение об архивном отделе управления делами администрации МОГО «Ухта», 2013.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Форма письма архивного учреждения о продлении срока исполнения запроса

12.03.2018 № 150

На № 145 от 12.01.2018

Уважаемая Мария Рудольфовна!

Сообщаем, что Ваш запрос находится на исполнении. Но в связи с необходимостью проведения объёмной работы по выявлению документов срок его исполнения продлевается.

О результатах Вам будет сообщено дополнительно. С уважением,

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма письма архива о подтверждении факта награждения заявителя

Уважаемая Мария Рудольфовна!

Для подтверждения факта получения Вами Почетной грамоты «Почетный житель г. Ухты» просим уточнить название организации, выдавшей Вам грамоту, и годы работы в ней. Для выявления данной информации Вы можете использовать трудовую книжку, а, в случае ее утери, грамоты и др. поощрения, полученные Вами за годы работы в данной организации, или обратиться в архив, в котором хранятся документы вышестоящей организации.

При повторном обращении в архив просим указать номер и дату данного письма.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма отрицательного ответа на запрос заявителя

На № 165 от 10.02.2018

Уважаемый Иван Иванович!

Документы Поздеевой Марии Рудольфовны о подтверждении трудового стажа и заработной платы в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» отсутствуют, т.к. документы по личному составу данной организации на хранение в архив не поступали.

Местонахождение документов неизвестно.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма письма архивного учреждения заявителю об уточнении сведений, необходимых для исполнения запроса

10.03.2018 № 170

На № 165 от 10.02.2018

Уважаемый Иван Иванович!

Направляем запрос Поздеевой Марии Рудольфовны о подтверждении трудового стажа и заработной платы для исполнения и ответа заявителю, т.к. документы по личному составу данной организации на хранение в архив не поступали.

Копию ответа просим направить в Республиканский архив документов по личному составу г. Сыктывкара (167982, рес. Коми, г. Сыктывкар, ул. Южная, д. 7).

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма письма архивного учреждения в действующую организацию (организацию-правопреемник) о предоставлении сведений для подтверждения трудового стажа и заработной платы

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваш запрос от 10.04.2018 г. о подтверждении трудового стажа и заработной платы сообщаем, что документы по личному составу работника Поздеевой М.Р. (ООО «Ухтинский завод глиняного кирпича», цех приёма и выгрузки кирпича) на хранение в архив не поступали.

Ваш запрос направлен для рассмотрения и исполнения по месту нахождения документов - в Республиканский архив документов по личному составу по адресу: 167982, рес. Коми, г. Сыктывкар, ул. Южная, д. 7.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма архивной справки для подтверждения факта обучения

Архивная справка

В документах архивного фонда Ухтинского государственного технического университета имеется личное дело Поздеевой Марии Рудольфовны, учащейся очного отделения университета, в котором находится ее зачетная книжка за 2014-2018 учебный год, где приведены оценки по всем изучаемым предметам, курсовым работам, тема и оценка дипломного проекта.

Основание: Ф. 1785.Оп. 1 л/с. Д. 94. Л. 106а.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Гербовая печать организации

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма архивной справки

Архивная справка

В документах архивного фонда Изваильского сельского Совета депутатов трудящихся Ухтинского района Коми АССР в похозяйственной книге д. Лайково за 1949-1951 гг. в хозяйстве Уляшевой Анны Ивановны значится Уляшев Иван Иванович, сын, 1936 года рождения. В графе «В какой школе учится» значится: «Лайковская начальная средняя школа», графа «Место работы» не заполнена.

В похозяйственной книге д. Лайково за 1955-1957 гг., в хозяйстве Уляшевой Анны Ивановны значится Уляшев Иван Иванович, сын, 1936 года рождения. В графе «Отметка о временно отсутствующих» значится: «В Советской Армии с 1955 г.».

В похозяйственной книге д. Лайково за 1958-1960 гг., в хозяйстве Уляшевой Анны Ивановны значится Уляшев Иван Иванович сын, 1936 года рождения. В графе «Место работы» значится: «Совхоз «Изваильский».

Основание: Ф.Р-119. Оп.1. Д.24. Л.12об, 13; Д.39. Л. 7об, 8.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: А.Н. Жовнир

Форма архивной справки о подтверждении трудового стажа

В документах архивного фонда Общества с ограниченной ответственностью «Ухтинский завод глиняного кирпича» за 2011-2014 гг. имеются следующие сведения о трудовом стаже Поздеевой Марии Рудольфовны, 19 марта 1960 года рождения:

В приказе директора от 18.01.2012 № 2 значится: «Предоставить очередной отпуск за 2011 г. на 24 рабочих дня секретарю руководителя Поздеевой М.Р. (так в документе) с 19 января 2012 г.».

В записке о предоставлении отпуска от 02.12.2012 № 85 значится, что Поздеевой М.Р. (так в документе), секретарю руководителя, предоставлен ежегодный отпуск с 27.12.2012 по 15.02.2013 на 24 рабочих дня (12 рабочих дней дополнительный отпуск и 4 рабочих дня за выслугу лет; всего на 40 рабочих дней).

В табелях учета рабочего времени работников предприятия за 2011-2014 гг. значится Поздеева М.Р., у которой имеются следующие сведения об отработанном времени:

Другие работники в табелях учета рабочего времени работников ООО «Ухтинского завода глиняного кирпича» за 2011-2014 гг. с фамилией и инициалами Поздеева М.Р. не значатся.

В отпусках без сохранения заработной платы, учебном, по уходу за ребенком, командировках и других отвлечениях от основной работы за 2011-2014 гг. Поздеева М.Р. не находилась (личная карточка (ф. Т-2)).

В расчетных ведомостях работников ООО «Ухтинского завода глиняного кирпича» за 2011-2014 гг. наименование профессии «Секретарь руководителя» не

Продолжение приложения Л

указано. В расчетных ведомостях работников ООО «Ухтинского завода глиняного кирпича» за 2011-2014 гг. значится Поздеева М.Р., в графе «занимаемая должность» указано: «Секретарь руководителя».

Другие работники в вышеуказанных расчетных ведомостях с фамилией и инициалами Поздеева М.Р. не значатся.

В документах ООО «Ухтинского завода глиняного кирпича» имеется:

- Перечень рабочих мест, профессий и должностей на право льготного пенсионного обеспечения и выслугу лет за 2011 г. где значатся: «Секретарь руководителя»;

- Поименный список льготных профессий по ООО «Ухтинский завод глиняного кирпича» за 2011 г. где значится: «Поздеева Мария Рудольфовна, Секретарь руководителя;

- Список льготных профессий и должностей ООО «Ухтинского завода глиняного кирпича» за 2011-2014 гг., где значится: «Секретарь руководителя».

Основание: Ф.197.Оп.1.Д.1.Л.2; Д.12.Л.1, 7, 13, 19, 24, 33, 41, 48, 57, 65, 74, 83; Д.15. Л.2, 92; Д.17.Л.1, 7, 13, 19, 25, 34, 44, 59, 72, 85, 98, 112; Д.19.Л.1, 7, 11, 15, 20, 23, 25, 30, 32, 40, 43, 50; Д.24.Л.1, 12, 22, 35, 51, 64, 79, 95, 108, 122, 136, 151; Д.25.Л..33; Д.28.Л.1-38; Д.30.Л.1, 7, 13, 19, 25, 31, 36, 45, 53, 61, 71; Д.32.Л.52, 66, 71, 121 , 178; Д.33.Л.3, 7, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28, 31, 34, 37.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Гербовая печать организации

Исполнитель: А.Н. Жовнир

Форма архивной справки о подтверждении размера заработной платы

Архивная справка

В документах архивного фонда архивного отдела администрации МОГО «Ухта» в лицевых счетах за август 2012 - сентябрь 2015 гг. имеются сведения о том, что начисленная зарплата Поздеевой Марии Рудольфовне, 19 марта 1990 рождения, составляла:

СУММА ЗАРАБОТКА (в рублях и копейках)