Материал: Совершенствование организации труда государственных служащих (на примере Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации)

-       интернет-сеть включает выделенную сеть для доступа в интернет, программно-технический комплекс интернет-представительства СФ и специализированную информационную интернет-систему «Парламентский портал»;

-       основной и резервный серверные залы, где круглосуточно функционируют 36 серверов;

-       более 1500 сетевых компьютеров пользователей;

-       информационно-коммуникационный центр и мобильные информационные системы;

-       электронные технологические системы обеспечения залов заседаний СФ, включающие системы электронного голосования и другие системы;

-       системы управления и администрирования, сопровождения и развития ИКС;

-       центр обучения членов СФ и работников Аппарата СФ;

-       информационные системы подразделений СФ.

В состав ИКС Совета Федерации входят справочные базы Аппарата Совета Федерации:

-   регламент Совета Федерации;

-       материалы к предстоящему заседанию Совета Федерации;

-       информационный фонд Совета федерации;

-       постановления Совета Федерации;

-       стенограммы заседаний Совета Федерации;

-       информация о мероприятиях, проводимых в Совете Федерации в течение текущей недели и текущего месяца:

-       информация о мероприятиях, проводимых в Государственной Думе;

-       информация комитетов Совета Федерации;

-       информация структурных подразделений Аппарата Совета Федерации;

-       пресс-служба Совета Федерации (бюллетени пресс-службы);

-       данные о субъектах Российской Федерации: о событиях и мероприятиях текущего месяца, информация о выборах и др.

Дальнейший анализ положительных сторон и недостатков организации труда государственных служащих Аппарата СФ позволит выработать рекомендации по совершенствованию организации труда.

         2.3 Анализ организации труда государственных служащих Аппарата Совета Федерации

В основе организации труда госслужащих Аппарата СФ лежат принципы стимулирования, разделения труда и кооперации, совершенствование информационного и документального обеспечения, а также развитие компьютеризации процессов управления и применяемых средств труда.

Каждая должность в организационной структуре Аппарата СФ имеет четкое определение ее места и значения в структуре деятельности Аппарата СФ по реализации его компетенции. С точки зрения внутреннего содержания деятельности выделяются «объем, функции, полномочия, формы и методы деятельности, ее показатели и оценки, стимулы и санкции и т.д. Также должность организована с точки зрения внешних взаимосвязей с другими должностями: линии подчинения, сотрудничества, информационного, технического и иного обслуживания» [, c. 240]. Анализ должностных регламентов и служебных инструкций выявил несоответствия с текущим положением в организации труда госслужащих Аппарата СФ, не учитываются новые сферы ответственности, изменения в содержании работы.

Статус госслужащего диктует высокие требования к претенденту на замещение должности государственного служащего, жесткие ограничения в аспекте финансов и имущества, параллельной трудовой деятельности в коммерческих структурах, а также в плане обращения с информацией в процессе работы. В то же время, госслужащий Аппарата СФ обладает специальным правовым статусом, предоставляющим ему широкий спектр прав, необходимых для его успешной служебной деятельности. Поэтому замещение должности госслужащего в Аппарате СФ производится на конкурсной основе, что связано с повышенными требованиями к профессиональной подготовке, компетенциям и личным качествам государственного служащего.

Несмотря на конкурсный отбор, при решении вопросов приема на работу в Аппарате СФ, назначения на вышестоящие должности, присвоения классных чинов очень сильно влияет «человеческий фактор», используются устаревшие технологии, не ведется целенаправленная работа по привлечению молодых перспективных кадров. Аттестации служащих проводятся формально, их результаты, как правило, известны заранее. Существующая система оценки эффективности крайне формальна и практически не влияет на оплату труда, она очень отстраненно воспринимается госслужащими. Принятые методы оценки - тестирование, собеседование - не эффективны в отборе и подборе, оценке кадров, разработке системы мотивации.

Анализ показал, что нередко труд государственных служащих Аппарата СФ используется нерационально. Так, в опросных анкетах 52% обеспечивающих специалистов отметили, что их постоянно отрывают от выполнения своих непосредственных обязанностей. Эта проблема связана и с отмеченным выше несоответствием должностных регламентов современным условиям труда, и частыми сбоями компьютерных систем, и с рядом других недостатков.

Для оценки рациональности использования рабочего времени госслужащих Аппарата СФ определим совокупный потенциальный фонд времени коллектива предприятия, рассчитывается по формуле (2):

Фп = Ч × Д × Тсм,                          (2)

где Фп - совокупный потенциальный фонд рабочего времени;

Тсм - продолжительность рабочего дня;

Ч - численность работающих, чел.;

Д - количество дней работы в периоде.

Совокупный потенциальный фонд времени коллектива Аппарата СФ за 2012 год составил:

Фп = 675 × 249 × 8 = 1344600 часов

Фактически использованный фонд рабочего времени всегда меньше потенциального, из-за неявок, перерывов и других потерь рабочего времени.

Размер использованного фонда рабочего времени коллектива Аппарата СФ за 2012 год составил:

Фи = 1090800 часов

Оценка рациональности использования рабочего времени, или уровень организации труда - отношение использованного фонда рабочего времени к потенциальному, рассчитывается по формуле (3):

Уо =  Фи    ,        (3)

         Фп   

где    Уо - уровень организации труда;

Фи - фактически использованный фонд рабочего времени;

Фп - совокупный потенциальный фонд рабочего времени.

Фактическое использование данного фонда может равняться единице только в том случае, если все резервообразуюшие неявки и потери будут полностью устранены. Найдем фактическую оценку уровня организации труда Аппарата СФ по формуле (3):

Уо =  1090800

         1344600

Уо = 0,8

Таким образом, 20% рабочего времени госслужащих Аппарата СФ в 2012 г. использовалось неэффективно.

В целях выявления неэффективной работы сотрудников и потерь рабочего времени был проведен эксперимент. На получение полной информации о состоянии, истории движения и исполнения документа госслужащий в среднем тратит 30 минут. Это время включает следующие рабочие операции включение компьютера, вход в интранет-сеть, загрузка базы данных, 3-4 повторные загрузки из-за сбоя сети, печать документа, ожидание помощи с зависающей системой от сотрудника Управления информационных технологий. Эксперимент показал, что до 40% рабочего времени может занимать неэффективная работа. Процентное соотношение эффективной и неэффективной работы - в таблице 1.

Таблица 1 - Анализ работы госслужащих Аппарата СФ с документом в общей сети

Анализ организации труда госслужащих Аппарата СФ показал, что основная причина перерывов в работе и неэффективной работы заключается в длительных ожиданиях восстановления системы и устранения других неполадок, за которые ответственны сотрудники Управления информационных технологий и документооборота Аппарата СФ (далее - Управление информационных технологий). Вторая причина - в недостаточной компьютерной грамотности многих служащих, чьи ошибочные действия приводят к сбоям.

О масштабах документационного обеспечения работы Совета Федерации, которое зависит от эффективной организации труда Управления информационных технологий, говорят следующие цифры:

-   5,5 млн страниц - средний годовой объем документов, которые регистрируются и доставляются членам Совета Федерации, в комитеты и комиссии в ходе подготовки к заседаниям Совета Федерации;

-       360 постановлений, обращений, заявлений Совета Федерации было выпущено в 2012 г.

-       250 тыс. экземпляров - совокупный тираж документов, выпущенных Управлением информационных технологий.

Поэтому более детальное исследование проводилось на базе этого подразделения. Характер организации труда был выявлен в результате опроса госслужащих Управления информационных технологий (методика разработана Заместителем начальника Управления кадров и государственной службы Аппарата СФ А. Рогожкиным). Опрос проводился в ноябре 2012 г. среди 25 сотрудников подразделения. Опросная анкета с ответами респондентов представлена в Приложении Е.

Среди факторов, которые делают привлекательной работу в Аппарате СФ, большинство опрошенных указали стабильность положения, в том числе социальный пакет и возможность сделать хорошую карьеру. Материальные и карьерные соображения также получили больше всего голосов в ответе на вопрос о возможных причинах увольнения с госслужбы. Наиболее сильно выраженные факторы, препятствующие исполнению обязанностей, связаны с условиями труда: работа в авральном режиме, отсутствие планирования, плохие материально-технические условия организации труда: перезагруженность рабочих кабинетов, старая оргтехника, долгое время ожидания восстановления работы при технических неполадках и системных сбоях и т.д.

Как показали результаты исследований, вторая сторона проблемы организации труда госслужащих - недостаточно эффективная система стимулирования и мотивации. Должностной принцип обеспечивает стабильность, но не предполагает карьерный рост госслужащего, а значит лишает его одного из мощнейших стимулов повышения эффективности труда. В организации труда не используются комплексные методы оценки, более объективные и менее стрессовые.

Основное внимание уделяется оценке и мотивации работы лиц, замещающих руководящие должности, в то время как в организации труда обеспечивающих специалистов механизмы стимулирования не реализуются в полной мере, что снижает мотивацию государственных служащих к исполнению обязанностей государственной службы на высоком профессиональном уровне.

Наиболее позитивно служащие относятся к следующим методам мотивации и формам улучшения организации труда: гибкие условия работы, возможность выполнять часть работы вне рабочего места, объективная оценка эффективности сотрудников, система внесения предложений, организация общественных и культурных мероприятий и система медицинского обслуживания (они получили одобрение более 70% опрошенных).

Отсутствует система внесения предложений сотрудниками, не отлажены механизмы обратной связи, которые могли бы позволить служащим вносить неформальные предложения, в том числе и по улучшению организации труда.

Для должностей, относящихся к высшим и главным группам, установлен ненормированный рабочий день, но и обеспечивающие специалисты страдают от перегрузок и переработок. В числе причин увольнения с государственной службы, указанных 60% опрошенных, - сложная психологическая обстановка в Управлении, которая возникает из-за жесткого графика работы, авралов и незапланированных срочных дел. Дела поступают неравномерно, что вызывает либо простои, либо перегрузки, госслужащие по объективным причинам не всегда могут уложиться в рабочее время. Практика эластичного рабочего дня позволит работнику, временно не имеющему дел, покинуть рабочее место, а сэкономленное время использовать в периоды, когда скапливается особенно большое количество дел [].

Наименее разработаны и регламентированы условия организации труда обеспечивающих специалистов Управления информационных технологий. В их функции входят разработка и обоснование проектов новых организационных форм документационного обеспечения управления, организация и проведение анализа действующих законодательных актов и реализации комплексных целевых программ совершенствования ДОУ, организация и регулирование документационного обеспечения деятельности аппарата, подготовка документов и материалов совещаниям и иным мероприятиям, контроль приема, регистрации и отправки служебной корреспонденции, выполнения решений и поручений руководителей, ведение делопроизводства, организация работы архивной службы, техническое обеспечение деятельности подразделения. Их работа по своему содержанию является инженерно-технической, производственной, социально-обслуживающей. Успех их деятельности, в первую очередь, зависит от условий труда.

Основным демотивирующим фактором организации труда данная категория государственных служащих считает низкий уровень денежного содержания. Оплата труда мало зависит от фактических результатов деятельности госслужащего, премирование данных специалистов осуществляется преимущественно коллективно. При том, что все сотрудники живут и работают в Москве - одном из самых дорогих городов мира - их денежное содержание не соответствует столичному уровню жизни. По данным Росстата, в 2012 г. среднемесячная начисленная заработная плата в Аппарате СФ составила 89 855 руб. Однако между зарплатами служащих различных категорий отмечается очень большой разрыв, и обеспечивающие специалисты Управления информационных технологий в месяц получают от 20 до 40 тыс. руб. Рост инфляции делает незаметной индексацию окладов, которая происходит с опозданием. Данная причина приводит к высокому уровню текучести кадров, уходу высококвалифицированных специалистов в коммерческие структуры и, как следствие - к снижению общего уровня профессионализма государственных служащих.

Для анализа и сравнения формы должностных регламентов с реально выполняющимися работниками заданиями применялись схемы последовательности операций, маршрутные схемы производственного процесса, другие способы анализа рабочей нагрузки. Затем результаты исследований и опросов служащих распределяются по типам выполняемых задач, для каждой из них устанавливается требуемый уровень полномочий. Каждая должность должна иметь свое твердое место в организационной иерархии, а в ее описание надо непременно включать перспективы продвижения по службе [, c. 223].

Структура служебных обязанностей обеспечивающих специалистов представлена в таблице 2.

Таблица 2 - Функциональное содержание служебных обязанностей госслужащих Аппарата СФ, относящихся к категории «обеспечивающие специалисты» в соответствии с группой должности