Анализ организации труда в Управлении информационных технологий показал неравномерную загрузку его структурных подразделений, ряд специалистов несет слишком большую нагрузку, работает в условиях постоянного стресса, что сказывается на выполнении задач подразделения в целом. Основные проблемы связаны с недостаточным уровнем профессионализма IT-персонала в узких сферах, особенно связанных с аналитической работой; с трудностями в области организации учебы и консультаций; с противоречиями в управлении человеческим фактором. В то же время нередко труд профессионалов используется нерационально.
Наиболее перегруженным отделом Управления информационных технологий является отдел технологических систем и комплексов информационно-коммуникационной системы (далее по тексту - отдел технологических систем). Отсутствие строгого разделения обязанностей между сотрудниками служит причиной сбоев. Так, например, начальник отдела постоянно решает задачи текущей деятельности, обнаруживает и анализирует причины проблем и сбоев в работе ИКС и программного обеспечения рабочих мест сотрудников Аппарата СФ. Благодаря созданию нового подразделения и выведению прикладных задач из сферы его ответственности, он сможет уделять больше внимания задачам стратегии, планирования, анализа деятельности, изучения современных технологических систем и программных комплексов.
Условия труда обеспечивающих специалистов не соответствуют нормам организации рабочих мест. Для размещения Отдела технологических систем и комплексов информационно-коммуникационной системы используется зальная система. В зале площадью 55 м2 размещаются 15 человек. Из-за слишком большого количества сотрудников в одном зале, чьи рабочие места разделены перегородками, схема размещения рабочих мест не соответствует технологическому процессу и документационным потокам, в помещении высокий уровень шума. Обеспечивающим специалистам приходится постоянно ходить к копировальной и множительной технике, что приводит к потерям рабочего времени, перерывам в рабочем процессе и повышению утомляемости.
Одна из самых острых проблем в организации труда госслужащих Аппарата СФ - слабое использование современных информационных технологий государственного управления, отвечающих задачам реализации масштабных общегосударственных программ и проектов.
Данный фактор прямо связан с системой мотивации и с организационной структурой. Невысокое денежное содержание и другие перечисленные выше факторы воздействуют на демографические характеристики госслужащих Аппарата СФ. Средний возраст работников составляет 45 лет, 57% от общего числа сотрудников составляют женщины. Однако способность активно внедрять прогрессивные информационные технологии в свою повседневную работу, осваивать новые виды техники и программных комплексов присуща в большей степени мужчинам и людям более молодого возраста.
Проблемы организации труда связаны с несовершенством системы управления и программного обеспечения серверов и рабочих станций. Нередки отказы корпоративной почтовой системы и некоторых системных сервисов. Работники отдела информационного и документационного обеспечения не имеют достаточных теоретических знаний и практических навыков по технической эксплуатации систем подобного рода. Поэтому отдел нуждается в привлечении опытных экспертов и специалистов по обучению пользователей.
Полученные данные позволяют выявить основные проблемы в организации труда государственных служащих Аппарата СФ и механизмы, применение которых будет наиболее эффективно и которые следует разработать более подробно.
Перечисленные факторы организации труда должны быть взяты за основу при развитии технологического аспекта организации труда госслужащих Аппарата СФ.
Анализ организации труда государственных служащих Аппарата СФ позволил выявить основные проблемы в данной сфере деятельности государственного органа и наметить пути их решения.
Повышение эффективности организации труда предполагает совершенствование всех элементов рабочего процесса. Наиболее критические недостатки отмечены в следующих аспектах:
1) методы оценки при подборе, отборе, аттестации кадров;
2) организационная структура и должностные регламенты;
) слабое использование современных информационных технологий государственного управления, отвечающих задачам реализации масштабных общегосударственных программ и проектов.
. Отмеченный низкий уровень денежного содержания госслужащих, недостаточно эффективная система стимулирования и мотивации прямо связаны с методикой оценки. Принятые методы оценки - тестирование, собеседование - не эффективны в отборе и подборе, оценке кадров, разработке системы мотивации.
Для улучшения материального стимулирования должен быть увеличен размер денежного содержания служащих за счет премиального фонда. Государственные служащие должны иметь достойный уровень жизни, должны быть компенсированы ограничения, связанные с запрещением им заниматься любой оплачиваемой деятельностью, кроме педагогической и творческой, со строгим контролем за их доходами, расходами и имуществом, а также с ненормированным рабочим днем и другими специфическими факторами организации труда. Это возможно только при условии эффективной системы мотивации.
Справедливая оценка результатов труда, основанная на изучении содержания и характера труда госслужащего, является также важнейшим стимулирующим фактором. При оценке эффективности работы госслужащих Аппарата СФ необходимо использовать специализированные методики, научно обоснованные, объективные и прозрачные.
Для совершенствования организации труда необходимо использовать в оценке госслужащих Аппарата СФ и кандидатов на замещение должностей госслужбы специализированной методики, научно обоснованной, объективной и прозрачной. В ее основе лежат три базовых фактора: время, затрачиваемое на работу, качество ее исполнения, сложность и трудоемкость выполняемой работы.
Создание и внедрение системы показателей результативности профессиональной служебной деятельности государственных служащих, дифференцированных по направлениям деятельности, введение балльной системы и более детальной методики оценки позволит своевременно и непредвзято отсеивать лиц, уровень компетенций которых не соответствует требованиям, предъявляемым к госслужащему Аппарата СФ. С другой стороны, объективная оценка, основанная на научном подходе, позволит выстроить и более эффективную систему мотивации, будет способствовать карьерному росту успешных госслужащих.
. Труд государственных служащих Аппарата СФ используется нерационально, характерна работа в авральном режиме, отсутствие планирования, плохие материально-технические условия организации труда: перезагруженность рабочих кабинетов, старая оргтехника, долгое время ожидания восстановления работы при технических неполадках и системных сбоях и т.д. Должностные регламенты не соответствуют современным условиям труда, не учитываются новые сферы ответственности, изменения в содержании работы.
Жесткий график работы, авралы и незапланированные срочные дела, частые сбои компьютерных систем и долгое ожидание восстановления работы системы стали причиной сложной психологической обстановки. Особенно этот недостаток отмечен в организации труда Управления информационных технологий.
Совершенствование организационной структуры, разработка новых должностных регламентов позволит сократить излишнюю численность госслужащих с одновременным привлечением на государственную службу наиболее квалифицированных специалистов и создание адекватных материальных стимулов в зависимости от объема и результатов работы.
Совершенствованию процедур и методов работы будет способствовать оптимизация организационной структуры. В отделе технологических систем Управления информационных технологий, который наиболее сильно перегружен функциями, необходимо ввести строгое разделение обязанностей между сотрудниками, оптимизацию функций и организационных структур, чтобы ликвидировать причины сбоев. Отдел нуждается в реструктуризации, в привлечении опытных экспертов и специалистов по обучению пользователей, необходимо увеличить штат специалистов по системному администрированию. При совершенствовании организационной структуры разрабатываются новые должностные регламенты.
. Анализ работы госслужащих Аппарата СФ с ИКС показал проблемные точки:
- информационные технологии в основном используются для поддержки старых, докомпьютерных деловых процессов;
- из-за разделения сетей Интранет и Интернет отсутствуют развитые механизмы информационного обмена;
- отсутствует единая система документирования процедур разработки подсистем, функционирующих в составе ИКС;
- существующая сетевая инфраструктура ИКС не реализует полностью функциональность по управлению, безопасности, по администрированию сетевых ресурсов.
Основная причина перерывов в работе и неэффективной работы заключается в длительных ожиданиях восстановления системы и устранения других неполадок, за которые ответственны сотрудники Управления информационных технологий. Вторая причина - в недостаточной компьютерной грамотности многих служащих, чьи ошибочные действия приводят к сбоям.
Рост количества серверов в корпоративной компьютерной сети Совета Федерации при ограниченном количестве системных администраторов приводит к простоям в работе оборудования или выходу систем из строя, что делает очень актуальной задачу организации мониторинга и обслуживания серверов и приложений. Из этой задачи следует необходимость увеличения штата специалистов по системному администрированию.
Необходимо внедрять в процесс управления современные информационные системы, способные решать проблемы в функционировании и обслуживании ИКС и других прикладных компьютерных систем, обеспечивающих деятельность Совета Федерации РФ. Необходимость соответствия ИКС Совета Федерации уровню современных требований к информационно-коммуникационным системам подобного класса требует постоянного развития системы, адаптации ее под текущие задачи государственного органа.
Цель разработки проекта: совершенствование организации труда государственных служащих Аппарата СФ.
Проектные мероприятия
1. Внедрение методики комплексной оценки эффективности труда госслужащих Аппарата СФ
2. Совершенствование организационной структуры
. Повышение эффективности эксплуатации ИКС и других программно-аппаратных комплексов
Реализация проектных мероприятий позволит усовершенствовать организацию труда государственных служащих Аппарата СФ.
1. Эффективная система оценки государственных служащих с учетом степени загрузки, важности выполняемых функций и результатов их профессиональной деятельности обосновывает методы материального и нематериального стимулирования госслужащих Аппарата СФ.
2. Усовершенствование структуры Управления информационных технологий: новое подразделение более эффективно выполняет часть прикладных задач отдела технологических систем. Упорядочение и конкретизация полномочий государственных служащих, которые должны быть закреплены в должностных регламентах. Разработка должностных регламентов для новых должностей в новой организационной структуре.
. Внедрение эффективных технологий и современных методов работы, развитие механизмов информационного обмена, усовершенствование инфраструктуры ИКС, создание системы дистанционного обучения госслужащих Аппарата СФ современным компьютерным технологиям. Использование программного решения мониторинга, повышающего управляемость ИТ-инфраструктуры - ПО Microsoft Operations Manager существенно упрощает выявление проблемных зон, облегчает процесс определения основных причин неполадок и способствует оперативному восстановлению работы служб и предотвращению потенциальных проблем на центральных серверах ИКС Совета Федерации.
- Конституция Российской Федерации;
- Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
- Федеральный закон РФ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»;
- Указ Президента РФ от 10.03.2009 N 261 «О Федеральной программе "Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации (2009 - 2013 годы)"»;
- Указ Президента РФ от 31.12.2005 N 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы» (редакция, действующая с 1 января 2013 года);
- Регламент Совета Федерации;
- Положение об Аппарате Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- Основные требования по формированию штатного расписания Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, утверждены распоряжением Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 4 апреля 2006 года 91рпк/л.
- Концепция развития информационно-коммуникационной системы Совета Федерации до 2015 года
- государственные контракты на техническую поддержку программной платформы ИКС Совета Федерации
- контракты на оказание услуг технической поддержки программной платформы ИКС Совета Федерации на базе SMS Server
- Руководства и другие документы компании Microsoft, в частности Microsoft Operation Manager и System Management Server.
Основные этапы проекта
. Аналитический этап. Январь - март 2013 г.
Исследование теоретических источников по теме госуправления, общего и проектного менеджмента, анализ организации труда государственных служащих Аппарата СФ. Исследуется структура Аппарата СФ, служебный распорядок и система мотивации госслужащих, факторы производственной среды, особенности информационно-технологического обеспечения трудовой деятельности государственных служащих Аппарата СФ. Исследования проводятся на базе методов экспертных оценок и социально-экономического анализа, также используются эмпирические методы: наблюдение, сравнение, измерение.
Аналитический этап начинается с определения и предварительной формулировки проблемы и завершается составлением обоснования проекта, необходимости проведения мероприятий. Точное выявление проблемы позволяет четко сформулировать цель проекта.
. Этап планирования. Апрель - май 2013 г.
На этапе планирования по итогам аналитического этапа происходит окончательная формулировка целей и задач. Детализацируются важнейшие направления в виде относительно самостоятельных планов конкретных действий. Основные тактические планы: календарный план и бюджетный план.
. Этап реализации. Июнь - декабрь 2013 г.
Использование всех имеющихся средств с наибольшей эффективностью для достижения намеченных целей в точном соответствии с планом. Проведение специальных мероприятий, организация коммуникаций, менеджмент и контроль за ходом реализации проекта. Строго учитывается соответствие последовательности элементов проекта календарному плану, задействуются все виды ресурсов, контролируется расход времени и финансов.
4. Этап оценки эффективности. Январь - февраль 2014 г.
Оценка эффективности может быть качественной и количественной. Целевые индикаторы и показатели эффективности закладываются на этапе планирования.
Предполагаемые источники финансирования проекта - средства федерального бюджета.
Возможные источники социально-экономического эффекта:
- повышение эффективности методики оценки трудовой деятельности госслужащих
- повышение удобства рабочих мест
- рациональное распределение должностных обязанностей
- оптимизация управления ИКС.