- Контроль версий, чтобы можно было следить за тем, как появился текущий документ, и чем он отличается от версий, которые были раньше.
- Откат, чтобы «активировать» предыдущую версию в случае ошибки или преждевременного выпуска.
- Контрольный журнал, позволяющий восстановить, кто что делал с документом в течение его жизни в системе.
Также система документооборота подразумевает следующие документы:
· входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
· исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
· внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.
Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:
· прохождение управленческих сигналов сверху вниз;
· обратную связь.
Перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня. Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень.
Сегодня системы управления документами варьируются по размеру и объему: от небольших автономных систем до крупномасштабных корпоративных конфигураций, обслуживающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документооборотом предоставляют средства для включения стандартной практики подачи документов в электронном виде.
К ним относятся:
- Место хранения;
- Безопасность и контроль доступа;
- Управление версиями;
- Аудиторские услуги;
- Ввод, вывод и блокировка документов.
Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем. Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета.
За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие. С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной. Целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов.
Автоматизация также может устранить необходимость вручную решать многие повторяющиеся проблемы, которые часто возникают в ИТ-деятельности организации. Например, отказ одного компонента ключевого оборудования часто вызывает несколько предупреждений в ИТ-отделе предприятия, что требует от инженеров тратить время на их сортировку, чтобы определить основную причину. Цифровая организация документооборота может выполнять большую часть этой работы автоматически, что приводит к ощутимому улучшению качества обслуживания ИТ.
Повышенная автоматизация, обеспечиваемая программным обеспечением для документооборота, облегчает реализацию любого нового процесса, особенно интеграции программного обеспечения. Автоматизация многих процессов в преобразованной организации снижает человеческие ошибки, что приводит к повышению качества обслуживания клиентов. Кроме того, расширенная автоматизация позволяет организациям увеличить объем транзакций без увеличения времени, необходимого для обработки каждой транзакции.
Поставщики таких услуг могут дать рекомендации по наилучшему способу реализации такой автоматизации на основе анализа бизнес-процессов организации и выявления любых конкретных областей, в которых технология документов может им помочь. Другой областью может быть, например, поставщик услуг, который может предложить виртуального инженера, который использует искусственный интеллект (AI) для уведомления сетевых администраторов об изменении критического параметра, влияющего на топологию сети. Эта возможность может значительно улучшить время отклика при решении проблемы, поскольку ручное обнаружение и анализ больше не требуется.
1.3 Нормативное регулирование использования цифровых технологий в делопроизводстве
Делопроизводство не может хаотично организовываться в компании, так как существуют единые требования, которые обязаны соблюдаться компанией, если организация присутствует в бизнес поле и хочет быть конкурентоспособной.
Основной сферой применения цифровых технологий в документообороте - это создание и применение систем электронного документооборота. В работе с электронными системами подразумевается некоторая нормативная методология.
Под методологией в данном случае понимаются те основополагающие принципы и методы работы с документами, которые сложились в делопроизводстве при работе с документами на бумажном носителе. Эти принципы были реализованы в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г. [раздел VI «Особенности работы с электронными документами»), и в методических рекомендациях по организации хранения электронных документов (2013-2014 гг.)].
Так, например, некоторое время назад активно и достаточно длительно внедрялось применение цифровой подписи в электронных документах. Государство разрабатывало законодательную базу, чтобы уравнять значение физической подписи и электронной.
Меры, которые необходимо продвигать для обеспечения безопасного и ответственного использования цифровых технологий, были сформулированы следующим образом: [Digital Technology, 2015].
1. Профилактика. Профилактические мероприятия с использованием цифровых технологий лучше, чем решение возникающих проблем. Эффективная профилактическая стратегия состоит из таких мероприятий, как рекламные акции, которые направляют обучение молодых людей в цифровом мире, и защитные меры, направленные на снижение риска путем реализации стратегий защиты, поддержки и вмешательства.
2. Реагирование на инциденты. Существуют риски, и для эффективного управления ими жизненно важно устранить риски, связанные с инцидентами. Учебные заведения разрабатывают планы реагирования до того, как произойдет какой-либо инцидент. Основная цель реагирования на инцидент состоит в том, чтобы предотвратить бедствие и обеспечить безопасность и защиту.
3. Планирование реагирования - отдельные лица и сотрудники в организациях должны определить роли и обязанности. Когда люди осознают, что им необходимо использовать цифровую технологию для повышения эффективности, оказания помощи и обеспечения безопасности, они должны эффективно ее использовать. В случае каких-либо проблем или трудных ситуаций люди должны планировать свои действия осознанно и не должны быстро принимать какие-либо меры.
4. Ответственность и полномочия - когда руководители информируют сотрудников и других лиц, как использовать технологии, они должны, прежде всего, сообщить им, что технология должна использоваться честно и этично. В настоящее время цифровые технологии используются также и в развлекательных целях, но люди должны обладать чертами правдивости, честности и порядочности.
5. Решения о недопустимом и незаконном поведении - использование цифровых технологий в настоящее время применяется практически во всех целях. К ним относятся: образование, бизнес, администрация, управление, досуг, отдых, генерирование информации, знания, осведомленность, исследования и общение. Если люди злоупотребляют технологиями или вовлекаются в какое-либо незаконное поведение, тогда жизненно важно принять соответствующие решения, чтобы предотвратить незаконное поведение в будущем, и соответствующим лицам необходимо дать предупреждение. Это распространяется и на экономическую деятельность.
6. Эффективное управление - когда люди работают над технологиями, им необходимо уделять должное внимание и уделять особое внимание их управлению и администрированию. Например, компьютеры и ноутбуки должны использоваться и храниться в чистом и сухом месте.
7. Право собственности на цифровые технологии и информацию. В разнообразных учреждениях и организациях широко используются технологии, и все члены организации выполняют свою работу, используя компьютеры и мобильные устройства. Поэтому во всех офисах имеется большое количество машинной техники. Люди имеют различную образовательную квалификацию, но важно, чтобы они обладали навыками и способностями владения цифровыми технологиями и информацией, об этом как правило консультируют при устройстве на работу.
8. Использование социальных сетей и других онлайн-сервисов в преподавании и обучении. Социальные сети и другие онлайн-сервисы предоставляют целый ряд инструментов, которые поддерживают инновационные методы работы и улучшают процесс совершенствования работников в области образования.
9. Этика и принципы - Люди используют цифровые технологии для своего личного использования, для подготовки проекта или задания, или отчета, или для общения с другими сотрудниками. Важно, чтобы они следовали этическим принципам. Эта технология не должна использоваться для причинения вреда или причинения вредных воздействий кому-либо.
На основании Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информационная система определяется, как «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств».
В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:
1) Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
2) Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
3) Информационная система - совокупность, содержащейся в базах данных информации и обеспечивающей ее обработку информационных технологий и технических средств;
Интенсивность и объем потока документооборота требует развития и внедрения новых форм управления, которые обеспечивают эффективность управления, а также оптимизируют циркуляцию информации внутри организации, образуя информационную среду.
Применение информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству, как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. В этом смысле решение ключевых вопросов возможно посредством внедрения автоматизированных систем управления документированием, предоставляющим комплекс технических и программных средств, а также нормативным обеспечением, для которого установлены процессы и методы формирования/создания, обработки и сохранения документации.
В общем случае к основным задачам автоматизированной системы управления документов относятся:
1. Разработка документации и управление документооборотом.
2. Обеспечение оперативности в работе с документами.
3. Обеспечение надежности и безопасности обработки и хранения документов.
4. Обеспечение контроля при работе с документами.
5. Обеспечение наблюдаемости и управляемости документации и записей.
Проанализируем главные условия к современной автоматизированной системе управления документацией в фирме:
1. Осуществление основных вопросов документационного обеспечения управления в полном объеме. К ним принадлежат:
· подготовка документов;
· регистрация;
· контроль исполнения;
· поиск документов;
· хранение;
· справочная работа с массивом документов.
2. Общие методологические принципы построения системы. Указанное требование предполагает функционирование системы в рамках российского законодательства, стандартов государства, инструкций и требований.
3. Автоматизированная система управления документацией обязана осуществлять единоразовый ввод данных при многократном применении ее.
4. Автоматизированная система управления документацией в нынешних обстоятельствах обязана являться приспособленной к возможному расширению номенклатуры документов и параметров системы и быть способной к адаптации в соответствии с меняющимися требованиями пользователей.
Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод о том, что главным результатом внедрения АСУД является создание в учреждении эффективного и действенного механизма управления, который охватывает все процессы управления.
На современном этапе рынок специализированных средств автоматизации документооборота представлен широким спектром продуктов, которые позволяют реализовать задачи автоматизации в широком диапазоне -- от учета бумажных документов до организации систем безбумажного делопроизводства.
Эффективность при использовании автоматизированной системы документооборота формируется из следующих составляющих:
- введение унифицированной технологии документооборота во всех подразделениях организации;
- уменьшение зависимости организации от персонала, как носителя знаний о технологии и правилах работы с документами;
- создание условий для ускоренного прохождения документов по организации;
- минимизация трудоемкости делопроизводственных операций. При этом следует отметить, что на этапе первичной регистрации, трудоемкость, наоборот, возрастает. Обусловлено это необходимостью ввода больших объемов информации;