Материал: Учет и анализ денег на предприятии

Не включаются в остаток наличия кассы и не принимаются к зачету в качестве оправдательных документов не оформленные надлежащим образом кассовые расходные ордера и ведомости, а также расписки разных лиц. При обнаружении таких документов, аудитор отмечает это нарушение в акте проверки кассы с указанием того, кому, по чьему распоряжению, когда, на какие цели и в какой сумме выданы деньги. Все хранящиеся в кассе данного предприятия наличные деньги и другие ценности считаются принадлежащими ему, так как хранение в кассе денег или иных ценностей других субъектов запрещается.

По окончании пересчета, полученная сумма сопоставляется с данными об остатках, зафиксированных в бухгалтерском учете.

Осуществляя проверку денежных средств, аудитор одновременно проверяет, соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денег, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации. Выявленные при этом нарушения указываются в акте инвентаризации.

Этим же актом оформляются результаты проверки фактического наличия денег и их эквивалентов в кассе. И он подписывается всеми членами комиссии в трех экземплярах: один передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у кассира, Третий хранится у аудитора. В конце приводится расписка кассира о том, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.

В случае обнаружения недостачи аудитор просит кассира предоставить письменное объяснение причин ее возникновения. При обнаружении значительных недостач или злоупотреблений аудитор извещает об этом руководителя предприятия и предлагает немедленно отстранить кассира от должности до окончания проверки и передать дело следственным органам.

Прямое хищение денег без подлогов выявляется при проверке кассовой наличности путем инвентаризации. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами. Возможно также незамаскированное хищение средств, которое является наиболее простой формой преступления. Недостача денег может быть не только следствием растраты и хищения посторонними лицами со взломом кассы, но так же связана с временным незаконным заимствованием денег для других незаконных операций. Такие нарушения и злоупотребления являются следствием неправильного подбора кассиров, нерегулярных проверок кассы и слабого внутреннего контроля.

Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи, когда неоприходуются деньги, полученные с расчетного счета. Поэтому аудитор должен проверить полноту и своевременность данной операции по каждому чеку из банка. Некоторые проверяющие допускают ошибку, когда полноту оприходования наличных денег, полученных из банка, проверяют только по корешкам чеков. Это необходимо делать также по выпискам банка (по коду, соответствующему получению наличных денег). Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, следует получить в банке выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии проверяемого предприятия. Этот документ является строго учитываемым и требует тщательного контроля. Поэтому нельзя доверять получение выписок кассирам и другим лицам, отчет которых зависит от их содержания. В соответствии с порядком ведения кассовых операций, прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером и лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.

Неоприходование денег, полученных по приходным ордерам в порядке оплаты услуг, погашения задолженности, оплаты материалов, квартирной платы и т.п., вскрывается посредством анализа и проверки непогашенной задолженности сотрудников и других лиц. В результате присвоения уплаченных денег, на расчетных счетах могут оставаться суммы непогашенной задолженности за лицами, которые их за собой не признавали. Систематическая сверка расчетов с ними и их опрос могут дать ценные результаты. Действенным методом контроля расчетов является также проверка регистрации приходных, сверка зарегистрированных документов с оплаченными. С точки зрения условий, облегчающих присвоение денег, полученных по приходным ордерам, важно отметить отсутствие или неполноту регистрации кассовых ордеров до их оплаты плательщикам, несвоевременную сверку и взыскание задолженности. Правильная регистрация приходных и расходных ордеров в журнале регистрации, где им присваивается определенный номер, контроль за возвратом в бухгалтерию неоплаченных приходных ордеров повышают достоверность записи и исключают злоупотребления.

Не допустить присвоения денег, полученных от других предприятий, можно, в первую очередь, осуществлением безналичных расчетов во всех возможных случаях. Как свидетельствует практика, нарушение этого правила приводит к злоупотреблениям.

Случаи нарушения кассовой дисциплины должны подвергаться проверке. При этом следует сверять расчеты с предприятиями, внесшими или получившими значительные суммы наличных денег.

Проверка регистрации доверенности на получение денежных сумм от других предприятий и фактического использования доверенностей также является средством обнаружения злоупотребления.

Операции по списанию денег и расход проверяются по документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащий проверке. При этом используются следующие формы учетной документации по кассовым операциям: формы КО-1 "Приходный ордер", КО-2 "Расходный кассовый ордер", КО-3 и КО-3а "Журнал регистрации приходных и расходных документов", документы без ордерного оформления приема и выдачи денег, форма КО-4 "Кассовая книга", КО-5 "Книга принятых и выданных кассиром денег", учетные регистры (журнал-ордер 1, ведомость 1), Главная книга, балансы на соответствующие даты и др.

При этом необходимо обратить внимание на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом из них расписки получателей, погашаются ли приходные - штампом "Получено", расходные - "Оплачено" с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений. Практика проверок показывает, что на многих предприятиях кассовые документы составляются некачественно, часто отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из нее, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции - необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру предприятия в целях принятия оперативных мер.

На следующем этапе проверки следует узнать: ведется ли в данной организации журнал регистрации приходных и расходных ордеров в установленной форме, все ли кассовые документы зарегистрированы, нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров, все ли операции по поступлению и расходованию денежных средств записаны в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир должен подсчитать в кассовой книге итог операций за день и вывести остаток денег на следующий день. Записи он должен вести через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист книги отрывной, его кассир должен сдать в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям.

При аудите денежных средств большого внимания требует проверка банковских операций. В соответствии с действующим законодательством, предприятия обязаны хранить свои денежные средства в обслуживающих учреждениях банков. Расчеты с учреждениями банка возникают в связи с хранением денег на текущем (расчетном), корреспондентском, сберегательных счетах, получением краткосрочных и долгосрочных кредитов, их погашением и переоформлением, претензиями к банку по ошибочным записям на счетах. Расчеты через учреждения банков между предприятиями осуществляются по безналичным формам расчета.

При аудите операций на текущих, корреспондентских счетах необходимо обратить внимание на следующее:

учреждения банков, в которых открыты текущие счета;

соответствие суммы по выпискам банков суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;

наличие на первичных документах, приложенных к выпискам, штампа банка: следует провести встречную проверку в банке (либо сделать письменный запрос) в целях выявления правильности произведенной операции;

правильность и полноту зачисления денег, сданных в банк наличными;

обоснованность перечисления денег акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи (депонированная зарплата, алименты и т.п.), а также достоверность указанных в перечне почтовых адресов получателей переводов;

правильность отражения в учете операций, связанных с конвертацией тенге;

правильность бухгалтерских проводок по операциям в банке, отражение этих операций в бухгалтерском учете на соответствующих счетах. Особое внимание следует обратить на списание по бухгалтерскому учету (минуя счета расчетов) на затраты производства или издержки обращения.

Проверка законности, достоверности и хозяйственной целесообразности операций на счетах денег в банках       Договоры с юридическими и физическими лицами, исполнительные

При аудите операций на валютном счете необходимо установить:

учреждение банка, в котором открыт валютный счет;

соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;

обоснованность применения формы расчетов при внешнеэкономической деятельности;

правильность оплаты комиссионного вознаграждения за открытие валютного счета;

точность отражения в учете операций по покупке и продаже валюты;

правильность определения и отражения в учете курсовых разниц;

регулярность составления бухгалтерских проводок, соответствие записей в выписках банка записям в журнале-ордере 2 и Главной книге;

полноту и своевременность зачисления валютной выручки организаций-экспортеров, являющихся резидентами, на их валютные транзитные счета в уполномоченных банках;

наличие фактов существования у экспортеров расчетов в иностранных банках, открытых без разрешения Нацбанка РК;

правильность использования собственной валютной выручки экспортеров, сохранность наличной иностранной валюты и материальных ценностей, приобретенных за валюту;

выполнение требований при закупках предприятием товаров по импорту, когда покупная стоимость поступающих материалов, полуфабрикатов, оборудования и прочего исчисляется исходя из их стоимости, предусмотренной в контракте (договоре) на дату оприходования на предприятии, таможенных платежей, транспортных расходов и прочих расходов по закупке и транспортировке, а при совершении товарообменных операций (бартерных сделок) учет реализации и определение финансовых результатов производится на дату, указанную в грузовой таможенной декларации на 'импорт, и по стоимости, предусмотренной в контракте (договоре). При этом для целей налогообложения выручка не должна быть ниже уровня, рассчитанного из рыночных цен на продукцию (товары и иное имущество), применявшихся на момент сделки.

Особое внимание аудитор должен уделить проверке правильности организации учета денег на специальных счетах в банках: 1070 "Денежные средства на специальных счетах".

Аудитору необходимо проверить:

правильность и законность применения аккредитивной формы расчетов, если эта форма установлена договором и поставщик переводит покупателя на нее. Каждый аккредитив предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Он может открываться по почте или телефону. Срок действия аккредитива устанавливается сторонами в договоре. Выплата с аккредитива наличных денег запрещена действующим законодательством;

законность и правильность открытия текущих счетов структурным подразделениям, не выделенным на самостоятельный баланс по месту их нахождения;

наличие балансов и других необходимых документов от структурных подразделений, выделенных на самостоятельный баланс;

обоснованность включения затрат структурных подразделений, не выделенных на самостоятельный баланс, в состав расходов основного производства или издержек обращения (для предприятий торговли и общественного питания);

наличие депозитных сертификатов, приобретенных у банка (если такие операции имели место);

правильность составления бухгалтерских проводок, а также соответствие записей в выписках банка по операциям, учитываемым на счетах 1070 подраздела 1000 "Денежные средства", записям в журнале-ордере 3 и в Главной книге.

Если на специальном счете учитывается иностранная валюта, то операции по ней осуществляются в таком же порядке, что и по валютному счету.

1.4 Учет операций с денежными средствами

Оприходование денег в кассу оформляется записью по дебету 1010 "Денежные средства в кассе в тенге" и кредиту следующих счетов:

"Денежные средства на текущих банковских счетах в тенге" - на суммы, полученные в кассу с расчетного счета;

"Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков" - на сумму полученной выручки от покупателей и заказчиков;

"Краткосрочная дебиторская задолженность работников" - сдана в кассу задолженность работников по подотчетным суммам, заработной плате, недостачам, хищениям и др.;

"Доход от реализации продукции и оказания услуг", - при реализации за наличный расчет готовой продукции, товаров, материалов, работ и услуг (по предприятиям розничной торговли).

При выдаче денег из кассы кредитуется счет 1010 и дебетуются следующие счета:

"Краткосрочная задолженность по оплате труда" - на суммы оплаты труда и другие выплаты, выданные персоналу предприятия и должностным лицам;

"Краткосрочная дебиторская задолженность работников" - на суммы, выданные в подотчет работникам предприятия;

"Денежные средства на текущих банковских счетах в тенге" - суммы выручи и других сумм, сданных на расчетный счет предприятия.

Учет наличности в кассе в иностранной валюте.

Субъекты, совершающие операции с валютой, открывают счет 1020 "Денежные средства в кассе в валюте". Учет в валютной кассе ведется аналогично операциям в кассе субъекта, с той лишь разницей, что в приходных, расходных кассовых ордерах и кассовой книге указывается суммы средств в иностранных валютах и в теньговом эквиваленте (см. Таблицу 2).

Таблица 2.

Анализ счета 1010 "Денежные средства в кассе в тенге" за декабрь 2011 года (тенге)