Главное отличие цифровых технологий от других способов информационного обеспечения состоит в их гибкости и адаптивности. Они направлены на проактивное изменение процессов в зависимости от целей организации. Цифровые технологии ориентированы на бизнес-процессы и могут их оптимизировать. Рассмотрим некоторые примеры и области применения цифровых технологий в бизнес пространстве организации [Киреева и Каюмова, 2016].
Часто цифровые технологии активно применяются в антикризисном управлении, то есть, когда в организациях и учреждениях возникают чрезвычайные ситуации и затруднения. Члены организации должны обладать адекватными знаниями по управлению этими ситуациями надлежащим образом. Первая и главная задача заключается в том, что люди должны сохранять спокойствие, а не обвинять других. Они должны работать над альтернативами и предлагать средства для решения проблем, которые имели место быть.
В целях более широкого использования современных и инновационных методов в реализации задач и функций, важно донести необходимую информацию до сотрудников. Когда сотрудники будут обладать необходимыми знаниями, они смогут повысить свою производительность. Ведение дискуссий и формирование интересов сообщества являются важными критериями для развития инноваций.
Использование цифровых технологий делает выполнение задач и функций гибкими. Например, технология используется для подготовки отчетов, статей и проектов, в случае если супервизоры выявят какие-либо недостатки и несоответствия, тогда удобно вносить изменения. Изменения могут быть сделаны быстро, следовательно, увеличивается и гибкость в принятии решений.
Использование цифровых технологий в значительной степени вызывает удовлетворенность сотрудников. Работа, выполняемая с помощью цифровых технологий, более организована и компетентна по сравнению с работой, выполняемой вручную. Благодаря цифровым технологиям люди могут адекватно выполнять свои задачи и функции не только внутри организации, но и за ее пределами.
Использование цифровых технологий и машин приводит к увеличению производительности и эффективности в больших масштабах. Люди могут выполнять свои задачи соответствующим образом и в быстром темпе. В случае каких-либо недостатков и несоответствий, исправления могут быть легко сделаны, и люди способны повысить мастерство и наработать опыт.
Рабочая сила рассматривается как обязательный аспект, на котором основано функционирование организации. Цифровые технологии вносят эффективный вклад в усиление набора и удержания сотрудников. Работодатели и руководители предприятий могут предоставлять возможности, способствующие их сохранению. Цифровые технологии помогают создать общительную рабочую среду, где люди получают удовольствие от работы.
Можно сделать вывод, что цифровые технологии активно влияют на все аспекты жизнедеятельности компании, особенно в управленческой сфере. Опишем эти интеграции более подробно:
Цифровые технологии в управлении [Недорезков, 2015]
В настоящее время широко используются цифровые технологии в бизнесе, управлении и административных функциях. Управленческие функции планирования, организации, руководства, координации и контроля требуют использования цифровых технологий. Так как компании существуют в постоянно меняющейся среде, их инструменты, которые применялись в описанных базовых управленческих процессах устаревают или вовсе не работают. Например, системы контроля, применяемые 10 лет назад, могут уже не показывать ту эффективность, которая имела место быть при изначальном внедрении.
Основная функция, которую цифровые технологии играют в реализации этих управленческих функций - это передача информации, знаний, инструкций и указаний.
Люди могут делиться идеями и перспективами друг с другом для выполнения своих задач и функций. Функция планирования - это та, которая устраняет разрыв между тем, где вы находитесь в настоящем, и тем, где вы стремитесь быть в будущем. Это требует исследования различных областей, внутренних и внешних по отношению к организации. Принимая во внимание все важные факторы, люди могут адекватно применять на практике функцию планирования [Орлова, 2018].
Другая функция - организация. Эта функция включает в себя идентификацию действий, которые необходимо выполнить. Она включает в себя организацию различных задач, операций и функций соответствующим образом. Например, при организации и координации встреч, проектной работе, распространении информации и т. д. Функция организации считается обязательной. Организация деятельности и функций должна осуществляться в соответствии с навыками и способностями отдельных лиц. Здесь существуют целые цифровые системы управления.
Координация - это управленческая функция, которая направлена на то, чтобы направлять людей на адекватную работу. Эта функция в первую очередь ориентирована на работу людей. Когда обнаруживаются какие-либо слабые стороны или ограничения, надзор за выполнением улучшений возлагается на руководителя. Это включает в себя руководство поведенческими чертами, задачами и функциями людей. Чтобы правильно реализовать эту функцию, очень важно эффективно общаться с сотрудниками и мотивировать их в правильном направлении. Координация связана с управлением и обеспечением выполнения работ в соответствии со временем. Это функция установления отношений между людьми в различных частях организации, и все они мотивированы на достижение целей организации. Это относится к синхронизации и унификации действий членов организации. Когда функция координации выполняется надлежащим образом, тогда деятельность различных департаментов будет осуществляться эффективно, и будет тесная связь между разными направлениями [Соловяненко, 2017].
Руководители, выполняя многочисленные функции внутри организации, должны обеспечивать адекватное распределение ресурсов, принимать важные решения, выслушивать жалобы сотрудников, обеспечивать совместную работу и координацию между членами организации.
Кадровое обеспечение - это функция, которая гарантирует, что правильные люди с надлежащими навыками, способностями, квалификацией и опытом находятся на правильных позициях в организации. Набор людей должен осуществляться в соответствии с их способностями и должностными обязанностями. Человеческие ресурсы организации рассматриваются, как ключевые аспекты, благодаря которым выполнение задач и функций происходит соответствующим образом.
Контроль является функцией обеспечения того, чтобы результаты деятельности подразделений, отделов и отдельных лиц соответствовали целям и задачам организации. Функция контроля в основном подразумевает, что отдельные лица должны использовать другие ресурсы, в том числе финансовые инструменты, оборудование и другие материалы надлежащим образом. Так, например, контроль финансового отдела состоит в мониторинге инструментария сотрудников и ширины аналитического исследования деятельности предприятия, так как в настоящее время эффективность компании сложно замерить, используя один-два показателя, нужны расширеные модели оценки [Тишина, 2014].
Положительное применение цифровых технологий можно проследить во многих сферах реализации, как глобально, так и более локально в каждом конкретном бизнесе.
Например, в целом повсеместное оцифровывание информации помогает организациям снижать затраты на поиск необходимых данных, таких как тексты законов или другие нормативные документы, нужные для осуществления деятельности.
Многие цифровые технологии значительно повлияли и улучшили процессы производства. Отслеживание продукции на разных этапах сократило издержки на брак и прочий человеческий фактор. Здесь повсеместная роботизация, конечно, имела и негативное явление, такое как снижение найма персонала и безработица, сокращение некоторых профессий.
Электронный формат торговли, как цифровая технология помогла снизить затраты на содержание точек физических продаж в компаниях, тем самым опять же снизив расходы или перераспределив их. При появлении возможности осуществлять продажи через интернет, многие компании смогли ориентировать затраты на содержание точек продаж на усовершенствования процессов производства и расширение продуктовой или сервисной линии. Однако, также и заставила учиться работать с цифровыми технологиями и главное обучать персонал.
Таким образом, можно заключить, что цифровые технологии могут быть использованы во всех аспектах деятельности компании. Современная организация старается автоматизировать любой процесс и любую деятельность в рамках компании. Но тем не менее, люди и персонал остаются в центре внимания, так как каждый раз внедренные цифровые технологии нужно адаптировать под персонал и обучать грамотно их использовать.
1.2 Основные положения по документированию деятельности предприятия
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 документооборот определяется, как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот является сложным технологическим процессом, который включает все операции приема, передачи, составления, согласования, оформления, удостоверения и отправки документов.
Документооборот в компании - это одна из ключевых сфер в аспекте применения цифровых технологий. Предприятия автоматизируют отчетность, а также приводят к единому виду все организационные процессы в предприятии [Полищук, 2017].
Документооборот может быть:
- кадровый,
- производственный,
- административно-хозяйственный,
- управленческий,
- бухгалтерский.
Рассмотрим, как организуется документационная деятельность на предприятиях, какие есть составные элементы и их влияние на деятельность компаний.
Существуют принципы документооборота, транслирующие его эффективность:
1. Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
2. Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
3. Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
4. Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.
Исследователи определяют процесс документооборота, как координацию и контроль потока электронных и бумажных документов безопасным способом, который будет эффективно использоваться уполномоченным персоналом по мере необходимости. Поток документов может включать в себя хранение, поиск, обработку, печать, маршрутизацию и распространение деловых документов.
«Управление документами, часто называемое системами управления документооборотом - это использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений информации на бумажной основе, полученной с помощью сканера документов» [1].
Управление документами - это то, как предприятие хранит, управляет и отслеживает электронные документы, которые принадлежат и обрабатываются на предприятии.
Согласно ISO 12651-2 документ представляет собой «записанную информацию или объект, который можно рассматривать как единое целое». Хотя это звучит немного сложно, это довольно просто то, что вы использовали для создания, распространения и использования в течение многих лет.
Документооборот происходит практически во всем рабочем пространстве. Некоторые рабочие процессы хорошо структурированы, а другие не структурированы, но они осуществляются каждый раз, когда данные перемещаются из одной задачи в другую.
Рассмотрим это более предметно:
Организация документооборота - это прежде всего внутренний организационный процесс, однако, результат его грамотного построения может отражаться на внешнюю среду. Так, документация рассказывает историю бизнеса; его происхождение, намерение и путь, который он использует для достижения своих амбиций. Другие документы подтверждают вашу текущую позицию и обеспечивают уверенность ваших инвесторов и клиентов.
Транснациональные корпорации, в частности, сталкиваются с повышенным вниманием на глобальном уровне, обнаруживая, что у них мало права на ошибку, когда речь идет об их операциях, подотчетности и соответствиях. И поэтому получение правильных документов для каждой юрисдикции, в которой работает компания, имеет решающее значение, равно как и последующее ведение этих записей.
Управление документами мы можем определить как программное обеспечение, которое контролирует и организует документы по всей организации. Оно включает в себя определенные документы и контент, рабочий процесс, хранилища документов, системы ввода и вывода и системы поиска информации. Также эти процессы используются для отслеживания, хранения и контроля документов.
Некоторые из ключевых функций в управлении документами включают:
- Регистрацию, извлечение и блокировку. Это необходимо для того, чтобы координировать одновременное редактирование документа несколькими сотрудниками одновременно, чтобы изменения одного человека не перезаписывали изменения другого.