Акты о допуске и проверки прибора учета - для поиска данного документа нужно будет только войти в программу и вести номер прибора учета, так же данная программа выдаст абсолютно все акты по данному прибору, поиск документов будет занимать около 3 минут.
Свидетельства о проверки трансформатора тока и трансформатора напряжения - для поиска данного документа нужно будет только войти в программу и вести номер прибора учета, поиск документов будет занимать около 3 минут.
Технические акты - для поиска данного документа нужно будет только войти в программу и вести потребителя, поиск документов будет занимать около 2 минут.
При внедрении электронного документооборота сотрудник будет затрачивать 10 минут на сбор всех документов (Рисунок 14).
Таким образом, в данном пункте нами была проанализирована эффективность предложенных рекомендаций, было посчитано изменение некоторых показателей эффективности в лучшую сторону. Следовательно, можно утверждать, что предложенные рекомендации будут иметь позитивный эффект на делопроизводство в компании ООО «Специнвестпроект».
Рисунок 14. Данные по количеству ежемесячных ручных съёмов данных за 2019 год.
В данный главе были разработаны рекомендации по совершенствованию системы делопроизводства для рассматриваемый компании, а также дана оценка эффективности внедрения данных мер. Предполагаемые мероприятия проводились на базе статистической информации о компании за 2019 г.
Основные рекомендации и мероприятия были направлены на совершенствование системы электронного документа, создание электронного архива, на работу с персоналом, решение технической стороны данного процесса.
Анализ эффективности предложенных мероприятий позволяет сделать вывод, что совершенствование не будет мгновенным, однако принесет положительные результаты в долгосрочном периоде.
Заключение
Целью данной магистерской работы было разработка предложений по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства компании энергетической отрасли ООО «Специнвестпроект».
Задачами данной работы были:
1. Изучение содержания и практики применения цифровых технологий;
2. Изучение опыты применения цифровых технологий в процесс делопроизводства;
3. Изучение нормативного регулирования практики применения цифровых технологий в делопроизводстве;
4. Проведение анализа деятельности компании ООО «Специнвестпроект» и процесса осуществления делопроизводства;
5. Разработка предложения по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства ООО «Специнвестпроект»;
6. Оценка эффективности предлагаемых решений.
В ходе исследования было выяснено, что применение цифровых технологий во многом упрощает осуществление документооборота в компании, однако, необходим системный и грамотный подход к такой деятельности. Анализ существующей практики применения цифровых технологий показал, что в ряде случаев наблюдается ухудшения ситуации из-за недостаточного уровня подготовленности системы и обслуживающего персонала.
В работе была проанализирована деятельность компании ООО «Специнвестпроект» и состояние системы делопроизводства. Были выявлены проблемы в системе делопроизводства и установлены причины их возникновения.
В третьей главе были разработаны рекомендация по устранению выявленных проблем и дана оценка их эффективности, которая показала, что предлагаемые решения эффективны и их внедрение позволит решить проблемы в системе делопроизводства.
«Реализация предлагаемых изменений по решению существующих проблем позволит:
§ Сократить персонал компании.
§ Увеличить прибыль компании.
§ Улучшить качество предоставляемых услуг.
§ Снизить себестоимость услуг по всей цепочке транспортировки электроэнергии» [17].
§ Обработка документов будет занимать меньшее количество времени.
§ Количество утерянных документов будет сведено к минимуму.
цифровой техника документирование автоматизированный
Список литературы
1. Быкова, Т.А. Порядок регистрации и общие правила регистрации документов. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016. - № 6. - 6-18 c. - Текст: непосредственный.
2. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. - СПб.: Питер, 2016. - 256 с.- Текст: непосредственный.
3. Быкова, Т.А. Порядок регистрации и общие правила регистрации документов. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016. - № 6. - 6-18 c. - Текст: непосредственный.
4. Вичугова А. Единое информационное пространство предприятия: миф или реальность [Электронный ресурс]
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Текст: непосредственный.
6. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. - СПб.: Питер, 2016. - 256 с. - Текст: непосредственный.
7. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях [Текст] / М. Ларин // Экономика и жизнь. - 2015. - № 5. - 12-19 c. - Текст: непосредственный.
8. Российская Федерация. Закон. Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006 № 149-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.04.2020).
9. Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. № 781.
10. Порядок проведения классификации информационных систем персональных данных, утвержденный приказом ФСТЭК России, ФСБ России и Мининформсвязи России от 13 февраля 2008 года № 55/86/20 (зарегистрирован Минюстом России 3 апреля 2008 года, регистрационный № 11462).
11. Российская Федерация. Положение. Правительства РФ о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных, утвержденное приказом ФСТЭК России от 05 февраля 2010 года № 58 (зарегистрировано Минюстом России 19 февраля 2010 года № 16456)
12. Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утверждена Заместителем директора ФСТЭК России 14 февраля 2008 года).
13. Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утвержден Заместителем директора ФСТЭК России от 15 февраля 2008 года).
14. Российская Федерация. Постановление. Правительства РФ от 04.05.2012 N 442 (ред. от 30.04.2020 "О функционировании розничных рынков электрической энергии, полном и (или) частичном ограничении режима потребления электрической энергии" (вместе с "Основными положениями функционирования розничных рынков электрической энергии", "Правилами полного и (или) частичного ограничения режима потребления электрической энергии").
15. Российская Федерация. Постановление. Правительства РФ от 06.05.2011 N 354 (ред. от 13.07.2019, с изм. от 02.04.2020) "О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов" (вместе с "Правилами предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов").
16. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации / М., МЦФЭР, 2016 - Текст: непосредственный
17. Санникова К.М. кафедра менеджмента: специальность 38.04.02 «Инновационная деятельность на предприятии ООО «Специнвестпроект»» курсовая работа / Федеральный государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» - Нижний Новгород, 2019 - 41 с.: Место защиты: Федеральный государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики». - Текст: непосредственный.
18. Самсонов А.Н. Инновационное развитие предприятий как стратегическое направление деятельности: монография / А.Н. Самсонов. - Москва: Издательство «Палеотип», 2015. - 259 с. - Текст: непосредственный
19. Самсонов А.Н. Инновационное развитие предприятий как стратегическое направление деятельности: монография / А.Н. Самсонов. - Москва: Издательство «Палеотип», 2015. - 259 с.- Текст: непосредственный.
20. Сухачева, Ю. В., Ермуханова А.У. Организация документационного обеспечения деятельности акционерного общества в условиях конкурсного производства. [Текст] // Делопроизводство, 2006. - № 3. - 40 - 46 с. - Текст: непосредственный.
21. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 13.12. 2001. № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ)] // СЗ РФ. 2002. № 2. Ст. 127.
22. Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 09.07.2004. №98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ)] // СЗ РФ. 2004. № 32. - 3283 с. - Текст: непосредственный.
23. Ламбен Жан-Жак. Менеджмент, ориентированный на рынок / Перев. с англ. под ред. В.Б. Колчанова. - Спб.: Питер, 2016. - 800 с. - Текст: непосредственный.
24. Васильева Л. Н. Методы управления инновационной деятельностью / М.: КноРус, 2015. - 313 с. - Текст: непосредственный.
25. Полищук М.Л. Роль оценки персонала в формировании кадрового потенциала предприятия // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2017. № 12 [Электронный ресурс]. (дата обращения: 07.02.2019)
26. Чуковенков, А.Ю. Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов. // Секретарь-референт. - 2017. - № 5. - 28-38 с. - Текст: непосредственный.
27. Чуковенков, А.Ю. Автоматизированная технология регистрации и контроля документов. // Секретарь-референт. 2016. № 5. - 9-13 с. - Текст: непосредственный.
28. Шумпетер Й.А. Теория экономического развития / М.: Эксмо, 207. - 864с
29. Янковая В.Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы //Секретарь - референт, № 10, 2016г, 25 с. - Текст: непосредственный.
30. Balu H. «Thinking skills for the Digital Technology generation» / Balu H, Chrystalla Mouza// Springer - 2015. - pp. 179 - Текст: электронный.