Материал: Учет и анализ денег на предприятии

В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книги итоги и выводит остаток на конец дня. Подчистки и не оговоренные исправления в книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за ведением кассовой книги и кассовых операций возлагается на главного бухгалтера.

С согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируются машинограмма "Отчет кассира". Эти машинограммы проверяются и подписываются кассиром и передаются с кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Последние в течении года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителей и главного бухгалтера, и книга опечатывается.

В отчете кассира делают разметку корреспондирующих счетов, затем его данные переносят в машинограмму или учетные регистры по дебету и кредиту счета 1010 "Наличность в кассе в тенге".

Помимо наличных денег, в кассе могут хранится акции, облигации государственных займов, векселя, чековые книжки, другие ценные бумаги и бланки строгой отчетности. К бланкам строгой отчетности относятся : абонементы на получение питания в столовой, диетического питания, питания в столовых учебных заведений, лечебно-профилактического питания; талоны для отпуска персоналу бесплатного спецпитания (молока или других равноценных пищевых продуктов) и т.п. Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются на счете 1350 "Прочие материалы", как материальные ценности, по фактической себестоимости их приобретения. Материально ответственные лица ведут учет бланков в Приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по каждому наименованию и номинальной стоимости. Операции по приходу и расходу бланков оформляются Приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности. Ежемесячно материально ответственное лицо представляет в бухгалтерию отчет о движении бланков строгой отчетности. При подготовке знаков к реализации специально назначаемая руководителем субъекта комиссия с участием материально ответственного лица вскрывает пачки и производит полистный подсчет бланков (знаков). Результаты подсчета вносят в Акт о результатах проверки абонементов, талонов и других знаков, выявленных при полистном пересчете вскрытых пачек. При выявлении расхождений в Акте фиксируются данные упаковочной этикетки и фактического наличия знаков в пачке. На основании акта могут быть предъявлены претензии изготовителю знаков. На абонементах на питание и других знаках при подготовке их к продаже ставится штамп (печать) субъекта.

Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются за балансом на счете 006 "Бланки строгой отчетности" по их номинальной стоимости. Аналитический учет на этом счете ведется по каждому наименованию бланков с указанием серии, номеров, количества, номинальной или учетной стоимости, по материально ответственным и подотчетным лицам в карточках-справках по выданным и использованным бланкам строгой отчетности.

Фактическая себестоимость бланков списывается при выдаче их по кредиту счета 1350 "Прочие материалы" и дебету счета 7210 "Административные расходы" или других счетов по принадлежности. Номинальная стоимость проданных бланков списывается с забалансового счета 006 и отражается в карточках-справках на основании Актов на списание использованных бланков строгой отчетности, отчеты и других документов, подтверждающих продажу или уничтожение бланков.

При выдаче денег из кассы кредитуется счет 1010 и дебетуются следующие счета:

"Краткосрочная задолженность по оплате труда", - на суммы оплаты труда и другие выплаты выданные персоналу предприятия и должностным лицам;

"Краткосрочная дебиторская задолженность работников" - на суммы, выданные в подотчет работникам предприятия;

Учет наличности в кассе в иностранной валюте. Субъекты, совершающие операции с валютой, открывают счет 1020 "Наличность в кассе в валюте". Учет в валютной кассе ведется аналогично операциям в кассе субъекта, с той лишь разницей, что в приходных, расходных кассовых ордерах и кассовой книге указывается суммы средств в иностранных валютах и в тенговом эквиваленте.

Для валютной кассы открывается отдельная кассовая книга. При большом объеме валютных операций возможно ведение отдельной машинограммы или других учетных регистров.

При поступлении валюты дебетуют счет 1020 "Наличность в кассе в валюте" и кредитуют следующие счета:

"Денежные средства на текущих банковских счетах в валюте" - при поступлении валюты с валютного счета;

"Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков" - на суммы валютной выручки, полученной в кассу;

"Доход от курсовой разницы" - на суммы курсовых разниц при падении курса тенге по отношению к соответствующим иностранным валютам.

При выдаче валюты из валютной кассы кредитуют счет 1020 "Наличность в кассе в валюте" и дебетуют следующие счета:

"Краткосрочная дебиторская задолженность работников" - на суммы иностранной валюты, выданные под отчет;

"Денежные средства на текущих банковских счетах в валюте" - суммы валюты, сданные на валютный счет;

Учет наличности в операционной кассе субъекта. Учет наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор, пристаней, речных переправ, судов, багажных касс портов, вокзалов, кассах отделений связи и т.п. ведется на счетах 1010 ""Наличность в кассе в тенге" и 1020 "Наличность в кассе в валюте", субсчет "Наличность в операционной кассе". Операции в операционной кассе учитываются аналогично операциям на счетах 1010 или 1020. При поступлении денег в операционную кассу дебетуют счета 1010 или 1020, субсчет "Наличность в операционной кассе" и кредитуют следующие счета:

"Доход о реализации готовой продукции и оказанных услуг" и др. - на сумму выручки, полученной в кассу:

"Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков" - на суммы полученные в кассу от покупателей и заказчиков.

Сдача выручки в кассу предприятия отражается по дебету счета 1010 или 1020 и кредиту счета 1010 или 1020, субсчет "Наличность в операционной кассе".

По операционной кассе ведется отдельная кассовая книга, может быть открыта отдельная машинограмма или другой учетный регистр.

Правильность постановки учета и контроля расходования денежных средств зависит от выполнения требований стандартов бухгалтерского учета, законодательства о платежах и переводах денег, валютном регулировании и т.д. и других нормативных документов. Порядок учета и оформления кассовых операций должен быть предусмотрен в учетной политике предприятия.

Движение денег, связанных с их получением и выдачей, требует правильного оформления документов, по которым осуществлялись такие операции. Все кассовые приходные и расходные ордера и другие денежные документы должны заполняться четко, без исправлений. Приложения, по которым осуществлялись кассовые операции, должны погашаться штампами "получено" или "оплачено" С указанием даты и подписью. Связано это с предупреждением использования документов повторно, с целью списания денег вторично по одному и тому же документу, с выпиской нового расходного ордера. Зачастую бухгалтерами или кассирами погашаются кассовые ордера, тогда как следует погашать именно приложения (платежные ведомости, расчеты, заявления и т.п.).

Ведение кассовых операций предусматривает наличие и заполнение журнала регистрации приходных и расходных ордеров и кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью предприятия и подписями ответственных лиц. В последнее время, в связи с компьютеризацией учета, отдельные требования по оформлению кассовых операций не выполняются, хотя ведение кассовой книги и отчета кассира допускается и в виде машинограмм.

Кассовая книга представляет собой журнал, записи в котором осуществляются через копировальную бумагу, с отрывной частью, которая и является отчетом кассира. При этом в кассовой книге записи осуществляются ручкой, соответственно Отчет кассира, исполненный под копирку, должен по записям совпадать с кассовой книгой.

В кассовой книге фиксируются все приходные и расходные ордера с указанием их номеров, сумм, фамилий или кратких наименований кассовых операций. При этом остаток денег на конец дня должен соответствовать остатку на начало следующего.

Наибольший объем операций с наличностью осуществляется через расчетный счет обслуживающего предприятие банка. Это и сдача выручки на расчетный счет, и получение денег на выплату заработной платы, командировочных и т.д. Полнота сдачи денег в банк сверяется показателями расходного ордера, отчета кассира, выписки банка, квитанции банка, все они должны быть тождественны друг другу.

Получение денег с расчетного счета сверяется по приходному ордеру, выписке банка, корешку чековой книжки, кассовой книге и корешку приходного ордера, прилагаемого к выписке банка. Показатели этих документов должны совпадать по сумме.

Нумерация кассовых ордеров осуществляется по порядку с начала года. Кассовые документы оформляются только при наличии первичных документов и подписаны руководителем и главным бухгалтером.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам должны производиться только в день их составления.

При получении кассовых ордеров кассир обязан проверить наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, и наличие разрешительной подписи руководителя, правильность оформления документов и полноту приложенных документов.

Если не соблюдено хотя бы одно из этих требований, кассир обязан возвратить документы в бухгалтерию для надлежащего их оформления.

Кассиру необходимо запретить передоверять выполнение своих функций другим лицам.

Руководитель организации должен установить сроки проведения внезапной проверки кассы и состав комиссии, при этом проверка проводится не реже одного раза в квартал. Понятно, что о дате проведения проверки должны знать только руководители и члены комиссии, в противном случае говорить о внезапности проверки не приходится.

Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).

Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту, не принимаются.

В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки находящихся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации, и определяется результат. При обнаружении инвентаризацией недостачи или излишков в акте указывается сумма.

Таблица 1.

Корреспонденция по счету 1010 "Денежные средства в кассе в тенге" Рабочего плана счетов

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:

) при сдаче денежной наличности - с данными квитанции учреждения банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассаторам банка и т.п.;

) по суммам, переведенным собственником или другими организациями согласно полученным от них извещениям (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования учреждения банка или почтового отделения, принявшего перечисление.

Для осуществления расчетов в иностранной валюте предприятия приобретают ее на валютном рынке. Такие операции оформляются договором, предметом которого является иностранная валюта. Предприятия и организации вправе покупать и продавать иностранную валюту через банки, имеющие соответствующую лицензию Национального Банка РК. Приобретение иностранной валюты допускается для ведения текущих валютных операций по приобретению и продаже товаров, работ, услуг, а также для осуществления платежей за границу. Так и платежи могут быть связаны с выплатой вознаграждения и погашения кредита, полученного в иностранной валюте. Отражение движения валютных средств на счетах учета денег производится на основании выписки банка.

Например, предприятие приобретает валюту в сумме 1000 долларов США через уполномоченный банк. Рыночный курс обмена валюты составил на день приобретения 155 тенге за доллар США. Реальная сделка совершается по курсу 156 тeнгe за доллар США.

По Рабочему плану МСФО:

Дт 3310; Кт 1010 - 155000 тенге; списано с кассы в оплату иностранной валюты;

Дт 3310; Кт 1010 - 1000 тенге, разница между рыночным курсом и курсом сделки;

Дт 7210; Кт 3310 - 1085 тенге, комиссионное вознаграждение ($7);

Дт 1020; Кт 3310 - 153915 тенге, зачислено на валютную кассу ($993);

Дт 7410; Кт 3310 - 1000 тенге, списана "суммовая разница".

Если приобретение валюты происходит в течение нескольких дней, то используется счет 1030 "Деньги в пути".

Предприятие может продать иностранную валюту через уполнoмoчeнный банк по согласованному с банком курсу. Например, предприятие продает свою иностранную валюту в сумме 1000 долларов США. Рыночный курс составлял 155 тенге за доллар США. Курс реальной сделки составляет 156 тенге за доллар США.

По Рабочему плану МСФО:

Дт 1030; Кт 1050 - 155000 тенге;

Дт 1040; Кт 6160 - 156000 тенге;

Дт 7410; Кт 1030 - 155000 тенге.

Денежные обязательства на территории Республики Казахстан должны быть выражены в тенге (ст. 127 ист. 282 ГК РК). Использование иностранной валюты, а также платежных документов в иностранной валюте при осуществлении расчетов по обязательствам на территории РК допускается в случаях и на условиях, определенных законодательными актами РК или в установленном ими порядке (ст. 282 РК ГК).

1.3 Аудит учета денежных средств

Весьма актуальным направлением операционного аудита в условиях транзитной экономики является локальный аудит цикла оплаты и движения денег и их эквивалентов, которые относятся к числу самых подвижных и абсолютно ликвидных элементов текущих активов хозяйствующих субъектов. Денежные операции носят динамичный, массовый и широкомасштабный характер, на уровне содружества государств, отдельных стран, регионов и др. экономических систем. Но именно на микроуровне и в локальных хозяйственных структурах, т.е. в основных звеньях экономики современного общества, скрыты большие резервы эффективности формирования и использования, а также злоупотребления и различные нарушения в процессе организации их оборота.