Курсовая работа: Разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО ПКФ АВТОСПЕКТР

Самым важным фактором успеха в реализации проекта считается рабочая группа по внедрению как со стороны ООО «СофтИнтегро», так и со стороны работников ООО «АВТОСПЕКТР», которые очень многое должны будут сделать для достижения конкретного полезного результата, не ограничиваясь в работе только должностными инструкциями.

Главным показателем успеха можно будет считать то, что система будет использоваться и даст экономический эффект (см.приложение Д).

Основными достоинствами системы, считается простота в освоении и нетребовательность к ресурсам. Также помогут успешной реализации проекта наличие четко прописанных процедур управления документами на ООО «АВТОСПЕКТР», поскольку если бы этого не было, то сначала масса времени ушла бы на то, чтобы все эти процедуры упорядочить.

Плюс сыграет роль понимание руководством предприятия того, что этот существующий порядок нужно совершенствовать, используя информационные технологии (см.табл. 3.2.1).

В итоге планируемые результаты проекта в цифрах составят:

- количество охваченных структурных подразделений:

- план - 10.

Количество сотрудников, участвующих в документообороте (до конечных исполнителей):

- план - 202.

Количество сотрудников, получивших доступ к системе:

- план - 200.

Таблица 3.1. Планируемые результаты внедрения в деятельность ООО «АВТОСПЕКТР» программы «Докменеджер» на период 2019-2020 гг.

Количество входящих документов:

- план - 2618.

Количество внутренних документов (ОРД, переписка между подразделениями):

- план - 24690.

Количество исходящих документов:

- план - 17444.

Результатом внедрения системы на первом этапе станет, в первую очередь, единый порядок регистрации документов для всех подразделений ООО «АВТОСПЕКТР». Сокращение времени на доставку, и прохождение документов является самым большим плюсом в использовании этой системы.

Таким образом, для устранения выявленных недостатков и для повышения эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» автор предлагает:

1) создать единую информационную систему на период 2019-2020 гг., с помощью Программы «Докменеджер» целью которой будет автоматизация бизнес процессов в области:

- Отдела расчетов с поставщиками по региональным и отраслевым программам.

Управление обеспечения комплектующими.

- Управление обеспечения металлами, что позволит повысить эффективность работ во многих подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Если при этом произвести автоматизацию этих процессов с объединением в единую информационную базу - это даст еще большее ускорение прохождения заказа и контроль за состоянием заказов в реальном масштабе времени.

2) Разработать и внедрить в деятельность ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программу «Докменеджер» с целью ускорения обмена документами между подразделениями и оперативности принятия решений.

Результатом внедрения системы на первом этапе станет, в первую очередь, единый порядок регистрации документов для всех подразделений предприятия. Во-вторых, произойдет упрощение порядка работы по регистрации и отслеживанию внутренних документов.

Улучшиться рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Сократиться число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» которое не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составило 22 формы документов.

3) Целью информационного обеспечения управления ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» на период 2019-2020 гг., будет являться создание комплексной единой автоматизированной системы управления акционерным обществом, которая будет охватывать планирование, подготовку и оперативный контроль производства, а также маркетинг и многое другое.

Заключение

В итоге интегрированная информационная система является, прежде всего, мощным инструментом управления, способствующим повышению эффективности работы компании, ее конкурентоспособности и, следовательно, увеличению доходов, поскольку оперативная и адекватная информация о ходе дел, предоставляемая системой, позволит быстро принимать правильные управленческие решения.

Таким образом, система информационного обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений.

На основе проведенного практического исследования, можно сделать следующие выводы:

Информационное обеспечение системы управления на предприятии ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при её функционировании.

Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

В итоге проанализировав качество управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» и организационную структуру предприятия приходим к выводу, что процесс управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не оптимален и нуждается в улучшении.

Таким образом, в ходе проведенного исследования выделим главные недостатки в качестве управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», соответствует утвержденным нормам не в полной мере. В 2017 году факт обработки информации (1 день - 70 документов) % дублирования 9% от 100%, при норме 100 документов и 3% дублирования. Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составляет 22 формы документов. Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году составляет 83% от нормы в 100%, показатель не достигает планируемых норм, негативная тенденция.

Цена производства товара (ЦПТ) в начале заказа и конечная цена заказа ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» имеет значительное отклонение, % от первоначальной цены. В 2017 году конечная цена заказа превышает первоначальную цену заказа на 19%, негативная тенденция, причина затянутость выполнения заказа от несогласованности взаимосвязи между технологическим процессом и поступлением информации в информационную систему о заказе клиента.

Как видно из проведенного анализа финансовое, материальное обеспечение функционирования информационной системы в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» в 2015-2017 гг., меньше плановых показателей, причина недостаток финансирования.

Для устранения выявленных недостатков и для повышения эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» автор предлагает:

1) С помощью Программы «Докменеджер» создать единую информационную систему на период 2019-2020 гг., целью которой будет автоматизация бизнес процессов в области:

- Отдела расчетов с поставщиками по региональным и отраслевым программам. Управление обеспечения комплектующими.

- Управление обеспечения металлами, что позволит повысить эффективность работ во многих подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Если при этом произвести автоматизацию этих процессов с объединением в единую информационную базу - это даст еще большее ускорение прохождения заказа и контроль за состоянием заказов в реальном масштабе времени.

2) Разработать и внедрить в деятельность ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программу «Докменеджер» с целью ускорения обмена документами между подразделениями и оперативности принятия решений.

Роль информационных технологий в такой оптимизации:

- интеграция информации из разных отделов;

- автоматизация процессов; хранение и оперативное предоставление информации; отслеживание движения документов, сырья, продукции;

- уменьшение количества брака продукции;

- уменьшение количества шагов процесса.

Таким образом, обоснование внедрения программы «Докменеджер» в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» следующие: результатом внедрения системы на первом этапе станет, в первую очередь, единый порядок регистрации документов для всех подразделений предприятия. Во-вторых, произойдет упрощение порядка работы по регистрации и отслеживанию внутренних документов, то есть если раньше входящий внутренний документ, проходя по ряду подразделений, «обрастал» тремя-пятью номерами, то сейчас для прохождения документа по всем подразделениям достаточно одного номера, данного в месте регистрации.

Улучшиться рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».

Литература

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.) // (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 №7-ФКЗ) // СЗ РФ. - №23. - Ст. 34.

2. Гражданский кодекс РФ (ч.1,2 и 3) (с изм., и доп. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997г., 8 июля, 17 декабря 1999г.., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001.) (изм., и доп. от 20 марта 2002 г.) // СЗ РФ. - 1997. - №32. - Ст. 27.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации: федеральный закон РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ в ред. ФЗ РФ от 30.12.2008 № 309-ФЗ; // СЗ РФ. - 2002. - №1 (Ч.1). - Ст.3; СЗ РФ. - 2009. - №1. - Ст. 21.

4. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2016. - 191 с.

5. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2017.-- №12. - С. 46--48.

6. Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М.,- 2016. - С. 16, 32.

7. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. - 2017. - 78 с.

8. Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2017.- №22. - С.56, 76.

9. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2016.--49 с.

10. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2017. - №20. - С. 11, 28.

11. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2017. - №2. - С. 19, 33. - 34.

12. Витин, Ю.Г. От документооборота классического - к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - №24. - С. 23.

13. Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, - 2016. - С. 3-10.

14. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. - 2017. - №15. - С. 17-22.

15. Гельман-Виноградов, К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) / К.Б. Гельман-Виноградов // - Междунар. форум по информации и документации. - 2016. - Т. 17. - № 1. - С. 22.

16. Гельман-Виноградов, К.Б. Пространственная одиссея документов как глобальное явление / К.Б. Гельман-Виноградов // Отечественные архивы. - 2017. - №6. - С. 39.

17. Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» - М., - 2016. - С. 56, 84-87 (2008 а).

18. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. - 2017. - №32. - С. 16-24.