Дипломная работа: Управление информационным сопровождением процессов адаптации новых сотрудников в логистической компании (на примере ООО Ренус Логистик)

Специалисты управления процессом адаптации рекомендуют вносить изменения в индивидуальную программу адаптации в соответствии с такими особенностями адаптируемого работника, как наличие стажа работы в организации, образование, возраст, социальный статус и квалификация.

Данная программа адаптации кадров включает в себя общую (введение в организацию) и специализированную (введение в отделение и должность) части [2].

Общая часть адаптационного процесса включает:

Общее представление о компании, а именно ее история, традиции, услуги товары, и клиентская база; организационная структура; информация о руководящем персонале.

Политика и обзор процедур, а именно кадровая политика компании, процесс найма, увольнения, ротации, предоставления отпусков, а также профессиональная подготовка и повышение квалификации сотрудников.

Оплата труда: форма заработной платы труда, тарифы оплаты в выходные и праздники, сверхурочные, сроки и виды выплаты, налоги, премирование и возмещение затрат.

Дополнительные льготы: виды страхования в компании возможность обучения на рабочем месте, наличие посещения оздоровительного центра, наличие возможных льготных цен услуги и продукцию компании, и возможность получения других услуг компании для своих сотрудников.

Техника безопасности и охрана труда в компании.

Правила обращения в профсоюз.

Бытовые и социальные вопросы организации рабочей деятельности: условия парковки, наличие корпоративного питания.

Правила и стандарты, действующие в компании, к примеру, стандарты внешнего вида, правила деловой переписки и телефонных переговоров с клиентами.

Оптимальный промежуток времени для проведения первичной адаптации сотрудника является период с начала процедуры найма, то есть первая неделя работы сотрудника, но не позже первого месяца пребывания на рабочем месте.

Самый эффективный метод предоставления информации в период адаптации новому работнику является следующими формами информирования:

тренинг, который будет посвящен вопросам общей адаптации сотрудников, и ознакомительная экскурсия по компании;

справочник или брошюра сотрудника нового сотрудника организации;

стандарты и правила поведения в компании;

инструктаж;

беседа с представителем службы управления по персоналу, непосредственным начальником и наставником нового сотрудника;

информационное обеспечение на корпоративном веб-сайте компании;

ознакомляющий тренинг для введения сотрудника в компанию.

Одним из самых известных методов адаптации персонала в организации является Welcome! Тренинг (или Вводный курс «Добро пожаловать в компанию!») - это возможность для организации произвести первое впечатление на нового работника. Поскольку помимо передачи информации об организации и существующих принципах, и правилах, целью данного тренинга является формирование и в дальнейшем повышения лояльности новых работников к организации [7].

Можно выделить несколько форм проведения Welcome! тренингов:

Аудиторный тренинг - является классическим вариантом проведения вводного курса. Преимуществами данного вида адаптации является взаимодействие и общение как с персоналом, который проводит обучение, так и с новыми работниками.

Электронный курс (e-learning). Использование данной формы обучения рекомендуется, когда:

в обучении участвуют работники удаленных офисов. При этом к данному курсу будут иметь доступ все работники компании, и курс необходимо периодически обновляться работниками службы управления персоналом;

в компанию одновременно прибывает большое количество новых работников. Это может быть обусловлено различными причинами: периодом ее активного роста компании, процессами слияний и поглощений, текучестью кадров.

Смешанный вариант обучения включает в себя и аудиторные модули, и элементы электронных курсов. Этот формат становится все более распространенным в настоящее время в крупных компаниях, так как позволяет работникам службы управления персоналом создавать все новые сбалансированные программы, при этом анализируя какая часть информационного обеспечения может быть принята новым работником самостоятельно, а в каких случаях необходимо живое общение.

Периодичность проведения Welcome! тренингов зависит частоты и количества пребывания нового персонала в компанию. Такие тренинги могут быть как еженедельными, так и ежемесячными.

Welcome! Тренинг должен включать ряд блоков, разбитых по содержанию информации.

В первом блоке должны содержаться сведения об организации. Он призван лишь познакомить участников курса с историей компании. Одной из ошибок разработки данного является использование в его подготовке презентаций, которые были разработаны департаментами маркетинга и продаж, нацеленные на внешнюю среду и клиентов компании. Важно помнить, сотрудники компании являются внутренней средой организации, и является другой частью целевую аудитории, в отличие от клиентов, поэтому данный фактор непосредственно влияет на расстановку акцентов в презентации.

Во втором блоке происходит информационное обеспечение о производимых продуктах и оказываемых услугах компании.

Даже если среди новых работников нет кандидатов на должность в департамент продаж, которым приходятся работать с клиентами компании, все равно рекомендуется не пропускать данный блок. Любому новому работнику, независимо от его будущей должности, будет интересно получить информацию о деятельности компании, как производится продукция и осуществление услуг, независимо от сферы ее деятельности. Данный блок может быть представлен в виде небольшого фильма, или презентации с красочными слайдами или мини-игры, которые позволят новым работникам сориентироваться в основной деятельности компании.

В третьем блоке происходит информирование принципов и правил корпоративной культуры компании, и как правило, объясняются существующие в данный момент нормы и структура корпоративной культуры организации.

Четвертый блок полностью содержит информацию о корпоративной политике в сфере управления кадрами, и разъясняет возможности, которые компания предоставляет своему персоналу в следующих областях рабочего процесса:

развитие в профессиональном плане - какие возможности обучения предоставляет организация для своих сотрудников, и часы работы учебного центра и библиотеки (при наличии);

карьерное развитие - основная информация об аттестации персонала, примеры пути карьерного роста уже состоявшегося персонала компании;

политика мотивирования - предоставление корпоративных показателей эффективности труда, и алгоритма расчета премий по должностям;

условия труда - правила выплаты оплаты труда, а также получение других возможных льгот в компании;

условия организации труда - время и место обеда, получение медицинской помощи и т.п.;

взаимоотношения с профсоюзным предприятием.

Специализированная часть программы тренинга включает в себя следующие аспекты:

функции подразделения - цели и приоритеты, структура и деятельность данного подразделения, взаимодействие с другими коллегами.

ответственность и должностные обязанности сотрудника - детальное описание текущей работы и результатов, которые ожидают от нового сотрудника; объяснение важности рабочего процесса, и взаимодействие с другими сотрудниками в подразделении и в компании в целом, возможные проблемы и способы их решения; работа в выходные и праздники и сверхурочные;

требуемая отчетность от нового сотрудника - форма отчетности и сроки её сдачи;

социальные аспекты рабочей деятельности - время работы и отдыха, туалеты, система пожарной безопасности, место для переодевания, куллеры, бытовые приборы или кухня;

правила и стандарты компании и отдела - правила, которые характерны только для занимаемой должности, информирование о несчастных случаях и об опасности, гигиенические правила на работе, охрана, разговоры и отвлечения внимания на рабочем месте; воровство; использование организационного телефона и сети интернет в личных целях вне работы.

Данное информационное обеспечение в рамках программы адаптации новых сотрудников необходимо предоставлять начиная с самой процедуры найма, оптимальное период - в первый месяц работы.

Самыми удобными формами передачи специализированной информации являются: положения об организации, обучение в рабочее время, инструктаж и должностная инструкция.

Адаптация кадров требует больших организационных усилий, поэтому необходимо создавать специальные службы или подразделения адаптации сотрудников в рамках системы управления персоналом. Основные задачи данной службы, которые будут решаться при участии функциональных подразделений компании, обеспечивающих всё управление персоналом, являются разработка и внедрение мероприятий:

по снижению отрицательных последствий от работы плохо адаптированного сотрудника;

по нормализации рабочего коллектива;

по росту трудовой отдачи сотрудников;

по увеличению удовлетворенности трудовым процессом;

по координации и организации деятельности всех подразделений компании, которые имеют отношение к адаптации сотрудников и осуществлению этих мероприятий, способствующих эффективному ее протеканию [30].

Основная задача управления процессом адаптации сотрудников состоит в возможном его ускорении и снижении негативных ситуаций, которые бывают неизбежны при освоении нового работника к условиям внешней и внутренней среды новой компании. Процедуры адаптационного процесса сотрудников призваны облегчить их вхождение в жизнь и трудовую деятельность компании. Создание системы управления процессом адаптации даст открывает новые возможности для организации и ее персонала.

Таким образом, в первой главе были рассмотрены значение и цели процесса адаптации персонала в организации, определены основные виды и особенности производственной адаптации. А в последнем параграфе была описана система управления адаптацией персонала.

Глава 2. Анализ управления системой адаптации персонала в логистической компании «Ренус Логистик»

2.1 Общая и управленческая характеристика логистического предприятия

Rhenus Logistic - это логистическая немецкая компания основана в 1912 году, на настоящий момент с годовым оборотом свыше 4,6 миллиардов евро, сотрудников и более чем 500 представительствами по всему миру. Основные направления - это контрактная логистика, транспортная логистика, портовая логистика и общественный транспорт. Клиенты в Европе: Kenzo, Indetex, Gucci, Saint Laurent, Asics и др.

Основные представительства Rhenus Logistic в России:

Москва.

Сергиев Посад.

Санкт- Петербург.

Екатеринбург.

Смоленск.

Ревайвал Экспресс является российским представительством компании Rhenus Logistic и подразделяется на ряд отдельно зарегистрированных компаний, но с одним главным офисом в Москве. В данной работе будет рассматриваться именно главный офис «Ренус Логистик».

Организационно-правовая форма российского представительства «Ренус Логистик» - общество с ограниченной ответственностью.

Таблица 3 - Основные направления услуг логистической компании «Ренус Логистик» [41]

железнодорожным и автомобильным транспортом.

Интермодальные порты и перевозки.

Перегрузка и хранение.

Сервисные услуги.

Междугородное автобусное сообщение.

Трамвайное сообщение.

Междугородное железнодорожное сообщение.

Консалтинговые услуги.

Разработка логистических решений от анализа запроса до управления проектом.

Консультации по специфике отрасли.

Оптимизация логистических процессов.

Управление проектами.

Консультирование по вопросам страхования.

Органом управления этим обществом является совет членов директоров, состоящий из 5 человек: директор, начальник отдела продаж, начальник двух отделов: международных и российских перевозок, главный бухгалтер, директор по персоналу. Штат главного офиса в Москве - 121 чел.