Суммы наличных денежных средств, поступающие в кассу организации (операционную кассу) в отчетном периоде, но относящиеся к доходам будущих отчетных периодов (например, за грузовые перевозки, перевозки пассажиров по месячным и квартальным билетам, абонементная плата за пользование средствами связи), подлежат отражению в составе доходов будущих периодов (счет 98 «Доходы будущих периодов» (субсчет 1 «Доходы, полученные в счет будущих периодов»)).
Круг хозяйственных операций, осуществляемых в операционных кассах, определяется Положением о структурных подразделениях организации.
Схема отражения на счетах
бухгалтерского учета операций, связанных с движением наличных денежных средств,
приведена в табл. 2.
Таблица 2 Отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением наличных денежных средств
|
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Документы, являющиеся основанием для отражения операции в бухгалтерском учете |
Корреспонденция счетов |
||||||
|
|
|
|
Д-т |
К-т |
|||||
|
Поступление наличных денежных средств |
|||||||||
|
1 |
Поступили наличные денежные средства с расчетного счета в кассу организации |
Приходный кассовый ордер (КО-1) Выписка из расчетного счета |
50 |
51 |
|||||
|
2 |
Поступили в кассу организации наличные денежные средства в счет погашения ранее выданного займа |
Приходный кассовый ордер (КО-1) |
50 |
58.3 |
|||||
|
3 |
Поступили в кассу организации наличные денежные средства от покупателей и заказчиков (за продукцию, работы, услуги, основные средства и другое имущество) |
Приходный кассовый ордер (КО-1) |
50 |
62 |
|||||
|
4 |
Получен наличными денежными средствами краткосрочный (долгосрочный) заем |
Приходный кассовый ордер (КО-1) |
50 |
66 (67) |
|||||
|
5 |
Поступили в кассу организации наличные денежные средства в счет погашения задолженности подотчетных лиц перед организацией |
Приходный кассовый ордер (КО-1) |
50 |
71 |
|||||
|
6 |
Поступили в кассу организации наличные денежные средства от работников организации: в счет погашения ранее предоставленного займа в возмещение материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостачи хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба |
Приходный кассовый ордер (КО-1) |
50 50 |
73.1 73.2 |
|||||
|
7 |
Поступили в кассу организации наличные денежные средства от учредителей (участников) организации в счет их вклада в уставный капитал |
Приходный кассовый ордер (КО-1) |
50 |
75.1 |
|||||
|
8 |
Поступили в кассу организации наличные денежные средства в счет погашения ранее предъявленной претензии |
Приходный кассовый ордер (КО-1) |
50 |
76.2 |
|||||
|
9 |
Поступили в кассу организации наличные денежные средства от разных дебиторов (кредиторов) |
Приходный кассовый ордер (КО-1) |
50 |
76 |
|||||
|
10 |
При поступлении денежных средств в кассу организации признана выручка от продажи продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет и сумма НДС, налога с продаж, полученная от покупателей (заказчиков) |
Приходный кассовый ордер (КО-1) или Приходный кассовый ордер (КО-1) и справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) |
50 |
90.1 |
|||||
|
11 |
При поступлении денежных средств в кассу организации признаны прочие (операционные и внереализационные) доходы |
Приходный кассовый ордер (КО-1) |
501 |
91.1 |
|||||
|
12 |
Поступили в кассу организации наличные денежные средства в счет доходов будущих периодов |
Приходный кассовый ордер (КО-1) Или Приходный кассовый ордер (КО-1) и справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) |
50 |
98.1 |
|||||
|
13 |
Выдан заем наличными денежными средствами из кассы организации представителю организации-заемщика |
Для юридических лиц: Расходный кассовый ордер (КО-2) Доверенность (М-2, М-2а) Для физических лиц: Расходный кассовый ордер (КО-2) |
58.3 |
50 |
|||||
|
14 |
Погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками путем выдачи наличных денежных средств из кассы организации представителю контрагента |
Расходный кассовый ордер (КО-2) Доверенность (М-2, М-2а) |
60 |
50 |
|||||
|
15 |
Погашен краткосрочный (долгосрочный) заем и проценты по нему путем выдачи наличных денежных средств из кассы организации представителю организации-заимодавца |
Расходный кассовый ордер (КО-2) Доверенность (М-2, М-2а) |
66 (67) |
50 |
|||||
|
16 |
Изъяты денежные средства из кассы организации в счет погашения задолженности по платежам в бюджет и внебюджетные фонды |
Акт изъятия Расходный кассовый ордер (КО-2) |
68,69 |
50 |
|||||
|
17 |
Выплачены наличными денежными средствами из кассы организации суммы оплаты труда, причитающиеся работникам организации (по всем видам оплаты труда, премиям и другим выплатам) |
Платежная ведомость (Т-53) Или Расчетно-платежная ведомость (Т-49) Расходный кассовый ордер (КО-2) или Расходный кассовый ордер (КО-2) |
70 |
50 |
|||||
|
18 |
Выданы подотчетным лицам наличные денежные средства из кассы организации |
Расходный кассовый ордер (КО-2) |
71 |
50 |
|||||
|
19 |
Выданы займы работникам организации наличными денежными средствами |
Расходный кассовый ордер (КО-2) |
73.1 |
50 |
|||||
|
20 |
Выплачены наличными денежными средствами из кассы организации суммы начисленных доходов учредителям (участникам) организации |
Расходный кассовый ордер (КО-2) |
75.2 |
50 |
|||||
|
21 |
Выплачены суммы депонированной заработной платы |
Расходный кассовый ордер (КО-2) |
76.4 |
50 |
|||||
|
22 |
Погашена задолженность перед разными кредиторами путем выдачи наличных денежных средств из кассы организации представителю контрагента |
Расходный кассовый ордер (КО-2) Доверенность (М-2, М-2а) |
76 |
50 |
|||||
Кассовые операции оформляются
типовыми формами учетной документации для предприятий и организаций,
утвержденными постановлением Госкомстата РФ [12].
Таблица 3 Типовые формы документов по учету кассовых операций
|
№ п/п |
Наименование документа |
Форма документа |
Назначение документа |
|
|
1 |
Приходный кассовый ордер |
Форма № КО-1 |
Для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается на руки сдавшему деньги, а сам ордер остается в кассе. Одним из необходимых условий для налогового вычета сумм НДС, уплаченных при приобретении материалов (работ, услуг), является выделение в квитанции к приходному кассовому ордеру суммы НДС отдельной строкой |
|
|
2 |
Расходный кассовый ордер |
Форма № КО-2 |
Для оформления выдачи наличных денег из кассы организации |
|
|
3 |
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов |
Форма № КО-3 |
Для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных (расчетно-платежных) ведомостей) до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда, регистрируются после их выдачи |
|
|
4 |
Кассовая книга |
Форма № КО-4 |
Для учета поступлений и выдачи наличных денег в кассе организации. В организации может вестись только одна кассовая книга. Отрывной лист кассовой книги вместе с приходными и расходными кассовыми документами представляет собой отчет кассира за день |
|
|
5 |
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств |
Форма № КО-5 |
Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям |
|
|
6 |
Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ |
Форма № КМ-1 |
Применяется при вводе в эксплуатацию новой ККМ и при инвентаризации для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули. |
|
.2.3 Порядок проведения операций, связанных с безналичными денежными средствами
Осуществление безналичных расчетов в формах, установленных Гражданским кодексом РФ, а также форматы и порядок заполнения используемых расчетных документов определены Положением о безналичных расчетах в РФ Центрального Банка РФ N 2-П от 3 октября 2002 года (ред. от 11.06.2004 N 1442-У) [22].
В соответствии со ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами производятся в безналичном порядке через банки, в которых открыты соответствующие счета. При открытии расчетного счета организация представляет в банк заявление об открытии счета, нотариально заверенные копии документов о создании организации (учредительного договора и устава), справки о регистрации, о постановке на налоговый учет в налоговом органе как плательщика соответствующих налогов, карточки с образцами подписей руководителя организации и его заместителя и главного бухгалтера, заверенные нотариусом. Один экземпляр карточек с образцами подписей и печати хранится у контролера банка для постоянного контроля подлинности представляемых денежных документов [2].
Каждому открытому счету присваивается номер, о чем делается отметка в уставе организации, заверенная гербовой печатью банка. Этот номер в дальнейшем указывается во всех документах, связанных с движением денежных средств на расчетном счете.
Открытие расчетных счетов организации в банках осуществляется на основании договора банковского счета, правовые основы которого регламентируются главой 45 ГК РФ. Так, в соответствии со ст. 845 ГК РФ «по договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету» [2].
Организации, имеющие в своем составе территориально удаленные структурные подразделения, могут открывать в учреждениях банков по месту их расположения расчетные субсчета. Круг хозяйственных операций, осуществляемых по расчетному субсчету, определяется Положением о структурных подразделениях организации.
Банк обязан зачислять поступившие на счет клиента денежные средства не позже дня, следующего за днем поступления в банк соответствующего расчетного документа, а также выдавать и перечислять со счета денежные средства не позже дня, следующего за днем поступления в банк соответствующего расчетного документа, если иные сроки не предусмотрены законом, изданными в соответствии с ним банковскими правилами или договором банковского счета.
Гражданский кодекс РФ (ст. 855) устанавливает и правила определения очередности списания средств с расчетного счета организации. Если остаток денежных средств на счете организации позволяет полностью рассчитаться по всем расчетным документам, срок оплаты которых наступил, то расчетные документы должны оплачиваться в порядке календарной очередности платежей, т. е. в порядке поступления документов в банк. Если же средств на счете организации недостаточно для удовлетворения всех предъявленных к ней требований, списание денежных средств с расчетного счета осуществляется в очередности, установленной законодательством Российской Федерации.
Операции по зачислению средств на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев счета или с их согласия. Без распоряжения клиента списание денежных средств, находящихся на счете, допускается по решению суда, а также в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом. Так, глава 8 Налогового кодекса РФ устанавливает возможность взыскания налога, сбора, а также пени путем бесспорного списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика на основании инкассового поручения налогового органа в случае неуплаты или неполной уплаты налогонеплательщиком налога или сбора в установленный срок [4]. Наиболее распространенными формами безналичных расчетов, поименованными в ст. 862 ГК РФ, являются:
1 расчеты платежными поручениями;
2 расчеты по аккредитиву;
3 расчеты по инкассо;
4 расчеты чеками.
Организации вправе применять и другие формы безналичных расчетов, если они предусмотрены законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами либо применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота [2]. Документальное оформление операций, связанных с безналичным оборотом денежных средств. Банки осуществляют операции по счетам на основании расчетных документов. Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе (или в установленных случаях электронного платежного документа) распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств или распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).
Расчетные документы должны содержать обязательные реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов), установленные Положением о безналичных расчетах.
При осуществлении безналичных
расчетов используются следующие расчетные документы [3]:
|
Платежное поручение (форма № 0401060) |
Расчетный документ, оформляющий распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке и являющийся основанием для списания денежных средств с расчетного счета организации |
|
Аккредитив (форма № 0401063) |
Расчетный документ, оформляющий поручение плательщика обслуживающему его банку (банку-эмитенту) произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (исполняющему банку) произвести такие платежи |
|
Платежное требование (форма № 0401061) |
Расчетный документ, оформляющий поручение получателя средств обслуживающему его банку осуществить действия по получению от плательщика платежа в акцептном или без акцептном порядке |
|
Инкассовое поручение (форма № 0401071) |
Расчетный документ, оформляющий поручение получателя средств обслуживающему его банку осуществить действия по получению от плательщика платежа в бесспорном порядке |
1.2.4 Инвентаризация денежных средств
Инвентаризация кассы
Инвентаризация наличных денежных средств в кассе производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49) [8].
Для обеспечения надлежащего контроля за сохранностью денежных средств в кассе целесообразно проводить инвентаризацию кассы ежемесячно перед составлением текущей бухгалтерской отчетности. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы. Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие -списаны в расход.
Одновременно проверяется наличие находящихся в кассе других ценностей: бланков строгой отчетности, ценных бумаг, путевок для лечения и отдыха, железнодорожных и авиабилетов, знаков почтовой оплаты, талонов на бензин и других денежных документов (по их видам).
В ходе инвентаризации проверяется соответствие остатков денежных средств и других ценностей на конец отчетного месяца на счетах бухгалтерского учета, указанных в соответствующих учетных регистрах, их фактическому наличию в кассе организации.
Инвентаризационная комиссия полистно пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся в кассе. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.
В случае выявления излишков или недостач берется письменное объяснение кассира. Недостача денежных средств в кассе удерживается с кассира.
Так как счета денежных средств наиболее часто подвергаются и внутренним проверкам, и аудированию, полезно чаще применять инвентаризацию счетов денежных средств, в том числе и счетов безналичного расчета.
Инвентаризация счетов денежных средств безналичного расчета
Инвентаризация денежных средств в пути (Счет 57) производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах (счетах 51,52 и 55), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.
При подготовке годовой отчетности и при чрезвычайной инвентаризации может проводиться и проверка законности платежей со счетов и поступлений на них [5].