Курсовая работа: Разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО ПКФ АВТОСПЕКТР

Однако в последующей модернизации технического обеспечения информационной системы предприятие на ближайший период нуждается.

Таким образом, целью делового процесса «Информационное обеспечение предприятия» ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является организация и поддержка, и защита будущей комплексной информационной системы предприятия.

Информационные системы будут предназначены для повышения эффективности управления деловыми процессами в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» с помощью информационных технологий, для ускорения подготовки и принятия управленческих решений.

В настоящий момент информационное обеспечение в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного ИО в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

Далее автор курсовой работы проведет анализ состояния информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» посредством изучения следующих критериев:

- рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе (норма обработки информации, % дублирования документов);

- сокращение числа форм бумажных документов;

- возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;

- необходимая избыточность информационного обеспечения.

Информационный Банк данных в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления.

При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления, которая полностью будет введена в действие в период 2020-2020 гг. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения управления на предприятии ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» в настоящее время предъявляется ряд организационно-методических требований, основные из них: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе;

- сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации (см.табл. 2.4.-2.6).

Таблица 2.4. Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»

В итоге рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», соответствует не в полной мере и не соответствует утвержденным нормам. В 2017 году факт обработки информации (1 день - 70 документов) % дублирования 9% от 100%, при норме 100 документов и 3% дублирования.

Таблица 2.5. Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг. (кол-во форм)

Как видно из данных таблицы 8 число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составляет 22 формы документов.

Представим уровень необходимой избыточности информационного обеспечения, позволяющей пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» (% информационной избыточности от нормы 100%) (см.табл. 2.6).

Таблица 2.6. Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» (% достижения информационной избыточности от нормы)

В итоге необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году составляет 83% от нормы в 100%, показатель не достигает планируемых норм, негативная тенденция.

Применение экономико-математических методов, средств вычислительной техники и связи создает новые возможности для решения комплекса задач в системе управления предприятия ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Представим финансовое, материальное обеспечение функционирования информационной системы в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» в 2015-2017 гг.(см.табл. 2.7).

Таблица 2.7. Финансовое, материальное обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг. (тыс.руб.)

Как видно из данных таблицы 2.7. финансовое, материальное обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., происходит не в полной мере от плана и составило в 2017 году 389 тыс.руб, что на 31 тыс.руб, меньше плановых показателей, причина недостаток финансирования.

Таким образом, на основании анализа функционирования информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» установлены как положительные та и отрицательные стороны:

Положительные стороны:

На предприятии используются следующее программное обеспечение: Консультант + (Сборник законов Российской Федерации), «1С» Предприятие, «1С» Бухгалтерия, также используются Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access.

На ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» построена структура управления и функционируют бизнес-процессы.

Создан Информационный Банк данных в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», функционирует пилотная информационная система (база данных).

Негативные стороны: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», соответствует не в полной мере и не соответствует утвержденным нормам. Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составляет 22 формы документов.

Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году составляет 83% от нормы в 100%, показатель не достигает планируемых норм, негативная тенденция.

Финансовое, материальное обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных информационных потоков) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., происходит не в полной мере от плана и составило в 2017 году 389 тыс.руб, что на 31 тыс.руб, меньше плановых показателей, причина недостаток финансирования.

2.3 Факторы, снижающие уровень информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»

Автором ВКР в ходе исследования уровня информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» были выявлены следующие проблемы, которые имеют место и их нужно устранить или минимизировать:

1. Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», не соответствует утвержденным нормам.

2. Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует установленной норме.

3. Показатель необходимой избыточности информационного обеспечения, позволяющего пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году не достиг планируемых норм, негативная тенденция.

4. Финансовое, обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных, потоков) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., происходило не в полной мере и отстает от плана.

5. Пункт в информационной системе (базы данных) цена производства товара (ЦПТ) включен в процесс производства, однако затянут во времени и порождает новые проблемы, а именно: окончательное определение цены находится в середине технологического процесса, когда проведена работа в ряде подразделений, возможно, осуществлены какие-либо закупки.

Конечная цена для заказчика определяется долго, сложно, а также может значительно отклонится от заявленной в договоре, что может являться решающим фактором неудовлетворенности клиента. Происходят значительные потери времени и материальных ресурсов в случае отказа клиента от заказа на данном этапе. Теоретически по договору заказчик не может безболезненно отказаться от сделанного заказа, даже если цена многократно увеличится.

В договоре указано, что он должен оплатить понесенные затраты по заказу - такой порядок ведет к потере клиента (см.табл. 2.8).

Таблица 2.8. Цена производства товара (ЦПТ) в начале заказа и конечная цена заказа ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» (отклонение, % от первоначальной цены)

Как видно из данных таблицы 11 цена производства товара (ЦПТ) в начале заказа и конечная цена заказа ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» имеет значительное отклонение, % от первоначальной цены. В 2017 году конечная цена заказа превышает первоначальную цену заказа на 19%, негативная тенденция, причина затянутость выполнения заказа от несогласованности взаимосвязи между технологическим процессом и поступлением информации в информационную систему о заказе клиента.