Инвентаризация подотчетных сумм
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Оформление результатов инвентаризации
По окончании инвентаризации составляется акт, производится сравнение фактических остатков денежных средств, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом такого сравнения является составление сличительных ведомостей. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. [4]
Денежные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации. Недостача денежных средств, относится на виновных лиц.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
Таким образом, инвентаризация - гарантия достоверности бухгалтерской отчетности.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете:
Д94 К50-1 - отражена недостача денежных средств в кассе
Д73-2 К94 - недостача отнесена на виновное лицо
Д50-1 К73-2 - внесение виновным лицом наличных денежных средств в погашение недостачи.
Д50-1 К91-1 - Оприходован
излишек денежных средств, обнаруженный при инвентаризации.
1.2.5 Учет операций по специальным счетам
На счете 55 "Специальные счета в банках" учитывают наличие и движение денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и специальных счетах, а также движение средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению. К счету 55 могут быть открыты следующие субсчета:
55-1 "Аккредитивы";
55-2 "Чековые книжки";
55-3 "Депозитные счета" и др.
Аккредитивная форма расчетов применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчетов в соответствии с положениями о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления. Особенность аккредитивной формы расчетов в том, что оплату платежных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.
Аккредитив - это условное денежное обязательство, принимаемое банком-эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи. Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в основном договоре, в котором отражаются основные условия (наименование банков, получатель средств, сумма аккредитива, его вид, сроки действия, способ извещения получателя средств об открытии аккредитива, полный перечень и точная характеристика документов, представляемых получателем средств, и др.).
Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств. Условиями аккредитива может быть предусмотрен акцепт уполномоченного плательщиком лица.
Выплаты по аккредитиву производят в течение срока его действия в банке поставщика в полной сумме аккредитива или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или приемно-сдаточных документов, удостоверяющих отгрузку товара. Реестры счетов должны сдаваться поставщиком в обслуживающее его учреждение банка, как правило, на следующий день после отгрузки (отпуска) товара.
Аккредитив учитывают на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы». Аккредитив может быть выставлен за счет собственных средств и за счет банковского кредита. В первом случае выставление аккредитива оформляют следующей бухгалтерской записью: Дебет счета 55 «Специальные счета в банках» субсчет 1 «Аккредитивы», кредит счета 52 «Расчетные счета».
Когда аккредитив выставляют за счет банковского кредита, составляют следующую запись [21]: Дебет счета 55 «Специальные счета в банках» субсчет 1 «Аккредитивы», кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».
Оплату счетов поставщиков с аккредитивного счета оформляют следующей записью: Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», кредит счета 55 «Специальные счета в банках» субсчет 1 «Аккредитивы».
Остаток неиспользованного аккредитива возвращают организации-покупателю и зачисляют на расчетный счет, если аккредитив выставлен за счет собственных средств, или перечисляют в погашение задолженности по ссуде, если аккредитив выставлен за счет банковского кредита.
Расчеты чеками. Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Данная форма расчетов в последние годы все шире используется при одногородних расчетах (особенно для расчетов с транспортными организациями). Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются Гражданским кодексом РФ [2], а в части, им не урегулированной, другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.
Депонирование средств при выдаче чековых книжек у плательщика учитывается на счете 55 "Специальные счета в банках", субсчет 2 "Чековые книжки", с кредита счетов 51 "Расчетные счета", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и других подобных счетов. По мере оплаты задолженности чеками их списывают с кредита счета 55 в дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и других счетов. Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным банком (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55-2.
Суммы оставшихся неиспользованных чеков и возвращенных в банк списывают с кредита счета 55, субсчет 2, в дебет счетов 51, 52, 66 или других счетов. Аналитический учет по субсчету 55-2 ведут по каждой полученной чековой книжке.
На субсчете 55-3 "Депозитные счета" учитывают движение средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады. Перечисление денежных средств во вклады отражают по дебету счета 55 и кредиту счета 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета". При возвращении кредитной организацией сумм вкладов производят обратные бухгалтерские записи. Аналитический учет по субсчету 55-3 "Депозитные счета" ведут по каждому вкладу [13, 5].
Аналитический учет по данному
счету должен обеспечить получение данных о наличии и движении денежных средств
в аккредитивах, чековых книжках и т.п. на территории страны и за рубежом.
1.3 Учет денежных средств в иностранной валюте
1.3.1 Порядок осуществления операций, связанных с движением денежных средств в иностранной валюте
Движение денежных средств в иностранной валюте наблюдается при осуществлении организацией валютных операций, принципы и основные требования к которым, а также понятия иностранной валюты и валютных операций определены Федеральным законом РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» №173-ФЗ от 21 ноября 2003 года [19].
При расчетах с зарубежными партнерами, при расчетах со своими работниками, направляемыми в загранкомандировки, а также при проведении других валютных операций организация может использовать как наличную, так и безналичную иностранную валюту.
Валютные операции - это:
а) операции, связанные с переходом права собственности и иных прав на валютные ценности, в том числе операции, связанные с использованием в качестве средства платежа иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте;
б) ввоз и пересылка в Российскую Федерацию, а также вывоз и пересылка из Российской Федерации валютных ценностей;
в) осуществление международных денежных переводов;
г) расчеты между резидентами и нерезидентами в валюте РФ.
Операции с иностранной валютой и ценными бумагами в иностранной валюте подразделяются на текущие и операции, связанные с движением капитала. В соответствии со ст. 5 Закона «О валютном регулировании и валютном контроле» резиденты могут иметь счета в иностранной валюте в уполномоченных банках. Для этого юридическому лицу на основании договора банковского счета, заключенного с уполномоченным банком, параллельно открываются:
1 транзитный валютный счет - для зачисления в полном объеме поступлений в иностранной валюте и для проведения других операций, предусмотренных указанной Инструкцией;
2 текущий валютный счет - для учета средств, остающихся в распоряжении юридического лица после обязательной продажи экспортной выручки и совершения иных операций по счету в соответствии с валютным законодательством.
В целях совершения резидентом операций покупки иностранной валюты за рубли на валютном рынке уполномоченным банком наряду с открываемыми текущим валютным счетом и транзитным валютным счетом резиденту открывается специальный транзитный валютный счет.
бухгалтерский учет денежный расходование
1.3.2 Бухгалтерский учёт курсовых разниц
Главной особенностью учета активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, является необходимость пересчета их стоимости в валюту Российской Федерации - рубли. Порядок и принципы такого пересчета установлены ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» [11].
Необходимость пересчета вызвана требованиями бухгалтерского законодательства, а именно п. 3 ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете» [16], которым установлено, что «бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях».
Этим же Законом, а также разработанным на его основе Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации установлено, что записи в бухгалтерском учете по валютным счетам, а также по операциям в иностранной валюте ведутся в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, действующему на дату совершения операции. При этом указанные записи одновременно производятся в валюте расчетов и платежей, т. е. иностранной валюте.
Кроме того, п. 75 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации предусматривает, что «остатки валютных средств на валютных счетах организации, другие денежные средства (включая денежные документы), краткосрочные ценные бумаги, дебиторская и кредиторская задолженность в иностранных валютах отражаются в бухгалтерской отчетности в рублях в суммах, пересчитанных путем пересчета иностранных валют по курсу ЦБ РФ, действующему на отчетную дату».
Несовпадение курсов иностранных валют, установленных ЦБ РФ на дату совершения операции и отчетную дату, вызванное колебанием курсов иностранных валют, приводит к образованию курсовых разниц. «Курсовая разница» - разница между рублевой оценкой соответствующего актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу ЦБ РФ на дату исполнения обязательства по оплате или отчетную дату составления бухгалтерской отчетности за отчетный период, и рублевой оценкой этих актива и обязательства, исчисленной по курсу ЦБ РФ на дату принятия их к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату составления бухгалтерской отчетности за предыдущий отчетный период» (ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте)».
Для отражения операций, совершенных в иностранной валюте, необходимо правильно определить дату совершения операций. Основным нормативным документом, регулирующим порядок определения даты совершения операций в иностранной валюте для целей бухгалтерского учета, является ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», в соответствии с которым под датой совершения операции в иностранной валюте следует понимать день возникновения у организации права в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции. Так, датой совершения банковских операций по валютным счетам является дата зачисления денежных средств на валютный счет или их списание с валютного счета организации в кредитной организации. Датой совершения кассовой операции с иностранной валютой является дата оприходования денежных знаков в кассу организации или выдачи денежных знаков из кассы. Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление определенных расходов, является дата утверждения авансового отчета.
В соответствии с ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» под датой составления бухгалтерской отчетности следует понимать последний календарный день в отчетном периоде [12].
Порядок учета курсовой разницы
в бухгалтерском учете определяется нормами ПБУ 3/2006 «Учет активов и
обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». В соответствии
с п. 13 указанного документа курсовая разница подлежит зачислению на финансовые
результаты организации как прочие доходы или прочие расходы (кроме курсовой
разницы, связанной с расчетами с учредителями по вкладам в уставный
(складочный) капитал организации, а также разницы в результате пересчета
активов и обязательств, используемых для ведения деятельности за пределами РФ).
1.3.3 Бухгалтерский учёт операций по валютным счетам
Согласно Плану счетов для учета безналичных денежных средств в иностранной валюте предназначен счет 52 «Валютные счета». По дебету этого счета отражаются поступления, а по кредиту - списание денежных средств с валютных счетов в банке. Планом счетов предусмотрено открытие к счету 52 «Валютные счета» следующих субсчетов:
· «Валютные счета внутри страны»;
· «Валютные счета за рубежом».
Аналитический учет по счету 52 «Валютные счета» ведется по каждому счету, открытому для хранения денежных средств в иностранной валюте. При учете денежных средств в иностранной валюте к счету 52 «Валютные счета» рекомендуется открывать следующие аналитические позиции:
· «Транзитный валютный счет»;
· «Текущий валютный счет»;
· «Специальный транзитный валютный счет».
Продажа иностранной валюты отражается в учете как продажа прочих активов, т. е. с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Так как операции по депонированию части валютной выручки, подлежащей обязательной продаже, и собственно ее продажа не совпадают во времени, рекомендуется использовать счет 57 «Переводы в пути».
При покупке иностранной валюты организация несет расходы на уплату банку комиссионного вознаграждения за услуги по покупке валюты, а также убытки от превышения курса коммерческого банка над курсом ЦБ РФ, действующим на дату зачисления купленной валюты на валютный счет организации («разница в курсах»). Порядок их отражения в учете на законодательном уровне окончательно не установлен. Обоснованной представляется позиция, что такой порядок должен определяться целью приобретения валюты. Так, если валюта покупается для оплаты импортных контрактов на поставку материально-производственных запасов (товаров, материалов), то расходы, понесенные при покупке валюты, следует относить к затратам по приобретению указанных ценностей. Затраты на приобретение материально-производственных запасов должны включаться в фактическую себестоимость этих запасов, т. е. отражаться по дебету счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары». Комиссионное вознаграждение банку за операции по покупке иностранной валюты для оплаты договоров по поставке материально-производственных запасов может быть учтено в затратах, связанных с их приобретением. Это правомерно и в отношении приобретаемых объектов основных средств, поскольку, как известно, в первоначальную стоимость объекта основных средств включаются затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта основных средств, к которым можно отнести комиссионное вознаграждение и «разницу в курсах». Если же валюта была приобретена на другие цели, то в этом случае комиссионное вознаграждение банка и «разница в курсах» могут учитываться в составе соответственно операционных и внереализационных расходов организации и отражаться по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 2 «Прочие расходы»).