Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кт 55, субсчет «Специальный карточный счет»;
в) отражение возникшей курсовой разницы: Дт 55 «Специальный карточный счет», Кт 91 «Прочие доходы и расходы»; либо Дт 91 «Прочие доходы и расходы», Кт 55, субсчет «Специальный карточный счет»;
г) на основе утвержденного авансового отчета подотчетного лица необходимо отнесение затрат на расходы: Дт 26 «Общехозяйственные расходы» либо 44 «Расходы на продажу» либо 97 «Расходы будущих периодов», Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Для того чтобы компания могла принимать оплату товара безналичным способом, необходимо заключить с банком договор эквайринга. Согласно такому договору банк за вознаграждение осуществляет операции по зачислению денежных средств с карт покупателей напрямую на расчетный счет. Вознаграждение банк обычно удерживает при перечислении выручки на расчетный счет. Удержанные кредитной организацией средства учитываются в качестве прочих расходов по дебету счета 91, а проводки делаются в момент поступления средств на расчётный счет.
Кроме того, для осуществления операций с использованием банковских карт необходимо иметь специальное оборудование. Обычно банк в рамках указанного договора передает во временное пользование организации POS-терминал, с помощью которого и осуществляются операции эквайринга. Здесь у бухгалтера часто возникает вопрос - как учитывать такой терминал? Так как банк передает терминал во временное пользование на срок действия договора, и собственность на него к компании не переходит, его следует учитывать на забалансовом счете. А стоимость на забалансе необходимо указать рыночную. Для этого можно запросить у банка справку о стоимости такого оборудования, либо воспользоваться другими источниками информации о стоимости аналогичного оборудования. Однако при низких оборотах с использованием банковских карт банк может взимать арендную плату за пользованием терминалом. Тогда бухгалтеру необходимо такую арендную плату учитывать в составе расходов на продажу:
Дебет 91 Кредит 44 - учтена арендная плата за оборудование, предоставленное банком.
При оплате товара наличными денежными средствами в кассу предприятия в бухгалтерском учете делается проводка:
Дебет 50 Кредит 90 субсчет «Выручка от наличных продаж» - отражена сумма, полученная от покупателей в кассу организации.
При оплате банковской картой проводки зависят от длительности промежутка
времени между оплатой товара и поступлением средств на расчётный счет. Денежные
средства могут зачисляться на счет в день покупки при условии, что кассовый
аппарат связан с процессинговым центром. Рассмотрим пример корреспонденции
счетов в такой ситуации.
Аудит денежных средств имеет свои особенности для кассовых операций и безналичных расчетов.
Целью аудиторской проверки кассовых операций, а также операций по безналичным расчетам (на расчетном, валютном и других счетах в коммерческих банках) является формирование мнения об уровне достоверности бухгалтерской отчетности в отношении денежных средств и соответствии применяемой методики учета денежных средств в кассе и на счетах в банке действующим в Российской Федерации нормативным документам.
К числу основных задач учета денежных средств следует отнести:
- своевременное полное и точное отражение операций по учету денежных средств;
- организация постоянного контроля за наличием и сохранностью денежных средств в кассе, на расчетном и других счетах в банках;
- организация контроля за использованием имеющихся денежных средств;
- организация контроля за правильностью проведения расчетов с поставщиками и покупателями в соответствии с заключенными договорами;
- организация контроля за своевременностью и правильностью проведения расчетов с бюджетами, внебюджетными фондами, коммерческими банками, персоналом;
- организация контроля за осуществлением расчетных операций с целью предупреждения образования чрезмерной и просроченной кредиторской и дебиторской задолженностей;
- организация контроля за использованием привлеченных банковских кредитов и соблюдением сроков их возврата.
В качестве источников при проведении аудита кассовых операций могут выступать:
- журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 (при журнально-ордерном учете);
- карточка и анализ счета 50 (при автоматизированном учете);
- кассовая книга (форма КО-4);
- книга кассира-операциониста;
- приходные кассовые ордера (форма КО-1);
- расходные кассовые ордера (форма КО-2);
журнал регистрации кассовых ордеров (форма КО-3);
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);
- инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма ИНВ-16);
- платежные ведомости (форма Т-53);
- расчетно-платежные ведомости (форма Т-49).
В процессе осуществления аудиторской проверки кассовых операций обязательным является проведение инвентаризации имеющихся в кассе денежных средств, документальное оформление ее результатов. Инвентаризация кассы проводится в самом начале аудиторской проверки. В случае наличия у предприятия нескольких касс обязательна их опечатка аудитором в целях предотвращения возможности перемещения наличных денежных средств и денежных документов из одной кассы в другую.
Проведение инвентаризации обязательно в присутствии главного бухгалтера и кассира. Порядок проведения инвентаризации кассы при проведении аудиторской проверки следующий:
- обязательное опечатывание касс аудитором в целях предотвращения доступа к ним;
- оформление кассиром кассовой книг и кассового отчета на момент проверки, выведение по данным учета остатка денежных средств;
- получение от кассира расписки в том, что все приходные документы были им включены в отчет и к моменту инвентаризации кассы отсутствуют неоприходованные и несписанные в расход денежные средства;
- проведение полистного и помонетного пересчета наличных денежных средств;
- подведение итогов по незакрытым платежным ведомостям;
- сверка полученных данных с информацией, отраженной в кассовой книге.
По результатам проведенной проверки составляется акт по типовой форме № ИНВ-5, который подписывается аудитором, главным бухгалтером и кассиром. Данный акт в дальнейшем является письменным аудиторским доказательством, и его данные используются в дальнейшем аудитором при проверке полноты оприходования и правильности списания денежных средств по кассе.
При выявлении недостач или излишков денежных средств или денежных документов в кассе, с кассира необходимо получить письменное объяснение. В соответствии с действующей практикой выявленные при проведении инвентаризации излишки должны быть оприходованы на основании соответствующего приходного кассового ордера и отражены в кассовой книге. Причиной излишков могут быть: умышленные действия кассира или допущенные им ошибки при проведении кассовых операций и оформлении соответствующих документов. Поэтому для аудитора в целях правильного формирования выводов в аудиторском заключении важно провести правильную оценку ситуации.
В случае выявления недостачи денежных средств в кассе ее погашение должно быть осуществлено кассиром путем внесения соответствующей суммы в кассу организации. Данная операция также должна быть оформлена соответствующим приходным кассовым ордером и отражена в кассовой книге. В случае крупной недостачи в кассе денежных средств аудитором перед руководством организации может быть поставлен вопрос об отстранении кассира от выполнения его обязанностей до момента окончания аудиторской проверки.
Следующим этапом аудиторской проверки кассовый операций является проверка их организации на предприятии Порядку ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденному ЦБ РФ 22.09.9.3г. № 40. В процессе проверке должны быть рассмотрены следующие вопросы:
- наличие заключенного с кассиром договора о материальной ответственности, обязательства в личном деле кассира о материальной ответственности, предусмотренное Порядком ведения кассовых операций;
- соответствие условий, необходимых для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк, действующим нормам и правилам;
- полнота и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка, путем сверки с выписками банка. В случае выявления в выписках исправлений, подчисток и других исправлений или спорных моментов необходимо проведение встречной проверки в банке (или оформление письменного запроса в банк);
- полнота оприходования других поступлений денежных средств. В данном случае используется сверка данных бухгалтерского учета по первичным документам и регистрам бухгалтерского учета;
- правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
- наличие подписей в получении денег, выборочная проверка соответствии подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах, в качестве которых могут выступать заявление о приеме на работу, трудовое соглашение и др. Особое внимание должно быть обращено на соответствие подписей в случае выплаты депонированных сумм;
- правильность ведения кассовой книги и выведение в ней остатков на конец дня;
- погашение приходных документов штампом «Получено», а расходные,- «Оплачено» с указанием даты;
- правильность подсчета итогов в ведомостях;
- правильность оформления документов при депонировании заработной платы;
- выборочная проверка с целью выявления «подставных лиц» соответствия фамилий в платежных ведомостях с другими документами, в частности, с кадровыми документами;
- правильность выдачи денег по доверенности;
- соблюдение лимита хранения наличных денег в кассе, а также порядка осуществления расчетов наличными деньгами с юридическими лицами. В настоящее время лимит денежных средств в кассе определяется организацией самостоятельно;
- порядок хранения дубликатов ключей от сейфов кассы. В частности, их хранение должно быть организовано в опечатанных кассиром пеналах (пакетах и т.д.) у руководителя предприятия;
- наличие на предприятии комиссии по проведению инвентаризации кассы и порядок осуществления ею своих обязанностей на основании проверки ранее составленных актов инвентаризации;
- проверка выполнения Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и (или) расчетов с использование пластиковых карт»;
- применение контрольно-кассовой книги при работе сККМ;
- правильность оформления и ведения книги кассира-операциониста;
- правильность отражения операций по движению наличных денежных средств в бухгалтерском учете;
- соответствие записей кассовой книги записям в журнале-ордере 1 и ведомости 1 по счету 50 «Касса» и главной книге за соответствующий период (при журнально-ордерной Форме учета).
Кроме указанных моментов, аудиторской проверке также подлежат:
- соблюдение периодичности сдачи отчетов кассира в бухгалтерию, наличие расписок главного бухгалтера или его заместителя о проверке и принятии отчетов и документов к ним;
- своевременность возвращения в банк остатки денежных средств, полученных на организационно-хозяйственные нужды и оплату труда и не использованных по назначению;
- порядок сдачи выручки в банк;
- наличие случаев подписи незаполненных чеков руководителем и главным бухгалтером организации;
- наличие случаев выдачи наличных денег в подотчет физическим лицам, не являющимся работниками данной организации.
Проверке также подлежит наличие следующих случаев:
- самостоятельного передоверия кассиром выполнение порученной ему работы другим лицам;
- работа кассира только на данной должности или совмещение работы бухгалтера и кассира или, кроме основной работы, работа по в других организациях;
- наличие случаев доступа посторонних лиц в помещение кассы.
Получение ответов на данные вопросы возможно не только путем проведения фактической проверки, обследования, наблюдения и т.д., но и путем тестирования. Тестирование, то есть получение ответа на поставленные вопросы, может проводиться аудитором как в устной, так и в письменной форме. При этом наиболее эффективной формой тестирования является его письменная форма, при которой в заранее подготовленном аудитором вопроснике кассир и сотрудники бухгалтерской службы отвечают на поставленные вопросы, а потом данная анкета заверяется подписями главного бухгалтера. Этот документ имеет для аудитора бесспорный характер.
Особое внимание должно быть обращено аудитором на те моменты, в которых в соответствии с практикой аудиторских проверок наиболее часто встречаются злоупотребления. К таким областям относятся оплата труда и расчеты с подотчетными лицами. Злоупотребления включают в себя: составление двойных ведомостей, включение в ведомости «подставных» лиц, завышение итогов сумм к выдаче с целью получения из банка излишних сумм и их присвоения и т.д.
Поэтому аудиторы должны обращать внимание на подписи в ведомостях работников отдела кадров. В необходимых случаях можно проверить списочный состав работников в отделе кадров, приказы, договоры, контракты и распоряжения об их принятии на работу; провести фактическую проверку объектов выполненных работ.
Возможны следующие нарушения при ведении операций по кассе:
) Прямое хищение денежных средств (ничем не замаскированное или замаскированное неоформленными документами и расписками). Прямое хищение денежных средств без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами, в частности работниками счетного аппарата.
) Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам, от различных юридических лиц по доверенности).
Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета. Присвоение денежных средств в этом случае вскрывается взаимной проверкой операций кассы и банка. Необходимо сверить в первую очередь корешки выданных чеков с приходными документами по кассе.
) Излишнее списание денег по кассе (повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах, списание сумм без оснований или по подложным документам, подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний).
) Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям (присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям; присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям). Наиболее распространенным видом неоприходованных платежей по кассовым ордерам являются платежи увольняющихся лиц, погашающих при расчете свою задолженность
В заключение следует отметить, что раздел аудиторской программы по проверке кассовых операций должен включить следующие вопросы и направления аудита:
- инвентаризация наличия и проверка состояния хранения денежных средств и других ценностей в кассе;
- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в кассу;
- исследование правильности списания денег в расход;
- проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;