При обращении гражданина в архивный отдел администрации МОГО «Ухта» в программе «Обращения граждан в архивный отдел» (рис. 2.3) на него создается карточка, в которой указываются его личные данные, такие как: фамилия, имя, отчество, адрес и контактный телефон.
Затем в карточку вписывается регистрационный номер запроса, количество заявлений от одного гражданина, должность и имя эксперта, который исполняет полученный запрос. В нижнем поле карточки указываются тема, цель и содержание запроса, например, подтверждение стажа работы, дата регистрации заявления и предполагаемая дата ответа на него, вид запроса - социально-правовой, генеалогический и т.д., вид его поступления и результат исполнения запроса - положительный или отрицательный.
Также в данной программе можно увидеть, сколько поступило новых запросов или осталось на исполнении, а также сделать выборку всех запросов, поступивших в последние 1-2 месяца, и, таким образом, выяснить путь их движения и статус исполнения, и составить отчет по итогам месяца.
Рисунок 2.4 - Работа в базе данных «Архивный фонд 4.3»
В базе данных «Архивный фонд 4.3» (рис. 2.4) происходит регистрация фондов и дел, которые поступают на хранение в архивный отдел администрации МОГО «Ухта».
На каждый фонд заводится электронная регистрационная карточка, в верхнем поле которой указываются следующие данные:
- Номер фонда;
- Полное и сокращенное наименования фонда;
- Тип носителя документов: традиционный или электронный;
- Сведения о физическом состоянии документов фонда.
Также в карточке указывается вид фонда, например, фонд организации, и степень доступа к документам фонда, так называемая характеристика секретности. Если на документах стоит гриф «Секретно», то в отдельном поле указывается причина ограничения доступа к ним.
Не менее важными являются данные о фондообразователе и исторический период фонда, например, дореволюционный период. В нижнем поле карточки указываются сведения:
- О типе документов фонда;
- Об источнике поступления фонда и основании его поступления в архивный отдел;
- Данные о наличии того или иного фонда в архиве.
В конце карточки указывается информация о количестве описей в делах фондов, начальные и конечные даты документов фондов, данные о последней выверке учетных документов и о последней проверке наличия документов в фонде. Благодаря тому, что каждый фонд, хранящийся в архивном отделе администрации МОГО «Ухта», внесен в базу данных, для экспертов рассматриваемого отдела существенно облегчается поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов граждан.
В базе данных «Реестр организаций» (рис. 2.5) производится регистрация всех организаций, сдавших в архивный отдел г. Ухты свои документы. В ней на каждую организацию заводится карточка, в верхнем поле которой указывается информация о форме собственности организации, сдавшей в архивный отдел документы, а также о кураторе, ответственном за их сдачу.
Рисунок 2.5 - Работа в базе данных «Реестр организаций»
В основном поле карточки указывается код организации, присвоенный ей в данной базе данных, наименование организации, дата описи документов, дата их передачи в архив и информация об их последней проверке.
Рисунок 2.6 - Обработка запросов граждан в СЭД «Directum»
В нижнем поле карточки указываются данные о форме приема документов, данные о директоре организации, профиле комплектования, например, городской или районный, а также информация о кураторе организации, ответственном за сдачу документов в архив и об эксперте архива, ответственном за прием документов от организации.
Благодаря тому, что каждая организация, доверившая хранение своих документов архивному отделу г. Ухты, внесена в базу данных «Реестр организаций», для специалистов отдела становится намного проще задача по исполнению запросов социально-правового характера.
Регистрация запросов граждан в системе электронного документооборота «Directum» (рис. 2.6) происходит следующим образом: в шапку электронной регистрационной карточки системы автоматически вносятся регистрационный номер обращения и дата его регистрации. В верхнее поле карточки экспертом архивного отдела, ответственным за исполнение запросов граждан, заносятся данные о гражданине:
- фамилия, имя, отчество;
- категория льгот, например, ветеран ВОВ;
- социальное положение (пенсионер, безработный и т.д.);
- место жительства заявителя.
Далее в электронной регистрационной карточке указываются следующие сведения:
- дата обращения заявителя в архивное учреждение;
- тематика обращения, например, жалоба;
- статус обращения (анонимное обращение, коллективная жалоба);
- способ получения ответа на заявление (звонок, почта, личная встреча);
- состояние запроса (отрыт или закрыт).
В конце карточки вносятся регистрационные данные запроса:
- журнал, в котором зарегистрировано обращение;
- дело, которое заводится на заявителя, обратившегося в архив;
- место регистрации запроса, например, приемная;
- дата регистрации запроса;
- объем и количественные характеристики документов, приложенных к обращению.
В данной СЭД предусмотрены следующие возможности:
- постановки обращений на контроль;
- создание задач, отчетов;
- внесение в систему и просмотр в ней комплектов документов;
- если обращение гражданина является повторным, то этот пункт можно отметить в карточке системы.
Данная система электронного документооборота используется в структурных подразделениях администрации МОГО «Ухта» и руководством архивного отдела. архивный документальный запрос социальный
После регистрации запросы рассматриваются ведущими специалистами и экспертами архивного отдела. Ими осуществляется анализ тематики запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационного материала [25].
При этом определяются:
- Степень полноты информации, содержащейся в запросах;
- Местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- Возможность исполнения того или иного запроса [20].
Согласно Федеральному закону «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» № 59 от 02.05.2006 г. [16] запросы не подлежат к исполнению в следующих случаях:
- Не указаны персональные данные заявителя;
- Если в письменном запросе содержатся нецензурные или оскорбительные выражения;
- Если в письменном запросе содержатся угрозы жизни в адрес специалиста, принявшего запрос или в адрес его семьи;
- Если текст письменного запроса не поддается прочтению;
- Информация, содержащаяся в запросе, является недостоверной;
- Информации в запросе недостаточно для его исполнения. В таких случаях заявителю направляется письмо с объяснением этих причин и где будут даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов и организаций [16].
Рисунок 2.7 - Реестр сдачи документов в архив
Передача запросов в архив на исполнение осуществляется на основании реестров (рис. 2.7), составленных в двух экземплярах с пометками о факте передачи и получения запросов в виде подписи специалиста архивного отдела по приему запросов граждан с указанием конкретной даты [8].
Рисунок 2.8 показывает, что запросы граждан регистрируются в тот же день, когда и поступают в архивное учреждение. Анализ тематики запроса и принятие решения о его неисполнении может занять 3 дня, исполнение запроса происходит в среднем за 22 дня, а срок исполнения архивной справки - 3 дня.
Рисунок 2.8 - Процесс приема и регистрации запросов граждан
Доступ к документам архивного отдела г. Ухты имеется только у работников отдела, дела не даются на руки, поэтому гражданам необходимо делать запросы. Каждый запрос рассматривается в течение 30 дней и по истечению срока архивный отдел выдает заявителю архивную справку, выписку и прочие архивные документы.
Запросы граждан оформляются в виде заявления. После подачи заявления сотрудники архивного отдела администрации МОГО «Ухта» приступают к поиску запрошенной информации: эксперт, принявший заявление, находит в используемых архивном отделе базах данных или, если информация в них отсутствует, в архивохранилище по топоописи нужное дело и в найденном деле ищет нужный локально-правовой акт, и на его основании им оформляется архивная справка.
По окончании каждого месяца производится подсчет запросов за данный период и оформляется отчет, который потом передается в администрацию города (приложение Т).
Заявления, которые пишут граждане для получения информации по их запросам, отправляются после их исполнения на архивное хранение в состав фондов архивного отдела г. Ухты, а по истечении срока хранения, который составляет 5 лет, эти документы выделяются к уничтожению. Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» № 526 от 31.03.2015 г., срок исполнения запросов социально-правового характера граждан не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения [22].
Рисунок 2.9 - Первый лист формы заявления гражданина на получение им архивной справки
При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя в форме письма архива (приложение Б). Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива составляет не более 15 дней с момента регистрации обращения. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в срок, равный 5 суткам с момента обращения [22]. Запросы граждан исполняются архивным отделом администрации МОГО «Ухта» на бесплатной основе [17].
Заявления граждан для получения ими информации по их запросам, заполняются ими на 3 листах в 1 экземпляре. Первый лист заявления (рис. 2.9) состоит из наименования учреждения, принявшего запрос, номера и сути запроса и данных о заявителе: его фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные, адрес регистрации и адрес проживания, а также контактные данные.
Рисунок 2.10 -Второй лист формы заявления на получение архивной справки
Второй лист документа (рис. 2.10) - это само заявление, где заявитель печатными буквами вносит свои фамилию, имя и отчество, затем прописывает организации, в которых он работал и по которым он хочет сделать запрос в архив, годы работы в них и занимаемые им должности в них. Далее он должен подчеркнуть, какой вид стажа ему нужно подтвердить: трудовой, льготный, подтверждение времени, проведенного в командировке, подтверждение факта награждения или так называемый северный стаж, который характерен для районов Крайнего Севера и приравненных к ним. Также заявителю следует указать, какой вид социальной выплаты он хочет получить: пенсию по старости, пенсию по потере кормильца, пенсию по инвалидности или ему нужно сделать перерасчет пенсии, так же подчеркнув необходимый вариант. Если с запросом в архив обращаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, то в нижней части листа они должны проставить оттиск печати своей организации или предприятия в графе «М.П. (для юридических лиц)». В самом конце листа есть пункт, где заявитель может указать дополнительные данные о себе.
Рисунок 2.11 - Фрагмент третьего листа формы заявления на получение архивной справки
В третьей части заявления (рис. 2.11) гражданин, в случае получения им архивной выписки или копии каких-либо документов, объясняет, для чего ему нужны эти документы, а также источники, которыми он пользовался при их поиске. Затем прописываются документы, приложенные заявителем, такие как, например, трудовая книжка и памятка из Пенсионного фонда, и выбирается способ получения архивного документа - для этого заявителю нужно подчеркнуть пункт «Выдать лично» или «Выслать почтой». В первом случае специалист, после того, как архивный документ исполнен архивом, звонит заявителю и сообщает ему, что его документ готов, и он может за ним прийти в архивный отдел, во втором случае документ отправляется заявителю обычным письмом.
Рисунок 2.12- Фрагмент третьего листа формы заявления на получение архивной справки
Рисунок 2.13 - Уведомление о получении экспертом архивного отдела заявления и копий документов от заявителя
В завершение написания заявления заявитель и эксперт, принявший заявление, проставляют дату его написания, ставят свои подписи и расшифровку подписей в нижнем поле бланка (Рис. 2.12). В конце всей процедуры приёма эксперт выдает гражданину уведомление о том, что он принял у него заявление и копии документов (Рис. 2.13). При получении заявителем нужного документа (справки, выписки и т.д.) им на документе ставится отметка «Получил(а)», а также проставляется подпись и дата получения документа.