Дипломная работа: Документирование работы с социально-правовыми запросами граждан в архивном отделе администрации

Как показывает таблица 1.1, на 01.01.2017 г. в архивном отделе г. Ухты учтено 446 фондов, в работе были 20 089 ед. хр., из них документов постоянного хранения - 3 727 ед. хр. и 16 362 ед. хр. - документы по личному составу ликвидированных предприятий. По данным архива, на период 01.01.2017 г. общее число обратившихся за архивной информацией граждан составило около 8000 человек [33].

Таким образом, администрация МОГО «Ухта» имеет достаточно разветвлённую структуру, а архивный отдел, являющийся ее структурным подразделением, исполняет широкий спектр функций, в который также входит и деятельность по рассмотрению и исполнению запросов граждан.

В своей работе архив г. Ухты использует обширную нормативно-правовую и локально-нормативную базу.

В список источников комплектования рассматриваемого отдела включено 42 организации, относящихся к муниципальной собственности.

На период начала 2017 г. архивным отделом учтено 446 фондов, в том числе 20 089 документов, а число обратившихся в архив граждан составило около 8 000 человек.

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА»

2.1 Выдаваемые архивным отделом информационные документы

К данному виду документов относятся:

1) Архивная справка (приложение Л) - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий задокументированную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена [28];

2) Архивная копия (приложение Н) - официально заверенный документ архива, дословно воспроизводящий текст документа с указанием его поисковых данных [28];

3) Архивная выписка - официальный документ архива, дословно повторяющий часть текста архивного документа, относящийся к определенному вопросу с указанием поисковых данных документа [28];

4) Информационное письмо (приложение Д) - письмо, составленное архивом по своей инициативе или в ответ на запрос пользователя, которое содержит информацию об имеющихся в архиве документах по определенному вопросу, содержащий либо название архивных фондов и краткую характеристику документов, либо отказ от выдачи запрашиваемых документов с указанием причины отказа [20];

5) Тематический перечень документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определённому вопросу с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя [20];

6) Тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их фрагментов по определенной теме, подготовленный архивом по его инициативе или по запросу пользователя [20];

7) Тематический обзор - систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или нескольких фондов одного или нескольких архивов по определённому вопросу. По запросу заявителя в тематическом обзоре указываются основные виды документов, их авторы, подлинность, поисковые данные [20].

Таблица 2.2 - Запросы, поступившие в архивный отдел на 01.01.2017 г.

Таблица 2.2 показывает, что на период 01.01.2017 г. в архивный отдел администрации города Ухты поступило 7 300 запросов, преобладающее число которых - социально-правовые.

Чтобы получить доступ к документам архивного отдела, заявителю нужно заполнить заявление о предоставлении ему документов для работы с ними в читальном зале (рис. 2.1). Оно пишется по форме, разработанной администрацией МОГО «Ухта» на имя руководителя администрации. В нем заявитель, физическое или юридическое лицо, просит предоставить ему доступ к документам в архива с формулировкой: «Прошу предоставить документы для работы с ними в читальном зале», и указывает свои персональные и контактные данные, а также какие архивные документы ему нужны и с какой целью они ему требуются. Далее заявитель перечисляет, какие документы им были приложены к заявлению и цель получения им ответа по результатам своего исследования. В конце им проставляются дата подачи заявления и подпись, а если это юридическое лицо, то ставится также печать его организации.

Рисунок 2.1 - Форма заявления для осуществления работы заявителя с архивными документами в читальном зале архива г. Ухты

К заявлению прилагается анкета пользователя (рис. 2.2). В ней заявитель указывает свои персональные данные, место работы или учебы, образование. Если цель получения архивных документов - научное исследование, то заявителю следует указать его тему, цель, период. Далее указывается причина обращения в архив: личная или поиск документов для организации, которую позже нужно будет указать (нужный пункт подчеркивается). В конце пользователь дает согласие на обработку своих персональных данных и проставляет дату заполнения анкеты и подпись с ее расшифровкой.

Рисунок 2.2 - Форма анкеты пользователя архивными документами в читальном зале архивного отдела администрации МОГО «Ухта»

Эту процедуру регламентируют Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 18 января 2011 г. № 12 в ред. Постановлений администрации МОГО «Ухта от 14.05.2012 г. № 938, от 24.12.2012 г. № 2974) [7] и Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 24 октября 2011 г. № 2229 в ред. Постановления администрации МОГО «Ухта» от 14.05.2012 г. № 944) [8].

2.2 Виды запросов, исполняемые архивным отделом администрации МОГО «Ухта»

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. Согласно статистике Росархива, ежегодно в государственные архивы поступает 10 миллионов запросов, а около 80% рабочего времени сотрудников архивов занимает подготовка архивных справок [20]. Работа с запросами граждан регламентируется такими нормативно-правовыми актами, как:

1) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31.03.2015 г. № 526 (Зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) [22].

2) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Зарегистрировано в Минюсте РФ 18 января 2007 г. № 19) [24].

3) Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (Подготовлено СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.) [20].

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса - это поиск и предоставление гражданину информации, содержащейся в архивных документах [20]. Запросы, поступающие в рассматриваемый отдел, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера. К их числу относятся запросы: - служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти; - от физических и юридических лиц; - запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские [33]. Тематический запрос - это запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, вопросу, событию или факту, необходимые заявителю в целях исследования [24]. Генеалогический запрос - это запрос, выражающий потребность гражданина в документальной информации, сведениях, устанавливающих родство, родственные связи двух или более лиц, а также такой вид запроса позволяет узнать историю семьи, рода заявителя [24]. Запрос социально-правового характера - это запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан, таких как подтверждение трудового стажа, размера заработной платы, имущественных прав, о службе в военных формированиях, состоянии здоровья, об образовании, об актах гражданского состояния и других [20]. Отдельного внимания заслуживают запросы, касающиеся имущественных прав граждан. В составе запросов социально-правового характера особую группу составляют обращения граждан, нуждающихся в подтверждении имущественных прав.

Это запросы о подтверждении фактов:

- Передачи земель в наследование, личное пользование;

- Участия в долевом строительстве;

- Приеме строения в эксплуатацию;

- О праве застройки;

- Купли-продажи имущества;

- Улучшения жилищных условий;

- Регистрации жилого дома;

- Аренды помещения.

Они могут быть отнесены к категории социально-правовых, если имеется подтверждение органа, устанавливающего право гражданина на получение государственных социальных льгот [20].

Основными источниками, подтверждающими имущественные права граждан по названным вопросам, являются документы, отложившиеся:

- В фондах органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, партийных, профсоюзных, налоговых, судебных органов: выделение жилья, наличие и передача различным способом земельной и имущественной собственности (купля-продажа, обмен, наследование), отвод земельных участков, передача помещений в аренду, прием помещений в эксплуатацию;

- В фондах нотариальных контор, бюро технической инвентаризации: имущественные права на наследство, отвод земли под застройку, передача земельной и имущественной собственности различным способом: купля - продажа, обмен, наследование, в том числе на основании договоров о бессрочном пользовании земельными участками;

- В фондах колхозов и совхозов, организаций и предприятий: имущественные права на землю, строения [20].

Это могут быть решения органов государственной власти и управления, постановления главы администрации, списки домовладений, свидетельства, инвентарные дела на строения, похозяйственные книги, чертежи, планы земельных участков и другое [20].

Чтобы получить необходимые архивные документы по вопросам отвода земельного участка (приложение Р), ввода объектов в эксплуатацию, установления опеки и т.д. гражданину необходимо иметь при себе следующие документы:

- Паспорт;

- Копию свидетельства (государственного акта) владения землей;

- Копию свидетельства на право наследования (копию свидетельства о смерти, документы, подтверждающие родственную связь, свидетельство о браке и т.д.;

- Копию справки председателя о членстве гражданина, обратившегося в архив, в составе гаражно-строительного кооператива (ГСК), садово-огороднического товарищества (СОТ);

- Садовую книжку;

- Нотариально заверенную доверенность в случае обращения от имени другого лица. Юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям необходимо иметь при себе официальный запрос на бланке организации с указанием подробной информации о запрашиваемых документах.

· Это - решения органов государственной власти и управления, постановления глав администраций, списки домовладений, договоры, свидетельства, инвентарные дела на строения, похозяйственные книги, чертежи, планы земельных участков и др.

2.3 Процесс исполнения запросов граждан в архивном отделе

Запросы граждан являются неотъемлемой частью делопроизводства любых государственных и муниципальных учреждений. С целью реализовать свои права, граждане обращаются с запросами в архивные учреждения с просьбой подтвердить те или иные персональные сведения, необходимые при решении вопросов их социально-правового обеспечения [20]. Согласно ст. 33 Конституции РФ от 12.12.1993, каждый гражданин имеет право лично, письменно или с коллективной жалобой обратиться в государственные органы и органы местного самоуправления [10]. Прием запросов о предоставлении архивной информации от физических и юридических лиц, поступающих в архивный отдел администрации МОГО «Ухта», осуществляется специалистами и экспертами отдела по использованию документов ликвидированных предприятий, приему граждан, исполнению запросов и обеспечению сохранности документов [33].

Организация предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов в архивном отделе г. Ухты включает в себя следующие административные процедуры:

1) Регистрация запросов и передача их на исполнение;

2) Анализ тематики поступающих в архив запросов;

3) Направление запросов на исполнение;

4) Подготовка, оформление и направление ответов заявителям на их запросы [20].

Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заинтересованного лица в Архивный отдел г. Ухты с заявлением по установленной форме.

Поступившие в архив запросы регистрируются в день поступления. Регистрация запросов является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги [8]. Все полученные запросы регистрируются архивным отделом в компьютерной базе поступления и исполнения запросов с помощью системы управления базами данных Microsoft Access и программы Microsoft Excel, а также при работе с запросами граждан рассматриваемым отделом используются базы данных «Архивный фонд 4.3» (рис. 2.4) и «Реестр предприятий» (рис. 2.5) и программы по делопроизводству и документообороту «Обращения граждан в архивный отдел» (рис. 2.3), которая была создана разработчиками администрации МОГО «Ухта», и система электронного документооборота «Directum» (рис. 2.6).

Рисунок 2.3 - Работа в программе «Обращения граждан в архивный отдел»