Дипломная работа: Автоматизация процесса исполнения налоговых документов в банковской сфере посредством внедрения технологии RPA

процесс позволит сэкономить 4 рабочие ставки (планово).

В среднем весь процесс объединения, штампования, регистрации, исполнения документов и подготовки ответа для ИФНС занимает у среднестатистических сотрудников Канцелярии и Операционного департамента 27 минут. При этом количество ошибок и неточностей (опечатка при наборе названия/ИНН/расчетного счета/ФИО клиента, если это физическое лицо и т.д.) на каждом из подэтапов (сопоставление Требования и Поручения, регистрация входящего документа, поиск документов в базах и системах, подготовка Проекта ответа) достигает, по оценкам сотрудников аналитического отдела банка, порядка 12%. Все это, разумеется, влечет за собой штрафные санкции со стороны Федеральной налоговой службы, а неточность собранных данных при этом часто порождает ошибки при дальнейшем формировании подобных документов (например, если сотрудник привык прикреплять к ответу все копии паспортов, не обращая внимания на количество и даты, ему будет сложно переучиться в том случае, если в базу данных будут поступать архивные документы по клиентам (если была изменена фамилия или после 45 лет). Подробнее эффект от фактического внедрения Робота будет рассмотрен в п. 3.4 текущей работы.

Таким образом, при анализе процесса было выявлено, что он подходит для автоматизации посредством технологии RPA, в связи с чем мы как компания-интегратор приступаем к его проектированию.

3.2 Проектирование процесса TO-BE

Ниже описан проектируемый процесс внедрения программного робота на исследуемом предприятии. На рисунке 8 изображена Studio UiPath с работающим процессом регистрации входящего документа при использовании режима проектирования flowchart (блок-схем).

Рисунок 8 Проектирование автоматизированного процесса TO-BE (Регистрация входящего документа)

В Канцелярию поступают Требования и Поручения из ИФНС (отдельные PDF, doc/docx, JPEG, PNG-файлы). Сотрудники Канцелярии размещают их в специальной папке ImportFolder Abbyy на корпоративном сетевом диске (структура папок описана в таблице п..

Система (Abbyy Flexi Capture, партнер компании-интегратора, т.к. встроенный функционал OCR в UiPath является недостаточным для подобного рода проектов) идентифицирует файлы и текст в них, определяет, что является Требованием и Поручением, и соотносит соответствующие Требования. По тексту Требования ниже следует информация о наличии Поручения к нему:

номер может совпадать;

номер может быть неполным;

если по номеру поручения Требование к нему определить не представляется возможным, дальнейший поиск осуществляется по дате Поручения, наименованию компании (ФИО физического лица), ИНН.

Сопоставив Требования и Поручения, Робот объединяет их в один файл, присваивает свободный порядковый номер (ЭЦП-№-Р) и штампует. Если в направленном объеме документов остаются:

Требования без Поручений, они регистрируются и передаются на исполнение;

Поручения, оставшиеся без Требований, не подлежат регистрации.

После разбора Робот формирует журнал Требований и Поручений в Excel в отчете «Результат работы робота».

В системе документооборота LotusNotes БД "Канцелярия" в разделе «Входящие» Робот создает карточку документа и размещает в ней объединенный документ.

Робот сохраняет учетную карточку как проект в разделе «Входящие» БД "Канцелярия" системы документооборота LotusNotes в учетной карточке. Карточка содержит следующую информацию:

корреспондент;

вид документа;

исходящий номер и дата;

краткое содержание документа;

количество листов и приложений в документе;

фамилия подписавшего документ;

структурное подразделение и фамилия исполнителя, которому направляется документ;

фамилия Руководителя Банка, наложившего резолюцию в документе, и текст резолюции.

Система документооборота формирует уведомление о созданном Роботом проекте документа и отправляет сотруднику, ответственному за регистрацию таких документов в Канцелярии УДО ДКУ (далее - Ответственный сотрудник).

Ответственный сотрудник посредством ссылки, размещенной в полученном уведомлении, переходит в регистрационную карточку документа, в которой сверяет файл содержания с заполненными Роботом полями. В случае необходимости изменяет или заполняет данные поля.

Ответственный сотрудник сохраняет регистрационную карточку. Система документооборота формирует уведомление о документе и отправляет ссылку на него Исполнителю, указанному в поле «Оповестить сейчас».

Робот проставляет штамп установленного образца, содержащий дату регистрации и входящий номер.

По определенному алгоритму Робот оценивает возможность исполнения Требования. А именно, Требование не может быть исполнено, если:

период запроса не попадает в период обслуживания налогоплательщика;

нет клиента;

запрашиваемые документы в банк не предоставлялись;

разные налогоплательщики в Требовании и Поручении;

Требование и Поручение ошибочно направлено не в тот банк.

Если Требование не прошло какую-либо из проверок или Робот не смог оценить возможность исполнения Требования, то оно автоматически отправляется сотруднику Операционного департамента на ручной разбор. После оценки сотрудником, в случае неправомерности решения, сотрудник подтверждает это в файле Результата работы робота, после чего Робот формирует Проект отказа для ИФНС по шаблону. Если сотрудник подтверждает правомерность требования, то Робот переходит к сбору документов из следующего пункта.

Если Требование прошло все проверки, то Робот должен собрать все необходимые документы по Требованию. Документы, необходимые для подготовки Проекта ответа в целях исполнения Требования, находятся в смежных системах.

Дальше Робот готовит документы к отправке в ИФНС: выбирает Проект ответа на основе результатов оценки возможности исполнения Требования и Поручения, заполняет его данными из Требования и Торучения и переносит в отдельную папку вместе с собранными документами для проверки сотрудником корректности заполнения Проекта ответа и полноты собранных документов.

После проверки документов сотрудник отправляет Проект ответа в соответствующую папку, что является триггером для того, чтобы Робот продолжил работу.

По завершении процесса Робот должна зарегистрировать отсканированные документы в LotusNotes БД "Канцелярия" в карточке исходящего документа. В карточке отражается следующая информация:

Корреспондент

Краткое содержание

Дата (фактический день регистрации)

Исх. Номер

Фамилия исполнителя

ФИО подписанта

Номер входящего письма (ЭЦП-№-Р).

Прикрепленный проект ответа.

В виде бизнес-схемы процесс можно описать следующим образом (рис. 9-10).

Рисунок 9 Распознавание входящих документов и их регистрация в IBM LotusNotes

На данном рисунке (рис.9) представлен предварительный процесс подготовки документов для первого Робота (Робот 1) посредством работы FlexiCapture по части распознавания текста документов, а также процесс регистрации документов Роботом 1 в БД «Канцелярия» LotusNotes.

Рисунок 10 Исполнение документов для ИФНС

На рисунке 10 показан основной процесс работы второго и третьего Роботов (Робот 2 и Робот 3 соответственно) по исполнению документов, регистрации исходящих документов и подготовке Проекта (шаблона) ответа для ИФНС. Далее более подробно рассмотрим проектирование конкретного роботизированного процесса на основе данных, необходимых в процессе разработки Робота.

3.3 Особенности проектирования процесса для RPA

Для текущего процесса используется 3 Attended (с оператором) Робота (3 соответвтующие лицензии) и Studio без Orchestrator. При этом Роботы большую часть работ выполняют сами, то есть фактически выполняют задачи Unattended роботов за более низкую стоимость. Роль Оркестратора при этом (запуск свободного робота в каждый определенный момент времени и остановка, если произошел сбой), как было замечено во 2 главе работы, производит скрипт, в котором прописано, какой Робот (под каким «именем») какой задачей должен заниматься. Робот 1 занимается процессом сбора, сравнения данных, маппингом, штампированием, объединением Требования и Поручения и регистрацией полученного входящего документа «ЭЦП-№-Р» (как правило, это занимает минимум времени и влечет минимальное количество ошибок), Роботы 2 и 3 выполняют всю основную работу - исполняют Требования, т.е. занимаются поиском документов во всех базах данных и приложениях, понимают, по какому контрагенту/ИНН/расчетному счету какой документ запрашивается, где он находится и какие именно данные (архивные/действующие) им нужно выгружать. Завершающим процессом регистрации исходящего документа и подготовкой Проекта ответа для ИФНС занимается освободившийся Робот 2 или 3 по тем документам, которые на первых этапах (в рамках опытно-промышленной эксплуатации) подтверждает Верификатор (сотрудник Операционного департамента, который в рамках проекта проверяет корректность работы Робота). Ниже в таблице 14 представлен перечень систем, в которые должен иметь доступ второй Робот для исполнения Требования (выгрузки документов).

Таблица 14 Перечень систем, участвующих в автоматизации процесса

Из таблицы 14 можно увидеть, что в основном подпроцессе (выгрузке документов) задействовано 6 приложений с разными ролями и доступами внутри систем. Первый Робот (осуществляющий регистрацию документов) при этом работает в 7-ой системе - IBM LotusNotes. Это еще раз подтверждает вывод из п. 3.2 текущей работы о том, что процесс отлично подходит для роботизации: чем больше в работе человека задействовано систем, тем выше вероятность, что действия могут быть выполнены в разы быстрее и эффективнее при внедрении программного робота.

Все выгруженные при этом данные хранятся на сетевом диске, структура которого также была разработана нами для удобства Робота и Flexi Capture (FC) (см. Таблицу 15).

Таблица 15 Структура папок сетевого диска