Дипломная работа: Внедрение цифровых технологий для совершенствования документооборота в компаниях, на примере ООО Специнвестпроект

«За время существования организации возникала необходимость проведения изменений, направленных на повышение эффективности документооборота предприятия. Для этого предприятие ООО «Специнвестпроект» автоматизирует свои бизнес-процессы путем внедрения инновационных систем, автоматизировав обработку данных с текстовых (машинописных) документов обходчиков, а также путем создания Актов первичного учета и обработки всех массивов данных по приему и отпуску электроэнергии.

Процесс транспортировки электроэнергии, реализуемый в компании включает электрические сети, в состав которых входят преобразователи, линии электропередач и распределительные устройства (трансформаторные пункты). ООО «Специнвестпроект» включает в себя в себя 350 трансформаторных пунктов по приему электроэнергии и 4500 трансформаторных пунктов по отпуска электроэнергии (рисунок 4).

В состав электросетевого хозяйства ООО «Специнвестпроект» входят линии электропередач, трансформаторные подстанции и распределительные пункты» [17].

Рисунок 4 - Схема транспорта электроэнергии в ООО «Специнвестпроект».

«Сбор информации (сколько было принято электроэнергии и сколько было отпущено электроэнергии) в ООО «Специнвестпроект» происходит тремя способами (рисунок 5):

С помощью автоматизированной системы сбор данных информации происходит путем автоматического снятия с прибора учета и передача данной информации по каналам связи на центральный сервер компании. Он формирует автоматически отчет в виде таблиц, который передает в отдел баланса для дальнейшей обработки данных и формирования отчетов документов по форме 3.1 и 3.2..

С помощью получения информации от смежных организаций. Получение информации от смежных организация происходит путем получения IP информации в электронном виде, виде консолидированных таблиц с подтверждающими документами. (информация, полученная от смежных организаций (ТНЭ и др. организации).

С помощью ручного способа. Ручной способ подразумевает выдачу задания для смежной организации в виде обходных листов. Обходчики обходят точки учета и снимают данные ручным способом и заполняют специализированные бланки, которые передаются заказчику. В дальнейшем их обрабатывает специализированная программа, которая была специально создана для этой организации..

При отсутствии информации от ручного сбора, АСКУЭ или смежных организаций, применяется расчетный способ» [17].

Рисунок 5 - виды сбора информации в ООО «Специнвестпроект».

«Основная проблема заключается в том, что весь массив данных поступает в отдел баланса и обрабатывается ручным способом. На данный момент все таблицы и формы отчетов 3.1 (отпуск электроэнергии) и 3.2 (прием электроэнергии) заполняются вручную.

По законодательству сбор информации проходит с 20 по 23 число текущего месяца. Предоставление обработанной информации требуется до 26 числа текущего месяца. Поэтому на обработку данных остается 3 дня, что требует в этот период времени привлечение большого количества специалистов по обработке данных. В последующий период нагрузка уменьшается, что приводит к не равномерной загрузке персонала в течения месяца» [17].

Также в аспекте описания системы делопроизводства в компании был предложен план автоматизации, который еще не является полностью реализованным.

«Основной целью автоматизированной обработки информации, полученной от обходчиков, было повышение эффективности работы ООО«Специнвестпроект» в части подготовки ежемесячных Актов первичного учета электрической энергии» [17]

Ежемесячные контрольные съёмы данных - это данные, которые снимаются вручную путем обхождения каждого объекта потребления и точки учета. В данной компании многие приборы учеты не оснащены системой АКУЭ, но данные показания должны присутствовать в ежемесячном Акте первичного учета, так как они стоят на границе балансовой принадлежности. Каждый отчет по контрольному съёму должен быть обработан и отправлен в архив. Количество отчетов по контрольному съёму каждый месяц разный - это зависит от периода. Ниже приставлена статистика за 2019 год по количеству контрольных съёмов за каждый месяц (Таблица 1) (Рисунок 6).

Таблица 1 - Статистика обходов за 2019 год

Рисунок 6 - График анализа данных

В среднем в течении месяца предприятие обрабатывает около 861 отчетов о контрольных съемах. Данный сбор информации проводится так, как данные приборы учета стоят на границе балансовой принадлежности по выдаче электроэнергии в другие сети и по этой причине данные с этих приборов учета должны пободать в Акт первичного учёта 3.2.

Ранее все данные с отчетов ручного съема забивались вручную, по этой причине возникало много ошибок, что вело к разногласием с гарантирующего поставщика и с МРСК. Основными ошибками был человеческий фактор, так как данные должны были быть обработаны в течение 3 дней, а помимо данных ручного съема есть еще другие данные которые в тот же период времени должны быть обработаны одним и тем же отделом.

«Для этого были разработаны новые бланки отчета для автоматизированного ввода информации в базу данных. Раньше каждый обходчик в произвольной форме писал отчет о поступление и отпуске электроэнергии, ввод информации с данного отчета в базу данных занимал большое количество времени большого количества персонала.

Так же была разработана новая программа для автоматизированного чтения новых бланков. Данная автоматизация позволила сократить время на обработку информации с нескольких дне, до нескольких часов, так же обработкой информации.занимается один сотрудник, вместо целого отдела.

При внедрении этой автоматизации ООО «Специнвестпроект» столкнулся с проблемой переоборудования отдела выдачи задания, эта проблема была достаточно быстро устранена. Перед внедрением этой автоматизации так же было проведено обучающие мероприятие для обходчиков (обучение заполнения новых обходных листов).

Благодаря внедрению этой инновации основными результатами стало то, что это помогло сократить время обработки информации, также стала автоматизированная система выдачи задания для смежных организации или обходчиков, что помогло сократить штат сотрудников. Так же стоит отметить, что процент разногласий с данными от гарантирующего поставщика или с данными от МРСК сократился, данный факт очень важный для компании так от этого зависит сколько будет выручка компании по транспорту электроэнергии.» [17]

Данную статистику мы можем отметить на графике ниже, где представлены данные по разногласиям от ручного съема электроэнергии в аналогичный период до внедрения программы и после, а именно Май-Декабрь 2018 г и Май-Декабрь 2019 (Рисунок 7).

Рисунок 7 - Сравнение результатов

Важным этапом становления делопроизводства в компании - создание программы для обработки всех массивов данных «Пофидерный баланс «Платформа»».

«Второй этап внедрили в августе 2019 года, что помогло сократить число персонала и уменьшит человеческий фактор при вводе первичных данных в акт первичного учета и при расчетном способе..

Для реализации второго этапа введения инноваций компанией было принято решение создать инновационную программу для эффективного управления работой сетевой организации и автоматизировать ее бизнес-процессы.

Основной целью создания такой программы является внедрение информационно-аналитической системы, которая решит ряд имеющихся задач:

формирование нормативно-справочной информации по объектам электросетевого хозяйства Заказчика;

1. унификация базы потребителей электрической энергии ООО «Специнвестпроект», в том числе данных по установленным приборам учета и их основным параметрам;

2. возможность ведения электронной базы сканированных документов, привязанных к конкретному потребителю /ПУ/объекту сети;

3. повышение эффективности работы ООО «Специнвестпроект» в части подготовки ежемесячных Актов первичного учета электрической энергии между ООО «Специнвестпроект» и смежными сетевыми организациями или потребителями.» [17].

«Объектом автоматизации является деятельность ООО «Специнвестпроект» в части ежемесячного учета объемов электрической энергии, поступающей в сеть и отпускаемой конечным потребителям и смежной сетевой организации, в едином информационном пространстве, включая процессы поступления данных в Систему и подготовки итоговых отчетных материалов..

Система предназначена для эффективного управления работой сетевой организации и автоматизации ее бизнес-процессов в части ежемесячного учета объемов электрической энергии, поступающей в сеть и отпускаемой из сети конечным потребителям и смежным сетевым организациям, в едином информационном пространстве..

Начало работы создания инновационной программы началось в сентябре 2018 года, окончание работы планируется до 1 июля 2019 года. Полное внедрение информационно-аналитической системы было реализовано до 1 сентября 2019 года.

В настоящее время работа по учету объемов электрической энергии, и как итога - формирование Акта первичного учета электрической энергии, осуществляется в ручном режиме, с использованием не менее 8 различных форматов поступающих данных.

Для повышения эффективности работы Заказчика необходимо провести автоматизацию процесса подготовки Акта первичного учета электрической энергии, основываясь на наработанных принципах работы с данными, а также перечне подготовленных Протоколов урегулирования разногласий к Акта первичного учета электрической энергии за 2015-2017 годы (для расчетного способа)» [17].

Также внедрение документооборота поможет сократить время затраченное на обработку характеристик, внесение их в базу, а самое главное будет сокращенно время затраченное на поиска оригинальных документов, таких как Допуски приборов учета, договоров об технологическом присоединении объектов потребления, актов границ балансовой принадлежности, технических актов о потерях, Паспортов на приборы учета / трансформаторов тока / трансформаторов напряжения, а также свидетельств о перепроверки оборудования, который запрашиваются судом / сбытовой компанией / МРСК или другими организациями или абонентами. Так как одно судебное дело проходит в течение 6 месяцев, то в течение этого времени каждый раз надо предоставлять пакет документов по каждой точки в 3 различные организации, а именно в сбытовую компанию, в МРСК и один пакет документов остаётся в ООО «Специнвестпроек».

2.3 Анализ эффективности системы делопроизводства к компании ООО «Специнвестпроект»

Каждый месяц в течение отчетного периода, который происходит с 6 по 9 число каждого месяца, происходит заполнение Акта первичного учета электроэнергии, данная форма является ведением данных в таблицу по потреблению энергии через сети принадлежащие компании до точки поставки конечного потребителя, в дальнейшем эти данные отправляются в сбытовые компании и в МРСК. Каждый месяц появляются разногласия по общему потребления электроэнергии и на данный акт ООО «Специнвестпроект» делает протокол разногласий, где построчно прописан каждый объём потребителя и сравнивается он с данными которые предоставили сбытовые компании. Там, где есть разногласия, организация пытается выяснить почему разный объём потраченной электроэнергии. Есть насколько причин расхождения в конечном объеме:

1. Показания снимались в разные даты (ООО «СИП» снимает показание на 23 число каждого месяца, а сбытовые компании 25 числа каждого месяца)

2. Неисправное оборудование;

3. Без учётное потребление электроэнергии

4. Человеческий фактор

У человеческого фактора также есть несколько причин:

· Неправильно посчитан объём по постановлениям №354 и №442

· Данные просто были не внесены

· Так как все данные вбиваются вручную, легко спутать цифры (например, 6 и 9)

· Сбились формулы в таблице

· Были внесены изменения в характеристики, а в акте данные характеристики старые

· Истек срок поверок ПУ/ТТ/ТН, а его считают не по постановлению, а по показаниям

И так как на данный момент мы можем заметить данные ошибки по пришествию заполнения АПУ, то с помощью электронного документооборота все нужные документы будут найдены в разы быстрее и так как сотрудник точно не пропустит никакой документ с изменениями и документ не будет просто утерян.

На данный момент в среднем в месяц около 650 разногласий из них «Неправильно посчитан объем» примерно 20 % в месяц, «Не внесенные данные» около 11%, «Неправильные формулы», Срок Проверок» - 18% и «Изменение характеристик» - 42%. (Рисунок 8)

Рисунок 8. Количество ошибок в Протоколах разногласий

Проанализировав систему делопроизводства в компании ООО «Специнвестпроект» можно выделить следующие проблемы:

· Смешанный тип документооборота сказывается на потере документов, или дублировании, как в бумажном, так и в электронном виде,

· Отсутствие ответственных в каждом отделе за осуществление документооборота - здесь также причиной является отсутствие системы согласования документов, иногда наличие доступа у большого круга сотрудников,