Нет четкого, формализованного, регламентированного по времени, процесса заключения договора с клиентом. Возможны ситуации, когда договора могут заключаться в пределах одного кабинета без должной проработки, для ускорения проработки договора клиент может самостоятельно прорабатывать отдельные процедуры, возможно множество вариаций на тему заключения договора.
Возможно заключение договоров с необоснованными сроками, как следствие, невозможность правильного планирования работы подразделений и срывы сроков поставки и потеря клиента.
Бумажные технологии сильно замедляют скорость движения информации по предприятию. Следствие - затянутые сроки процессов, не видно куда какая информация ушла, в каком состоянии какой заказ, работа «вслепую».
Отсутствие единой концепции развития АСУ, стратегия развития АСУ не увязана с целями предприятия.
Многие процессы не автоматизированы, или полуавтоматизированы.
Основные производственные задачи: бюджетирование (финансы, экономика);
-формирование планов отгрузок;
-формирование планов производства;
-расчет потребностей материалов, расчет потребностей инструмента не автоматизированы или реализованы в локальных, отдельных задачах на отдельных компьютерах.
Таким образом, на основе проведенного практического исследования, можно сделать следующий вывод: информационное обеспечение управления на предприятии ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при её функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
В итоге проанализировав качество информационного обеспечения управления в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» и организационную структуру предприятия приходим к выводу, что процесс управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не оптимален и нуждается в улучшении.
3. Разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»
3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»
С целью устранения выявленных недостатков и совершенствования информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» автор предлагает создать единую информационную систему с помощью Программы «Докменеджер» на период 2019-2020 гг., целью которой будет автоматизация бизнес процессов в области:
- отдела расчетов с поставщиками по региональным и отраслевым программам;
- управление обеспечения комплектующими материалами;
- управление обеспечения металлами, что позволит повысить эффективность работ во многих подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Если при этом произвести автоматизацию этих процессов с объединением в единую информационную базу - это даст еще большее ускорение прохождения заказа и контроль за состоянием заказов в реальном масштабе времени (см.приложение Г).
Необходимо разработать и внедрить в деятельность ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программу «Докменеджер» с целью ускорения обмена документами между подразделениями и оперативности принятия решений. Заменив тем самым функционирующую пилотную информационную систему (базу данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., которая оказалась громоздкой и затратной системой.
Роль информационных технологий в такой оптимизации:
- интеграция информации из разных отделов;
- автоматизация процессов;
- хранение и оперативное предоставление информации;
- отслеживание движения документов, сырья, продукции;
- уменьшение количества брака продукции;
- уменьшение количества шагов процесса.
Выделим бизнес-процессы для создания ИС.
Представим основные бизнес-процессы ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» которые будут объединены в единую информационную базу:
- бизнес процесс расчета с поставщиками по региональным и отраслевым программам;
- бизнес процесс обеспечения комплектующими (подсистема управления комплектующими будут выполнять следующие функции):
Оперативное обеспечение предприятия основными, вспомогательными и горюче-смазочными материалами для производства, а также материалами и комплектующими изделиями для производственной деятельности;
Поиск и оценка поставщиков основных, вспомогательных и горюче-смазочных материалов для производства;
Поиск и оценка поставщиков материалов и комплектующих изделий;
Подготовка проектов договоров на закупку материалов и комплектующих изделий для производства;
Сроки подготовки проектов договоров;
Организация доставки на предприятие закупленных материалов и комплектующих изделий для производства;
Обеспечение предприятия основными, вспомогательными и горюче-смазочными материалами для производства, а также материалами и комплектующими изделиями для монтажа сборных металлических конструкций;
Поиск и оценка поставщиков основных, вспомогательных и горюче-смазочных материалов для производства;
Поиск и оценка поставщиков материалов и комплектующих изделий;
Подготовка проектов договоров на закупку материалов и комплектующих изделий для производства;
Организация доставки на предприятие закупленных материалов и комплектующих изделий для производства.
- Бизнес процесс обеспечения металлами.
Все эти бизнес-процессы будут взаимосвязаны между собой и вытекают один из другого. Состав ИС. Обоснование выделенных подсистем.
Проанализировав организационную структуру управления, выделенные бизнес-процессы и схему экономических, информационных, производственных и управленческих потоков, информационную систему ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» можно будет разбить на следующие подсистемы:
- подсистема руководства, подсистема производства;
- подсистема обеспечения качества;
- подсистема расчета с поставщиками по региональным и отраслевым программам, подсистема планирования и обеспечения комплектующими;
- подсистема планирования и обеспечения металлами;
- подсистема сбыта. Каждая из выделенных подсистем будет являться одним из этапов прохождения заказа по ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Взаимодействие подсистем ИС согласно инновационному проекту. Рассмотрим схему управленческих потоков между подсистемами (см.рис. 3.1).
Рис. 3.1. Взаимосвязь между подсистемами по потоку управленческой информации
Из схемы видно, что из «ПС руководства» будут идти управленческие потоки ко всем остальным подсистемам. Это будет связанно с тем, что на этой подсистеме лежит ответственность за управление ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Управленческий поток из «ПС обеспечения качеством» в «ПС производства» будет формироваться из-за требований к мерам по обеспечению качества продукции.
Управленческий поток из «ПС планирования и обеспечения комплектующими» в «ПС производства» будет формироваться из-за контроля выполнения плана производства продукции.
Рассмотрим схему экономических потоков между подсистемами (см. рис. 3.2).
Рис. 3.2. Взаимосвязь между подсистемами по потоку экономической информации
Из «ПС сбыта» в «ПС планирования и обеспечения комплектующими» будет поступать информация об отгруженной продукции для составления планов инвестиций и затрат на контроль и анализ выполнения составленного плана и планирования закупок.
В «ПС руководства» из «ПС экономики и финансов» будет поступать бухгалтерская отчетность по деятельности предприятия.
Рассмотрим схему взаимодействия подсистем по потоку производственной информации (см.рис. 3.3).
Рис. 3.3. Взаимосвязь между подсистемами по потоку экономической информации
«ПС планирования и обеспечения металлами» получает из «ПС производства» будет получать информацию о материалах, которые необходимы для изготовления продукции.
«ПС сбыта» будет получать информацию об изготовленной продукции готовой для отгрузки или к складированию.
Рассмотрим схему взаимодействия подсистем по потоку производственной информации (см.рис. 3.4).
Рис. 3.4. Взаимосвязь между подсистемами по потоку экономической информации
информационный управленческий производственный
«ПС расчета с поставщиками по региональным и отраслевым программам будет получать из «ПС производства» информацию о материалах, которые необходимы для изготовления продукции.
«ПС сбыта» будет получать информацию об изготовленной продукции готовой для отгрузки или к складированию.
Сегодня оптимизация тех или иных бизнес-процессов является не только существенным средством экономии времени и производственных затрат, но и показателем хорошо отлаженной системы работы всего ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Поэтому, несмотря на все «отторгающие» факторы типа психологических барьеров, процесс внедрения ИТ-решений в работу становится неотъемлемой частью статьи расходов как для крупных, так и для малых предприятий.
В 2015-2017 годах документооборот ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» резко увеличился на 40%, стало понятно, что существующая система документооборота не только устарела, но и даже является своеобразным тормозом для управленческих процессов. Разумеется, и раньше в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» предпринимались шаги по автоматизации делопроизводственных процессов, (функционирование пилотной информационной системы (базы данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.), но они не давали нужного эффекта. Однако разработка и внедрение в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программы «Докменеджер» явиться кардинальным шагом в деле по перестройке всей системы электронного делопроизводства на предприятии (см.табл. 3.1.1).
Консультанты ООО «СофтИнтегро» должны будут в 2019 году проводить последовательную работу по обучению работников ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» методам работы с системой «ДокМенеджер». Обучение будет проходить по принципу каскадного метода: сначала систему освоят работники общего отдела (для них будет проведен ряд семинаров, подготовлены инструкции), затем пройдут курс обучения представители каждого подразделения предприятия, которые, в свою очередь, представляли новые знания своим коллегам.
Разумеется, внедрение системы будет проходить поэтапно, на базе MS Exchange (система электронной почты плюс немного активности, связанной с планированием мероприятий).
Одним из решающих факторов при выборе новой системы явилась возможность расширить существующую функциональность без выстраивания отдельной независимой системы «с нуля».
Существенным фактором явился и финансовый показатель: уникальным конкурентным преимуществом системы «ДокМенеджер» является гибкий подход ООО «СофтИнтегро» в части отмены лицензирования по количеству рабочих мест, поскольку на момент планирования предполагается всего около 80 точек регистрации, к моменту принятия решения о внедрении их число уже возрастет до 120, а количество пользователей с предполагаемых двухсот вырастит по ходу внедрения до 210 с лишним.
Докменеджер компании ООО «СофтИнтегро» эта система управления бизнес-процессами «ДокМенеджер+BPMS» по совокупности факторов и по оптимальному соотношению цена/качество.
Задачей аппарата генерального директора, который и явился основным заказчиком проекта «Докменеджер», будет создание мощного инструмента для повышения эффективности и управляемости процессов распространения и контроля исполнения управленческих решений в целом.
Итогом всех предполагаемых мероприятий должно стать создание единой системы электронного документооборота во всех подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Проект невозможно внедрить сразу на таком огромном предприятии, как ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» со всеми его подразделениями, поэтому естественным было разбить проект на части: первым этапом реализации будет являться автоматизация управленческого документооборота между руководством подразделений ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
На следующем этапе реализации проекта планируется осуществление автоматизации полного цикла обработки документов в единой СЭД (от руководителя до конечного исполнителя) во всех подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»; оптимизация документопотоков с применением принципов экономного производства к процедурам управленческого документооборота; автоматизация «ручных» процедур, связанных с оформлением писем и служебных записок. Полученный эффект от внедрения в цифровом выражении по всем показателям соответствует плановым значениям, а по параметру «сокращение времени регистрации документов» будет очень значительным: экономия рабочих часов за месяц составит порядка 2370 часов.
3.2 Оценка эффективности разработанных мероприятий