- платежи осуществляются в безналичном порядке после отгрузки товарных материальных ценностей, исполнения работ, а также оказания услуг или сразу с ними. Предварительная оплата допустима только в случаях, которые предусматривает законодательство и учетная политика учреждения;
- платежи осуществляются при согласии (акцепте) плательщика либо по его поручению; с отсутствием согласия - лишь в случаях, которые предусматривает действующее законодательство;
- платежи осуществляются за счет собственных средств плательщика либо из кредитов банка;
- списание со счета денег в объемах, достаточных для того чтобы удовлетворить все предъявляемые к учреждению требования, реализуется в порядке поступления распоряжения клиента и другой документации на списание;
- недостаточность денег на счете учреждения для удовлетворения всех предъявляемых к нему требований обусловливает списание данных средств через применение установленной очередности платежей. Процесс погашения требований в порядке календарной очередности поступлений документов подразумевает удовлетворение данных требований через списание средств, которые относятся к одной очереди.
Бухгалтерский учет денежных средств ведется согласно нормативным документам, имеющим разный статус. Одни из них являются обязательными к применению, другие обладают рекомендательным характером.
Задачи учета денежных средств состоят в:
- полной и своевременной регистрации операций по движению рабочего капитала в кассе, а также на счетах в банках;
- контроле наличия денег, их сохранности и целевого использования;
- полном, своевременном и правильном отражении в учетных регистрах текущих операций, связанных с поступлением и выбытием этого капитала;
- контроле соблюдения расчетно-платежной, а также сметной дисциплины;
- контроле своевременности возвращения в банковское учреждение сумм, которые не использованы по предназначению согласно выделенным лимитам и сметам;
- правильном и своевременном проведении инвентаризации кассовой наличности, операций по счету в банке и отражение ее итогов в учете.
В бухгалтерском учете движение денежной наличности и денежных документов учитывают на активном счете 50 «Касса». Сальдо начальное и конечное приводит отражение наличия денег к началу и концу отчетного периода. Обороты по дебету счета отражают поступление, а обороты по кредиту - расходование денег.
К счету 50 «Касса» возможно открытие субсчетов: «Касса организации», «Операционная касса», «Денежные документы».
На субсчете 50-1 «Касса организации» производится учет денежных средств в кассе организации.
Когда организация осуществляет кассовые операции с зарубежной валютой, то к счету 50 «Касса» требуется открытие соответствующих субсчетов для обособленного учета движения каждой наличной зарубежной валюты.
На субсчете 50-1 «Касса организации» производится учет денежных средств в кассе. Свободные деньги находятся на хранении на расчетных счетах в банковских учреждениях. Хранение наличности осуществляется в рамках лимитов, определенных организацией.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» происходит формирование информации о наличии и движении денег в кассах товарных контор (пристаней), вокзалов и т.п. Его открывают организации (в особенности, учреждения транспорта и связи) в случае необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» происходит формирование информации по наличию и движению в кассе разных проездных билетов на некоторые виды транспорта, почтовые марки и другая денежная документация.
Учет денежных документов производится на счете 50 «Касса» в сумме фактических расходов на покупку. Ведение аналитического учета денежных документов осуществляется по их видам. Если в учреждении бывают операции с наличной зарубежной валютой, к счету 50 «Касса» могут дополнительно открываться субсчета «Касса в рублях», «Касса в иностранной валюте», «Касса в иностранной валюте за границей».
Приход денег проводится в ведомости № 1 по дебету счета 50 «Касса». В журнале-ордере № 1 осуществляют накопление записей по кредиту счета 50 «Касса». При автоматизированном учете учет кассовых операций производится в соответствующих машинограммах.
Поступление денег в кассу отражают по Дт 50. Зависимо от источника поступления кредитуются счета:
- Кт 51 - с расчетного счета;
- Кт 52 - с валютного счета;
- Кт 90 - в процессе поступления выручки за оказанные на сторону услуги, реализованные товары;
- Кт 91 - при продаже ОС, иных активов; выявленный в процессе инвентаризации излишек наличных денег;
- Кт 70 - возврат переплаченных сумм зарплаты;
- Кт 71 - возврат подотчетными лицами неиспользованной суммы;
- Кт 73/2 - компенсация нанесенного ущерба виновными лицами;
- Кт 75 - внесение акционерами долей в уставный капитал;
- Кт 76 - погашение дебиторской задолженности;
- Кт 66, 67 - поступление сумм кредитов для сотрудников организации на индивидуальные нужды;
- Кт 86 - поступление целевого, бюджетного финансирования для реализации операционных мероприятий.
Расходование наличности отражают по Кт 50 в корреспонденции со счетами:
- Дт 70 - в случае выплаты зарплаты, премий, пособий по социальному страхованию;
- Дт 71 - выдача наличности подотчетным лицам на служебные командировки и прочие хозяйственные затраты, а также на погашение перерасходов по подотчетным суммам;
- Дт 76 - выплата депонированной зарплаты, погашение кредиторской задолженности;
- Дт 51 - возврат в банковское учреждение невыданной зарплаты, внесение выручки от продажи продукции;
- Дт 86 - расходование из кассы суммы целевых средств;
- Дт 94 - суммы обнаруженных недостач наличности в кассе при инвентаризации.
Для контроля правильности отражения в учете кассовых операций, а также соблюдения кассовой дисциплины не менее раза в месяц осуществляют инвентаризацию кассы. К дню инвентаризации кассиру требуется оформление всех приходных и расходных денежных документов и сдача их в бухгалтерию, с подтверждением этого подписью в расписке. Комиссия проводит сверку сальдо по ведомости № 1 с информацией Кассовой книги, а также фактической кассовой наличностью.
Итоги инвентаризации оформляют актом в 2-ух экземплярах, которые подписывают члены инвентаризационной комиссии и кассир.
Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, а второй отдают кассиру. При смене материально-ответственных лиц акт составляют в 3-х экземплярах: один экземпляр передают прежнему кассиру; второй - материально-ответственному лицу, которое вступило в должность кассира; последний - в бухгалтерию. Сведения об итогах инвентаризации комиссией доводятся до руководителя учреждения, принимающего соответствующее решение.
Выявленные излишки кассовой наличности приходуются: дебет счета 50 «Касса»; кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Обнаруженную сумму недостачи предъявляют кассиру в случае установления его вины: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; кредит счета 50 «Касса».
Предприятия всех форм собственности должны осуществлять хранение денег в банковских учреждениях. Все расчеты между предприятиями должны, как правило, производиться в безналичном порядке через банковские учреждения. В этих целях в банке открывают расчетный счет. Предприятие вправе открыть лишь один расчетный счет в банке.
С расчетного счета банковское учреждение осуществляет выплату обязательств, расходов и поручений предприятия, проводимых в порядке безналичных расчетов, а также выдачу средств на оплату труда и текущую хозяйственную нужду. Операции, связанные с зачислением сумм на расчетный счет либо списанием с него банковское учреждение производит на основе письменных распоряжений владельцев счета (денежный чек, платежное поручение, объявление на взнос наличностью) либо с их согласия (оплата платежными требований подрядчиков и поставщиков). Исключение - платежи, которые взыскивают в бесспорном порядке согласно решению: государственного арбитража; налоговых и финансовых органов.
О каждой операции по расчетному счету, по валютным счетам банковское учреждение извещает собственного клиента выписками с расчетного счета. В выписке приводится указание даты, номера расчетного счета, остатка денег входящего (на утро), кода и сумм операций за день, остатка исходящего. Прилагаются вся оправдательная платежная документация. Исправления в банковской документации недопустимы, а банк собственные ошибку в выписке подтверждает подписью главного бухгалтера, а также круглой печатью.
Счет 51 «Расчетный счет» является активным. По дебету счета приводится отражение наличия и поступления денежных средств, а по кредиту - их выбытия.
Учет иностранной валюты производится на счете 52 «Валютный счет» в банковском учреждении, который обладает субсчетами: 52-1 «Валютные счета внутри страны»; 52-2 «Валютные счета за рубежом». Алгоритм проведения операций по счету 52 «Валютный счет» регулирует Национальный банк РБ. По дебету счета 52 приводится отражение поступления средств, а по кредиту - списания. Отражение операций по валютным счетам производится в бухгалтерском учете на основе выписок банковского учреждения и приложенной к ним денежно-расчетной документации.
Сальдо по счетам 51 и 52 бывает исключительно дебетовым.
Ведение аналитического учета производится по каждому виду валюты в отдельности, и в номинале, и в переводе на рубли, поскольку ведение учета и баланса осуществляется лишь в одной валюте - российский рубль. Перевод иностранной валюты в рубли производится по единому курсу Национального банка на дату проведения хозяйственной операции. В случае изменения валютных курсов к рублю появляются курсовые разницы от переоценки инвалюты: положительная курсовая разница - Д-т 52 и К-т 80; отрицательная разница - Д-т 80 и К-т 52.
В случае поступления средств на расчетный счет и валютные счета совершают такие записи: поступление выручки за реализованные товары, продукцию, услуги, работы - Д-т 51, 52 и К-т 46, 62; поступление наличности, а также валюты - Д-т 51, 52 и К-т 50; поступление денег с валютного счета - Д-т 51 и К-т 52; получение кредитов банковского учреждения - Д-т 51, 52 и К-т 90, 92, 93; поступление рублевого эквивалента от обязательной продажи инвалюты - Д-т 51 и К-т 76. Отражение списания денег с расчетного счета производится так: поступление наличности в кассу предприятия - Д-т 50 и К-т 51, 52; погашение кредитов банковского учреждения - Д-т 90, 92, 93 и К-т 51; начисление платежей в бюджет - Д-т 68 и К-т 51; применение прибыли на протяжении года на различные цели (в соответствии с Уставом предприятия и законодательством) - Д-т 81, 88 и К-т 51; начисление поставщикам за товары, материал и др. - Д-т 60 и К-т 51; начисление штрафов, пени, неустоек, судебных издержек и иных внереализационных затрат по хоздоговорам - Д-т 80 и К-т 51.
Банковская карта является средством для составления расчетных и других документов, необходимых оплатить за счет клиента. Эмиссией банковских карт для юридических и физических лиц на территории РФ занимаются кредитные организации - резиденты, имеющие соответствующую лицензию.
Кредитное учреждение-эмитент осуществляет заключение договора с клиентами на выдачу им банковским карт.
Юридические лица, в том числе совместные предприятия, получают банковские карты:
а) расчетную корпоративную карту, держатель которой (управомоченный юридическим лицом) имеет право распоряжения деньгами в пределах расходного лимита;
б) кредитную корпоративную карту, держатель которой (управомоченный юридическим лицом) имеет право распоряжения деньгами в размерах предоставленной эмитентом кредитной линии, а также в рамках расходного лимита, который устанавливает эмитент в соответствии с договором с клиентом.
Расчеты пластиковыми картами обладают значительными преимуществами в сравнении с другими формами расчетов:
в первую очередь, исключены сложности с приобретением и вывозом за рубеж наличной зарубежной валюты;
второе, состоит в удобстве и быстроте расчетов;
третье, возможность получить товары (услуги) до поступления денег поставщику;
четвертое, запрещено использовать наличную иностранную валюту, выданную для оплаты командировочных затрат, на другие цели.
Корпоративные карточные счета согласно текущему плану счетов бухгалтерского учета финансовой хозяйственной деятельности учреждений на территории РФ входят в специальные счета в банках, и поэтому учет средств, которые перечислены на специальный карточный счет, нужно вести по субсчету счета 55 «Специальные счета в банках».
Обычно, как держатели корпоративных пластиковых карт выступают один либо более работников совместного предприятия.
При помощи банковских карт юридические лица-резиденты при необходимости имеют право осуществления безналичных операций в учреждениях, реализующих продукцию и услуги, а также операции, связанные с получением наличных денег, а именно:
- оплата в границах РФ в рублях в безналичном порядке расходов, связанных с командированием сотрудников юридического лица;
- осуществление безналичных операций в рублях на территории РФ, связанных с основной деятельностью юридического лица;
- проведение безналичной оплаты в рублях представительских затрат на территории РФ;
- проведение в иностранном государстве безналичной оплаты в зарубежной валюте затрат, которые связаны с командированием сотрудников соответствующих юридических лиц;
- осуществление безналичной оплаты в зарубежной валюте представительских затрат за пределами РФ;
- получение наличных денежных средств в зарубежной валюте за пределами РФ для оплаты затрат, которые связаны с командированием сотрудников соответствующих юридических лиц в зарубежные страны.
Для расчетов в случае совершения названных операций в зарубежной валюте допустимо списывать средства со счетов юридических лиц в рублевой валюте. Вместе с тем иностранная валюта, которую приобретает эмитент за счет рублевых счетов клиента для дальнейшего проведения расчетов в зарубежной валюте, на текущий счет клиента не зачисляют. При реализации валютных операций с применением банковских карт необходимо соблюдение валютного законодательства, и при учете нужно опираться на Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006).
СП для применения пластиковых карт осуществляет заключение договора с банковским учреждением-эмитентом, открывающим специальный счет. Число держателей пластиковых карт согласовывают между руководством СП и обслуживающей банковской организацией. Вместе с тем сотрудник, которые получил на основе приказа пластиковую карту, является подотчетным лицом, несет обязанность отчитаться в определенном порядке по ходу расходования средств. Расчетные документы, сопровождающие сделку по пластиковой карте, - слипы (документ о расходе по карте) при приложении квитанций, товарных чеков для получения соответствующих услуг, товара. На конец каждого месяца осуществляют переоценку валютного остатка по карточному счету в общепринятом порядке. В бухгалтерии возможно отражение операций с применением банковских карт в учете так:
а) открытие специального карточного счета, зачисление на него денежных средств для обеспечения банковской карты:
Дт 55, субсчет «Специальный карточный счет», Кт 51 «Расчетные счета» либо 52 «Валютные счета», субсчет «Текущий валютный счет» либо 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
б) на основе поступивших выписок, а также представленного авансового отчета по расходу средств по пластиковой карте делают запись: