Правительство Российской Федерации
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования
«Национальный исследовательский университет
«Высшая школа экономики»
Факультет менеджмента
Выпускная квалификационная работа - магистерская диссертация по направлению подготовки 38.04.02 - «Менеджмент» основная профессиональная образовательная программа высшего образования - программа магистратуры «Менеджмент»
группа 18 ИМ.
Внедрение цифровых технологий для совершенствования документооборота в компаниях, на примере ООО «Специнвестпроект»
Санникова Ксения Михайловна
Нижний Новгород, 2020 г.
Введение
Вопросы, связанные с деятельностью компании, а также с аспектами повышения ее эффективности всегда являлись приоритетными для бизнеса. Организации стремятся повышать собственную эффективность разными способами и, используя различные информационные каналы.
Один из видов поддержания эффективной деятельности организации - это ведение документооборота и его оптимизация. Сотрудники тратят много времени на обработку документации, в следствие чего это сказывается на эффективности их деятельности, а также на эффективности самой компании.
В сфере организаций энергетической промышленности необходимо выделить особое внимание осуществлению документооборота, так как в данной отрасли это достаточно большая часть рабочего процесса. В рамках оптимизации процессов делопроизводства в рассматриваемой отрасли необходимо понимать цели бизнеса, а также ориентиры, которые задает сама отрасль. Поэтому необходимо сконцентрировать внимание исследователей на процессе внедрения инновационных технологий в делопроизводство компаний данной отрасли.
Тем самым, рассмотрение оптимизации делопроизводства компаний энергетической отрасли является актуальным для данного исследования, так как ставит своей основной задаче нахождения способов повышения эффективности данного вида деятельности.
Цель исследования - разработка предложений по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства компаний энергетической отрасли.
Задачи исследования:
1. Изучить содержание и практику применения цифровых технологий,
2. Изучить опыт применения цифровых технологий в процесс делопроизводства,
3. Изучить нормативное регулирование практика применения цифровых технологий в делопроизводстве,
4. Провести анализ деятельности компании ООО «Специнвестпроект» и процесса осуществления делопроизводства,
5. Разработать предложения по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства ООО «Специнвестпроект».
6. Оценить эффективность предлагаемых решений.
Объект исследования - компания ООО «Специнвестпрект»
Предмет исследования - система делопроизводства компании ООО «Специнвестпроект»
Практическая значимость данного исследования ориентирована на конкретный прикладной аспект деятельности компании, а также на формирование перечня мер по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства.
Глава 1. Влияние цифровых технологий на эффективность деятельности организации
1.1 Применение цифровых технологий в практической деятельности организаций
В настоящее время использование цифровых технологий является всеобъемлющим, и они широко используются людьми в любых условиях. Цифровые технологии оказывают влияние на все стороны жизни человека. Сегодня для решения различных задач широко используются компьютеры, ноутбуки, планшеты, смартфоны, мобильные телефоны и приложения к ним. Основная цель цифровых технологий состоит в том, чтобы создать связь между людьми быстро, без усилий и с минимальными затратами. Люди связаны друг с другом огромным спектром цифровых услуг и ресурсов. Существует ряд преимуществ формирования процесса работы с использованием цифровых технологий, с другой стороны, они сопровождаются некоторыми проблемами, а также рисками для сотрудников [Абашкин, 2018].
«Цифровая среда, являясь важнейшей частью инфраструктуры предприятия, требует для своего формирования и поддержания определенных усилий и ресурсов и относится к числу основных факторов, определяющих качество и успех бизнеса».
Цифровая среда содержит в себе три компонента:
система организации, хранения и представления информации;
система ввода, обновления и корректировки информации;
система потребления информации.
Как правило, цифровые технологии применяются в фирмах в информационных системах, к которым предъявляются следующие требования:
1. Локализация информационной системы. Система должна быть адаптированной к требованиям российских фирм, принимать во внимание характерные особенности отечественного законодательства, быть снабженной системой помощи на русском языке.
2. Обеспечение защиты информации. Основные инструменты защиты данных - парольное ограничение доступа для различных категорий пользователей, многоуровневая система защиты данных и т.д.
3. Реализация удаленного доступа. Должна функционировать единая централизованная база данных для организации доступа к информации сотрудников всех структурных подразделений.
4. Консолидация информации. Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.»
Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора информационной системы для предприятия.
В литературе с целью классификации информационных систем применяться несколько признаков:
1. По способу реализации: традиционные, новые информационные технологии.
2. По степени охвата задач управления: электронная обработка данных, автоматизация функций управления, поддержка принятия решений, электронный офис, экспертная поддержка.
3. По классу реализуемых технологических операций: работа с текстовым редактором, с табличным процессором, с СУБД, с графическими объектами, с мультимедийными системами, с гипертекстовыми системами.
4. По типу пользовательского интерфейса: пакетные, диалоговые, сетевые.
5. По способу построения сети: локальные, многоуровневые, распределенные.
6. По обслуживаемым предметным областям: банковская деятельность, бухгалтерский учет.
С целью результативного внедрения цифровых технологий нужна общая информативная среда компании.
Общее информационное место предполагает собой объединение всех информационных ресурсов и систем, с возможностью удаленной многопользовательской работы с документами. Следовательно, информационная сфера компании состоит из частей (рисунок 1):
· базы данных
· информационные системы;
· телекоммуникационные системы;
Рисунок 1. - Информационная среда предприятия
Следовательно, предприятие понимает под цифровой средой:
- единую структуру данных для подсистем корпоративной информационно-телекоммуникационной системы управления предприятием;
- единый формат электронных документов (внедрение системы электронного документооборота);
- единое кодирование информационных и материальных потоков.
Когда компания активно внедряет технологии на всех этапах своей жизнедеятельности, можно столкнуться с рядом трудностей, сопряженных с цифровыми технологиями.
Основная проблема в цифровом поле лежит в аспекте кибербезопасности, это связано с поведением или поведенческими проблемами. Активное распространение получила киберпреступность, нацеленная на хищение персональной информации работников, а также корпоративных документов фирмы [Аброскин, 2018].
Профилактические подходы, которые люди должны принимать во внимание, когда они используют цифровые технологии, содержат развитие знаний, навыков и умений с целью безопасного и ответственного использования. Обществу следует управлять цифровыми технологиями соответствующем образом: создавать просоциальный уровень культуры и сотрудничества, в обществе в предупреждении и реагировании на происшествия.
Онлайн безопасность работников и компании является основной областью, которая должна быть принята во внимание. Цифровая информация во многом отличается от своего физического аналога, ее можно быстро дублировать, распределять управляемым образом и хранить в разных местах [Digital Technology, 2015].
Безусловно, цифровые технологии влияют на многие аспекты деятельности компании, такие как [Борисенко, 2018; Брюс, 2017]:
§ Коммуникация и сотрудничество:
Сотрудничество между людьми является обязательной областью для оперативного функционирования организации. Начальники, подчиненные, коллеги - все люди должны наладить эффективное сотрудничество друг с другом для достижения организационных и кадровых целей. Когда люди работают над достижением общей организационной цели, предоставляют решения проблем возникающих в бизнесе, повышают производительность и прибыльность, тогда люди должны работать вместе, интегрироваться и сотрудничать друг с другом соответствующим образом.
- Общение - общение происходит либо в устной, либо в письменной форме. Наблюдается расширение инновационных методов и приемов, растет объем информации, которую необходимо сообщать отдельным лицам, появляются новые практики и процедуры, которые ведут к развитию организации и отдельных лиц, поэтому крайне важно, чтобы процесс коммуникации был эффективный.
- Связи - Физическим лицам необходимы инструменты и оборудование для развития связей между ними. В организациях люди обычно должны сотрудничать друг с другом и обмениваться информацией. Когда отделы и офисы расположены на расстоянии, они не всегда могут легко общаться, как по формальным, так и по неформальным вопросам, поэтому цифровые технологии полезны для обмена и получения информации.
§ Принципы руководства:
Руководящие принципы определяют цели и задачи бизнеса, а также цель, для которой была создана организация. Когда люди приобретают полную осведомленность о целях и задачах организации, они также должны работать над улучшением навыков и способностей, которые считаются основополагающими для достижения целей и задач. Здесь также могут применяться цифровые технологии.
§ Стратегия управления информацией:
Этот аспект определяет направленность стратегии цифрового управления и приводит ее в соответствие с информационными системами управления организации или стратегией управления информацией. Генерируемая информация должна регулироваться надлежащим образом. В большинстве случаев некоторая информация должна храниться в тайне и не передаваться отдельным лицам, поэтому стратегия управления информацией считается обязательным аспектом [Дадабаева, 2019].
§ Роли и обязанности:
Каждый член организации имеет определенные роли и обязанности, которые он должен определить и ввести в действие с усердием, находчивостью и добросовестностью. Правильное определение ролей и обязанностей позволяет людям достичь желаемых целей. С другой стороны, неосведомленность о ролях и обязанностях не оказывается благоприятной для людей.
§ Обучение и сертификация:
Сотрудников обычно набирают на основе их квалификации, характера, опыта, навыков и способностей. Обучение - это важная область, которая предоставляет им информацию об их роли в организации, целях организации, истории, персонале, выполнении рабочих обязанностей и так далее. Существуют различные виды обучения, в том числе лекции, тематические исследования, выезды на места, ролевые игры, групповые дискуссии и так далее. Когда обучение проводится, необходимо обеспечить, чтобы люди были полностью осведомлены о том, как правильно использовать цифровые технологии.
§ Мониторинг, сбор и анализ информации:
Сотрудники организации должны собирать, отслеживать и анализировать информацию соответствующим образом. Сбор и анализ данных стали более удобными и полезными благодаря использованию технологий. Они должны определить, какой информацией следует делиться с другими людьми, а какой не следует делиться. Также важно определить риски, которые могут ослабить репутацию организации, конкурентные преимущества и производительность, а также защиту конфиденциальной информации.
§ Информационная организация в работе:
Во время осуществления непосредственных рабочих задач, сотрудникам иногда сложно координировать все коммуникационные процессы воедино, некоторая важная информация может пройти мимо работника, тем самым вызовет какие-либо организационные последствия.
Обращаясь к терминологии: авторы не дают точного определения понятию «цифровые технологии», по сути, это технологии, которые появляются в результате разработок в тех или иных сферах. В отношении бизнеса, цифровые технологии - это методики и инструменты, которые, благодаря возможностям компьютера, могут усовершенствовать организационные процессы на разных уровнях и в разных сферах (на всех этапах жизненного цикла).