Основной причиной внедрения на предприятия электронного архива является то что на предприятии огромное количество документов приходит в течении месяца. Каждый отдел работает с большим массивом данных, который должен обрабатываться в течении кратчайшего времени, иногда на обработку документа у работника есть всего один день, а все оригинальные документы должны храниться в течении 3-5 лет, так срок подачи иска в области энергетики является 5 лет.
Ниже приведена статистика по обороту документов в техническом отделе и в отделе группы баланса, так как именно в этих двух отделах проходит основная обработка документов.
Отдел группы баланса:
В течении каждого месяца отдел группы баланса обрабатывает в среднем около 2500 документов, их можно разбить на определенные группы:
Обработка документов по прибору учетов электроэнергии, таких как:
· Допуск прибора учета;
· Снятие пломб с прибора учета (Вывод);
· Ликвидация точки учета электроэнергии;
· Свидетельств о поверки прибора учета
· Свидетельство о поверки трансформации тока;
· Свидетельство о поверке трансформации напряжения;
· Паспорт прибора учета электроэнергии / трансформатора тока / трансформатора напряжения (Рисунок 9).
Рисунок 9. Обработка документов по ПУ за 2019 год.
Обработка писем от потребителе, гарантирующего поставщика ( в Нижегородской области гарантирующем поставщиком является ТНС) и обработка писем от МРСК Приволжья. Основные темы:
· Присоединение новых потребителей;
· Разногласия по параметрам присоединения точек учета;
· Осведомление потребителя о выхода даты поверок прибора учета, трансформации тока и трансформации напряжения.
· Осведомлении гарантирующего поставщика и МРСК о перепроверки прибора учета, трансформации тока и трансформации напряжения;
Рисунок 10. Данные по количеству писем за 2019 год.
Контрольные съемы АСКУЭ, из 5049 точек учета по выдачи электроэнергии с границ балансовой принадлежности 1954 точки учета электроэнергии входят в систему АСКУЭ.
АСКУЭ - это автоматизированная система коммерческого учёта электроэнергии -- это технологическое решение, которое обеспечивает:
· дистанционный сбор данных с интеллектуальных приборов учёта;
· передачу полученной информации в личный кабинет оператора;
· обработку переданных данных с последующей выгрузкой в информационные системы в специальные приложения.
Внедрение автоматизированной системы коммерческого учета электроэнергии позволяет автоматизировать учёт, добиться его максимальной точности, получить аналитическую информацию, которая необходима для разработки и корректировки программ по энергосбережению и повышению энергетической эффективности. Эти данные принято называть «показания автоматизированной системы учета электроэнергии».
Автоматизированная система коммерческого учёта электроэнергии. Разложим это определение на два понятия, которые его составляют:
Автоматизированная система -- это набор организационно-технических инструментов для выработки управленческих решений, которые основаны на автоматизации обмена данными.
Коммерческий учёт электроэнергии -- это измерение количества отпущенной и потреблённой электрической энергии при взаиморасчётах между потребителем и энергосбытовой компанией. Он включает в себя сбор, хранение, обработку и передачу данных, полученных с индивидуальных и коллективных приборов учёта.
Можно сделать вывод, что автоматизированная система коммерческого учета электроэнергии - это организационно-техническая система автоматизированного учёта отпущенной и потреблённой электроэнергии для достижения точности взаиморасчётов между поставщиками и потребителями.
Система АСКУЭ за отпуском электроэнергии и потреблением электроэнергии обеспечивает достоверный учёт, который выгоден ресурсоснабжающим организациям, хозяйствующим субъектам, сбытовым компаниям, сетевым компаниям, собственникам жилья и государству. Совершенствование технологий обмена данными позволило существенно упростить коммерческий учёт электроэнергии (Рисунок 11)
Рисунок 11. Данные по количеству данных АСКУЭ за 2019 год.
Ежемесячные контрольные съёмы данных (обходчики). В данной компании многие приборы учета не оснащены системой АКУЭ, но данные показания должны присутствовать в ежемесячном Акте первичного учета, так как они стоят на границы балансовой принадлежности. Каждый отчет по контрольному съёму должен быть обработан и отправлен в архив. Количество отчетов по контрольному съёму каждый месяц разный - это зависит от периода. Ниже приставлена статистика за 2019 год по количеству контрольных съёмов за каждый месяц (Рисунок 12).
Рисунок 12. Данные по количеству ежемесячных ручных съёмов данных за 2019 год.
Технический отдел:
В течении каждого месяца технический отдел обрабатывает в среднем около 600 документов, их можно разбить на определенные группы:
· Заключение договоров о присоединение точек учет;
· Изменение границ балансовой принадлежности;
· Смена собственников объекта потребления
· Изменение технических параметров на объекте потребления;
· Выдача технического задания на присоединения объекта потребления;
· Выдача технического на присоединение точки учета (Рисунок 13).
Рисунок 13. Данные по количеству ежемесячных ручных съёмов данных за 2019 год.
Автоматизированный документооборот позволит увеличить описываемые выше показатели.
Таким образом, по приведённой статистике, можно сделать вывод, что внедрение более чёткой системы документа оборота, которые предложены выше, позволяет повлиять на статистические данные по работе и обеспечению документооборота в компании.
3.3 Оценка эффективности предлагаемых решений
Итак, нами предложены рекомендации по совершенствованию существующей на предприятии ООО «Специнвестпроект» системы делопроизводства. Однако, важным шагом является оценка эффективности предложенных мер, так как главная цель внедрения данных рекомендаций - это повышение эффективности работы компании.
«Реализация предлагаемых изменений по решению существующих проблем позволит:
· Сократить персонал компании.
· Увеличение прибыль компании.
· Автоматизировать процесс выдачи технического задания для смежных организаций по замене приборов учетов.
· Улучшить качество предоставляемых услуг.
· Снизить себестоимость услуг по всей цепочке транспортировки электроэнергии.
· Решить проблемы хранения информации
· Создание электронного архива.
Общие заключения по эффективности предложенных мер:
Поскольку сотрудники имеют возможность найти в системе любой необходимый документ, отпала необходимость хранить большое количество бумажный копий. В результате уменьшились затраты на копирование документов, в том числе на бумагу.
В связи с сокращением количества бумажных копий освободилось место, которое раньше использовалось для хранения этих документов. Освободившееся место в служебных помещениях теперь можно рационально использовать.
С увеличением количества электронных документов сократились затраты и на изготовление документов, в том числе на бумагу и прочие расходные материалы.
· Экономия времени сотрудников,
· Уменьшение срока согласования документов до 4-6 дней,
· Более прозрачная система документооборота,
Возможность параллельно-последовательного согласования маршрута, т.е. пользователю предоставили право самостоятельно конфигурировать маршрут согласования документа
Основной эффект от внедрения данных мер - это повышение качества работы организации за счет повышения качества документооборота и управленческой деятельности в целом. Подобного рода преимущества принято называть стратегическими. Они связаны с улучшениями в ключевых управленческих и бизнес-процессах.
Посчитаем выгоду от внедрения документооборота. На поиск одного пакета документов сотрудник юридического отдела затрачивает в среднем от 10 минут до нескольких часов или даже дней. Рассмотрим три случая, «Благоприятный» - это когда есть все документы в архиве и в отделах, благодаря внедрению электронного документооборота, второй «Неблагоприятный» - это когда нет документов и их надо запрашивать у смежных и сбытовых организаций или у потребителей и последний «Нормальный» - это когда есть все основные документы, но нет технических актов об изменение характеристик или актов о проверках.
«Нормальный» вариант:
Посмотрим сколько будет затрачено времени на поиск каждого документа при учете что все документы есть в организации:
Договор о присоединение объекта потребления - все документы о присоединении объекта потребления хранятся в архиве компании и что бы получить копию данного документа, надо идти в архив и там его искать, сложность заключается в том что, там все договора разложены по годам заключения и приходиться перебирать весь «год» что бы найти документ. В среднем сотрудник затрачивает на эту процедуру 10 минут.
Договор о границах балансовой принадлежности - все договора о границах балансовой принадлежности хранятся в архиве компании и что бы получить копию данного документа, надо идти в архив и там его искать, в данном отдел все документы разложенный по городам - подстанциями - распределительный пункт (РП) - трансформаторная подстанция (ТП) данная систематизация документов в этом отделе позволяет затратить наименьшее количество времени на поиск документа - 5 минут в среднем.
Акты о допуске и проверке прибора учета - акты допуска хранятся в отделе «Группы баланса», данный отдел ведет реестр актов по приборам учета, данная таблица позволяет не только найти быстро документ в отделе но и так же проследить всю историю изменений данного прибора, затраченное время на поиск актов около 5 минут.
Свидетельства о проверки трансформатора тока и трансформатора напряжения - данные свидетельства хранятся в отделе «Группы баланса», данный отдел ведет реестр свидетельств трансформаторов тока и трансформаторов напряжения, данная таблица позволяет не только найти быстро документ в отделе, но и так же проследить всю историю изменений данного прибора, затраченное время на поиск актов около 5 минут
Технические акты - все технические акты храниться в архиве компании и что бы получить копию данного документа, надо идти в архив и там его искать, в данном отдел все документы разложенный по городам - подстанциями - распределительный пункт (РП) - трансформаторная подстанция (ТП) данная систематизация документов в этом отделе позволяет затратить наименьшее количество времени на поиск документа - 5 минут в среднем.
Это базовый пакет документов, который может запросить суд, но в некоторых случаях этот пакет документов увеличивается в разы, так как суд может запросить все документы в течение 6 лет и организация должна предоставить все эти документы.
В среднем сотрудник затрачивает от 35 минут на сбор всех документов.
«Неблагоприятный» вариант:
Посмотрим сколько будет затрачено времени на поиск каждого документа при учете что некоторые документы отсутствуют в организации:
Договор о присоединении объекта потребления - если этого документа нет в организации, то его нужно запрашивать у потребителя, бывают такие случаи, что потребитель так же не может предоставить данный документ, тогда он запрашивается в сбытовой организации - на всю эту процедуру в среднем уходит от 2 до 5 дней.
Договор о границах балансовой принадлежности - если этого документа нет в организации, то его нужно запрашивать у потребителя, бывает такие случаи, что потребитель так же не может предоставить данный документ, тогда он запрашивается в сбытовой организации - на всю эту процедуру в среднем уходит от 2 до 5 дней.
Акты о допуске и проверки прибора учета - если этого документа нет в организации, то его нужно запрашивать у обслуживающей организации в случаи данной организации это ООО «Волгоэлектросеть» данная организация предоставляет документ в течение 24 часов.
Свидетельства о проверки трансформатора тока и трансформатора напряжения - если этого документа нет в организации, то его нужно запрашивать у обслуживающей организации в случаи данной организации это ООО «Волгоэлектросеть» данная организация предоставляет документ в течение 24 часов.
Технические акты - если этого документа нет в организации, то его нужно запрашивать у обслуживающей организации в случаи данной организации это ООО «Волгоэлектросеть» данная организация предоставляет документ в течение 24 часов.
В среднем сотрудник затрачивает от 24 часов до 5 дней на сбор всех документов.
«Благоприятный» вариант:
При внедрение электронного документооборота поиск документов для Протоколов разногласий будет очень быстрым, так как все документы будут оцифрованы и систематизированы:
Договор о присоединение объекта потребления - для поиска данного документа нужно будет только войти в программу и вести адрес энерго-обекта, поиск документов будет занимать около 2 минут.
Договор о границах балансовой принадлежности - для поиска данного документа нужно будет только войти в программу и вести потребителя, поиск документов будет занимать около 3 минут.