Внедрение и функционирование автоматизированной системы управления документооборотом направлено не только на упорядочение информации, но и на обеспечение совместимости и повышение уровня информационного обеспечения с целью повышения эффективности реализации управленческих функций.
Приведенные требования и обоснование необходимой эффективности от внедрения АСУД предполагают осуществление глубокого анализа рынка программного обеспечения, исходя из целей, задач и особенностей функционирования организации, в которой предполагается использование системы.
Особое место в процессе использования цифровых технологий в системе документооборота организации отводится обеспечению безопасности информации.
В целях исполнения международных обязательств РФ, возникших после подписания и ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 года, был принят «Федеральный закон «О персональных данных», который регламентирует принятие необходимых организационных и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним» [8].
Кроме того, принят ряд документов, которые образуют нормативную базу для построения систем защиты персональных данных. Среди них:
1. Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.
2. Совместный Приказ ФСТЭК, ФСБ и Мининформсвязи «Об утверждении порядка проведения классификации информационных систем персональных данных» (№55/86/20 от 13.02.2008);
3. «Положение о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных, утвержденное приказом ФСТЭК России от 05 февраля 2010 года № 58 (зарегистрировано Минюстом России 19 февраля 2010 года № 16456)» [11].
4. Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утверждена Заместителем директора ФСТЭК России 14 февраля 2008 года);
5. Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утверждена Заместителем директора ФСТЭК России 15 февраля 2008 года
Таким образом, в аспекте нормативного регулирования, законодательная база не всегда способна успевать за появляющимися технологиями.
Вывод по первой главе:
Итак, в данной главе нами были рассмотрены основные теоретические показатели, связанные с тематикой применения цифровых технологий в деятельности организации. В процессе теоретического обзора были сделаны следующие существенные выводы:
· В результате развития современных технологий, а также активно меняющегося бизнес пространства, организациям приходится быть гибкими и адаптивными, мониторить ситуацию с применением цифровых технологий на всех уровнях деятельности.
· Применение цифровых технологий не является обеспечением результативности и положительного влияния, многие компании хаотично применяли технологии в разных сферах и не готовили ни персонал, ни компанию, ни саму стратегию заранее.
· Аспект делопроизводства подвержен сильному влиянию цифровых технологий, так как компании стремятся оптимизировать документооборот на всех этапах и максимально его автоматизировать. Однако, здесь также следует быть внимательными и следить, чтобы технология не повысила вероятность ошибок и неверных результатов.
· Исходя из описанных опасений компаниям важно целиком и полностью следовать основам нормативного регулирования внедрения цифровых технологий, как внутренним, так и внешним. Здесь также могут быть недочеты и ошибки в отношении документов для отчетных органов, таких как налоговая служба, к примеру.
Глава 2. Анализ организации документооборота в компании ООО «Специнвестпроект»
2.1 Характеристика компании ООО «Специнвестпроект»
«ООО «Специнвестпроект» - динамично развивающаяся компания электроэнергетического сектора в Нижегородской области, крупнейшая компания в частном секторе по предоставлению транспортированию электроэнергии в Нижегородской области.
Основным видом деятельности ООО «Специнвестпроект» является оказание услуг по транспортировке электроэнергии от точки приема до точки выпуска электроэнергии через технические устройства электрических сетей, принадлежащих на праве собственности или взятых в аренду.
ООО «Специнвестпроект» осуществляет техническое присоединение (комплексная услуга), юридических или физических лиц в целях создания возможностей для потребления электроэнергии и предусматривает действительное (фактическое) присоединение энергопринимающих устройств заявителей к объектам сетевого хозяйства.
Управление компании ООО «Специнвестпроект» происходит в соответствии с законодательством РФ и Уставом Общества на базе сочетания прав и интересов трудового коллектива и собственников бизнеса» [17].
«Основными органами управления компании являются:
§ Общее собрание акционеров;
§ Совет директоров;
§ Генеральный директор.
Целью ООО «Специнвестпроект» является в максимальном удовлетворении потребностей потребителей (заказчиков) в обеспечении бесперебойного и качественного энергоснабжения» [17].
«Стратегической целью ООО «Специнвестпроект» является оказание качественных услуг, увеличение доли рынка за счет построения новых сетевых объектов, а также получение электросетевых объектов на праве аренды.
ООО «Специнвестпроект» является коммерческой организацией, существующей в виде общества с ограниченной ответственностью. ООО «Специнвестпроект» был создан учредителями.
Основным капиталом ООО «Специнвестпроект» являются электросети и электрические подстанции. Также на балансе организации есть два вида приборов учета:
1. Приборы учета, которые стоят на точке приема - 350 штук;
2. Приборы учета, которые стоят на точке отпуска электроэнергии - 5049 штук.
В 2000-х годах на балансе группы компании оказалось сетевое хозяйство. В 2003 г. собственниками бизнеса было принято решение о выделении в отдельную структуру бизнеса и создание общества с ограниченной ответственностью (ООО) «Специнвестпроект»» [17]..
«ООО «Специнвестпроект» осуществляет оказание услуг в сфере транспортировки электроэнергии от точки прима электроэнергии до точки выпуска электроэнергии, через устройства электрических сетей. Так же осуществляется техническое подключение новых потребителей (физические или юридические лица)..
Структура организации ООО «Специнвестпроект» является функциональной структурой управления. Генеральный директор ответственный за все основные решения влияющие на работу компании. Структура ООО «Специнвестпроект» состоит из следующих отделов (рис. 2).
1. Организационный отдел;
2. Бухгалтерия;
3. Отдел баланса;
4. IT отдел;
5. Отдел технической поддержки.
6. Юридический отдел» [17]
«Общая численность работников ООО «Специнвестпроект» составляет 29 человек, из них 18 (62%) женщин и 11 (38%) мужчин, в том числе 2 человека - управленческий персонал.
Компания во всех сферах деятельности стремится обеспечить своим сотрудникам максимально комфортные условия труда» [17]. Под каждый отдел выделено специальное помещение, у каждого работника есть рабочее место со системном блоком и новейшими экранами, которые были модернизированы летом 2019 года. Также каждый работник имеет полюс ДМС, на данный момент при выборе места работы также играет важную роль.
Итак, можно отметить, что копания является примером типичной организации энергетической отрасли. Далее в рамках данного исследования необходимо проанализировать систему делопроизводства в компании.
«Процесс транспортировки электроэнергии, реализуемый в компании включает электрические сети, в состав которых входят преобразователи, линии электропередач и распределительные устройства (трансформаторные пункты). ООО «Специнвестпроект» включает в себя в себя 350 трансформаторных пунктов по приему электроэнергии и 4500 трансформаторных пунктов по отпуска электроэнергии (рисунок 2.1). В состав электросетевого хозяйства ООО «Специнвестпроект» входит линии электропередач, трансформаторные подстанции и распределительные пункты» [17].
Рисунок 2. - Организационная структура компании
Основная деятельность предприятия - это осуществление транспортировки электроэнергии.
«К основным элементам системы электроснабжения относятся:
· источник питания;
· линии электропередачи от источника питания к предприятию;
· пункт приема электрической энергии;
· распределительные сети;
· приемники (потребители электроэнергии)» [17].
Производственный процесс можно представить следующими бизнес-процессами:
· Разработка продукта или услуги - согласование цены, методов и договорных и технических обязательств и условий энергоснабжения,
· Обеспечение производства - осуществление транспортировки электроэнергии, планирование иди производство ремонта или замены оборудования,
· Выставление счета и обслуживание потребителя - осуществление расчетов, обмен документацией, контроль дебиторской задолженности, работа с жалобами,
Данные бизнес процессы относятся именно к производственному блоку осуществления работы компании.
Организация процесса управления имеет функциональное разделение труда при линейном подчинении, у каждого из отделов есть руководитель, а также отделы коммуницируют друг с другом:
· Бухгалтерия - учет финансово-хозяйственной деятельности предприятия, финансовое планирование и финансовый контроль.
· Технический отдел - обеспечение работоспособности транспортных средств и специальных механизмов
· Юридический отдел - юридическое обеспечение работы предприятия,
· IT-отдел - техническая поддержка процессов.
2.2 Организация системы делопроизводства в компании ООО «Специнвестпроект»
В данный период времени в компании используется смешанный документооборот - а именно ряд документов создаются и обрабатываются в электронном виде, а остальная часть -создается в электронном виде, но потом распечатываться и проводится уже в бумажном виде. Из чего следует, что в данный момент не существует одной формы ведения документооборота в компании.
Для начала приведем модель системы документооборота в целом для организации в виде контекстной диаграммы:
Рисунок 3. Система документооборота ООО «Специнвестпроект».
1. Прямоугольник на рисунке обозначает основную бизнес-функцию. Стрелки имеют несколько назначений:
- Входящие в прямоугольник слева обозначают вход, т.е. то, что преобразуется основным функциональным входом;
- Те, что входят в прямоугольник снизу, означают механизм исполнения - то, что непосредственно реализует моделируемое действие;
- Стрелка справа, направленная от прямоугольника к границе экрана, означает выход - конечный продукт действия системы;
- Входящая в верхнюю грань - стрелка управления, означает то, что регулирует выполнение функционального блока.
Существует несколько категорий характеристик бизнес-процессов организации:
1) Время начала и конца;
2) Затраты времени на выполнение процесса;
3) Затраты труда, необходимого для выполнения процесса;
4) Затраты материалов, требуемых для успешного завершения процесса.
В соответствии с приведенными выше характеристиками можно построить критерии эффективности бизнес-процесса двух видов:
1) Критерий эффективности по длительности процесса;
2) Критерий эффективности по стоимости процесса.
По внутренним подсчетам компании, на движение внутренних документов по вертикали, а именно сверху вниз, в среднем затрачивается от 2х-3х часов до 2х дней. А документы, которые переходят от одного предприятия к другому - от 4х часов до 2х дней.
После исследования внутренних документов, было принято решение о том, чтобы детально изучить вопрос о том, на сколько актуально стоит вопрос о внедрении электронного документооборота, для этого необходимо создать модели основных процессов организации. Следует заметить, что на всех этапах движения одного документа происходит серьезное торможение при его заверении у каждого вышестоящего начальника.
Кроме того, стоит отметить, что большое количество времени тратится на оформление бумажных документов. Из этого можно сделать вывод о том, что на это тратиться большой процент от оборота предприятия, от чего растут и издержки предприятия.
В итоге после анализа всех этапов движения документов внутри одного предприятия мы видим, что из-за того, что ведется смешанный документооборот огромное количество ресурсов и времени предприятия тратится на проведение внутренних транзакций. Для решения этой проблемы можно использовать электронный документооборот. Таким образом, было доведено до руководства компании, что им необходимо возобновлять проект по внедрению корпоративной информационной системы в компанию.