Дипломная работа: Автоматизация процесса исполнения налоговых документов в банковской сфере посредством внедрения технологии RPA

Контрольные значения для первого этапа проверки прямого сценария работы системы, включая тестирование распознавания документов в системе ABBYY FlexiCapture:

В упрощенном отчете работы Робота (РРР) присутствует 5 записей со статусом «Зарегистрировано».

Папка Импорта пустая.

Папка Отработки пустая.

Папка Исключения пустая.

Папка Отложенные поручения пустая.

В любой созданной в приложении Lotus Notes БД "Канцелярия" карточке Требований значения полей соответствуют полям Детального отчета работы Робота (ДРРР) для данного требования.

В любой папке Требований (ЭЦП-n-Р-Требование-m) из папки Data\Output\ЭЦП значения полей файла Детального отчета работы Робота (ДРРР) соответствуют полям XML-файла.

Создано 5 pdf-файлов (с соответствующими xml-файлами) с проштампованными Требованиями с Поручениями в соответствующих папках «ЭЦП-n-Р-Требование-m» (путь Data\Output\ЭЦП).

В приложении Lotus Notes БД "Канцелярия" создано 5 карточек ЭЦП-n-Р.

В папке «Exceptions» ExportFolder Abbyy присутствуют Файл №1, Файл №2.

Так, 14 мая процесс был принят компанией-Заказчиком на тестовом контуре. В результате были получены следующие документы:

Упрощенный отчет работы робота

Детальный отчет работы робота

Бизнес-лог.

Упрощенный отчет работы робота (без документов, контрагентов, расчетных счетов) представлен в таблице А6 Приложения А. Он представляет собой перечень полей по Требованию, Поручению, номер входящего документа (ЭЦП), даты регистрации входящего, наименования проверяемого с ИНН, название и номер ИФНС, истребующей документы; период запроса, номер исходящего (не заполнен на текущий момент, т.к. исходящие регистрируются в конце всего процесса, после исполнения документов), статус документа и путь к папке, в которой находится Детальный отчет работы Робота.

В детальном отчете (см. таблицу А7 Приложения А), помимо текущих, присутствуют поля по контрагентам, их ИНН и счетам; поля по расчетным счетам проверяемого; более подробные данные по ИФНС (индекс, адрес для заполнения Проекта ответа), список документов для исполнения, поле комментария, количество выгруженных документов по каждой строке, результат поиска документов. Данный отчет необходим пользователям для детальной сверки того, что выполняет Робот и что будет направлено в ИФНС. Также благодаря онлайн-отчету, который Робот заполняет в режиме реального времени, сотрудник-верификатор может отследить, например, какой документ не найден, и выяснить причину.

Один из самых показательных отчетов - это бизнес-лог. В данном документе отражается фактическое время работы Робота по каждому действию, номера документов, статус и комментарий. Реальный пример бизнес-лога по тестовым данным представлен в таблице 19.

Таблица 19 Бизнес-лог по всем данным

Успешно

Новый

Исходя из данной таблицы мы видим все этапы прохождения регистрации тестовых документов. В результате мы получили 5 карточек ЭЦП (объединенные Требования и Поручения), завершенные успешно.

Бизнес-лог по Требованиям (формируется после присвоения номера Требованию) - это более краткий отчет, где можно отследить время работы Робота по каждому этапу входящей ЭЦП. В этом отчете, в отличие от предыдущего, не будет Поручений без Требований - они запишутся в общий Бизнес-лог, попадут физически в папку «Отложенные поручения» и запишутся в свой отдельный отчет по Отложенным Поручениям.

Таблица 20 Бизнес-лог по Требованиям

Исходя из таблицы 20 можно сделать вывод о том, что общее время регистрации входящих документов, начиная с этапа появления первого документа в папке «Импорт (Робот)», заканчивая фактом регистрации в LotusNotes БД «Канцелярия», составляет, в среднем, 53,2 сек., что в 4 раза быстрее работы человека. Видео сравнения работы Робота и сотрудника Канцелярии отражено на рисунке А2 Приложения А в виде QR-кода.

Согласно критериям, описанным в п. 1.2, мы можем подвести итог по той части проекта, которая уже реализована. В таблице ниже приведены факты выполнения критериев, заложенных ранее.

Таблица 21 Фактическое соответствие плановым показателям

Итак, из данной таблицы можно сделать вывод о том, что все возможные на текущий момент показатели выполнены (плановые должны быть выполнены, исходя из прогнозируемых значений - см. п. 2.3), часть из них даже перевыполнена/будет перевыполнена: например, затраты за 3 года должны снизиться в 3 раза вместо 2: 25 904 400/8 100 789 = 3,2 раза (17 803 611 руб.); оперативность предоставления данных на 1 этапе выражается в увеличении скорости регистрации - она выросла в 4 раза по сравнению с работой пользователей. Также процесс позволит сэкономить на штрафах (60 000 руб. за несвоевременное предосталвение документов и 3 450 000 руб. за непредоставление данных).

Для того, чтобы оценить суммарный эффект от внедренной технологии, кратко отразим основные критерии эффективности проекта в приведенной ниже таблице 22.

Таблица 22 Экономический эффект от внедрения технологии RPA

До конца августа мы планируем завершить разработку и пройти тестирование и в сентябре начать ОПЭ (опытно-промышленную эксплуатацию). Плановые сроки несколько сдвигаются, как это видно из таблицы 22, но, ввиду других положительных показателей, это не влияет ни на взаимоотношения с Заказчиком, ни на сам проект. К тому же, проект затягивается в том числе в связи с несвоевременным предоставлением данных компанией-Заказчиком исполнителю, процент выполнения сдвивается по этим же причинам. Что касается длительности работы Робота, он реализован вдвое быстрее заявленного норматива. Все остальные финансовые показатели плановые и рассчитываются исходя из того, что все объявленные суммы будут выплачены, внедрение 2-го этапа завершится успешно и процесс практически не изменится в дальнейшем. В этом случае в течение 3 лет суммарная выгода от внедрения составит 17,8 млн.руб.

В данной главе был проведен анализ процесса проектирования программных роботов и подведены итоги внедрения. В результате автоматизация исследуемого процесса посредством технологии RPA оправдала заявленные показатели, Робот успешно прошел тестирование, постепенно внедряется в опытно-промышленную эксплуатацию и вызывает довольно положительные отзывы как руководства Заказчика, так и исполнителей процесса, работа которых значительно упрощается по части рутинных операций. По итогам проектирования был разработан один полноценный Робот, способный выполнять весь цикл работ первого процесса, начиная с получения извлеченных Abbyy Flexi Capture данных, заканчивая регистрацией в системе IBM LotusNotes БД «Канцелярия». В среднем, длительнность первой, реализованной, части процесса составляет 53 секунды, что в 4 раза меньше, чем время работы пользователя. Все это говорит не только о том, что технология действительно стремительно развивается и становится популярна в мире, но и о том, что она действительно применима на реальном проекте и вполне успешно себя рекомендует.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог всего вышесказанного, стоит отметить, что на ИТ рынке на сегодняшний день присутствует множество современных решений, позволяющих автоматизировать деятельность в той или иной области. При этом у каждого технологического решения есть своя целевая аудитория и процесссы, наиболее подходящие под заложенные в систему критерии. Так, например, когда дело доходит до принятия решения использования роботизированной автоматизации процессов (RPA), компаниям следует учитывать, что данная технология больше подходит для стандартизированных задач большого объема, основанных на правилах, когда нет необходимости в субъективных суждениях, творческих способностях или навыках интерпретации. Бизнес-процессы бэк-офиса, такие как кредиторская и дебиторская задолженность, выставление счетов, командировки и расходы, основные средства и управление персоналом, являются хорошими кандидатами на РАП. Что касается реализации, важно учитывать, что RPA не хранит транзакционные данные и не требует баз данных. Она находится на вершине существующих систем и имеет доступ к этим платформам через уровень представления. Решения RPA не требуют навыков программирования для настройки программного обеспечения, поскольку интерфейсы работают подобно пакетам моделирования BPMN, при этом время и усилия, необходимые для внедрения RPA, значительно меньше, чем у таких технологий автоматизации, как BPMS [2].